Lessons Learned in Projekten

Ziel der „Lessons Learned“ ist es, erworbene Erfahrungen und Erkenntnisse systematisch zu sammeln, zu verdichten, zu dokumentieren und Mitarbeitern bei ähnlich gelagerten Herausforderungen zugänglich zu machen. Klassischerweise sammelt man zB. die „Lessons learned“ nach dem Abschluss eines Projektes als Teil der Projektabschlussdokumentation.

Speziell bei der Problembearbeitung werden in Projekten laufend positive sowie negative Erfahrungen gesammelt. Kann man dieses Wissen auch für Andere nutzbar machen, erhöht man damit die Wahrscheinlichkeit von zukünftigen Projekterfolgen bzw. kann man Misserfolgen und Fehlern vorbeugen.

Ziele Lessons Learned

  • Die Sicherung des durch die Arbeit im Projekt erworbenen Wissens
    – Positive und negative Erfahrungen
    – Fachliche Erkenntnisse
    – Wie ist der Prozess gelaufen
  • Das Sichtbarmachen von Erkenntnissen aus der Projektarbeit für andere
  • Das Sichtbarmachen von Erkenntnissen für die Linienorganisation
  • Die gewonnenen Erkenntnisse sind eine ausgezeichnete Grundlage für die (Weiter-) Entwicklung von Projektmanagement-Standards in einem Unternehmen, da dadurch sehr schön sichtbar wird, wo Verbesserungspotenzial vorhanden ist.

Heben Sie die verborgenen Wissens-Schätze Ihres Unternehmens durch Lessons Learned!


Vorgehensweise Lessons Learned

Wichtig ist eine gemeinsame Erarbeitung mit dem Projektteam und anderen wesentlichen Projektbeteiligten. Dies kann entweder im Rahmen des Projektabschlusses oder im Nachhinein (bis maximal 6 Wochen nach Projektabschluss) mittels Workshop oder Einzel-Interviews erfolgen. Die spätere Erarbeitung hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter einige Dinge eventuell schon emotionsloser sehen.

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Zwei Fragen sind dabei zu stellen:

  • Was ist gut gelaufen?
  • Was ist schlecht gelaufen?

Sind diese zwei Fragen beantwortet, werden für die Punkte, die nicht so gut gelaufen sind, konkrete Verbesserungsvorschläge erarbeitet. Diese sind vielleicht nicht alle sofort umsetzbar, bilden aber eine gute Basis für eine kontinuierliche Verbesserung der Umsetzung zukünftiger Projekte.

Nachfolgend noch einige Beispiele für weitere mögliche Fragestellungen:

  • Was hat jeder einzelne für sich auf dem Projekt gelernt?
  • Welche Ergebnisse sind für die Linienorganisation wichtig?
  • Was soll bei zukünftigen Projekten anders gemacht werden?
  • Was soll bei zukünftigen Projekten beibehalten werden?

Klingt alles sehr trivial und einfach?

Genau, trotzdem wird diese Form der Wissensnutzung äußerst selten angewendet. Sehr oft wird überhaupt kein Versuch unternommen, die im Projekt erworbenen Erfahrungen zu dokumentieren. Aber selbst wenn ihre Dokumentation zum Projektabschluss erfolgt, ist damit noch lange nicht sichergestellt, dass die Mitarbeiter, die diese Informationen in der Zukunft dringend benötigen, Zugang dazu haben bzw. diesen auch nutzen.

In den allerwenigsten Organisationen gelingt es, das erworbene Wissen so zu sammeln und aufzubereiten, dass es im Anlassfall (der oft viel später sein kann) für die Mitarbeiter verfügbar ist.
Über die Ursachen des Scheiterns kann man nur spekulieren:

  • Das Projektteam, das die Informationen sammeln soll, hat üblicherweise keinen direkten Nutzen davon, im Gegenteil, es fallen vorerst einmal nur Zusatzaufwände an.
  • Es gibt keine Verpflichtung (z.B. durch firmenweite PM-Standards), es zu tun.
  • Während man über positive Leistungen und Ergebnisse gerne spricht, wird über negative Erkenntnisse lieber der Mantel des Schweigens gehüllt.
  • Nach oft erfolgreichem, manchmal auch relativ mühsamem Projektabschluss sind alle Beteiligten froh, dass es vorbei ist. Die Motivation alles noch einmal „aufzuwärmen“ ist äußerst gering.
  • Selbst wenn die Informationen gesammelt werden (ein professioneller Projektleiter wird darauf bestehen), verschwindet die Dokumentation oft in Papierarchiven oder in den unendlichen Weiten der Festplatten der Firmenserver. Dort werden sie zwar täglich gesichert, aber niemand weiß, dass sie existieren, geschweige denn findet jemand die Informationen, wenn er sie benötigt.

Abenteuer Projektmanagement: Projekte, Herausforderungen und Lessons Learned
  • Herausgeber: Publicis Publishing
  • Gebundene Ausgabe: 239 Seiten

3 Rahmenbedingungen

Erfahrungsgemäß tragen drei Rahmenbedingungen dazu bei, die Wahrscheinlichkeit, dass das erworbene Wissen auch für andere  wiederverwendbar wird, zu erhöhen:

  • Eine Unternehmenskultur, die es zulässt, dass man offen über Fehler und Probleme reden kann
  • Ein standardisiertes Vorgehen für die Abwicklung von Projekten im Unternehmen, in dem die Dokumentation der „Lessons learned“ verbindlich vorgegeben ist
  • Eine Person oder Abteilung im Unternehmen (zum Beispiel ein Project-Office), die dafür verantwortlich ist, dass erstens dieses Know-how gesammelt und dokumentiert wird und zweitens die daraus gewonnenen Erkenntnisse auch zur Optimierung in der Projektarbeit genutzt werden

Sind diese Rahmenbedingungen erfüllt, steigt die Chance erheblich, Informationen und Erfahrungen aus früheren Projekten nicht zu ungehobenen Schätzen werden zu lassen, sondern sie für zukünftige Vorhaben zu nutzen und aus vergangenen Fehlern zu profitieren. Denn Fehler sind erlaubt – solange man daraus lernt und nicht den gleichen Fehler noch einmal begeht.


Tipps und Tricks aus der Praxis

  • Lessons Learned sollte nicht nur mit dem Projektteam, sondern auch mit dem Projektauftraggeber und externen Projektmitarbeitern durchgeführt werden (eventuell jeder für sich, um eine gegenseitige Beeinflussung auszuschließen).
  • Die wesentlichen Erkenntnisse sollten allen Beteiligten zugänglich sein.
  • Weniger ist mehr: vor allem die Dinge, die sich bewährt haben und jene, die schief gegangen sind, herausstreichen. So können die wichtigen Informationen auf einen Blick erfasst werden.
  • Die Lessons Learned können auch Empfehlungen für ähnliche zukünftige Vorhaben enthalten.
  • Die Wiederauffindbarkeit der Ergebnisse muss gewährleistet sein, z.B. durch eine zentrale Archivierung der Lessons Learned aller Projekte (oder zumindest einer Kopie davon).
  • Treten immer wieder dieselben Probleme in Projekten auf, sollte dies als Anlass für generelle, unternehmens- oder bereichsweite Verbesserungsmaßnahmen dienen.

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Literaturhinweise