Arbeitsplanung mit der ALPEN Methode

Konsequente Arbeitsplanung zählt heute mehr denn je zu den Erfolgskriterien im unternehmerischen Alltag. Die ALPEN Methode bringt Struktur in den Arbietalltag.

Mitarbeiter/-innen und Führungskräfte haben immer komplexere Aufgaben und Verantwortungen zu leisten. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren und Projekte zeitgerecht abschließen zu können, bedarf es einmal mehr der schriftlichen Planung, denn: Planung bedeutet Zeitgewinn!

Vor allem die tägliche Planung des nächsten Arbeitstages (ca. 8 Minuten) bringt bis zu einer Stunde Zeitgewinn für die wesentlichen Aufgaben!

Zeit sparen durch strukturierte Tagesplanung

Nach wie vor denken viele Menschen in Unternehmungen und Organisationen, dass

• Sie alles Wichtige ohnehin im Kopf gespeichert hätten und das ja genügen müsse
• Die eigene Kreativität und Spontanität durch zuviel Planung blockiert werde
• Das Gehirn zu wenig trainiert werde, wenn alles schriftlich festgehalten wird

ABER:

• Zeitpläne, die man nur „im Kopf“ hat, werden leichter umgeworfen („Aus den Augen – aus dem Sinn“)
• Kreativität und Spontaneität erfordern geistiges Loslassen. Doch wie soll das gehen, wenn ich mir ständig meinen Tagesplan vergegenwärtigen muss?
• Das Gehirn wird für das Lösen all der komplexen und kniffeligen Aufgaben benötigt, die wesentlich für die Tätigkeit sind. Dafür benötigt man schließlich Kreativität und Grips!

EIN Planungsintrument

Das wichtigste Planungsprinzip ist also die Schriftlichkeit, wobei gilt: Ein Planungsinstrument, aber das konsequent geführt! Probieren Sie unterschiedliche Tools aus und testen Sie sie hinsichtlich Ihrer persönlichen Bedürfnisse und Präferenzen. Manche Menschen bevorzugen nach wie vor Zeitplansysteme in Papierform, andere wiederum setzen voll und ganz auf die neuen elektronischen Systeme.

Schriftlichkeit

Erst wenn Sie Ihre Aufgaben schriftlich planen, haben Sie

• Zeitersparnis und Zeitgewinn für die wirklich wichtigen Aufgaben und Ziele (Führungsaufgaben, Mitarbeiter, Kreativität, Familie, Freizeit, …)
• Erfolgserlebnisse durch Etappensiege und das „Abhaken“ des Erledigten, d.h. Selbstmotivation
• Souveränität und mehr Selbstdisziplin
• Weniger Hektik und Stress, dafür mehr Vorhersehbares im Tagesablauf
• Bessere und schnellere Erreichung Ihrer beruflichen und persönlichen Ziele
• Die Balance aller wichtigen Lebensbereiche

Es gibt viele Methoden

Um den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten, gibt es eine Menge an möglichen Methoden zur strukturierten Tagesplanung.

ABC-Analyse – Eisenhower-Methode

Um Prioritäten zu setzen legen viele Manager großen Wert auf die ABC-Analyse, nach der alle anstehenden Aufgaben in dringliche (A), wichtige (B) und weniger wichtige Aufgaben (C) eingeteilt und nach dieser Reihenfolge abgearbeitet werden.

Die Eisenhower-Methode geht nach einem ähnlichen Prinzip vor: Einteilung der Aufgaben in Wichtigkeit und Dringlichkeit. Die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben müssen sofort erledigt werden, alles andere kann warten, darf aber natürlich auch nicht vergessen werden und sollte entweder in den Tagesplan aufgenommen oder delegiert werden.

Die ALPEN-Methode

Die folgende ALPEN-Methode zur Tagesplanung ist relativ leicht zu handhaben. Anfangs wird die Planungszeit etwas umfangreicher sein, mit zunehmender Routine reduziert sich der tägliche Zeitaufwand jedoch auf etwa 8 Minuten.

• Aufgaben notieren
• Länge schätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Aufgaben notieren

In diesem ersten Schritt erstellen Sie eine einfache To-Do-Liste – ohne Rücksicht auf die Reihenfolge – für den nächsten Tag:

• Aufgaben und Aktivitäten, die Sie sich vorgenommen haben
• Unerledigtes vom Vortag
• Termine
• Telefonate, E-Mails, Korrespondenzen o.ä.
• Wiederkehrende Termine (z.B. Abteilungs-Meetings)
• Neu hinzukommende Tagesarbeiten

Überlegen Sie auch gleich, ob Sie für die Erledigung Ihrer Aufgaben bestimmte Materialien benötigen und notieren Sie dies ebenfalls, u.U. auf einer eigenen Liste.

Länge (Dauer) der Aufgaben schätzen

Wenn sich auch der notwendige Zeitbedarf für jede einzelne Aufgabe nicht immer leicht einschätzen lässt, sollten Sie sich dennoch darin üben, „Zeitvoranschläge“ zu erstellen. Auch darin werden Sie im Laufe der Zeit mehr Erfahrungswerte sammeln, die es Ihnen erleichtern, die Schätzungen immer realistischer werden zu lassen. Ein positiver Nebeneffekt ist auch: hier können Sie festlegen wieviel Zeit Sie in eine Angelegenheit investieren möchten.

• Beachten Sie, dass eine Arbeit meist so lange dauert, wie eben Zeit dafür zur Verfügung steht!
• Konkrete Zeitvorgaben motivieren in einem hohen Ausmaß zu effizienter und störungsfreier Arbeit (Motivation durch Zielvorgaben)!
• Vermeiden Sie Überplanung.
• Gehen Sie mit der Zeit so sparsam um wie mit dem Geld.
• Geben Sie sich selbst Zeiten und ein Limit vor.
• Versuchen Sie, Störungen zu eliminieren.

Pufferzeiten für Unvorhersehbares einplanen

Wenn Sie Ihren Tag zeitlich zu 100% verplanen, werden Sie unbeweglich und starr und können nicht mehr auf Unvorhergesehenes reagieren, und auch keine spontanen Aktivitäten mehr entfalten. Daher ist es von Vorteil, zeitliche „Puffer“ im Ausmaß von ca. 40 % der Tageszeit miteinzuplanen (der Prozentsatz ist natürlich abhängig von der Modalität der zu verrichtenden Tätigkeiten).

• Verplanen Sie nur maximal 60% Ihrer Zeit.
• Halten Sie sich 20% für Unvorhergesehenes frei.
• Nutzen Sie 20% für spontane und / oder soziale Aktivitäten.

Entscheidungen Treffen

Das Wichtigste hier ist es Prioritäten zu setzen. Welche Aufgaben sind wichtig und bringen am meisten? Was kann auch morgen erledigt werden? Was kann delegiert werden? Delegierte Aufgaben dürfen keinesfalls selbst erledigt werden.

• Setzen Sie Prioritäten
• Nehmen Sie gegebenenfalls Kürzungen vor.
• Delegieren Sie so viel wie möglich.

Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen

Am Ende des Tages sollte man überprüfen, wie gut der Plan tatsächlich funtioniert hat. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Konnte alles erledigt werden? Wenn nein, was waren die Ursachen. Wie bei jeder Planung, so wird auch die Planung mit der ALPEN-Methode immer besser und präziser, je mehr Erfahrungswerte sie gesammelt haben.

• Übertragen Sie Unerledigtes auf den nächsten Tag.
• Haken Sie Erledigtes ab.
• Ziehen Sie daraus Rückschlüsse auf Ihre zukünftige Planung.