FAQs Kick-off-Meeting

Das „Kick-Off-Meeting“ stellt den Auftakt eines Projektes dar. Ziel ist es, alle  Projektbeteiligten auf einen gemeinsamen Informationsstand zu bringen, die Ziele, den Sinn und Nutzen sowie die strategische Stoßrichtung des Projekts zu vermitteln und die Basis für die gemeinsame Zusammenarbeit im Projekt zu legen. Dabei kann man aber auch einiges falsch machen. Nachfolgend einige Fragen samt Antworten, die sich zum Kick-Off-Meeting eigens Projekt immer wieder stellen.


Wird das Kick-Off-Meeting nicht überbewertet? Die meisten Projektmitarbeiter haben zu diesem Zeitpunkt sowieso schon ausreichend Information über das Projekt.

Ein Kick-off-Meeting sollte auf jeden Fall veranstaltet werden! Sicher haben die Projektmitarbeiter bereits Informationen zum Projekt. Aber woher? Fragwürdige Quellen wie Einzelgespräche, E-Mails, bilaterale Gespräche zwischen Tür und Angel oder die Gerüchteküche liefern hier in erster Linie Informationsbrocken. Daraus zu schlussfolgern, dass sie schon genügend informiert sind ist schlicht und einfach falsch. Richtig ist: Die Mitarbeiter haben zwar viele Informationen, aber wenig davon ist „offiziell“ und niemand hat alle Informationen, daher gibt es zu diesem Zeitpunkt auch viele Gerüchte und Interpretationen zum Projekt.

Ziel des Projekt Kick-Off-Meetings ist es, genau dies auszuräumen. Es soll klar dargestellt werden: was sind die Projektziele, warum sind diese so wichtig, wer will das Projekt, was ist der erwartete Nutzen, wann soll es fertig sein, wer soll mitarbeiten, wie wird die Zusammenarbeit im Projekt sein, gibt es Vorgaben und Richtlinien und zu guter letzt: was ist meine eigene Rolle im Projekt und was wird von mir erwartet? Am Ende eines erfolgreichen Kick-Off-Meetings sollten alle diese Fragen eindeutig beantwortet sein. Alle Beteiligten haben den gleichen hohen Informationsstand und ein – zumindest sehr ähnliches – Bild vom Projekt. Das gibt Sicherheit und schafft Orientierung für die weitere Zusammenarbeit.

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Ist es notwendig, dass beim Kick-Off-Meeting alle Projektbeteiligten anwesend sind? Bei größeren Projekten kommt man da ja manchmal auf 30 bis 40 Teilnehmer.

Ja, unbedingt. Gerade bei großen Projekten und damit auch großen Projektteams, ist es aber wichtig, dass alle Beteiligten die gleichen Informationen zum Projekt erhalten. Nur so vermeiden Sie anschließende Diskussionen in der Phase des Projektstarts. Sicher kann es sein, dass bei großen Projektteams nicht alle Mitarbeiter anwesend sind. Planen Sie den Termin frühzeitig und laden Sie alle Projektbeteiligten rechtzeitig ein. Überlegen Sie sich für die Personen, die nicht am Kick-Off teilnehmen können (z.B. wegen Urlaub, Krankheit, Dienstreise, etc.), wie diese die notwendigen Informationen erhalten werden.


Mein Projektauftraggeber hat keine Zeit, um am Kick-Off-Meeting teilzunehmen. Soll es auch ohne ihn stattfinden?

Nein. Wenn der Projektauftraggeber am vorgesehenen Termin des Kick-Off-Meetings keine Zeit hat, muss ein anderer Termin gefunden werden. Der Projektauftraggeber muss das gesamte Kick-off-Meeting über anwesend sein. Lassen Sie sich nicht mit einem alibi-mäßigen „Ich sag halt ein paar Begrüßungsworte“ abspeisen. Wenn er es nicht für notwendig erachtet, daran teilzunehmen, erklären Sie ihm, welches Bild er damit transportiert und was dies für Konsequenzen für den weiteren Projektverlauf nach sich zieht.

Der Projektauftraggeber ist in der Regel eine Person, die im Unternehmen Macht und Einfluss hat. Seine Hauptaufgabe beim Kick-off ist, allen Beteiligten zu zeigen, dass er es ist, der dieses Projekt erfolgreich umsetzen will und warum er das will. Aus seinem eigenen Mund sind diese Worte viel mächtiger, als wenn „nur“ der Projektleiter erläutert, was der Auftraggeber wünscht. Die Teilnahme des Projekt-Auftraggebers am Kick-off-Meeting symbolisiert außerdem, dass der Auftraggeber voll und ganz hinter seinem Projekt und dem Projektleiter steht und er auch die notwendigen finanziellen und personellen Mittel zur Verfügung stellen wird.

Auch die beste Entschuldigung für ein Fernbleiben gilt hier nicht – die Teilnehmer ziehen ihre eigenen Schlüsse und zumindest unbewusst transportiert es, welchen Stellenwert das Projekt für den Auftraggeber und für das Unternehmen hat. Denn wichtig ist, wofür man sich Zeit nimmt. Also: Überzeugen Sie Ihren Projektauftraggeber, dass er am gesamten Kick-Off-Meeting teilnimmt und sich klar und eindeutig hinter das Projekt stellt – es wird Ihnen das weitere Leben als Projektleiter um ein Vielfaches erleichtern!


In meinem Projekt ist auch ein Lenkungsausschuss vorgesehen. Sollen die Mitglieder des Lenkungsausschusses auch zum Kick-Off eingeladen werden?

Ja, unbedingt. Je hochkarätiger der Lenkungsausschuss besetzt ist, desto mehr wird die Bedeutung des Projektes durch die Teilnahme unterstrichen. Gewonnen haben Sie, wenn Sie einen Geschäftsführer oder Vorstand im Lenkungsausschuss haben und er beim Kick-Off-Meeting erscheinen kann. Versuchen Sie das Kick-Off-Meeting so zu legen, dass es den Mitgliedern des Lenkungsausschusses leicht gemacht wird, daran teilzunehmen. Stimmen Sie den Termin rechtzeitig im Vorfeld mit ihnen ab. Wenn einige Personen Zweifel haben, ob es wirklich notwendig ist am Kick-Off teilzunehmen, überzeugen Sie diese.

Hier gelten die gleichen Argumente wie für eine Teilnahme des Projektauftraggebers. Das ist gleich die erste Aktivität zum Stakeholder-Management. Erteilen Sie den anwesenden Lenkungsausschussmitgliedern eine aktive Rolle beim Kick-Off – ein paar kurze Statements zum Projekt, was immer diese gerne sagen wollen. Sie werden sich wundern, wie hilfreich diese Unterstützung für das Projekt ist. Klar, wenn aus terminlichen Gründen nicht alle Mitglieder des Lenkungsausschusses teilnehmen können, dann werden Sie das Kick-Off trotzdem veranstalten. Nur die Teilnahme des Projektauftraggebers ist zwingend.


Mein Projektziel ist noch nicht klar definiert – mit meinem Projektauftraggeber habe ich deshalb immer wieder Diskussionen. Soll ich das Kick-Off-Meeting nutzen, um die Projektziele mit allen Teilnehmern zu schärfen?

Nein. Beim Kick-Off geht es darum, allen Beteiligten Klarheit über das Projekt, die Projektziele, die erwarteten Resultate, das geplante Vorgehen und die Zusammenarbeit im Projektteam zu verschaffen. Dadurch entsteht Handlungssicherheit und Orientierung. Wenn Sie diese Punkte nicht klar und eindeutig darstellen können, dann haben Sie Ihre Hausaufgaben als Projektleiter noch nicht abgeschlossen und es ist auch noch zu früh, um ein Projekt Kick-Off-Meeting abzuhalten.

Wenn Sie das Projektziel beim Kick-Off öffentlich in Frage stellen und im Plenum diskutieren, erreichen Sie genau das Gegenteil: Verunsicherung wird sich breit machen und viele Fragen werden aufkommen, die unter diesen Umständen nicht beantwortet werden können. Unter der Hand wird man munkeln, dass nicht einmal der Projektauftraggeber und der Projektleiter genau wissen, wofür das Projekt gut sein soll. Na, warum soll man sich denn dann dafür anstrengen, kann ja wohl nicht so wichtig sein.

Projektmanagement: Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehmen
  • Gerold Patzak, Günter Rattay
  • Herausgeber: Linde Verlag Ges.m.b.H.
  • Auflage Nr. 62014 (13.08.2014)
  • Gebundene Ausgabe: 744 Seiten

In meinem Projektteam sind auch viele Mitarbeiter mit einer kritischen Einstellung zum Projekt. Ist es nicht besser, wenn ich diese nicht einlade, damit die Stimmung beim Kick-Off nicht getrübt wird?

Nein. Gerade diese kritischen Stimmen benötigen klare Informationen und Aussagen zum Projekt, dazu ist das Kick-Off-Meeting die geeignete Plattform. Wenn nicht hier, dann wird die Kritik später irgendwo angebracht und Sie erfahren davon vielleicht nicht einmal. Sorgen Sie dafür, dass genügend Raum ist, Kritik bzw. Fragen im Kick-Off anzubringen. Nehmen Sie Kritik und Befürchtungen auf jeden Fall ernst. Entscheiden Sie auch immer, wer notwendige Antworten gibt.

Übergeben Sie passende Fragen an Ihren Projektauftraggeber (der sollte auf jeden Fall hier sein) oder an evtl. anwesende Mitglieder des Lenkungsausschusses. Gibt es Punkte, die nicht sofort zufrieden stellend beantwortet werden können, sorgen Sie dafür, dass für eine spätere Klärung gesorgt wird. So schaffen Sie gleich von Beginn an eine Atmosphäre der offenen Kommunikation im Projekt.


Beim Kick-Off-Meeting sind fast alle Projektbeteiligten anwesend. Ist es nicht sinnvoll gemeinsam auch gleich die Projektplanung zu machen?

Nein. Das Kick-Off dient primär dazu, alle Anwesenden mit Informationen zum Projekt zu versorgen. Ziele, Termine, erwartete Ergebnisse, das Vorgehen, Hintergrundinfos, Projektmitarbeiter, schon vorhandene Planungen, etc. Weiters ist es auch eine gute Gelegenheit, dass sich das Projektteam gegenseitig kennen lernt und die Teamzusammensetzung und die zukünftigen Rollen im Projektteam für alle klar sind (auch die eigene). Das ist damit auch eine erste Teambuilding-Maßnahme. Es geht um Motivation, positive Stimmung und Einschwören auf das Projekt.

Natürlich kann man beim Kick-Off auch einige erste Aufgaben verteilen oder spezifisches Feedback einholen – entweder im Plenum oder in Arbeitsgruppen. Trennen Sie aber die echte Planungsarbeit unbedingt vom Kick-Off-Meeting. Dafür ist ein eigener Termin oder Workshop notwendig. Vermutlich auch in etwas anderer – kleinerer – Zusammensetzung. Sind die Teilnehmer von weit her angereist und Sie wollen dies gleich für die ersten Planungsaktivitäten nützen, dann schließen Sie das Kick-Off formal ab und starten die Projektplanung mit etwas zeitlichem Abstand – als Pause eignet sich gut ein gemeinsamer Social Event (z.B. Mittagessen). Wichtig dabei ist, dass allen Anwesenden klar ist, dass dies jetzt schon die ersten Arbeiten für das Projekt sind.

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Was immer du tun kannst oder träumst es zu können, fang damit an.
– Johann Wolfgang von Goethe


Kick-off-Meeting in Kürze

  • Das Kick-Off-Meeting bringt die Projektbeteiligten auf den gleichen Informationsstand
  • Schafft Bewusstsein über die strategische Stoßrichtung des Projektes und seine Verbindung zu den Unternehmenszielen
  • Transportiert den Projektnutzen
  • Setzt klare Prioritäten gegenüber der Linie und anderen Projekten
  • Dient als erster Schritt für die Regelung der Zusammenarbeit im Projekt
  • Gibt einen ersten Überblick über den inhaltlichen und terminlichen Projektverlauf
  • Fördert die Teamentwicklung
  • Gibt Auskunft über die nächsten Schritte im Projekt