Kommunikation im Projektstart

Ein wichtiger Schlüsselfaktor im Projektmanagement ist eine effiziente und zielorientierte Kommunikation im Projektstart. Personen mit unterschiedlichen Erfahrungen, Aufgaben und Interessen sind gefordert an einem Strang zu ziehen und rasch eine hohe Produktivität zu erreichen.

Eine effiziente Kommunikation kann aber nur erzielt werden, wenn der Informationsaustausch und die Abstimmung zwischen den Beteiligten reibungslos und im Ergebnis einvernehmlich erfolgt. Entscheidend dabei ist, dass die Kommunikation im Projekt alle Beteiligten gleichermaßen betrifft. Die Gestaltung liegt beim Projektleiter und soll von möglichst allen Projektmitgliedern mitgetragen werden.

„Kommunikation“ ist ein anderes Wort für  „Verbindung“ und man versteht darunter die Interaktion oder Verständigung zweier oder mehrerer Menschen. Was oft problematisch ist, da eine Person (= Sender) zwar eine Nachricht oder Botschaft in einer bestimmten Form an eine oder mehrere Personen (= Empfänger) weitergibt, beim Empfänger die Botschaft aber meist in etwas abgeänderter Form ankommt, als der Sender sie gemeint hat. Die Folge sind Missverständnisse, die sich meist kritisch auf die weitere Projekt(zusammen)arbeit auswirken.

Kommunikationsstrategie

In der Startphase eines Projektes gilt es, auf Basis einer fundierten Analyse der Projektsituation eine adäquate Kommunikationsstrategie zu entwickeln. Der zentrale Schwerpunkt liegt hierbei einerseits auf dem projektinternen Informationsaustausch, um Abstimmungsprozesse effizient durchzuführen, Entscheidungen rasch treffen und Besprechungen ergebnisorientiert gestalten zu können. Andererseits spielen auch die Gestaltung eines Informationsmanagements, welches den Zugriff auf alle Projektdokumente regelt und das Projektmarketing, um auf eine Unterstützung der wichtigen Stakeholder nicht verzichten zu müssen, eine wichtige Rolle in einer gesamtheitlichen Kommunikationsstrategie.

Die Ausarbeitung einer Kommunikationsstrategie wird durch folgende exemplarische Leitfragen optimal unterstützt:

  • Welche Ziele sollen durch die Kommunikation erreicht werden?
  • Welche Zielgruppen mit welchen Anforderungen und Informationsbedürfnissen müssen angesprochen werden?
  • Welche Kommunikationsmedien und -wege müssen genutzt werden, um die Ziele und Zielgruppen optimal erreichen zu können?

Das Besondere am Projekt-Start

Insbesondere im Zuge des Projektstarts ist eine direkte Kommunikation im Projektteam besonders wichtig, um sich kennen zu lernen, Vertrauen zu entwickeln, ein gemeinsames Verständnis von Zielen, Vorgehen und Zusammenarbeit im Projekt zu erreichen. Maßgeblich im Projektstart ist, dass von Anfang an ein gemeinsames Verständnis der Verantwortung, Rollenzuteilung und eine Regelung der Zusammenarbeit im Projektteam vereinbart wird. Jeder im Projekt muss inhaltlich ausreichend informiert sein und darf sich aufgrund der Informationsmenge weder überfrachtet noch ausgegrenzt fühlen.

Die Verantwortung für diese anspruchsvolle Aufgabe liegt beim Projektleiter, der mit Geschick, Fingerspitzengefühl und Erfahrung das richtige Rezept finden muss, um den hohen Ansprüchen gerecht zu werden. Wer hier Fehler macht ist unmittelbar mit massivem Widerstand konfrontiert. Atmosphärische Störungen oder auch fehlende Akzeptanz könne das Projekt zum Scheitern bringen, noch bevor es richtig begonnen hat.

Kommunikationsformen im Projektstartprozess
Kommunikationsformen im Projektstartprozess

Die Grafik „Kommunikationsformen im Projektstartprozess“ setzt die wesentlichen Faktoren, auf die es im Startprozess eines Projektes ankommt, in Beziehung und verdeutlicht dadurch, wie man Verständnis und Akzeptanz für das Projektergebnis bei allen Projektbeteiligten bereits am Anfang erzeugen kann.

Entscheidend ist die Anwendung und Kombination der unterschiedlichen Kommunikationsformen „Einzelgespräch“, „Kick-off-Meeting“ und „Planungsworkshop“, da die Intensität und die Form des direkten Informationsaustausches auch ein Maß für den Grad der Teamentwicklung sind. Die Vielfalt an Sichtweisen und Meinungen einer Projektexpertengruppe abzugleichen ist keine einfache Aufgabe, aber eine notwendig Voraussetzung um eine hohe Ergebnisqualität zu erreichen.

Klar wird auch, dass über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes bereits in der Startphase eines Projektes entschieden wird und die Gestaltung der Kommunikation eine Schlüsselfunktion in der Projektarbeit ist. Wer kein Team formt und im Team kein gemeinsames Verständnis über den Endzustand und den Weg dort hin entwickelt, hat bereits zu Beginn das Projekt in den Sand gesetzt, auch wenn (für die Auftraggeber) oftmals noch alles bestens scheint.

Professionelle Projektkommunikation: Mit sechs Fallbeispielen aus unterschiedlichen Branchen
  • Katja Nagel
  • Herausgeber: Linde, Wien
  • Auflage Nr. 12012 (17.09.2012)
  • Gebundene Ausgabe: 192 Seiten

Kommunikationsformen im Detail

Das Einzelgespräch

Einzelgespräch

Das Einzelgespräch ist ein optimales Instrument für den Projektleiter, um im Projektvorfeld durch bilaterale Einzelgespräche mit den Projektfachexperten und Stakeholdern möglichst umfangreiche und vielfältige Sichtweisen und Informationen zum Projekt einzuholen.

Darauf aufbauend kann der Projektleiter optimal ein maßgeschneidertes Design für den Projektstartprozess entwickeln. Einzelgespräche können NICHT die Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses von Zielen, Inhalten, Verantwortung und Rollen fördern. Deswegen sind sie nur ein erster aber wichtiger Schritt im Startprozess.

Das Kick-off-Meeting

Kick off Meeting

Das Kick-off-Meeting bildet den offiziellen Projektauftakt und ist wichtig für die Synchronisation des Informationsstandes im Projektteam. Ein sozusagen wichtiger Informationsausgleich, damit alle am gleichen Informationsstand sind und vom selben sprechen.

Das Kick-off-Meeting dient aber auch als erste Teambuilding-Maßnahme im Projekt. Die handelnden Personen haben die Chance, sich untereinander und vor allem auch ihre jeweiligen Funktionen und Aufgaben im Projekt kennen zu lernen. Das Kick-off Meeting ist eines der wichtigsten Kommunikationsinstrumente im Projektstart zur Bildung einer Arbeitsbasis für das Projekt.

Planungsworkshop

Im Planungsworkshop stehen die Interaktion und das gemeinsame Erarbeiten der Projektplanung auf der Tagesordnung. Hier werden in Kleingruppen unterschiedliche Sichtweisen und Einstellungen durch vielfältige Diskussionsprozesse abgeglichen und ein neues gemeinsames Vorgehen ausgearbeitet.

Das Entscheidende dabei ist, dass alle Teilnehmer gleichermaßen ihre Inputs zur Erarbeitung der Projektplanung einbringen und die Verarbeitung dieser zu einer tragfähigen Lösung mit hohem Commitment führt. Gruppendynamische Elemente zur Teambildung lockern den Planungsprozess auf und sorgen für ein optimales kennen lernen.

Ein erfolgreicher Projektstart hängt in weiten Bereichen maßgeblich von der Qualität und Quantität der Kommunikation ab.

Viele Projektleiter unterschätzen die Kommunikation als wichtigen Erfolgsfaktor in ihrem Projekt. Sie konzentrieren sich zu sehr auf die fachlichen und technischen Herausforderungen. Oft passiert es, dass das Projektteam nicht effizient und zielgerichtet arbeiten kann und wichtige Stakeholder sich nicht optimal in das Projekt einbezogen fühlen.

Kommunikation ist wichtig – heute wichtiger denn je. Gerade in der Projektarbeit soll die Kommunikation Vorbildwirkung haben.


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Literaturhinweise