Checkliste – erfolgreicher Projektabschluss

Wie alles im Projekt muss auch der Projektabschluss geplant und gesteuert werden. Sonst kann es passieren, dass das Projekt eigentlich vorbei ist, nur weiß es keiner. Oder man entdeckt nach Monaten, dass etwas vergessen wurde. Wer kümmert sich dann darum?

Um bereits im Vorfeld an alles zu denken, hilft unsere Auflistung der wichtigsten Punkte für den Projektleiter.

Inhaltlicher Projektabschluss – Übergabe an die Linie

  • Erstellung einer Liste mit allen Projektaktivitäten, deren Erledigung noch offen ist (Restaktivitäten).
  • Für jede Restaktivität ist zu vereinbaren, wer für die Erledigung verantwortlich zeichnet und bis wann sie abgeschlossen ist.
  • Evtl. sind Folgeaktivitäten bzw. Folgeprojekte zu initiieren. Die Liste der Restaktivitäten und evtl. Folgeaktivitäten/Folgeprojekte sind mit dem Projektauftraggeber abzustimmen.
  • Um Lessons Learned zu sammeln (was lief gut, was muss optimiert werden) ist die Planung und Durchführung eines Review-Workshops, sehr empfehlenswert. Eine strukturierte Dokumentation garantiert die Sicherung von Know-how und Erfahrungen.

Formaler und administrativer Projektabschluss

  • Archivierung der relevanten Projektdokumente, sowohl elektronisch als auch Papier. Hier sollte etwas Zeit investiert werden um veraltete bzw. nicht relevante Projektdokumente zu vernichten. Alle die in Zukunft diese Projektdokumentation benötigen, werden dafür dankbar sein.
  • Werden „veraltete“ Dokumente eventuell für die Rekonstruktion des Projektverlaufs benötigt, müssen sie in jedem Fall versioniert werden.
  • Die Erstellung eines formalen Projektabschlussberichtes – quasi die „Projektbilanz“ – stellt den offiziellen schriftlichen Projektabschluss dar. Der Projektabschlussbericht soll unbedingt folgendes enthalten:
    – Projektziele und ihre Erreichung
    – Aufgetretene Schwierigkeiten und ihre Lösungen
    – Plan- und Ist-Termine
    – Plan- und Ist-Kosten
    – Restaktivitäten inkl. Zuständigkeiten
    – Linienverantwortliche nach Projektende
    – Empfehlungen für eventuelle Folgeaktivitäten
    – Reflexion des Projektverlaufs
  • Im Zuge eines offiziellen Projektabschlussmeetings wird der Projektabschlussbericht den relevanten Stakeholdern präsentiert (wer an diesem Meeting teilnimmt, ist gemeinsam mit dem Projektauftraggeber festzulegen)
  • Die formale Abnahme des Abschlussberichtes durch den Projektauftraggeber stellt die offizielle Entlastung des Projektleiters dar. Diese Abnahme ist unbedingt schriftlich zu dokumentieren (z.B.: mittels Protokoll).
Einfache Regeln für effizientes Projektmanagement: Simple Rules for an effizient Project Management
  • Dietmar Prudix
  • Herausgeber: Books on Demand
  • Auflage Nr. 3 (06.10.2015)
  • Taschenbuch: 84 Seiten

Sozialer Projektabschluss – Projektabschluss- Event

Ein Budget für einen gemeinsamen Projektabschluss-Event mit dem Projektteam – nach erfolgreicher Projektdurchführung – sollte bereits von Anfang an eingeplant sein. Am besten diesen Punkt zu Beginn des Projektes mit dem Projektauftraggeber vereinbaren.

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Die Location für den Event – sowie das Programm – sollte dem Event angemessen sein. Vom gemeinsamen Abendessen beim Heurigen bis zum 5-Gänge-Menü im Haubenrestaurant mit Rahmenprogramm gibt es viele Varianten. Hier ist Fingerspitzengefühl notwendig. Ebenso sollte auf die Wünsche und Befindlichkeiten des Projektteams Rücksicht genommen werden. Letztendlich soll die Abschlussveranstaltung allen Spaß machen und in guter Erinnerung bleiben.

Unbedingt einzuladen ist das Projektteam und der Projektauftraggeber. Zusätzlich kann man aber z.B. auch die Mitglieder des Lenkungsausschusses, wichtige Lieferanten oder Kunden dazu einladen. Hier ist natürlich wieder auf das vorhandene Budget Rücksicht zu nehmen.

Wichtig:
Der Projektleiter und der Projektauftraggeber sollen sich beim Team für den Einsatz und das gelungene Ergebnis bedanken. Die Anerkennung der geleisteten Arbeit ist von enormem Wert! Auch Lob kann hier großzügig verteilt werden.

Der Abschlussevent findet sinnvollerweise erst nach dem formalen Projektabschluss statt, wenn das Projektergebnis vom Auftraggeber abgenommen wurde.

Ein symbolischer Akt bei dieser Veranstaltung (z.B. Schlüsselübergabe, Gong-Schlag – hier ist Kreativität gefragt), mit dem das Projekt endgültig als durchgeführt erklärt wird, unterstützt den emotionalen Abschluss bei allen Beteiligten.

Falls kein Budget für eine Abschlussveranstaltung zur Verfügung gestellt werden kann, dann ist das Minimum, dass man gemeinsam – und sei es nur bei Kaffee, Wasser und Keksen – einen kurzen Abschluss macht. In der Regel wird in so einem Fall aber meist der Projektauftraggeber etwas aus seiner Tasche (oder dem Linienbudget) „sponsern“.


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Literaturhinweise