Kernaufgaben einer Projektassistenz

Anzeige

Die Leitung eines Projektes mit hoher Komplexität ist in keinem Fall ein Honig lecken. Doch der Projektleiter kann sich über die Einstellung einer Projektassistenz wertvolle Unterstützung holen. Dies ist kein Zeichen von Schwäche, sondern zeugt von einem professionellen Zugang.

Egal ob die Projektassistenz aus dem eigenen Unternehmen stammt oder von extern hinzugezogen wird, bei guter Qualifikation ist sie in jedem Fall eine wertvolle Entlastung für den Projektleiter und das Projektteam. Hat man sich einmal daran gewöhnte, möchte man nicht mehr missen. Durch ihre Unterstützung ist das Projektteam befähigt, sich auf die essenzielle Projektarbeit zu konzentrieren und das Projekt rasch und effizient zum Erfolg zu führen.


Eine Projektassistenz ist mehr als eine Sekretärin!


Kernaufgaben einer Projektassistenz im Detail

Projektstart:

  • Vor- und Nachbereitung des Kick-Off-Meetings
  • Unterstützung des Projektleiters bei der Erstellung von Projektplänen
    – Projektstrukturplan
    – Arbeitspaket-Beschreibung
    – Terminplan
    – Projektorganisation
    – Projektkommunikationsplan
    – Meilensteinplan
    – Funktionendiagramm
    – Umfeldanalyse
  • Erstellung von standardisierten Templates aller Art wie z.B. Arbeitspaketbeschreibungen, Statusberichte, Rollenbeschreibungen
  • Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit des Projektteams (Koordination des Aufbaus der IT-Infrastruktur, Beschaffung von Projekt-Räumlichkeiten, Büromaterial, etc.)

Projektumsetzung und -controlling:

  • Erstellung von Projektstatusberichten
  • Erstellung von Präsentationen zum Projektstatus für verschiedene Zielgruppen (Projektteam, Projektleiter, Auftraggeber, Lenkungsausschuss, etc.)
  • Aktualisierung der Projektpläne (siehe Projektstart)
  • Terminkoordination von Projektmeetings
  • Vor- und Nachbereitung von Projektmeetings und Workshops (Druck der Unterlagen, Vorbereitung von Flip-Charts, Verpflegung, Sicherstellung der räumlichen Infrastruktur mit PC, Beamer, etc.)
  • Erstellung und Versendung von Meeting-Protokollen
  • Erstellung und Verwaltung von Task- und ToDo-Listen
  • Ablage und Verwaltung von Projektdokumenten (elektronisch und in Papierform)
  • Zentrale Anlaufstelle für die gesamte Projektkommunikation
  • Überblick über Abwesenheiten der Projektmitarbeiter
  • Ansprechpartner für das Projektteam für administrative Fragen aller Art
  • Erstellung bzw. Pflege des Projekthandbuches

Projektmanagement Handbuch - Grundlagen mit Methoden und Techniken für Einsteiger
49 Bewertungen
Projektmanagement Handbuch - Grundlagen mit Methoden und Techniken für Einsteiger
  • Benjamin Michels
  • Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform
  • Taschenbuch: 244 Seiten

Projektabschluss:

  • Vervollständigung der Projektdokumentation (elektronisch und in Papierform)
  • Archivierung der Projektdokumente
  • Unterstützung des Projektleiters bei der Erstellung des Abschlussberichtes
  • Unterstützung des Projektleiters bei der Vorbereitung des Abschluss-Events
  • Organisation und Dokumentation eines Lessons Learned-Workshops

Mögliche Stellenbeschreibung einer Projektassistenz:

  • Theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrung mit Standard-Projektmanagement-Methoden
  • Erfahrung mit Projektmitarbeit und im Projektmanagement-Prozess
  • Sicherer Umgang mit Projektplanungstools (z.B. MS Project)
  • Sicherer Umgang mit MS Office zur Erstellung von Vorlagen und Berichten
  • Sicherung Umgang mit MS Outlook zur Terminvereinbarung
  • Flexibilität bzgl. Arbeitszeiten
  • Eigenverantwortung und Selbstdisziplin
  • Mut, eigene Entscheidungen zu treffen
  • Strukturiertes Arbeiten, eigenständiges Setzen von Prioritäten
  • Sicherheit im Umgang mit Menschen (persönlich und telefonisch)
  • Belastbarkeit in Krisensituationen
  • Organisationstalent
  • Verständnis für Zahlen

Anzeige

Literaturhinweise

Anzeige

Projektcontrolling: Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern
Roland Wanner - Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform - Auflage Nr. 1 (10.11.2013) - Taschenbuch: 280 Seiten
Projektmanagement mit Excel: Projekte planen, überwachen und steuern. Für Excel 2010, 2013 und 2016
Ignatz Schels, Uwe M. Seidel - Herausgeber: Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG - Gebundene Ausgabe: 346 Seiten
Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden
Nicolai Andler - Herausgeber: Publicis - Auflage Nr. 6 (01.07.2015) - Gebundene Ausgabe: 512 Seiten
Anzeige