Checkliste Projektwürdigkeitsanalyse

Die Projektwürdigkeitsanalyse ist eine Bewertungsmatrix, mit deren Hilfe Aufgaben und Projekte eines Unternehmens nachvollziehbar und strukturiert auf ihre Projektwürdigkeit hin untersucht werden können. Die Basis dafür bildet ein projektspezifischer und unternehmensintern zu erstellender Kriterienkatalog. Ziel ist, die Komplexität der Aufgabenstellung zu erfassen, um daraus den optimalen Abwicklungsprozess für das Vorhaben abzuleiten.

Wichtige Vorbereitungsmaßnahmen für die Kriterienfindung der Projektwürdigkeitsanalyse

Nicht jedes Projekt ist auch wirklich ein Projekt!

Die Festlegung der Kriterien für die Projektwürdigkeitsanalyse im Unternehmen ist kein leichtes Unterfangen. Eine fundierte Vorarbeit ist für ein effizientes Vorankommen wichtig.

  • Durchleuchten Sie systematisch die vorhandene Projektlandschaft! Untersuchen Sie bereits die umgesetzten Vorhaben der letzten 3 bis 5 Jahre im Unternehmen, unabhängig davon, ob diese Projekte erfolgreich waren oder nicht. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass es eine Dokumentation zu den Projekten gibt. Für den Fall, dass keine Dokumentation vorhanden ist, können Sie durch Gespräche mit den wichtigsten Projektbeteiligten Informationen, soweit das möglich ist, zusammentragen.
  • Untersuchen Sie die Projekte hinsichtlich typischer Differenzierungsmerkmale wie Inhalt, Investitionsgröße, soziale oder fachliche Komplexität, strategische Bedeutung für das Unternehmen, Risiken, etc.
  • Clustern Sie die Projekte aufgrund der quantitativen Größen. (z.B. 45% aller Vorhaben liegen bei einem Investitionskapital < EUR 45.000,– oder bei 80 % aller Vorhaben waren weniger als 5 Personen involviert)
  • Das Ergebnis der Analyse liefert Ihnen Informationen, wie viele Vorhaben und Projekte in einem definierten Zeitraum abgewickelt wurden, welche davon eher große und herausfordernde „Brocken“ und wie viele davon eher klein und wenig aufregend waren.

Mit dieser systematischen Durchleuchtung der Vergangenheit haben Sie erste Erkenntnisse und Anhaltspunkte über die Projektlandschaft Ihres Unternehmens gesammelt, die für die Diskussion mit weiteren Fachexperten sehr hilfreich sind.

 

Schritte zur Vorbereitung eines Workshops

  • Legen Sie fest, wie Sie die Methode „Projektwürdigkeitsanalyse“ zukünftig einsetzen wol-len, welchen Zweck Sie damit verfolgen und welcher Nutzen sich nachhaltig für das Unternehmen ergibt.
  • Definieren Sie, wer bei der Entwicklung der Kriterien für die Projektwürdigkeitsanalyse aktiv mitgestalten soll. Folgende Leitfragen sind hilfreich:
    – Wer ist zukünftig direkt und indirekt betroffen?
    – Wer profitiert?
    – Welche Know-how-Träger und Experten sind von Nöten?
    – Wer sind die richtigen Entscheidungsträger?
    – Welche Funktionsträger müssen informiert bzw. aktiv eingebunden werden?
    Tipp: Versuchen Sie die Arbeitsgruppe schlank zu halten. Optimalerweise benötigen Sie Experten, die Erfahrungen im Projektmanagement haben und die vorhandenen Struktu-ren im Unternehmen gut kennen. Das Einbeziehen von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen ist empfehlenswert, da eine objektive Sicht der Dinge ermöglicht wird.
  • Legen Sie den detaillierten Ablauf und die Dauer des Workshops fest.
  • Entscheiden Sie, ob Sie einen externen Berater hinzuziehen. Das Einbringen von Erfah-rungen und Sichtweisen anderer Unternehmen verbessert die Ergebnisqualität.
  • Reservieren Sie einen adäquaten Workshopraum. Er soll passend für die Anzahl der Teilnehmer und für das Arbeiten mit Gruppen eingerichtet sein. Organisieren Sie ggf. notwendiges Werkzeug, damit Sie arbeitsfähig sind (Beamer, Flipchart, Pinwände, Mode-rationskoffer, etc.)
  • Bereiten Sie wichtige Unterlagen vor, die für die Ausarbeitung der Projektwürdigkeitsana-lyse notwendig sind (z.B. die strukturierte Dokumentation der Projektlandschaft der letz-ten drei Geschäftsjahre)
  • Erstellen Sie eine Agenda und senden Sie diese mindestens drei Tage davor an die Teilnehmer aus.

Projektwürdigkeitsanalyse

Durchführung des Workshops

  • Begrüßung der Teilnehmer
  • Vorstellung der Ziele und Zeitstruktur des Workshops
  • Halten Sie eine Kurzpräsentation zur Projektwürdigkeitsanalyse. Erklären Sie Begriff, Zweck und Nutzen. Alle Teilnehmer sollen wissen, was mit der Erarbeitung der Kriterien zur Projektwürdigkeitsanalyse im Unternehmen erreicht werden soll.
  • Stellen Sie die Analyse der Projektlandschaft vor und weisen Sie darauf hin, dass es wichtig ist, mit diesen Erfahrungen und Erkenntnissen aus dem eigenen Unternehmen weiterzuarbeiten.
  • Erarbeiten Sie gemeinsam die Kriterien für die Projektwürdigkeitsanalyse. Die Ableitung erfolgt aus der Projektlandschaft. Es gibt dabei keine richtigen und keine falschen Krite-rien. Jede Organisation muss aufgrund Ihrer Vorhaben und Projekte die richtigen Krite-rien finden und definieren. Exemplarische Bewertungskriterien im Projektmanagement sind:
    – Dauer des Projektes
    – Auftragswert
    – Größe des Projektteams
    – Anzahl der involvierten Organisationseinheiten und Firmen
    – Strategische Bedeutung für das Unternehmen
    – Risiko
    – Neuartigkeit
    – Etc.
  • Nach der Definition der Kriterien folgt ihre Quantifizierung. Die Datenbasis dafür liefert wieder die Projektlandschaft. Eine klare Unterscheidung in unterschiedliche Projekttypen z.B. „Kein Projekt“, „projektähnliche Aufgabenstellung“, „Projekt“ und „Großprojekt“ ist hierbei ausschlaggebend. All zu oft werden die Projekte gleich betrachtet und mit demselben Projektmanagement-Standard bearbeitet. Die Anwendung des „Gießkannenprinzips“ ist hier sehr ineffizient und kostet der Organisation unnötigen Ressourceneinsatz und administrativen Aufwand. Jede Aufgabe braucht ihren adäquaten Abwicklungsprozess.
  • Bei der Erstellung des Kriterienkatalogs ist zu berücksichtigen, dass eine einzige Kriterienliste für das gesamte Unternehmen nicht immer sinnvoll ist. Projekte im Forschungs- und Entwicklungsbereich haben andere Dimensionen, als solche im Infrastruktur- oder IT-Bereich und bedürfen deswegen einer differenzierten Betrachtungsweise.
  • Zum Abschluss sammeln Sie mögliche offene Punkte und klären ab, wer sich worum bis zu welchem Termin kümmert.
  • Geben Sie einen Ausblick über die nächsten Schritte und verfassen Sie eine kurze Dokumentation der Ergebnisse zur Verteilung an die Teilnehmer (z.B. Fotoprotokoll).

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Literaturhinweise