Kick-Off-Meeting – optimaler Projektstart

Der Begriff „Kick-off“ ist ein häufig zu hörender Begriff, der aus der Sportwelt kommt und Anstoß bedeutet. Vor allem im Fußball wird er häufig verwendet. Auch im Projektmanagement gibt es den Begriff „Kick-off“. Ein“ Kick-Off-Meeting“ ist das Auftaktmeeting zum Projektstart.

Der optimale Projektstart

Am Kick-off Meeting im Projekt nehmen alle Projektbeteiligten teil. Es schafft Klarheit bezüglich der Projektziele und unterstreicht die Bedeutung des Projektes. Das konkrete Vorgehen auf einer groben Zeitschiene wird vorgestellt und die Motivation zum gemeinsamen Handeln geweckt und verstärkt.

Mann kann auch sagen: Das Kick-off Meeting ist eines der wichtigsten Ereignisse im Projektstart zur Bildung einer Basis für gemeinsames Arbeiten im Projekt. Das klingt als könne man hier kaum etwas falsch machen. Oder?

Nicht selten passieren Fehler, deren Folgen sich katastrophal auf den weiteren Projektverlauf auswirken. Das liegt nicht zuletzt daran, dass das Kick-off Meeting nicht nur die Erwartungen der Projektbeteiligten prägt, sondern auch die aller interessierten Beobachter. Hier trifft jeder einzelne seine persönliche Vorentscheidung, in Bezug auf Erfolgschancen des Projektes, welche Bedeutung dem Projekt beigemessen wird und wie sehr man bereit sein wird, sich zu engagieren.

Nachstehend ein Leitfaden für das Kick-off Meeting, welcher auf die wesentlichen Punkte eingeht, die es zu berücksichtigen gilt, um bei allen Projektbeteiligten für die notwendige Transparenz, Orientierung und Motivation zu sorgen.


Das Kick-Off-Meeting – aller Anfang ist nicht schwer, sondern gründlich!


Kick-off-Meeting in Kürze

  • Das Kick-Off-Meeting bringt die Projektbeteiligten auf den gleichen Informationsstand
  • Schafft Bewusstsein über die strategische Stoßrichtung des Projektes und seine Verbindung zu den Unternehmenszielen
  • Transportiert den Projektnutzen
  • Setzt klare Prioritäten gegenüber der Linie und anderen Projekten
  • Dient als erster Schritt für die Regelung der Zusammenarbeit im Projekt
  • Gibt einen ersten Überblick über den inhaltlichen und terminlichen Projektverlauf
  • Fördert die Teamentwicklung
  • Gibt Auskunft über die nächsten Schritte im Projekt

Teilnehmerkreis des Kick-Off-Meetings

Die Gestaltung des Kick-off Meetings liegt in der Verantwortung des Projektleiters. Aber auch die Anwesenheit des Auftraggebers, wichtiger Entscheidungsträger und Stakeholder sind für das Projekt von immenser Bedeutung. Alleine die Anwesenheit dieser Personen verleiht dem Projekt von Anfang an eine höhere Bedeutung.

Der weitere Teilnehmerkreis setzt sich aus den Projekt- und Sub-Teams zusammen, soweit diese bereits bekannt sind. Weiters ist die Anwesenheit von weiteren potenziellen Kandidaten für die Mitarbeit am Projekt zu empfehlen.

Ziele des Kick-Off-Meeting

Information zur Vorgeschichte des Projekts

Eines der wichtigsten Ziele des Kick-off Meetings ist, alle Projektbeteiligten auf den gleichen Informationsstand zu bringen. Am besten funktioniert dies durch die strukturierte Weitergabe von Informationen zur Projektvorgeschichte. Das heißt, es werden alle Projektbeteiligten darüber in Kenntnis gesetzt, welche Herausforderungen im Unternehmen durch die Realisierung des Projektes bewältigt werden sollen. Damit haben Sie den Projektnutzen auf dem Tisch und die Projektbeteiligten entwickeln ein erstes gemeinsames Verständnis für die Notwendigkeit und Priorität des Projektes.

Projektziele und Rahmenbedingungen

In einem nächsten Schritt geht es um das Bewusstmachen der strategischen Stoßrichtung und der zu erreichenden Ziele unter den gegebenen Umständen und Rahmenbedingungen. Als fördernd hat sich auch die Erläuterung des Kontextes zur Unternehmensstrategie herausgestellt, um die Prioritäten gegenüber der Linientätigkeit und anderen Projekten sichtbar zu machen.

Projektorganisation, Rollen im Projekt, Projektkommunikation

Das Schaffen einer organisatorischen Plattform, um die Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten zu regeln, ist ebenfalls eine wichtige Aufgabe, die im Zuge des Kick-off Meetings zu leisten ist. Dazu präsentieren Sie am besten einen ersten Entwurf der Projektorganisation mit einer Beschreibung der wichtigsten Rollen im Projekt.

Die Klärung der Aufgaben und Kompetenzen schafft einen wichtigen Beitrag zur Abgrenzung innerhalb des Teams und sorgt zusätzlich für ein hohes Maß an Orientierung bei allen Beteiligten. Heben Sie insbesondere die Verantwortung hervor, die jeder einzelne für den Gesamterfolg zu tragen hat. Das Festlegen von Regeln für die Zusammenarbeit und Kommunikation rundet diesen wichtigen Teil des Kick-off Meetings hervorragend ab.

Projektroadmap

Das Vorstellen der ersten Planungsschritte in Form einer „Projektroadmap“ ist ein wichtiger Bestandteil jedes Kick-off Meetings. Die Projektroadmap enthält sowohl die wesentlichen Projektphasen als auch die zeitliche Zuordnung von Terminen durch Meilensteine. Detaillierte Planungsinhalte sind in der Regel noch nicht erarbeitet. Dieser Erarbeitungsprozess findet üblicherweise in den anschließenden Planungsworkshops mit den Fachexperten statt.

Teambuilding und nächste Schritte im Projekt

Auch das Setzen von Maßnahmen zur Teamentwicklung sollte im Zuge des Kick-off Meetings nicht zu kurz kommen. Eine Vorstellrunde fördert das gegenseitige Kennen lernen der Mitarbeiter und ist insbesondere für die weitere Zusammenarbeit wichtig. Eine wichtige Hilfestellung kann auch das Instrument „Who is Who“ leisten, welches eine Namensliste mit Foto und Erreichbarkeitsdaten aller am Projekt beteiligter Personen bereitstellt.

Keine Projektveranstaltung sollte enden ohne dass Sie über das weitere Vorgehen im Projekt Klarheit schaffen. Und so ist es auch beim Projekt Kick-off. Vereinbaren Sie, worin die nächsten Schritte bestehen und wer bis wann welche Leistungen zu erbringen hat. So sorgen Sie dafür, dass die im Kick-off Meeting entstandene Energie der Aufbruchsstimmung erhalten bleibt und nicht verpufft.

Fazit

Ein Kick-off Meeting, das die Ziele erreicht und bei den Beteiligten und Betroffenen Wirkung zeigt, fällt nicht einfach so vom Himmel. Es erfordert eine intensive Vorbereitung und gute Abstimmung der Inhalte und der Dramaturgie. Doch wenn alles klappt und die Regeln eingehalten werden, dann ist der Weg für das Projekt geebnet.


Erfolgreiches Kick-Off-Meeting – Tipps und Tricks

  • Eine gute Vorbereitung des Kick-Off-Meetings ist wichtig, weil der erste Eindruck vom Projekt bei allen Beteiligten in Erinnerung bleibt.
  • Die Anwesenheit aller Projektbeteiligten sicherstellen.
  • Die Teilnahme des Projektauftraggebers und wichtiger Stakeholder unterstreicht die Priorität und Bedeutung des Projektes.
  • Der Verlauf des Kick-off Meetings prägt den Arbeitsstil und die Kultur für das gesamte Projekt, deshalb ist eine gute Vorbereitung und eine straffe Führung durch die Agenda wichtig. Was nicht bedeutet, dass es keinen Freiraum für Diskussionen geben soll.
  • Inhaltliche Diskussionen, insbesondere Grundsatzdiskussionen sind zu vermeiden. Der Verweis auf Workshops zur Erstellung der Projektplanung ist hier unter Umständen äußerst wertvoll.
  • Positive Stimmung erzeugen und Optimismus versprühen, aber auch auf den Ernst der Lage hinweisen.
  • Erste „kleinere“ Aufgaben verteilen, z.B. Vorschläge für den Projektnamen suchen.
  • Zur nachhaltigen Ergebnissicherung des Kick-Off-Meetings ein Protokoll erstellen und gemeinsam mit wichtigen Dokumenten umgehend an die Teilnehmer verteilen.

Anzeige

Literaturhinweise