Management of Portfolios

Während Frameworks wie PRINCE2TM für die operative Umsetzung von Einzelprojekten gedacht sind und damit immer nur temporär zum Einsatz kommen, wird das „Management of Portfolios“, MoPTM, permanent für die Umsetzung der strategischen Ziele des Unternehmens betrieben. Initiativen wie Projekte oder Programme sind daraus resultierende Aktivitäten.

MoPTM ist eine systematische und strukturierte Best-Practice-Methode für effektives Portfoliomanagement. Ebenso wie PRINCE2TM, stammt MoPTM aus der Familie der Frameworks des Cabinet Office aus Großbritannien.  Dazu gehören auch MSP® für das Programmmanagement, P3O® für die diversen Offices auf den jeweiligen Ebenen und ITIL® für IT-Systemmanagement. MoPTM  ist damit innerhalb der britischen Behörden Standard für Portfoliomanagement, wird aber auch in Polen, Tschechien, Slowakei, China, die Benelux-Staaten, Australien und Übersee bevorzugt eingesetzt.

Seit 2011 ist dieses Framework am Markt erhältlich. International wird MoPTM sowohl im privaten als auch im behördlichen Sektor angewendet. Alle nachfolgend dargestellten Komponenten werden dabei den nachstehend spezifizierten lokalen Bedingungen angepasst:

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  1. Kultur der Organisation
  2. Governance-Struktur
  3. Strategische Ziele
  4. Grad des Investments in Programme und Projekte
  5. Reifegrad im Projekt- und Programmmanagement
  6. Grad der Überwachung in Bezug auf erfolgreiche Lieferung und Nutzenrealisierung
  7. Existierende strategische Planungs-, betriebswirtschaftliche und Risikomanagementprozesse

Dabei werden sowohl die laufenden als auch die geplanten Initiativen betrachtet. An  Fragen stellen sich:

  1. Ist das bestehende Portfolio ausreichend zur Erreichung der strategischen Ziele?
  2. Sind ALLE Initiativen notwendig für die strategische Zielerreichung?
  3. Werden die ausgewählten Initiativen effektiv und kosteneffizient umgesetzt?
  4. Werden alle potentiellen Nutzenaspekte realisiert?

Für die praktische Ausprägung gibt es kein „Richtig“ oder „Falsch“. Das hängt von der jeweiligen Umgebung und den Umständen ab.


Ein optimales Portfolio-Management kann über Gedeih und Verderb der gesamten Projektlandschaft entscheiden!


Nutzen von Management of Portfolios

  • Mehr der „richtigen“ Projekte und Programme werden betrieben, dies steigert die Effektivität
  • Diese Projekte und Programme werden über die Entwicklungspipeline weit effizienter implementiert
  • Die Ressourcen werden effizienter eingesetzt
  • Es besteht ein größerer Hebel für die Nutzenerzielung
  • Die Transparenz, Verantwortlichkeit und Governance des Unternehmens ist weit höher
  • Das Engagement und die Kommunikation der relevanten Stakeholder steigt enorm
  • Das Verstehen der Initiativen und die Unterstützung der strategischen Ziele wird weit intensiver betrieben
  • Auf der Portfolioebene können aggregierte Risiken betrachtet werden
  • Die übergreifende Zusammenarbeit in der Organisation wird stärker
  • Die entsprechenden Initiativen erfahren einen höheren Grad an persönlicher und finanzieller Unterstützung
  • Damit erfolgt auch eine Umsetzung in einem höheren Grad der „richtigen“ Art

Die 5 Prinzipien von Management of Portfolios

MoPTM gliedert sich in 5 Prinzipien und 2 Zyklen mit insgesamt 12 Praktiken.

  1. Senior management commitment – 
Damit ist vor allem das aktive Mitarbeiten des höheren Managements sowie dessen Unterstützung für die Initiativen auf Unternehmensebene gemeint. Außerdem werden Entscheidungen zur Reihung von Initiativen erläutert und selbst so gelebt.
  2. Governance alignment
 – Das Steuerungsgremium wird den Strukturen des Unternehmens angepasst.
  3. Strategy alignment – 
Die Initiativen werden durch diverse Methoden wie „driver-based-analysis“ an der Firmenstrategie ausgerichtet.
  4. Portfolio-Office
 – Es gibt eine Unterstützungseinheit inklusive etablierter Reportingstrukturen direkt an die Unternehmensspitze, die unabhängig von der Umsetzungsseite ist.
  5. Energized change culture – 
Kultur und Verhalten prägen stets den Erfolg der Maßnahmen.

Die 2 Zyklen und deren zugeordnete Praktiken von Management of Portfolios:

A) Definitions-Zyklus

  1. Understand – zuerst ist es wichtig, zu wissen, was läuft oder laufen soll
  2. Categorize – die verschiedenen Initiativen werden gruppiert (regional, Aufbauorganisation, Typ der Initiative, etc.) und mit passenden Bewertungskriterien versehen
  3. Prioritize – die einzelnen Initiativen werden nach vorher vereinbarten Kriterien einer Reihung unterzogen, welche über auch über finanzwirtschaftliche Betrachtung hinaus geht
  4. Balance – die gereihten Initiativen werden optimal nach den gegebenen Bedingungen ausgewogen
  5. Plan – alle Vorarbeiten werden in einen Strategie- und Lieferplan gegossen

B) Liefer-Zyklus

  1. Management Control – inhaltliche Ergebnis- und Qualitätsschwellen, die eine Initiative erreichen muss, um weiter bearbeitet zu werden, so genannte „Gates“, Berechnungsweisen des Business Cases, Reporting und Prozesse werden definiert.
  2. Benefits Management  – die Regelungen zur Berechnung und Begleitung bei der Nutzenerzielung werden ebenso fixiert wie eventuelle Nutzenklassen.
  3. Financial Management – die finanziellen Metriken, klare Regeln zur Berechnung des Forecasts oder das Konzept zur Mittelfreigabe nur bei Gate-Erreichung werden installiert.
  4. Risk Management – die Risiken entlang des vollständigen Lebenszyklus der jeweiligen Initiativen werden analog der bei der Implementierung des MoPTM vereinbarten Risikomanagementstrategie behandelt; Abhängigkeiten untereinander werden gesondert betrachtet.
  5. Stakeholder Engagement – die Stakeholder der einzelnen Initiativen werden identifiziert, informiert und die erforderlichen Rollen klar gestellt – „what´s in for me“ ist das an dieser Stelle zu beantwortende Schlagwort.
  6. Organizational Governance – Rollenprofile für alle betroffenen Funktionen, Eskalationspfade und die gemeinsame Zielvision ist getroffen.
  7. Resource – welche Ressourcen sind für welche Initiativen vorhanden, welche müssen strategisch beschafft werden, wohin zielen die Ausbildungen?
Projektmanagement: Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehmen
  • Gerold Patzak, Günter Rattay
  • Herausgeber: Linde Verlag Ges.m.b.H.
  • Auflage Nr. 62014 (13.08.2014)
  • Gebundene Ausgabe: 744 Seiten

Betroffen von allen Arten der Implementationen – 3 davon sind im Best Practice Management Framework angeführt – sind folgende Bereiche

  1. Business as usual – “run the business” (Ablauf-Prozesse) vs “change the business” (Projekte und Programme) – welche Teile sind wie betroffen? Was wird verändert, was bleibt gleich, wie wird mit den geänderten Produkten (Prozesse, Services, u.ä.) nach der Herstellung verfahren?
  2. Strategische Unternehmensplanung – die Vorgaben für das Portfoliomanagement kommen aus diesem Bereich und dieser erhält neue zusätzliche Perspektiven aus der Portfolioplanung.
  3. Budgets und Ressourcenzuordnung – ab welcher Schwelle und von welcher organisatorischen Stelle gelangen Initiativen ins Portfolio und werden dort finanziert bzw. gesteuert?
  4. Programm- und Projektmanagement – gesamthafte Entwicklung der geplanten Vorhaben auf einer hohen Reifeebene mit durchgängigen Vorlagen, Standards und Ausbildung des Personals.
  5. Controlling – Vereinheitlichung der Messpunkte und Inhalte des Managementinformationssystems, Validierung der Business Case-Angaben, um stabilere Werte für eine nächste Angabe zu gewinnen, Überwachung der Trefferquote Initiative zu strategischem Ziel.
  6. Unternehmensgovernance – wer entscheidet was, wie und wann? Ergebnis ist ein Auditierungspfad zur Nachvollziehbarkeit.

Die Techniken von Management of Portfolios:

Unterstützende Techniken werden sowohl per se als auch zugeordnet zu den passenden Einsatzbereichen beleuchtet. Diese sind:

  1. Driver-based strategic contribution assessment – Vorgehen zur Ermittlung der Erfolgstreiber der jeweiligen Initiative und damit auch des zugrunde liegenden strategischen Beitrags. Diese Analysen sind sehr wertvoll für die Auswahl der „richtigen“ Initiativen und der Ausgewogenheit aller Vorhaben untereinander.
  2. Three-point-estimating and reference class forecasting – diese werden zur verbesserten Schätzung eingesetzt. Einerseits, um mehrere Schätzwerte (Best, Middle und Worst Cases) zu erhalten und andererseits um IST-Werte aus realisierten Initiativen zu sammeln und für neue Business Cases heranzuziehen.
  3. Multi-criteria analysis – um nicht nur finanzielle Metriken für die Entscheidung pro/contra einer Initiative heranzuziehen, bietet MoPTM eine Reihe von zusätzlichen frei kombinierbaren Entscheidungskriterien unter den beiden Aspekten Attraktivität und Hürden der Erreichbarkeit.
  4. Decision-conferencing – die Art und Weise, um eine schnelle und konsensuale von allen getragene Entscheidung des Managements herbeizuführen.
  5. Staged release of funding – Geld für die weitere Umsetzung einer Initiative gibt es nur bei inhaltlicher Erreichung des während der Implementierung des Portfoliomanagements definierten Fortschrittsumfangs.
  6. “One version of the truth” – Verfahren zur Sicherstellung gleicher Fakten für das ganze Projekt-/Programmteam zu jeder Initiative.
  7. The champion-challenger model – um das Portfoliomanagement stetig weiter zu entwickeln und alle Betroffenen mit einzubinden, werden die definierten Prozesse zum Champion erklärt. Jeder ist eingeladen, diesen Champion zu übertreffen. Bei entsprechendem Anklang lösen die neuen Abläufe die bestehenden ab und werden damit zum aktuellen Champion.
  8. “Clear line of sight” – jeder im Unternehmen weiß, wie Initiativen behandelt werden, wer wann entscheidet, wann wie berichtet wird, usw. Kurz alle wissen, wie sie dran sind.
  9. Management of exception – Bandbreiten an Spielraum für den Projekt-/Programmmanager werden pro Vorhaben definiert. Erst bei Über- oder Unterschreiten dieser wird der jeweilige Anlassfall an die nächsthöhere Managementebene eskaliert.

Der Standard MoPTM ist äußerst flexibel. Demnach können die Elemente auch angepasst werden. So kann sich die Umsetzung nur auf die Bereiche der größten Notwendigkeiten, wie zum Beispiel eine nachvollziehbare Priorisierung oder ein gezieltes Ressourcenmanagement, fokussieren oder nach und nach alle Bereiche aus dem Framework vervollständigen.

Gleich welcher Ansatz gewählt wird – es ist jedenfalls einfacher und effektiver, wenn systematisch nach diesem Best Practice Management Framework vorgegangen wird. Außerdem reduzieren sich das Risiko und die Widerstände im Unternehmen in signifikanter Weise. Noch dazu erzielen Sie schneller und höhere Nutzenpotentiale.

Zertifizierung nach MoPTM

Wer sich nach der Standardmethode MoPTM zertifizieren lassen möchte, kann dies über zwei Ausbaustufen absolvieren.

Die Foundation-Prüfung richtet sich an alle Rollen im Portfolio-, Senior-Projekt- und Programmmanagement. Ziel ist, ein Grundverständnis für die Terminologie, Themen, Prozesse, Praktiken, Techniken und deren Zusammenhänge zu entwickeln.

Die darauf aufbauende Practitioner-Prüfung ist für die Leitung des Portfoliomanagements, Spezialisten für die Auswahl, Zusammenstellung und Reihung von Initiativen, Portfolio-Office-Mitarbeiter und den Business-Development-Manager gedacht. Eine bestandene Foundation-Prüfung ist für eine Absolvierung Voraussetzung.

Neben dem Verständnis für die Methodik von MoPTM  ist hier auch die Fähigkeit gefordert, den theoretischen Ansatz in der Praxis auf ein tatsächliches Portfolio hin maßzuschneidern bzw. die Sinnhaftigkeit von einzelnen Produkten, Themen und Prozessen im konkreten Fall zu beurteilen. So werden Initiativen bewertet, die Einstufung von Kategorieklassen hinterfragt und Nutzenzugehörigkeit und andere Managementprozesse im Detail auf Sinnhaftigkeit geprüft.

Die Prüfungen sind beide wie das offizielle Trainingsmaterial in englischer Sprache. Die Unterrichtssprache ist Deutsch oder Englisch.

Bei Interesse an einer Zertifizierung kontaktieren Sie uns! Wir bieten Ihnen außerdem professionelle Unterstützung und Begleitung bei der Implementierung von MoPTM in Ihrem Unternehmen!

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