Meilenstein-Trend-Analyse zur Projektüberwachung

Jeder erfahrene Projektprofi weiß, dass trotz intensiver Planungs- und Vorbereitungsarbeiten während der Projektabwicklung gröbere Schwierigkeiten auftreten und sich in Folge Termine und Meilensteine verschieben können. Die Meilenstein-Trend-Analyse unterstützt jeden Projektleiter, Termin- und Kursabweichungen frühzeitig zu erkennen und den Projektfortschritt bestmöglich zu überwachen.

Neben Know-how und viel Erfahrung sind auch optimale Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für den Projekterfolg erforderlich. Das Setzen von Maßnahmen zur Risikominimierung sowie die laufende Steuerung durch die Untiefen im Projekt sind zentrale Aufgaben, die jeder Projektleiter heutzutage meistern muss. So wie jeder Schiffskapitän Instrumente hat, die ihn bei der Navigation unterstützen, so stehen auch einem Projektleiter ähnliche Tools zur Verfügung.

Eines von mehreren sehr hilfreichen Instrumenten ist die Meilenstein-Trend-Analyse. Die Anwendung der Methode ist äußerst einfach und für die Steuerung des Projektes überaus nutzbringend.


Die Meilenstein-Trend-Analyse lässt auf einen Blick erkennen, wie es um das Projekt steht


Beschreibung der Meilenstein-Trend-Analyse

Das Meilenstein-Trend-Chart besteht aus einer horizontalen x- und einer vertikalen y-Achse. Auf der y-Achse werden die Meilensteine in ihrem zeitlichen Ablauf aufgetragen. Meilensteine sind wichtige Orientierungspunkte im Projektablauf und markieren Zwischenetappen auf dem Weg zum Ziel, die es zu vereinbarten Terminen zu erreichen gilt. Die Planung der Meilensteine und die Definition der Termine erfolgt zum Projektstart – am Besten gemeinsam im Projektteam.

Auf der x-Achse wird die Zeitskala aufgetragen sowie am oberen Rand der Grafik die Berichtszeitpunkte über den Projektverlauf. Sie geben vor, wann sich das Projektteam zur Statuserhebung trifft. Im günstigsten Fall ist das gesamte Projektteam anwesend, da so alle vom Informationsaustausch profitieren und eine gemeinsame Sichtweise entwickelt wird. Überprüft wird der Status eines jeden Meilensteins.

Muss ein Meilenstein verschoben werden, so wird ein neuer Termin definiert. Dieser wird in der Meilenstein-Trend-Analyse auf der y-Achse eingetragen. Meilensteintermine können sich nach hinten aber auch nach vorne verschieben. In beiden Fällen verlässt die Kurve den waagrechten Verlauf. Wenn der geplante Termin hält und nicht verschoben werden muss, wird der ursprüngliche Termin im Meilenstein-Trend-Chart eingetragen. Die Kurve bleibt eine horizontale Linie.

Über die Laufzeit eines Projektes finden einige solche Termine zur Statuserhebung statt. Verbindet man die verschiedenen Terminprognosen eines Meilensteins miteinander, so entsteht eine Trendlinie, die eine Aussage über die Termintreue im Projekt möglich macht. Durch die Interpretationen des Kurvenverlaufs können zukünftige Entwicklung im Projekt ziemlich genau vorhergesagt werden. Und genau das ist der entscheidende Vorteil, den die Meilenstein-Trend-Analyse liefert. Erhebliche Terminabweichungen im Projekt können frühzeitig erkannt und im Team bewusst gemacht werden. Durch das Setzten entsprechender Maßnahmen wird so der Zeitverlauf eines Meilensteins beeinflusst.

Beispiel Meilensteintrendanalyse

Leitfragen zur Überprüfung des Meilenstein-Status

  • Welche Aufgaben konnten seit der letzten Besprechung erledigt werden?
  • Was ist noch offen geblieben?
  • Welche Umsetzungshindernisse sind seit der letzten Besprechung aufgetreten?
  • Welche Schwierigkeiten konnten gelöst werden?
  • Welche Meilensteine werden halten und welche müssen terminlich nach hinten verschoben werden?

Beispiele aus der Praxis

Die Ursachen für Verzögerungen in der Projektabwicklung sind unterschiedliche. Zwei Situationen kommen in der Praxis sehr häufig vor, die in den nachstehenden Meilenstein-Trend-Charts visualisiert und beschrieben sind.

Meilensteintrendanalyse: Kampfkurve

Beispiel - Meilensteintrendanalyse Kampfkurve

Bereits zu Beginn verzögern sich alle Termine im Projekt. Das Projekt wird nicht mit der notwendigen Priorität verfolgt. Der Kurvenverlauf zeigt eindeutig, dass die Prioritäten anderswo liegen. Möglicherweise wurden die Termine vom Projektleiter verordnet und nicht im Projektteam vereinbart und es tobt ein Machtkampf zwischen Projektleiter und Fachexperten. Es ist offensichtlich, dass die Termine vom Team nicht akzeptiert werden.

Es könnte aber auch sein, dass der Projektleiter nicht akzeptiert und ernst genommen wird und sich die Termine deswegen verzögern. Eine umfassende Analyse der Situation ist notwendig um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. In diesem Fall wurden die Termine in enger Abstimmung mit dem Projektteam neu geplant, um das Projekt doch noch zum Erfolg zu führen.

Projektmanagement: Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehmen
  • Gerold Patzak, Günter Rattay
  • Herausgeber: Linde Verlag Ges.m.b.H.
  • Auflage Nr. 62014 (13.08.2014)
  • Gebundene Ausgabe: 744 Seiten

Meilensteintrendanalyse: Alarmstufe Rot

Beispiel - Meilensteintrendanalyse Alarmstufe-Rot

Der Kurvenverlauf in dieser Darstellung sieht in der Anfangsphase des Projekts noch harmlos aus. Alle Meilensteine bleiben unberührt stehen und verzögern sich nicht. Erst wenn sich der Endtermin eines Meilensteins nähert, beginnen die Termine nach oben zu wandern. Der Projektleiter wird von einem Treffen zum nächsten vertröstet.

Offensichtlich nimmt das Projekt niemand ernst und es fühlt sich keiner für die Einhaltung der Termine verantwortlich. Das Projekt befindet sich eindeutig in einer Krise. In diesem Fall wird das Projekt abgebrochen, noch bevor es richtig begonnen hat. In manchen Fällen eine kluge Entscheidung, damit nicht noch mehr Ressourcen verschwendet werden.


Nutzen der Meilenstein-Trend-Analyse

  • Der Fortschritt im Projekt wird transparent und überwachbar
  • Terminrisiken werden durch die Früherkennung von zu erwartenden Terminproblemen reduziert
  • Der Trend im Projekt wird erkennbar und eine realistische Prognose über den zukünftigen Projektverlauf möglich
  • Bei unrealistischen Terminvorgaben und fehlender Akzeptanz wird frühzeitig eine Neuplanung des Projektes möglich
  • Ausweglose Projekte werden rechtzeitig abgebrochen, damit nicht noch mehr Ressourcen verschwendet werden

Fazit

Die Meilenstein-Trend-Analyse ist eine einfache Methode mit maximaler Wirkung, die für verschiedene Zwecke einsetzbar ist. Das Projektteam kann basierend auf den bisherigen Trends durch Schätzungen und Prognosen der Meilensteintermine den weiteren Verlauf im Projekt prognostizieren. Das Team identifiziert sich durch die visualisierte Darstellung sehr stark mit der Terminsituation im Projekt. Die Verbindlichkeiten im Allgemeinen und die Termintreue im Besonderen werden erhöht.

Aber auch für die Berichterstattung an das Management ist der Einsatz der Meilenstein-Trend-Analyse bestens geeignet, da durch die grafische Darstellung der Stand der Dinge gut verdeutlicht werden kann und Terminverschiebungen rasch und vor allem auf einen Blick transparent werden.

Auch bei kleineren Projekten ist die Anwendung der Meilenstein-Trend-Analyse empfehlenswert. Gemeinsam mit dem Projektstrukturplan bildet sie ein ausreichendes Instrumentarium für ein professionelles Projektmanagement. Darüber hinaus wird der Verwaltungsaufwand dadurch minimal gehalten.


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Literaturhinweise

PM Allgemein