Nutzen einer Projektassistenz

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Die Hauptlast eines Projektes liegt immer beim Projektleiter, möge ihn sein Team in der Abwicklung von Arbeitspaketen auch noch so gut unterstützen. Die einfachste Möglichkeit, den Projektleiter zu entlasten, ist, ihm eine Projektassistenz zur Seite zu stellen.

Ressourcenknappheit ist bekannterweise ein häufig genannter Grund, aus dem Projekte in Verzug geraten oder sogar scheitern. Da eine der wichtigsten Personalressourcen im Projekt die des Projektleiters ist, sollte vor allem seine Verfügbarkeit, im Idealfall zu 100%, sichergestellt sein.

Um dies zu erreichen ist es von großer Notwendigkeit, den Projektleiter so weit wie möglich von administrativen Aufgaben zu entlasten. Viele Projektmanager entwickeln sich im Lauf des Projektes zum Projektverwalter. Sie sitzen in ihrem Büro an ihrem Schreibtisch und starren in den Bildschirm. Aktualisieren Projektpläne, füllen Berichte aus, organisieren Meetings, schreiben Protokolle, fordern offene ToDos ein oder experimentieren mit der Termin- und Ressourcenplanung von MS Project.

Alles administrative Dinge, für die der Projektleiter im Allgemeinen zu hoch bezahlt ist und die perfekte Aufgaben für eine Projektassistenz darstellen. Doch die richtige zu finden, ist gar nicht so einfach.

Projektassistenz – Wozu?

Vielen Projektleitern ist nicht bewusst, wie viel Zeit und Nerven sie durch die Unterstützung einer professionellen Projektassistenz sparen können. Laut der Studie „Excellence in Office Management“ der PLU-GmbH liegt die Zeitersparnis, die ein Projektleiter durch eine gut ausgebildete Assistenzkraft erreichen kann, bei durchschnittlich 44%. Damit steht ihm plötzlich beinahe doppelt so viel Zeit für seine eigentliche Aufgabe zur Verfügung: Das Management des Projektes.

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Projektassistenz intern oder extern?

Die erste Frage, die sich stellt ist, wird die Projektassistenz aus den internen Reihen rekrutiert, oder sucht man sich für die Projektlaufzeit einen externen Anbieter. Beides hat seine Vor- und Nachteile.

Die interne Projektassistenz ist bereits mit den Abläufen und Mitarbeitern im Unternehmen vertraut, ihre Fähigkeiten sind bekannt, außerdem ist sie schnell verfügbar.

Die externe Projektassistenz kommt völlig unbefangen ins Projektteam und ist nach dem Projekt wieder weg. Sie steht zu 100% für das Projekt zur Verfügung, verursacht keine Lohnnebenkosten und verfügt über Projekterfahrung sowie in der Regel eine auf ihre Rolle maßgeschneiderte Ausbildung und kann dadurch den Projektleiter aufgrund ihres Projekt-Know-hows  zielgerichte unterstützen.

Aufgaben einer Projektassistenz

Vor allem in komplexen unternehmens- oder abteilungsübergreifenden Projekten ist der Einsatz einer Projektassistenz äußerst sinnvoll. Die Projektassistenz agiert als Schnittstelle zwischen Projektleiter und Projektteam, kümmert sich um die Ablage und vor allem auch um das wieder Auffinden von Projektdokumenten und fungiert als Filter für Problemstellungen, die sonst unsortiert bei der Projektleitung landen würden.

Die Projektassistenz unterscheidet sich zur „klassischen“ Sekretärin in ihrer Qualifikation und ihren fachlichen Kompetenzen.

Die Position einer Projektassistenz ist anspruchsvoll. Denn zusätzlich zu Anforderungen wie Organisations- und Kommunikationstalent, Flexibilität, selbstständiges Arbeiten und Sicherheit im Umgang mit dem Computer und MS Office erwartet man von einer Projektassistenz auch ein fundiertes Basiswissen im Projektmanagement.

Projektmanagement Handbuch - Grundlagen mit Methoden und Techniken für Einsteiger
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  • Benjamin Michels
  • Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform
  • Taschenbuch: 244 Seiten

Eine Projektassistenz braucht natürlich ebenso wie jeder andere Mitarbeiter im Projekt festgelegte Spielräume und Kompetenzen und muss genau Bescheid wissen, was in ihrer Macht steht und was nicht. Eine Projektassistenz, die wegen jeder Kleinigkeit erst den Projektleiter fragen muss, wirkt sich keinesfalls positiv auf das Zeitmanagement des Projektleiters aus – im Gegenteil. Hier ist der Projektleiter gefordert, gewisse Aktivitäten tatsächlich abzugeben und seiner Assistenzkraft Entscheidungsbefugnis und Verantwortung zu übertragen.

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Je größer hier das Vertrauen das Projektleiters in die Projektassistenz ist, desto besser für den Projektleiter. Umgekehrt muss natürlich die Projektassistenz durch Eigenverantwortung, Selbstständigkeit und absolute Zuverlässigkeit beweisen, dass man auch in Krisensituationen auf sie zählen kann. Wie beim Projektleiter stellt sich auch bei der Projektassistenz erst wenn es schwierig wird heraus, ob sie für ihren Job geeignet ist, oder nicht.


Mögliche Stellenbeschreibung einer Projektassistenz

  • Theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrung mit Standard-Projektmanagement-Methoden
  • Erfahrung mit Projektmitarbeit und im Projektmanagement-Prozess
  • Sicherer Umgang mit Projektplanungstools (z.B. MS Project)
  • Sicherer Umgang mit MS Office zur Erstellung von Vorlagen und Berichten
  • Sicherung Umgang mit MS Outlook zur Terminvereinbarung
  • Flexibilität bzgl. Arbeitszeiten
  • Eigenverantwortung und Selbstdisziplin
  • Mut, eigene Entscheidungen zu treffen
  • Strukturiertes Arbeiten, eigenständiges Setzen von Prioritäten
  • Sicherheit im Umgang mit Menschen (persönlich und telefonisch)
  • Belastbarkeit in Krisensituationen
  • Organisationstalent
  • Verständnis für Zahlen

Zusammenarbeit mit dem Projektleiter

Um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen dem Projektleiter und der Projektassistenz sicherzustellen, sind regelmäßige (am besten wöchentliche) Meetings wichtig. In diesen erhält die Projektassistenz alle Hintergrundinformationen, die sie für ein selbstständiges Agieren im Sinne des Projektes benötigt. Darüber hinaus werden hier Themen besprochen, die sie nicht alleine entscheiden kann.

Durch den regelmäßigen Informationsaustausch fallen viele Abstimmungen zwischen Tür und Angel weg, die zwar einzeln nicht lange dauern, in Summe aber sicherlich mehr Zeitaufwand benötigen, als die wöchentlichen Briefings.


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Literaturhinweise

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Projektcontrolling: Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern
Roland Wanner - Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform - Auflage Nr. 1 (10.11.2013) - Taschenbuch: 280 Seiten
Projektmanagement mit Excel: Projekte planen, überwachen und steuern. Für Excel 2010, 2013 und 2016
Ignatz Schels, Uwe M. Seidel - Herausgeber: Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG - Gebundene Ausgabe: 346 Seiten
Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden
Nicolai Andler - Herausgeber: Publicis - Auflage Nr. 6 (01.07.2015) - Gebundene Ausgabe: 512 Seiten
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