In Projekten aber auch in der Arbeitsroutine werden immer mehr Ergebnisse in Meetings, Workshops und Konferenzen erarbeitet. Die Moderation dieser Meetings ist eine wichtige Aufgabe um erfolgreich zu sein.
Oft verlaufen solche Meetings chaotisch und am Schluss sind die Ergebnisse für alle Teilnehmer unbefriedigend. Was ist der Grund dafür? Meist ist es mangelnde bzw. wenig effiziente Moderation. Oft scheitert es auch an unzureichender Vorbereitung.
Nachfolgend ein Überblick, worauf im Rahmen der Vorbereitung für eine Moderation zu achten ist.
Eine gut vorbereitete Moderation spart Zeit und Nerven!
Inhaltsverzeichnis
Die Rolle des Moderators
Führung der Gruppe
Der Moderator ist der Leiter einer Arbeits- oder Gesprächsrunde. Er muss nicht durch sein Expertenwissen glänzen – im Gegenteil – in seiner Rolle als Moderator muss er seine eigenen Interessen und Meinungen zurückstellen. Der Moderator führt die Gruppe. Er ist hierbei in erster Linie Coach der Gruppe, d.h. er unterstützt die Teilnehmer, eigenverantwortlich zu arbeiten und Lösungen, Ergebnisse, Entscheidungen, etc. zu finden.
Der Moderator ist nicht der inhaltliche Experte
Die Führung des Moderators geschieht durch gezielte Fragestellungen. Der Moderator ist Methodenspezialist und nicht inhaltlicher Experte, er muss sich aber in das behandelte Thema hineindenken können. Durch das Arbeiten mit den richtigen Fragen hilft der Moderator der Gruppe, zu vernünftigen Ergebnissen zu kommen, durch Zusammenfassen und inhaltliche Pointierung bringt er selbst verschwommene Inhalte in eine klare und verwendbare Form.
Inhalte und Struktur
Während die Inhalte von der Gruppe eingebracht werden, ist der Moderator für die Struktur der Sitzung verantwortlich. Hier liegt auch schon der erste Fallstrick. Wenn Sie sich selbst inhaltlich einbringen wollen, dann sollte jemand anderer die Moderation des Meetings übernehmen.
Aufgaben des Moderators
- Klärung des Auftrags und der Ziele der Moderation
- Erstellung der Dramaturgie
- Organisatorische Vorbereitung der Sitzung
- Einführung in die Thematik
- Setzen der Moderationsinhalte
- Steuerung des Diskussionsprozesses
- Pointierung der Inhalte und inhaltliche Klärung verschwommener Beiträge
- Verantwortung für die Visualisierung und Dokumentation der Ergebnisse
In 4 Schritten zur perfekten Moderation
1) Der Moderationsauftrag
Wenn Sie eine Moderation übernehmen, so besteht Ihre erste Aufgabe darin, sich einen klaren und durchführbaren Moderationsauftrag zu holen. Meist sind Auftraggeber nicht in der Lage, ihren Moderationsauftrag präzise zu formulieren. Deshalb fällt diese Aufgabe Ihnen als Moderator zu.
Fragen Sie einfach direkt: „Was erwarten Sie von mir als Moderator?“
Klären Sie ab:
- Worum geht es?
- Was soll erreicht werden?
- Wer will die Ergebnisse haben?
- Wo und wann soll es stattfinden?
- Wer sind die Teilnehmer?
2) Inhaltliche Vorbereitung
Ist Ihr Moderationsauftrag klar, geht es an die inhaltliche Vorbereitung.
- Zu welchen Ergebnissen sollen Sie die Gruppe führen?
- Wer soll teilnehmen? Wer soll nicht teilnehmen? Warum bzw. warum nicht?
- Welche Aspekte sind zu berücksichtigen?
- Gibt es Hintergrundinformationen?
- Wurde das Thema schon behandelt?
- Wie sollen die Arbeitsergebnisse aufbereitet werden?
- Gibt es Teilnehmer, die andere Ziele verfolgen?
- Mit welchen Konflikten und Schwierigkeiten ist zu rechnen?
3) Ablauf der Veranstaltung
Damit die Veranstaltung möglichst ohne Überraschungen abläuft, müssen Sie sich als Moderator einen detaillierten Ablaufplan zurechtlegen.
- Wie kann Ihr Auftraggeber (der Einladende) seine Rolle deutlich machen? (Begrüßung der Teilnehmer? Kurzreferat zum Thema?)
- Wie sollen die Teilnehmer an das Thema herangeführt werden?
- Wer kann inhaltliche Inputs zum Thema bringen (z.B.: Kurzpräsentation, Vortrag)?
- Mit welchen Methoden und Techniken soll an den Ergebnissen gearbeitet werden?
- Wie viel Zeit benötigen die einzelnen Arbeitsphasen?
- Welche Unterlagen müssen vorbereitet werden?
- Gibt es Vorab-Informationen, die die Teilnehmer erhalten sollen?
- Sollen die Teilnehmer Unterlagen mitbringen?
- Wie und wann werden die Unterlagen eingesetzt?
- Welche Stimmung und Einstellung gibt es bei den Teilnehmern zum Thema?
- Welche Pausen sind sinnvoll/notwendig? Wie lange?
4) Organisatorisches
Die perfekte Organisation einer Veranstaltung ist das Fundament für eine erfolgreiche Abwicklung:
- Wann soll die Veranstaltung stattfinden?
- Was ist die optimale Dauer der Veranstaltung?
- Stehen die An- und Abfahrtszeiten der Teilnehmer in vernünftiger Relation zur Dauer?
- Ist der Raum geeignet (Größe, Licht, Möblierung, etc.)?
- Wie soll die Bestuhlung aussehen?
- Ist die Raumausstattung zufrieden stellend (Moderationskärtchen, Flipchart- und Pinwand-Papier, Flipchart-Stifte, Stecknadeln, etc.)?
- Wie sieht die technische Raumausstattung aus (Beamer, PC, Leinwand, Verdunkelungsmöglichkeit)?
- Ist für Verpflegung in den Pausen gesorgt (Kaffee, Getränke, Essen)?
- Ist die Raumreservierung erfolgt?
- Wurden alle Teilnehmer eingeladen?
- Wurde die Agenda rechtzeitig an die Teilnehmer versendet?
- Wie erfolgt die Sicherung und Dokumentation der erarbeiteten Ergebnisse?
- Wird ein Protokoll benötigt? Wenn ja, wer erstellt es?
Haben Sie die 4 Themenblöcke durchgearbeitet und sich entsprechend vorbereitet, dann können Sie einmal tief durchatmen. Jetzt kann nicht mehr viel schief gehen.
Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Ihrer Moderation können Sie jetzt auf jeden Fall entspannt entgegen sehen. Viel Erfolg!
Ihre Veranstaltung findet digital statt? Dann sind möglicherweise unsere 8 Tipps interessant, mit denen Sie Online-Meetings effizient gestalten!
Praxistipps zur Meeting-Moderation
- Wenn Sie wissen, dass Sie beim geplanten Thema nicht neutral bleiben können, sollten Sie eine Moderation ablehnen.
- Lassen Sie sich nicht für eine Moderation von scheindemokratischen Alibi-Veranstaltungen einspannen.
- Moderieren Sie nur Veranstaltungen, die Sie selbst vorbereitet haben.
- Starten Sie immer pünktlich! Sprechen Sie Zuspätkommende nicht extra an, sondern nicken Sie ihnen nur kurz zu und fahren Sie im Programm fort.
- Halten Sie sich an die Agenda und vertagen Sie ausufernde Ad-hoc-Themen und -Diskussionen auf einen eigenen Termin, der im Protokoll vermerkt wird.
- Achten Sie darauf, dass alle zu Wort kommen und fordern Sie auch stille Teilnehmer mit Blickkontakt auf, sich zu äußern.
- Lösen Sie zu bearbeitenden Probleme nicht selbst, sondern sorgen Sie dafür, dass die Gruppe die Aufgaben lösen kann.
- Nehmen Sie eine fragende Haltung ein, denn wer fragt der führt!
- Fragen Sie nicht nach Schuldigen, sondern nach den Ursachen, nicht nach dem WER, sondern nach dem WIE oder WARUM?
- Ermuntern Sie Teilnehmer, ihre Aussagen zu präzisieren, indem Sie fragen: Wie sollen wir das im Protokoll festhalten?
