Checkliste Projektorganisation

Ein Projekt ist ein Unternehmen auf Zeit und braucht daher auch eine eigene Projektorganisation, in der die Strukturen, Hierarchien und Kommunikationswege im Projekt geregelt sind. Die Grenzen zwischen Projekt und Linie müssen klar abgesteckt sein, um sowohl in der Linie als auch im Projekt effizient agieren zu können.

So organisiere ich mein Projekt – Erste Schritte

  • Die Projektorganisation soll  zu Projektbeginn erstellt werden.
  • Wenn noch nicht alle Projektmitarbeiter definiert sind, wird die Projektorganisation nur mit Rollen und Funktionen befüllt, die später benannt werden.
  • Erstellen Sie die Projektorganisation am besten auf Flipcharts, Whiteboards oder ähnlichen Medien, um den Überblick nicht zu verlieren.
  • Zur Unterscheidung von der Linien-Organisation empfiehlt sich eine Darstellung in Kreis- oder Ellipsenform.
  • Zumindest enthalten sein müssen: Projektauftraggeber, Projektleiter und Projektteam.
  • Ergänzt werden können z.B.: Fachexperten, Lenkungsausschuss, Soundingboard, Subteams, externe Rollen, Projektcoach.

Definition der Rollen und Funktionen in der Projektorganisation

  • Zu jeder Rolle im Projekt werden die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen festgelegt. Achtung: Diese dürfen sich nicht überschneiden, dies führt im Projektverlauf zu Unklarheiten.
  • Achten Sie hier auf Unmissverständlichkeit! Ist die Reisegeschwindigkeit im Projekt einmal erreicht, ist meist keine Zeit, über unklare Kompetenzen zu diskutieren.
  • Lassen Sie Ihre Definition von einem Außenstehenden überprüfen, ob er dasselbe darunter versteht wie Sie bzw. ob ihm Ungereimtheiten auffallen.

Nominierung des Projektteams

  • Achten Sie bei der Nominierung der Personen darauf, dass Sie die Linien-Organisation nicht zu sehr durcheinander wirbeln. Ein Abteilungsleiter, der im Projekt an einen Mitarbeiter berichten muss, führt im Regelfall zu Spannungen im Team, im schlimmsten Fall funktioniert es ganz und gar nicht.
  • Je höher der Projektauftraggeber in der Linie besetzt ist, desto höher wird das Projekt im Unternehmen priorisiert und desto schneller können Entscheidungen getroffen werden.
  • Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu viele Personen in Ihrem Projekt vorsehen, im Zweifel lieber weniger einplanen. Zwei Fachexperten arbeiten oft um vieles effizienter als fünf.
  • Die ideale Größe für ein Projektteam (ohne Lenkungsausschuss, Projektauftraggeber, etc.) liegt bei 5-10 Personen. Haben Sie mehr Mitarbeiter im Team ist es sinnvoll Subgruppen zu bilden.
  • Stimmen Sie die Nominierung der Projektmitarbeiter in jedem Fall mit deren Linienvorgesetzten ab!

Beispiel Projektorganisation

Beispiel Projektorganisation

Etablierung der Organisation im Projekt

  • Stellen Sie sicher, dass sich jeder Projektmitarbeiter seiner Rolle im Projekt bewusst ist und seine Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen verstanden hat und leben kann.
  • Nehmen Sie die Projektorganisation als Basis um die Kommunikation im Projekt zu planen. Ergebnis ist der Projektkommunikationsplan. Dadurch ist auch das strukturierte kommunizieren im Projektteam „eingetaktet“.
  • Veranstalten Sie in Kick-off-Meeting, bei dem das Team sich kennen lernen kann.
  • Aktivitäten „off the project“ sind gerade am Anfang aber auch zwischendurch als Teambuilding- und Motivations-Maßnahme gut geeignet.
  • Prüfen Sie die Projektorganisation in regelmäßigen Abständen auf ihre Gültigkeit und Sinnhaftigkeit. Neue Aufgaben bedeuten unter Umständen neue Projektmitarbeiter. Diese müssen sich genauso in die Projektorganisation eingliedern.

Das Ziel mit der Projektorganisation erreicht?

  • Die Personen, die im Projekt mitarbeiten sind bekannt und dokumentiert.
  • Jeder Projektmitarbeiter weiß, wer welche Projektrolle bekleidet bzw. welche Projektrolle ihm zugeteilt ist.
  • Jeder Projektrolle sind Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zugeordnet.
  • Die Kommunikationsstrukturen sind transparent – jeder Projektmitarbeiter weiß, an wen er was kommunizieren muss und soll.
  • Die Entscheidungshierarchie im Projekt ist klar geregelt.
  • Die Projektkommunikation läuft auf den kürzest möglichen Wegen – „Umwege“ über die Linie sind eliminiert.
  • Die Hierarchie ist flacher als in der Linie, Entscheidungswege sind kürzer, die Informationsflüsse effizienter.