7 Themen von PRINCE2

PRINCE2 steht für „PRojects IN Controlled Environments“ und ist eine strukturierte Best-Practice-Methode für effektives Projektmanagement, die vor allem in IT-Projekten zum Einsatz kommt.

Ein Überblick über die 7 Themen von PRINCE2

1) Business Case

Jedes Projekt braucht einen Business Case („wirtschaftliche Rechtfertigung“), um den Nutzen für das Unternehmen sicher zu stellen (wird am Ende jeder Phase und bei jeder Änderung im Projekt überprüft) und Commitment zu gewährleisten. Dies muss nicht unbedingt immer monetärer Profit sein. Der Business Case dient als Basis für die Überprüfung des Projektnutzens nach Projektabschluss.

2) Projekt-Organisation

Alle Verantwortlichen sind in der Projekt-Organisation integriert und ihre Aufgaben und Kompetenzen klar geregelt. In kleineren oder sehr spezifischen Strukturen kann eine Person mehrere Rollen und eine Rolle von mehreren Personen wahrgenommen werden.

  • Kundenorganisation (verantwortlich für Ergebnisdefinition, Verifizierung der Ergebniserreichung)
  • Lenkungsausschuss (Vertretung für Anwender und Lieferant/Spezialist, Auftraggeber/Kunde, verantwortlich für Starterlaubnis, Entscheidungen und Abnahme)
  • Projektmanager (aus der Kundenorganisation, verantwortlich für Projekt-Tagesgeschäft)
  • Projektsicherung (arbeitet im Auftrag des Lenkungsausschusses, verantwortlich für die Überprüfung der kommunizierten Ergebnisse und Stati, Qualitätssicherung)
  • Optionale Rollen: Teammanager, Projektunterstützung

3) Projekt-, Phasen- und Teamplan

Im Projekt-, Phasen- und Teamplan wird das geplante Projektvorgehen festgehalten. Diese Pläne unterscheiden sich nur durch ihren Detaillierungsgrad und die abgebildete Zeitspanne. Projektpläne müssen (falls vorhanden) vom Unternehmens-Management (sonst vom LA), Phasenpläne vom LA und Teampläne (optional) vom Projektmanager freigegeben werden.
Die Planung orientiert sich an den zu erstellenden Produkten und leitet Projektaktivitäten, Dauer, und Abhängigkeiten davon ab. Außerdem werden durch das Unternehmensmanagement Toleranzgrenzen für Kosten, Zeit, Umfang, Nutzen, Qualität und Risiko festgelegt, innerhalb derer sich der Lenkungsausschuss und das Projektteam mehr oder weniger frei bewegen kann. Erst bei Gefahr einer Überschreitung der Grenzen wird ein Lenkungsausschuss-Meeting einberufen.

Am Ende jeder Phase werden die Pläne aktualisiert und der Lenkungsausschuss wird über Status, Abweichungen, etc. informiert. Falls nötig wird ein Ausnahmeplan erstellt, der jeden der drei Pläne ersetzen kann. Durch diese Vorgehensweise können Projekte jeder Größenordnung in kontrollier- und beherrschbare Phasen gegliedert werden.

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Untrennbar verknüpft mit der Planung ist die Steuerung. Jedes Projekt wird in Phasen unterteilt. Am Ende jeder Phase wird der Status geprüft (Planung – Überwachung – Steuerung) –> Frühwarnsystem; Geld für die nächste Phase gibt es nur nach Beendigung der vorhergehenden Phase. Das Management wird nur informiert, es finden keine regelmäßigen Lenkungsausschuss-Meetings statt. Ein Eingreifen ist nur in Ausnahmesituationen nötig bzw. wenn wichtige Entscheidungen anstehen (Management by Exception).

4) Risikoanalyse

In der Risikoanalyse werden potenzielle Risiken identifiziert und bewertet und Gegenmaßnahmen definiert. Im Risikomanagement werden die Gegenmaßnahmen geplant und durchgeführt und deren Auswirkungen fließen in die ständig zu adaptierende Risikoanalyse ein. Hauptrisiken werden in den Business Case übertragen, alle Risiken werden im Risikoprotokoll geführt.

5) Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement bezeichnet den Vergleich von Anforderungen und tatsächlicher Beschaffenheit und gliedert sich in vier Teile:

  • Das Qualitätsmanagement-System ist für die Umsetzung von für das Qualitätsmanagement relevanten Funktionen und für das Verteilen und Verwalten von qualitätsrelevanten Informationen verantwortlich. Es betrachtet Organisationsstruktur, Verfahren und Prozesse.
  • In der Qualitätssicherungsfunktion erfolgt die ständige Messung der Projektqualität anhand in der Qualitätsmanagementstrategie definierten Messgrößen und Definition von Maßnahmen zur Qualitätssteigerung.
  • In der Qualitätsmanagementstrategie wird bestimmt, welche Qualitätsziele für das Projekt notwendig sind und wie diese gemessen werden. Auch hier werden präventiv Qualitätsverbesserungs-Maßnahmen festgelegt.
  • Die Qualitätssteuerung definiert Häufigkeit und Detaillierungsgrad der Qualitätssicherung auf Basis von Qualitätsmessungen.
  • Pro Phase wird die Qualitätsmanagementstrategie auf ihre Validität überprüft und gegebenenfalls nachjustiert.
  • Ein Produkt wird erst abgenommen, wenn es der Qualität entspricht und dies laut Qualitätsprotokoll vorliegt. Dieses enthält Prüfungsmethode, -verantwortlichkeit und -datum.

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6) Umgang mit Änderungen

Der Umgang mit Änderungen in der Projektplanung ist straff geregelt. Im Konfigurationsmanagement (einst ein eigenes PRINCE2-Thema) werden die Elemente eines Endproduktes (sowohl fachlich als auch administrativ) und die freizugebenden Versionen überwacht. So können die Versionen und Status von Produkten zurückverfolgt bzw. der aktuelle Status abgerufen werden. Damit ist auch gewährleistet, dass immer nur mit der aktuellsten Version gearbeitet wird. Dafür verantwortlich zeichnet der Konfigurations-Administrator, er erstattet dem Projektmanager Bericht über die Fertigstellung von Produkten.

Entsteht im Konfigurationsmanagement ein Planänderungsbedarf, kommt die Änderungssteuerung (einst eine eigene PRINCE2-Komponente) zum Zug. Diese umfasst die Identifikation der veränderten Anforderung, Aufnahme in die Offene-Punkte-Liste, Analyse, Bewertung und Entscheidung bzw. Umsetzung der Änderung.

Bei kleineren Projekten kann dies der Projektmanager übernehmen, ansonsten wird ein Änderungsmanager oder ein Änderungsgremium ernannt, welche dann die Entscheidungen über die Durchführung von Änderungen treffen und das Änderungsbudget bewilligen. Dabei steht immer die Balance zwischen Zeit, Kosten, Risiken und den Vorteilen im Fokus. Änderungen haben auch Auswirkungen auf das Konfigurationsmanagement und die Produktbeschreibungen.

7) Überwachung des Fortschritts

Mit der Überwachung des Fortschritts werden die Pläne laufend auf ihre Durchführbarkeit hin überprüft. Je nachdem werden Pläne freigegeben oder adaptiert. Falls Ereignisse vom Plan abweichen, erfolgt die Eskalation. In regelmäßigen Zeiträumen wird überwacht und entschieden, wie und ob das Projekt fortgeführt werden soll.
Die scheinbar breite Aufhängung der Projektplanung und -steuerung mit den vielen genannten Aspekten ist weiterhin ein Grund für den Erfolg von PRINCE2. Aus der Praxis ging hervor, dass Projekte selten an der fehlerhaften Planung oder der mangelnden Kompetenz des Projektleiters scheitern. Meist liegen die Hauptprobleme im Projektumfeld, welches durch Risiken und Nutzen des Projektes ständig beobachtet wird.


PRINCE2 liefert Projekte mit:

  • Kontrolliertem Start, kontrollierter Mitte und kontrolliertem Ende
  • Fokus auf geschäftliche Rechtfertigungen und Risiken
  • Einer definierten Organisationsstruktur
  • Flexiblen Entscheidungsmomenten
  • Regelmäßigen, planmäßigen Fortgangskontrollen
  • Automatischer Korrektur durch das Management bei Abweichungen vom Plan
  • Commitment des Managements und der Beteiligten im richtigen Moment und für die richtigen Themen
  • Guten Kommunikationskanälen zwischen dem Projekt und dem Rest der Organisation

Zertifizierung nach PRINCE2

Wer sich nach der Standardmethode PRINCE2 zertifizieren lassen möchte, hat zwei Möglichkeiten.
Die Foundation-Prüfung richtet sich an Projektmitarbeiter, die sich im Projektumfeld von PRINCE2 bewegen. Ziel ist, ein Grundverständnis für die Terminologie, Themen, Prozesse und Techniken und deren Zusammenhänge zu entwickeln.
Die Practitioner-Prüfung ist für Projektleiter oder Teilprojektleiter gedacht und hat die bestandene Foundation-Prüfung als Voraussetzung. Neben dem Verständnis für die Methodik von PRINCE2 ist hier auch die Fähigkeit gefordert, den theoretischen Ansatz von PRINCE2 auf ein tatsächliches Projekt hin zu maßzuschneidern bzw. die Sinnhaftigkeit von einzelnen Produkten, Themen und Prozessen im konkreten Fall zu beurteilen.

Zusätzlich zur Practitioner-Prüfung gibt es auch eine Advanced Practitioner Prüfung, die sich an Projektmanagementspezialisten und Senior Projektmanager richtet.

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Literaturhinweise