Erfolgreich delegieren

Delegation ist so etwas wie ein Zauberwort in der heutigen Zeit. Wenn du keine Zeit hast, delegier einfach ein paar Aufgaben an andere! Doch so einfach ist das gar nicht. Erstens ist Delegation mehr, als andere für sich arbeiten zu lassen und zweitens können auch beim Delegieren Fehler passieren, die die mögliche Zeitersparnis dann erst wieder zunichte machen.

„Delego“ im Lateinischen bedeutet „jemanden schicken“ oder „jemanden beauftragen“. Ein Delegierter vertritt die Interessen seines Landes im Ausland. Delegation bedeutet also, jemand anderen zu beauftragen, eine Aufgabe zu erledigen. Dabei ist Delegation mehr als eine schlichte Arbeitsanweisung. Im Zusammenhang mit Delegation steht auch meist die Übertragung der Kompetenz, Entscheidungen zu treffen, die im Zuge der Ausführung nötig sind. Diese Entscheidungsbefugnis ist im Normalfall zeitlich begrenzt. Nach Erledigung entscheidet der Delegierende wieder selbst.


Beispiel:
Eine Arbeitsanweisung ist, die Tochter mit dem Einkaufszettel in den Supermarkt einkaufen zu schicken. Delegation ist, die Tochter ohne Einkaufszettel in den Supermarkt zu schicken, und ihr die Entscheidungskompetenz zu übertragen, welche Lebensmittel sie kauft. Das heißt aber nicht, dass in Zukunft immer die Tochter entscheidet, was eingekauft wird.

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Warum wird zu wenig delegiert?

Vor allem im Management ist Delegation ein häufig gebrauchtes Stichwort. Führungskräfte können nicht mehr alle Aufgaben selbst erledigen. Doch nach wie vor schrecken viele Manager vor der Delegation zurück. Dafür kann es vielseitige Gründe geben.

Keine Delegation von Verantwortung

Die Letztverantwortung bleibt immer bei Delegierenden. Wenn der Beauftragte die Aufgabe nicht gut genug ausführt, kann sich der Delegierende nicht aus der Verantwortung ziehen, sondern muss dafür gerade stehen. Man muss beim Delegieren nun mal leider einen Kompromiss eingehen: Man selber hat mehr Zeit für andere Tätigkeiten, dafür wird die delegierte Aufgabe vielleicht nicht exakt in der gewünschten Art und Weise oder vielleicht auch mit nicht so hoher Qualität erledigt.

Mangelndes Vertrauen in die Mitarbeiter

Wer nicht von der Leistungsfähigkeit seiner Mitarbeiter überzeugt ist, tut sich mit Delegation besonders schwer. Wer von vorneherein glaubt, dass nur er diese Aufgabe erledigen kann, kommt gar nicht auf die Idee, sie zu delegieren. Deshalb gilt der Leitsatz: Tu nichts selber, was du nicht selber tun musst. Überlegen Sie, wer Ihnen etwas abnehmen könnte. Und dann haben Sie Vertrauen, dass es gut gemeistert wird. Viele Mitarbeiter wachsen mit der Aufgabe.

„Bevor ich das erkläre, mach ich es lieber selbst!“

Diesen Satz haben Sie sicher auch schon oft in den Mund genommen. Aber überlegen Sie: Bei fähigen Mitarbeitern braucht man Dinge nur einmal zu erklären – und Sie brauchen die Aufgabe im Idealfall nie wieder selbst zu erledigen.

„Angst“ des Delegierenden

Viele Vorgesetzte delegieren auch deshalb nicht, weil sie Angst haben. Angst sich überflüssig zu machen, Angst, dass der Beauftragte die Aufgabe vielleicht sogar besser erledigt als er selbst und sein eigener Chef darauf aufmerksam wird oder Angst nicht mehr als einziger Experte anerkannt zu sein.

Freude an der Arbeit

Viele Führungskräfte wollen gewisse Aufgaben auch nicht delegieren, weil sie sie schlicht und einfach gerne machen. Manche Menschen sind einfach nicht für strategische Führungsaktivitäten geschaffen, sondern lieben das Operative, Inhaltliche, Erschaffende, die Aufgaben, wo man innerhalb kürzester Zeit Resultate sieht und sagen kann: Das habe ich geleistet.

Motivierend delegieren, kontrollieren, kritisieren: Wie Sie Mitarbeiter aktivieren statt frustrieren (Whitebooks)
  • Hartmut Laufer
  • Herausgeber: GABAL
  • Auflage Nr. 1 (21.03.2017)
  • Gebundene Ausgabe: 184 Seiten

Fehler beim Delegieren

  • Die Aufgabe wird in uninteressante „Brocken“ ohne Entscheidungskompetenz zerstückelt und auf mehrere Personen aufgeteilt – dies entspricht eher eine Arbeitsanweisung
  • Nicht die Aufgabe, sondern Stress wird weitergegeben
  • Die „Rosinen“ einer Aufgabe behält der Vorgesetzte für sich selbst
  • Die Aufgabe wird immer nur dem dafür formal Qualifizierten übertragen, ohne auch anderen eine Entwicklungschance zu geben
  • Der Delegierende hält wesentliche Ressourcen, insbesondere Information, für das Durchführen einer Aufgabe zurück, um in jedem Falle noch Pfeile im Köcher zu haben – aus Angst vor Machtverlust
  • Die für die Durchführung erforderlichen Kompetenzen sind zu knapp bemessen
  • Der Delegierende versucht beim ersten Anzeichen eines Problems, die Delegation zurückzunehmen oder zumindest hineinzuregieren, auch wenn eine Hilfestellung ausreichend wäre
  • Erfolgsmeldungen und Anerkennung werden vorenthalten. Die Lorbeeren des Erfolgs müssen dem zukommen, der die Arbeit in Delegation durchgeführt hat. Es gibt nur wenige Maßnahmen, die derart demoralisieren, wie der Versuch eines Vorgesetzten, den Erfolg voll auf sein eigenes Konto zu buchen.

Wie delegiere ich richtig?

Wie bei jeder Aufgabe ist das allerwichtigste, das Ziel zu transportieren, welches am Ende einer Aufgabe stehen soll. Um auf unser Beispiel mit dem Einkauf zurückzukommen: Die Tochter muss wissen, was es zum Mittagessen geben soll. Wie sonst soll sie die Zutaten dafür besorgen können?

Und wenn einmal etwas schief geht, wenn einmal etwas vergessen wurde beispielsweise, geben Sie dem Beauftragten die Chance, den Fehler selbst auszubügeln. Lassen Sie die Tochter selbst entscheiden, wie wichtig die vergessene Zutat ist, ob man sie einfach weglassen kann, ob man improvisiert, oder ob sie vielleicht noch einmal einkaufen geht. Mit der Zeit wird sie lernen, wie sie nichts mehr vergisst.