Checkliste Meilensteinplan

Ein Meilensteinplan ist ein Terminplan über das gesamte Projekt, der die essenziellen Ereignisse auf einer höheren Ebene im Projekt auf einen Blick sichtbar macht. Der Meilensteinplan hilft Ihnen, eine mögliche Verzögerung eines Endtermins oder anderer Deadlines rasch und frühzeitig zu erkennen.

Zur Erstellung des Meilensteinplans ist folgende Checkliste hilfreich:

Voraussetzungen für die Erstellung eines Meilensteinplans

  • Ziele, Inhalte, Start- und Endtermin des Projektes sind definiert.
  • Rahmenbedingungen und wichtige Vorgaben vom Management für das Projekt sind mit Ihnen abgestimmt und kommuniziert.
  • Wann welche Teilergebnisse vorliegen müssen, ist bekannt.
  • Sie haben Klarheit über die gegenwärtige und über den Projektverlauf prognostizierte Ressourcensituation und wissen somit, wann welche Ressourcen in welchem Ausmaß benötigt werden.
  • Sie wissen über die Bedeutung des Projektes im Unternehmen Bescheid
  • Ein im Projektteam erarbeiteter und abgestimmter Aktivitäten- und/oder Projektstruktur-plan liegt vor

Vorbereitungen für die Erarbeitung eines Meilensteinplans

Legen Sie fest, wer bei der Erstellung des Meilensteinplans dabei sein soll. Im Normalfall sind das jene Mitarbeiter, die auch die wesentlichsten Arbeitspakete im Projekt verantworten.

Vereinbaren Sie mit den Teilnehmern einen Arbeitstermin / Workshop, um die Meilensteine festzulegen. Die Dauer ist abhängig von der Komplexität und Größe des Projektes und der Anzahl der Teilnehmer. Wenn die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind, sollte man mit 1-2 Stunden auskommen.

Reservieren Sie einen Besprechungsraum in adäquater Größe, der es auch ermöglicht, in Kleingruppen zu arbeiten. Überlegen Sie im Vorfeld, welche Infrastruktur Sie benötigen werden wie z.B. Flipchart, Pinwände, Beamer, etc.

Informieren Sie die Teilnehmer gleich bei der Einladung über die konkreten Ziele des Termins – am besten mittels einer kurzen Agenda. Teilen Sie auch mit, wie sie sich auf den Workshop vorbereiten können.

Informieren Sie sich bereits im Vorfeld, ob es Meilensteine gibt, die von vorneherein feststehen, sei es durch die Rahmenbedingungen (bestimmte Umstellungen z.B. können nur zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr durchgeführt werden) oder durch Vorgaben des Managements (z. B. Abschluss der Konzeption spätestens nach 3 Monaten). Fertigen Sie eine Liste der bereits fixierten Meilensteine an und verwenden Sie diese als Basis für die weitere Planung.

Bereiten sie notwendige Unterlagen vor und sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer diese schon vor dem Termin zur Vorbereitung zur Verfügung haben. Sie benötigen auf jeden Fall: den aktuellen Projektstrukturplan, den Projektauftrag, die Projektorganisation, den Projektkommunikationsplan.

 


Im Meilensteinplan haben Sie Ihre Projekttermine in Überblick!


Schritt für Schritt zum Meilensteinplan

  • Als Projektleiter eröffnen und begrüßen Sie die Teilnehmer. Stellen Sie die Zeitstruktur und den konkreten Ablauf vor, auch wenn die Agenda schon im Vorfeld ausgesendet wurde. Doppelt hält besser.
  • Erläutern Sie zu Beginn kurz die Projektmanagement-Methode „Meilensteinplan“. Erklären Sie, was einen Meilensteinplan ausmacht, welche Bedeutung und Nutzen er für das Projekt hat. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer die gleiche Vorstellung vom Sinn und Zweck eines Meilensteins haben.
  • Gehen Sie gemeinsam den Projektstrukturplan durch und überlegen Sie, an welcher Stelle es sinnvoll wäre, ein Zwischenziel einzuplanen.
  • Typische Meilensteine sind zum Beispiel Projektstart und -ende, die Finalisierung der Konzeptionsphase, der Launch eines Piloten, das Go-Live einer Software oder die Entscheidung für ein Produkt. Typischerweise werden Meilensteine am Ende einer Projektphase und/oder eines Arbeitspaketes gesetzt.
  • Sammeln Sie alle Vorschläge des Teams auf Flipchart oder mittels Kärtchen auf einer Pinwand ohne diese gleich zu bewerten. So erhalten Sie einen Überblick und können eventuell noch Umsortierungen vornehmen.
  • Falls Sie in Gruppen arbeiten, konsolidieren Sie die Meilensteine und sortieren Sie ähnliche oder redundante Meilensteine aus, bevor Sie gemeinsam weiterplanen.
  • Betrachten Sie die Meilensteine auf der Projekt-Zeitskala. Sind sie gleichmäßig über den Projektverlauf verteilt? Als Faustregel gilt 1 Meilenstein pro Monat. Dies kommt natürlich auch auf die Projektlaufzeit an.
  • Meilensteine sind nicht nur ein Projektcontrolling-Instrument sondern helfen auch zwischendurch Erfolgserlebnisse für das Projektteam zu schaffen. Gerade bei langen Pro-jekten ist das für die Motivation des Projektteams wichtig.
  • Stehen die Meilensteine fest und sind gut über die Projektlaufzeit verteilt, ist unbedingt noch ein Blick auf die Realisierbarkeit der Termine zu werfen. Können die den Meilensteinen vorgelagerten Aktivitäten / Arbeitspakete realistisch in diesem Zeitraum abgearbeitet werden? Sind die Termine evtl. zu großzügig geplant? Ein zu sportlich geplanter Zeitplan ist ebenso wie das Gefühl, ewig Zeit zu haben, ein Motivationskiller.
  • Kommen Sie bei diesem terminlichen Check zu der Erkenntnis das alles noch nicht ganz zusammenpasst, dann ist jetzt der geeignete Zeitpunkt, entweder die Terminplanung der Arbeitspakete nachzujustieren oder die Meilensteintermine anzupassen – oder beides.
  • Letztendlich müssen alle Teilnehmer des Planungsmeetings mit dem Ergebnis zufrieden sein und ihr Einverständnis abgeben, das diese Termine halten werden. Ja, wir schaffen es!
  • Tipp: Eine Unterschrift jedes Teilnehmers auf dem erarbeiteten Meilensteinplan ist eine nachhaltige symbolische Geste, die dieses Commitment noch verstärkt.

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Der Meilensteinplan ist ein wichtiger Teil der Projektdokumentation

  • Dokumentieren Sie das Planungsergebnis. MS Project muss dabei nicht sein. Auch MS Excel, PowerPoint oder Visio und andere Tools sind geeignet, um einen Meilensteinplan abzubilden.
  • Stimmen Sie den Meilensteinplan mit Ihrem Auftraggeber und ggf. auch mit dem Projekt-Lenkungsausschuss ab und holen Sie sich auch deren Einverständnis. Im schlimmsten Fall müssen Sie umplanen. Dies sollte jedoch nicht passieren, wenn Sie vorhandene Terminvorgaben im Vorfeld eingeholt haben.
  • Sorgen Sie dafür, dass alle Projektteammitarbeiter den Meilensteinplan erhalten.

Benutzen Sie den Meilensteinplan laufend – speziell im Rahmen des Projektcontrollings – um zu überprüfen, ob Ihr Projekt zeitlich noch im Plan liegt oder nicht.

Tipps und Tricks zum Meilensteinplan

  • Der Meilensteinplan sollte nicht in den Weiten des Projektservers verschwinden oder im Archiv verstauben. Wie jeder andere Projektplan lebt auch er. Kann der Endtermin eines Arbeitspaketes im Projektstrukturplan nicht eingehalten werden, muss eventuell auch der nachfolgende Meilenstein in aller Transparenz verschoben werden.
  • Einen Meilenstein nicht einzuhalten, ist keine Schande. Passiert dies aber zu oft, purzeln die nachfolgenden Meilensteine rasch wie Dominos und nichts kann die Verzögerung bis zum Endtermin mehr aufhalten. Dies rechtzeitig zu erkennen hilft die Meilensteintrend-analyse.
  • Der übliche Zugang ist die Erstellung eines Projektstrukturplans mit seinen Arbeitspake-ten und die anschließende Ankoppelung der Meilensteine. Natürlich geht dies auch um-gekehrt: Zuerst die Meilensteine festzulegen und dann die Aktivitäten dazwischen zu pla-nen. Stehen gewisse Meilensteine von vorneherein fest, kommt man sowieso nicht daran vorbei, seine Arbeitspaket-Termine danach zu richten.

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Literaturhinweise