Entscheidungen in Projekten

In Projekten sind im Laufe der inhaltlichen Projektarbeit und mit steigendem Detailwissen laufend Entscheidungen zu treffen. Ist eine Entscheidung einmal getroffen, bildet diese in den meisten Fällen die Basis für die nachfolgenden Aktivitäten in der Projektarbeit – und ist der Grundstein für weitere Entscheidungen. Doch dieser Grundstein gerät des Öfteren ins Wanken.

Es passiert immer wieder: Gemeinsam in Projekten getroffene Entscheidungen werden vom Projektteam nicht als endgültig betrachtet. Nach kurzer Zeit – manchmal Wochen, oft aber erst nach Monaten, fängt man langsam damit an, die gefällten Entscheidungen erneut in Frage zu stellen. Die anfangs noch leisen Stimmchen werden mit der Zeit immer lauter, finden Gehör und schließlich ist eine Diskussion entbrannt, die letztendlich den Entscheidungsprozess neu startet.

Die Konsequenz lässt sich erahnen: Mit der neuerlichen Diskussion wird wertvolle Zeit im Projekt vergeudet. Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass mit der Änderung einer schon längst getroffenen Entscheidung auch viele nachfolgende Entscheidungen revidiert oder zumindest nochmals überdacht werden müssen. Dies kann Terminverschiebungen und hohe Folgekosten nach sich ziehen.

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Endlosdebatten ohne Ende?

Doch worin bestehen die Ursachen für derartige Endlos-Debatten? Basis dafür ist natürlich immer eine entsprechende Unternehmenskultur, die so etwas zulässt bzw. unterstützt. Eine Ursache ist aber oft auch ein schwacher Projektleiter. Solange Teammitglieder eine Entscheidung nicht akzeptieren wollen, werden sie diese in Frage stellen bzw. sich ihr widersetzen.

Hier ist der Projektleiter gefordert. Er muss eindeutig klarmachen, ab wann eine Entscheidung zu akzeptieren ist und Diskussionen und Widersprüche zu beenden sind. Eine schwierige Aufgabe? Selbstverständlich! Dazu bedarf es auch einer gehörigen Portion Mut. Aber deshalb gibt es ja auch einen Projektleiter. Eine seiner Hauptaufgaben im Projekt ist es, laufend Entscheidungen zu treffen, damit das Projektteam erfolgreich in Richtung des Projektziels marschieren kann.

Entscheidungen sind zu akzeptieren

Es ist wichtig, dem Projektteam bewusst zu machen, dass eine Entscheidung zu akzeptieren und zu befolgen nicht bedeutet, mit der Entscheidung einverstanden zu sein. Gewisse Sachverhalte muss man eben akzeptieren. Man kann schließlich nicht verordnen, dass alle aus dem Team der gleichen Meinung sein müssen.

Eine Entscheidung zu akzeptieren bedeutet aber, dass die Projektteammitglieder diese nicht mehr weiter diskutieren bzw. – noch schlimmer – bekämpfen, sondern entsprechend der Entscheidung ihr Handeln und Tun ausrichten. Unwesentlich dabei ist es, ob sie mit der Entscheidung einverstanden sind, oder nicht.

Entscheidungen einfach vorzugeben, führt selten zum Ziel!

Wie wird im Militärbereich entschieden

Ein kleiner Ausflug in den Militärbereich: Wenn der Kommandant eines Atom-U-Bootes nach Diskussion mit seinem Stab die Entscheidung trifft, einen Torpedo abzuschießen (warum auch immer) und einen diesbezüglichen Befehl gibt, können Sie mit vermutlich 100%iger Sicherheit davon ausgehen, dass die gesamte Mannschaft des U-Bootes den Befehl akzeptiert und unverzüglich umsetzt – auch wenn vielleicht nicht alle damit einverstanden sind. Warum ist das so?

Ganz einfach: In jeder Armee gibt es klare Regeln zur Entscheidungsfindung. Hier ist geregelt, wie und durch wen eine Entscheidung getroffen wird. Es ist aber auch festgelegt, dass eine Entscheidung, wenn sie einmal „von oben“ getroffen ist, ohne Rückfragen unterstützt werden muss. Und natürlich gibt es auch Konsequenzen, wenn sich jemand nicht daran hält. Stellen Sie sich vor, die Untergebenen im U-Boot würden anfangen, zu diskutieren, ob die Entscheidung des Kommandanten auch wirklich vernünftig ist, oder sich vielleicht weigern, den Befehl auszuführen. Dies könnte im Ernstfall der gesamten Mannschaft das Leben kosten.

Das kann man doch nicht vergleichen!

Wenn Sie jetzt sagen: „Das kann man doch nicht vergleichen!“, stimme ich Ihnen natürlich zu! So drastisch ist es im Projektgeschäft selbstverständlich nicht. Deshalb ist Rückfragen ja auch meist erlaubt oder sogar erwünscht. Doch auch hier steht einiges auf dem Spiel, wenn Entscheidungen nicht unterstützt werden, wenn es sich auch „nur“ um Zeit und Geld handelt. Es lohnt sich auf jeden Fall, auch in Projekten genau zu definieren, wer wann worüber zu entscheiden hat und wer dabei mitreden darf und wer nicht. Vor allem in Krisensituationen, wenn schnell gehandelt werden muss, sind solch vordefinierten Procedere im wahrsten Sinne Gold wert.

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Ein guter Projektleiter macht seinem Team unmissverständlich klar, wenn eine Entscheidung ohne Diskussion und Widerspruch zu akzeptieren ist.

So werden Entscheidungen akzeptiert

  • Sie benötigen einen möglichst klaren Prozess zur Entscheidungsfindung. Dieser beinhaltet Regeln, wie und von wem Entscheidungen getroffen werden, aber auch – ganz wichtig – Regelungen, wie mit einmal getroffenen Entscheidungen zukünftig umgegangen wird.
  • Damit der Prozess auch funktioniert, müssen Sie aber auch dafür sorgen, dass alle im Projektteam darüber Bescheid wissen. Erst wenn diese Hürde gemeistert ist, können sie erwarten, dass Ihr Projektteam einmal getroffene Entscheidungen auch akzeptiert.
  • Ein Entscheidungsprozess muss selbstverständlich maßgeschneidert sein, dabei ist das Unternehmens- und Projektumfeld zu berücksichtigen. Beispiel: Mit einem strikten Entscheidungsprozess, den Sie vom Militär übernehmen, werden Sie bei einem Softwareentwicklungsteam, das kreativ sein soll, nicht weit kommen.
  • Die Unternehmenskultur spielt auch noch wesentlich mit. Wenn es im Unternehmen geduldet ist, eine Entscheidung nur dann zu befolgen, wenn man mit ihr einverstanden ist, dann werden sie daran auch als Projektleiter nicht viel ändern können. Hier ist es Aufgabe der Linienvorgesetzten – das wären dann Ihre ersten Ansprechpartner als Projektleiter – dafür zu sorgen, dass Entscheidungen, sobald sie einmal getroffen sind, auch akzeptiert und befolgt werden.

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Literaturhinweise