Erfolgreiche Moderation von Meetings

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In Projekten aber auch in der Arbeitsroutine werden immer mehr Ergebnisse in Meetings, Workshops und Konferenzen erarbeitet. Oft verlaufen solche Meetings aber eher chaotisch und am Schluss sind die Ergebnisse für alle Teilnehmer unbefriedigend. Was ist der Grund dafür? Meist ist es mangelnde bzw. wenig effiziente Moderation.

Oft scheitert es  auch an unzureichender Vorbereitung. Nachfolgend ein Überblick, was im Rahmen der Vorbereitung für eine Moderation zu beachten ist.


Eine gut vorbereitete Moderation spart Zeit und Nerven!


1Die Rolle des Moderators

Der Moderator ist der Leiter einer Arbeits- oder Gesprächsrunde. Er muss nicht durch sein Expertenwissen glänzen – im Gegenteil – in seiner Rolle als Moderator muss er seine eigenen Interessen und Meinungen zurückstellen. Der Moderator führt die Gruppe. Er ist hierbei in erster Linie Coach der Gruppe, d.h. er unterstützt die Teilnehmer, eigenverantwortlich zu arbeiten und Lösungen, Ergebnisse, Entscheidungen, etc. zu finden. Die Führung des Moderators geschieht durch gezielte Fragestellungen. Der Moderator ist Methodenspezialist und nicht inhaltlicher Experte, er muss sich aber in das behandelte Thema hineindenken können.

Durch das Arbeiten mit den richtigen Fragen hilft der Moderator der Gruppe, zu vernünftigen Ergebnissen zu kommen, durch Zusammenfassen und inhaltliche Pointierung bringt er selbst verschwommene Inhalte in eine klare und verwendbare Form. Während die Inhalte von der Gruppe eingebracht werden, ist der Moderator für die Struktur der Sitzung verantwortlich. Hier liegt auch schon der erste Fallstrick. Wenn Sie sich selbst inhaltlich einbringen wollen, dann sollte jemand anderer die Moderation des Meetings übernehmen.

2Aufgaben des Moderators

  • Klärung des Auftrags und der Ziele der Moderation
  • Erstellung der Dramaturgie
  • Organisatorische Vorbereitung der Sitzung
  • Einführung in die Thematik
  • Setzen der Moderationsinhalte
  • Steuerung des Diskussionsprozesses
  • Pointierung der Inhalte und inhaltliche Klärung verschwommener Beiträge
  • Verantwortung für die Visualisierung und Dokumentation der Ergebnisse

3In 4 Schritten zur perfekten Moderation

1) Der Moderationsauftrag

Wenn Sie eine Moderation übernehmen, so besteht Ihre erste Aufgabe darin, sich einen klaren und durchführbaren Moderationsauftrag zu holen. Meist sind Auftraggeber nicht in der Lage, ihren Moderationsauftrag präzise zu formulieren. Deshalb fällt diese Aufgabe Ihnen als Moderator zu. Fragen Sie einfach direkt: „Was erwarten Sie von mir als Moderator?“ Klären Sie ab: Worum geht es? Was soll erreicht werden? Wer will die Ergebnisse haben? Wo und wann soll es stattfinden? Wer sind die Teilnehmer?

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2) Inhaltliche Vorbereitung

Ist Ihr Moderationsauftrag klar, geht es an die inhaltliche Vorbereitung.

  • Zu welchen Ergebnissen sollen Sie die Gruppe führen?
  • Wer soll teilnehmen? Wer soll nicht teilnehmen? Warum bzw. warum nicht?
  • Welche Aspekte sind zu berücksichtigen?
  • Gibt es Hintergrundinformationen?
  • Wurde das Thema schon behandelt?
  • Wie sollen die Arbeitsergebnisse aufbereitet werden?
  • Gibt es Teilnehmer, die andere Ziele verfolgen?
  • Mit welchen Konflikten und Schwierigkeiten ist zu rechnen?

3) Ablauf der Veranstaltung

Damit die Veranstaltung möglichst ohne Überraschungen abläuft, müssen Sie sich als Moderator einen detaillierten Ablaufplan zurechtlegen.

  • Wie kann Ihr Auftraggeber (der Einladende) seine Rolle deutlich machen (Begrüßung der Teilnehmer? Kurzreferat zum Thema?)
  • Wie sollen die Teilnehmer an das Thema herangeführt werden?
  • Wer kann inhaltliche Inputs zum Thema bringen (z.B.: Kurzpräsentation, Vortrag)?
  • Mit welchen Methoden und Techniken soll an den Ergebnissen gearbeitet werden?
  • Wie viel Zeit benötigen die einzelnen Arbeitsphasen?
  • Welche Unterlagen müssen vorbereitet werden?
  • Gibt es Vorab-Informationen, die die Teilnehmer erhalten sollen?
  • Sollen die Teilnehmer Unterlagen mitbringen?
  • Wie und wann werden die Unterlagen eingesetzt?
  • Welche Stimmung und Einstellung gibt es bei den Teilnehmern zum Thema?
  • Welche Pausen sind sinnvoll/notwendig? Wie lange?
Besprechungen erfolgreich moderieren: Kommunikationstechniken für Leiter und Teilnehmer (Whitebooks)
  • Josef W. Seifert
  • Herausgeber: GABAL
  • Auflage Nr. 16 (24.04.2015)
  • Gebundene Ausgabe: 140 Seiten

4) Organisatorisches

Die perfekte Organisation einer Veranstaltung ist das Fundament für eine erfolgreiche Abwicklung:

  • Wann soll die Veranstaltung stattfinden?
  • Was ist die optimale Dauer der Veranstaltung?
  • Stehen die An- und Abfahrtszeiten der Teilnehmer in vernünftiger Relation zur Dauer?
  • Ist der Raum geeignet (Größe, Licht, Möblierung, etc.)?
  • Wie soll die Bestuhlung aussehen?
  • Ist die Raumausstattung zufrieden stellend (Moderationskärtchen, Flipchart- und Pinwand-Papier, Flipchart-Stifte, Stecknadeln, etc.)?
  • Wie sieht die technische Raumausstattung aus (Beamer, PC, Leinwand, Verdunkelungsmöglichkeit)?
  • Ist für Verpflegung in den Pausen gesorgt (Kaffee, Getränke, Essen)?
  • Ist die Raumreservierung erfolgt?
  • Wurden alle Teilnehmer eingeladen?
  • Wurde die Agenda rechtzeitig an die Teilnehmer versendet?
  • Wie erfolgt die Sicherung und Dokumentation der erarbeiteten Ergebnisse?
  • Wird ein Protokoll benötigt? Wenn ja, wer erstellt es?

Haben Sie die 4 Themenblöcke durchgearbeitet und für sich passend vorbereitet, dann können Sie einmal tief durchatmen. Jetzt kann nicht mehr viel schief gehen.

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Ihrer Moderation können Sie jetzt auf jeden Fall entspannt entgegen sehen. Viel Erfolg!


4Praxistipps

  • Wenn Sie wissen, dass Sie beim geplanten Thema nicht neutral bleiben können, sollten Sie eine Moderation ablehnen
  • Lassen Sie sich nicht für eine Moderation von scheindemokratischen Alibi-Veranstaltungen einspannen
  • Moderieren Sie nur Veranstaltungen, die Sie selbst vorbereitet haben
  • Lösen Sie zu bearbeitenden Probleme nicht selbst, sondern sorgen Sie dafür, dass die Gruppe die Aufgaben lösen kann

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5Literaturhinweise

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Projektcontrolling: Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern
Roland Wanner - Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform - Auflage Nr. 1 (10.11.2013) - Taschenbuch: 280 Seiten
Projektmanagement mit Excel: Projekte planen, überwachen und steuern. Für Excel 2010, 2013 und 2016
Ignatz Schels, Uwe M. Seidel - Herausgeber: Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG - Gebundene Ausgabe: 346 Seiten
Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden
Nicolai Andler - Herausgeber: Publicis - Auflage Nr. 6 (01.07.2015) - Gebundene Ausgabe: 512 Seiten
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