Checkliste Projektcontrolling – effektive Projektsteuerung

Projektpläne, die nicht controlled werden, verlieren einen großen Teil ihres Wertes – daher gilt: Alles was im Zuge der Startphase an Plänen und Strukturen erarbeitet und an Vereinbarungen getroffen wird, muss während der Projektumsetzung einem regelmäßigen Projektcontrolling unterzogen werden!

Projekt-Controlling – was ist das genau?

Die Aufgaben beim Projektcontrolling beinhalten alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um das Projekt planmäßig zu realisieren. Dazu gehört in der Projektvorbereitung die möglichst präzise Festlegung des gewünschten Projektablaufs, wie auch das aktive und wirkungsvolle Projektsteuern in regelmäßigen Zyklen während der Projektabwicklung.

Welche Aufgaben im Detail zu realisieren sind, zeigt Ihnen die nachstehende Checkliste. Finden Sie die Antworten auf diese Fragen, noch bevor Sie mit der Umsetzung Ihres nächsten Projektes starten!

Projektplanung

  • Sind die Projektziele messbar und realistisch dargestellt und im Projektteam abgestimmt?
  • Liegt ein schriftlicher Projektauftrag vor?
  • Ist die Zusammenarbeit im Projektteam ausreichend geregelt?
    – Projektorganigramm ist bekannt
    – Projektrollen sind beschrieben
    – Arbeitspaketverantwortliche sind definiert
    – Kommunikationsstrukturen sind festgelegt
    – Regeln der Zusammenarbeit sind vereinbart
  • Gibt es eine detaillierte Leistungsplanung im Projekt?
    – Projektergebnisse sind bekannt
    – Projektphasen (= Hauptaufgaben im Projekt) sind festgelegt
    – Arbeitspakete sind definiert und beschrieben
  • Gibt es eine detaillierte Terminplanung im Projekt?
    – Meilensteine sind bekannt und terminisiert
    – Detaillierter Ablaufplan auf Arbeitspaketebene ist vorhanden
  • Gibt es eine detaillierte Personaleinsatzplanung?
    – Personalressourcen sind auf Arbeitspaketebene geplant
    – Die Verfügbarkeit der Personalressourcen ist sichergestellt
  • Gibt es eine detaillierte Kostenplanung im Projekt?
    – Projektkosten sind auf Arbeitspaketebene geplant
    – Finanzmittelplan erstellt
  • Gibt es eine Analyse des Projektumfeldes?
    – Umfeld ist bekannt
    – Kritische Einflussfaktoren sind identifiziert
    – Maßnahmen zur Risikominimierung sind dokumentiert
  • Gibt es eine Untersuchung der Projektrisiken?
    – Risiken sind identifiziert und bewertet
    – Risikominimierende Maßnahmen sind definiert
    – Eventualplanung liegt vor
    – Risikobudget ist beantragt und genehmigt
  • Projektcontrollingstrukturen sind definiert
    – Ziele und Aufgaben des Projektcontrolling sind geklärt
    – Die Aufgaben im Team sind bekannt
    – Der Controlling-Zyklus ist vereinbart, ebenso die Termine
    – Die Teilnahme am Controlling-Meeting ist geregelt
    – Regelmäßige Termine für das Projektcontrolling sind geplant
    – Es gibt Vereinbarungen über Stellvertreterregelungen
  • Projektreportingstrukturen sind definiert
    – Ziele und Aufgaben des Reportings sind geklärt
    – Berichtsinhalte und -design sind festgelegt
    – Der Berichtszyklus ist definiert
    – Die Adressaten des Projektreports sind bekannt

Projektcontrolling: Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern
  • Roland Wanner
  • Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform
  • Auflage Nr. 1 (10.11.2013)
  • Taschenbuch: 280 Seiten

Projektcontrolling

  • Der aktuelle Status Quo (Momentaufnahme) im Projekt wird gemeinsam und regelmäßig im Controlling-Meeting mit dem Projektteam erhoben
  • Controlled werden:
    – Projektziele
    – Inhalte
    – Leistungsfortschritt
    – Termine
    – Kosten
    – Ressourcen
    – Umfeld
    – Risiken
    – Sozialen Beziehungen im Projekt
  • Abweichungen zwischen Soll und Ist im Projekt werden erfasst und dokumentiert
  • Ursachen und Auswirkungen von Abweichungen werden analysiert
  • Steuerungsmaßnahmen werden rechtzeitig im Projektteam besprochen und ggf. ergriffen
  • Erfahrungen und Learnings werden dokumentiert
  • Die Ergebnisse des Projektstatusmeetings werden im Projektreport dokumentiert
  • Der Projektreport dient als Grundlage für das regelmäßige Meeting mit dem Auftraggeber
  • Die Ergebnisprotokolle können einfach von allen Projektmitarbeitern eingesehen werden

Anzeige

Literaturhinweise