Checkliste: Projektauftrag erstellen

Eine penible Auftragsklärung ist im Projektmanagement eine wichtige Maßnahme um späteren Turbulenzen im Projekt vorzubeugen. Sie soll in einem schriftlichen Projektauftrag zusammengefasst sein, da sie Verbindlichkeit im Hinblick auf die zu erreichenden Projektziele und -leistungen und ein gemeinsames Verständnis zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter schafft. Die Durchführung strukturierter Interviews zur Informationssammlung ist dabei eine bewährte Vorgangsweise.

Vorgehen zur Erstellung eines Projektauftrags

Ziel ist die Klärung folgender Eckpunkte: Warum soll das Projekt durchgeführt werden? Wer will was damit erreichen? Was soll nach Projektabschluss anders sein? Um diesen Fragen gezielt und strukturiert auf den Grund zu gehen, empfiehlt sich folgende Herangehensweise.

1. Erstellen Sie einen Fragekatalog, um die Vorgeschichte zur recherchieren

Als Projektleiter sind Sie kurz nach Ihrer Nominierung für gewöhnlich nur mit sehr vagen Informationen ausgestattet. Eine ausführliche Recherche zur Vorgeschichte, zu den möglichen Zielen und Hintergründen, wer welchen Nutzen zieht und wo es Probleme geben könnte, ist für Sie und das weitere Vorgehen im Projekt von großer Bedeutung. Die Beantwortung folgender Leitfragen ist dabei hilfreich:

Fragen zur Vorgeschichte

  • Was ist der Auslöser bzw. Hintergrund für den Projektbeschluss?
  • Wann ist der Projektbeschluss gefallen? Wer war involviert?
  • Wer war für und wer gegen den Projektbeschluss?
  • Welche Bedeutung hat das Projekt für das Unternehmen?
  • Werden durch das Projekt Unternehmensstrategien gefördert bzw. umgesetzt?
  • Hat es ein Vorprojekt gegeben? Gibt es Vorstudien (z.B. Machbarkeitsstudie)?
  • Gibt es Dokumente und Unterlagen zur Projektvorgeschichte? Welche?
  • Gibt es bereits Erfahrungen aus ähnlich gelagerten Projekten?

Fragen zu den Projektzielen

  • Welchen Nutzen soll das Projekt stiften?
  • Welche Ziele sollen durch das Projekt erreicht werden? Was soll sich verändern?
  • Wann sind die einzelnen Ziele erreicht? Wie wird die Zielerreichung gemessen?
  • Woran werden Sie erkennen, dass das Projekt erfolgreich war?
  • Was soll/darf auf keinen Fall passieren bzw. am Ende herauskommen?
  • Welche Veränderungen sollen auf keinen Fall eintreten?
  • Welche Risiken sollen vermieden werden?

Fragen zur Projektorganisation, Terminen und den Projektressourcen

  • Wer profitiert vom Projekterfolg am meisten?
  • Gibt es schon einen Auftraggeber?
  • Welche Rahmenbedingungen und Auflagen gibt es für das Projekt?
  • Welche Organisationseinheiten sind direkt und indirekt betroffen?
  • Wer sind die wichtigsten Know-how-Träger? Welche Personen stehen generell für das Projekt zur Verfügung? Wofür?
  • Gibt es bereits Vorstellungen, wann das Projekt gestartet werden soll?
  • Gibt es konkrete Erwartungen zum Endtermin?
  • Gibt es schon einen groben Terminplan?
  • Gibt es bereits Vorstellungen bezüglich der Kosten, Aufwände, etc.?
  • Wer übernimmt die Projektkosten?
  • Gibt es ein Projektbudget?

2. Legen Sie die Interviewpartner fest

Gehen Sie großzügig bei der Auswahl Ihrer Interviewpartner vor. Je mehr Informationen, Sichtweisen und Meinungen Sie einholen, umso klarer wird das Bild, was im Projekt zu tun ist und was nicht bzw. welche Aspekte unklar sind.

Nehmen Sie zur Auswahl der richtigen Personen das Unternehmensorganigramm zur Hand und nominieren Sie Meinungsbildner und Entscheidungsträger gleichermaßen wie wichtige Know-how-Träger und Fachexperten. Im Grunde sollen jene Personen befragt werden, die bereits jetzt oder erst später am Projekt beteiligt oder davon betroffen sind.

Holen Sie sich Feedback zu Ihrer Personenauswahl von Kollegen/-innen und vergewissern Sie sich, dass Sie niemand wichtigen vergessen haben.

3. Vereinbaren Sie Termine mit Ihren Interview-Partnern und führen Sie die Interviews durch

Ein Interview soll nicht länger als 30 bis maximal 45 Minuten dauern.

Erklären Sie im Vorfeld Sinn und Zweck des Interviews, damit Ihre Gesprächspartner die Hintergründe kennen, sich darauf einstellen und vorbereiten können. Das Interview selbst soll in einer angenehmen Atmosphäre stattfinden. Unklarheiten sollen restlos beseitigt werden. Dokumentieren Sie alle Antworten schriftlich.

Wichtig zum Abschluss: Bedanken Sie sich für die Zeit beim Interview-Partner. Weisen Sie darauf hin, dass die Antworten anonymisiert werden und erläutern Sie, was weiter damit passiert. Es gibt kein unprofessionelleres Vorgehen, als wenn die Gesprächspartner nicht erfahren, wie die Interviewergebnisse weiter verwertet werden.

4. Werten Sie die Interviewergebnisse aus uns erstellen Sie einen Entwurf des Projektauftrags

Werten Sie die Interviewergebnisse aus, indem Sie die Antworten strukturiert zusammenfassen und in Beziehung stellen. Erschrecken Sie nicht, wenn die Antworten zum Teil sehr widersprüchlich sind. Das zeigt nur, dass es sehr unterschiedliche Erwartungen und Standpunkte gibt, welche noch unbedingt anzugleichen sind.

Beginnen Sie mit der Beschreibung des Projektes. Die Datenbasis aus den Interviewergebnissen ist eine ideale Grundlage dafür. Die Beschreibung soll enthalten, was mit dem Projekt erreicht werden soll (Inhalte, Ziele, Nicht-Ziele, Termine, Kosten), wer die Key-Player sind (Auftraggeber, Projektleiter, Projektmitarbeiter) und welche Rahmenbedingungen es gibt.

Dokumentieren Sie alle Unklarheiten und differenzierten Sichtweisen schriftlich – diese werden dadurch sichtbar – um den noch offenen Klärungsbedarf aufzuzeigen.

ProjektManagement by Brain: Wie Sie als Projektauftraggeber den Erfolg Ihrer Projekte sichern
  • Marcus Sassenrath
  • Herausgeber: Manicma
  • Auflage Nr. 2 (01.08.2015)
  • Taschenbuch: 208 Seiten

5. Stimmen Sie den Projektauftrag mit Ihrem Auftraggeber ab

Vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem Auftraggeber und gehen Sie den Entwurf des Projektauftrags im Detail durch. Zeigen Sie bewusst Gemeinsamkeiten aus den Interviews auf, machen Sie aber auch auf die unterschiedlichen Erwartungshaltungen aufmerksam. Klären Sie noch offene Punkte mit Ihrem Auftraggeber. Falls dies nicht möglich ist, zeigen Sie die Konsequenzen auf, wenn das Projekt ohne weitere Abstimmung gestartet wird.

Stimmen Sie Punkt für Punkt im Projektauftrag gewissenhaft mit dem Auftraggeber ab. Scheuen Sie sich nicht vor Diskussionen und möglichen Adaptierungen. Akzeptieren Sie nur Leistungsinhalte, die Sie auch tatsächlich in der vorgegebenen Zeit liefern können. Wenn Sie sich jetzt schon zu viel aufladen, fällt das in jedem Fall auf Sie zurück.

Am Ende der Abstimmung soll ein Dokument stehen, welches die gemeinsame Sichtweise des Auftraggeber und Projektleiters zum Projekt beinhaltet.

6. Präsentieren Sie den abgestimmten Projektauftrag im Rahmen eines Projekt-Kick-Off Meetings

Jetzt gilt es, alle ins Boot zu holen und ein gemeinsames Bild über das bevorstehende Projekt zu entwickeln. Die Projektvision soll entstehen und ein Teamspirit spürbar werden. Laden Sie zur Präsentation den Projektauftraggeber, das Projektteam und möglichst alle Interviewpartner ein

Der Projektauftraggeber soll den Projektauftrag präsentieren. Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer dazu bei Bedarf auch Rückmeldungen geben können.

Ein professioneller Auftraggeber wird sich in Ruhe Meinungen und Standpunkte zum Projektauftrag anhören und dann entschlossen eine Entscheidung treffen. Gegebenenfalls kommt es zu weiteren Adaptierungen im Auftrag.

Wenn der Projektauftrag nicht mehr verändert wird, können Sie ihn gleich beim Kick-Off durch den Auftraggeber unterschreiben lassen. Dies hat hohen Symbolwert. Sind noch Änderungen am Projektauftrag vorzunehmen, dann erledigen Sie das im Anschluss an den Kick-Off.


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Literaturhinweise