PRINCE2 – Die Grundprinzipien

PRINCE2 steht für „PRojects IN Controlled Environments“ und ist einer der Standards für Projektmanagement, die mittlerweile auch im österreichischen Markt Einzug gefunden haben. Dieser Artikel gibt einen Überblick über seine 7 Grundprinzipien und Grundtechniken.

PRINCE2 bezeichnet eine strukturierte Best-Practice-Methode für effektives Projektmanagement, die vor allem in IT-Projekten zum Einsatz kommt. PRINCE2 ist ein Best Practice Ansatz aus Großbritannien und der tatsächliche Standard innerhalb der britischen Behörden. International wird die Methode überall angewandt und anerkannt, sowohl innerhalb der privaten als auch der behördlichen Sektoren.


Grundzüge von PRINCE2

  • Best Practice Ansatz aus Großbritannien
  • Nachfolger von PRINCE (=Regierungsstandard für IT-Projekte)
  • Starke Ergebnis- und Qualitätsorientierung
  • Lässt Soft Skills und den Faktor Mensch außen vor
  • Skalierbar und für jede Projektgröße geeignet
  • Stellt den Rahmen für Projektmanagement dar, der sich in 7 Grundprinzipien, 7 Themen, 7 Prozesse und Techniken gliedert

Die 7 Grundprinzipien von PRINCE2

1) Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

Der Fokus liegt während der gesamten Projektlaufzeit auf Nutzen und Wirtschaftlichkeit des Projektes. Der bereits in der Vorbereitungsphase erstellte Business Case wird am Ende jeder Phase und im Zuge jeder Änderung im Projekt überprüft. Die gesellschaftliche Rechtfertigung muss nicht immer monetär zu bewerten sein – mögliche Nutzenargumente können auch Imageverbesserung oder Steigerung des Marktwertes sein. Nach Abschluss des Projektes wird der Projektnutzen anhand des Business Cases evaluiert.

2) Lernen aus Erfahrungen

PRINCE2 fasst die Erfahrungen aus 25 Jahren Projektmanagement zusammen und ist somit ein Best-Practice-Ansatz, in der Praxis erprobt. Auch während des Projektverlaufs wird größter Wert darauf gelegt, aus Erfahrungen und Fehlern zu lernen, und diese für die „Nachwelt“ zu dokumentieren und nutzbar zu machen.

3) Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Die Rollen und Funktionen im Projekt sind vollständig in die Prozesse von PRINCE2 integriert. Je nach Anwendung der Techniken müssen neue Rollen definiert werden (z.B. Prüfungsadministrator in der Qualitätsprüfungstechnik). Darüber hinaus werden nicht nur Projektauftraggeber, -leiter und -mitarbeiter in der Organisation berücksichtigt, sondern auch Kunden, Lieferanten und Unterstützungsleistungen im Projekt.

4) Steuern über Managementphasen

Projekte werden nach PRINCE2  in überschaubare und kontrollierbare Phasen gegliedert, die Detailplanung der Produkte und Aktivitäten erfolgt jeweils in diesen Phasen. Damit können Projekte jeglicher Größenordnung und Komplexität mit PRINCE2 umgesetzt werden. Über die Steuerung der Phasen werden der Projektfortschritt und der termingerechte Abschluss der Arbeitspakete und die Lieferung der Produkte überwacht.

Offene Punkte und Risiken stehen unter ständiger Beobachtung und werden bei Bedarf eskaliert. Die Planung der nächsten Projektphase erfolgt bereits in der jeweils vorhergehenden und kann damit zeitnah auf die Anforderungen im Projekt ausgerichtet werden.

5) Steuern nach dem Ausnahmeprinzip (Mangement by Exception)

In der Projektplanung werden nicht nur fixe Kennzahlen, sondern auch Abweichungstoleranzen definiert. Eine Eskalation an höhere Ebenen im Projekt ist erst nötig, wenn diese Abweichungstoleranzen überschritten werden. Dieses Vorgehen spart Zeit für alle Beteiligten, vor allem dem Top Management im Lenkungsausschuss und lässt dem Projektleiter einen gewissen Handlungsspielraum. Hier wird die hohe Flexibilität der PRINCE2-Methode zur Projektumsetzung noch einmal deutlich sichtbar.

6) Produktorientierung

PRINCE2 stellt die Endergebnisse der Phasen bzw. Projekte in den Mittelpunkt, die Aktivitäten spielen eine eher untergeordnete Rolle. Die so genannten Produkte enthalten neben den Projektergebnissen, die Spezialisten-Produkte genannt werden, insgesamt 26 Management-Produkte (wie z.B: Projekthandbuch, Statusbericht, etc.), deren termingerechter Erstellung und Ergebnisqualität überwacht wird.

7) Anpassen an die Projektumgebung

Wie bereits erwähnt, ist PRINCE2 eine enorm flexible Methode zur Projektumsetzung. Seine Themen und Prozesse können mehr oder weniger beliebig an die vorhandenen Rahmenbedingungen angepasst werden. Projekte scheitern meist am Umfeld, ein stures Umsetzen der PRINCE2-Theorie kann nicht erfolgreich sein, sowohl in der Organisation als auch in den Prozessschritten müssen Adaptierungen auf die speziellen Herausforderungen des Projektes vorgenommen werden.

So können zum Beispiel einzelne Prozesse zusammengelegt werden, wenn der Projektleiter genug Praxiserfahrung aufweisen kann, oder einige Rollen in der Projektorganisation können bei kleinen Projekten außen vor gelassen werden. Auch die Erstellung aller 26 Managementprodukte ist nicht immer sinnvoll.

Erfolgreiche Projekte managen mit PRINCE2
  • Office of Government Commerce
  • Herausgeber: The Stationery Office Ltd
  • Taschenbuch: 377 Seiten


Die Grundtechniken von PRINCE2:

Die Planung basiert auf Produkten:

  1. Beschreibung des Endproduktes, Definition des Projektzieles
  2. Abbildung der Teilprodukte im Produktstrukturplan
  3. Beschreibung der Teilprojekte bzgl. Nutzen, Beschaffenheit und Qualitätsanforderungen bzw. -prüfungsvorgaben
  4. Beschreibung des logischen und sequentiellen Bezugs zwischen den Produkten im Produktflussdiagramm.
  5. Erst danach erfolgt die Entwicklung von Aktivitäten, wie Risikoanalyse, Identifikation von Abhängigkeiten unter den Aktivitäten, Terminplanung.

Änderungen im Plan werden gesteuert:

(Dies ist mittlerweile keine „offizielle“ Grundtechnik von PRINCE2 mehr, aufgrund ihrer Wichtigkeit ist sie hier jedoch extra angeführt.)

  1. Aufnahme der Änderungen in die Offene-Punkte-Liste
  2. Analyse der Auswirkungen bzgl. Kosten, Nutzen, Risiken und relative Wichtigkeit in den Bereichen Unternehmen, Anwender und Lieferant.
  3. Bewertung der Auswirkungen und Vergleich mit den Toleranzgrenzen
  4. Bei Überschreitung der Toleranzgrenzen Eskalation an den Lenkungsausschuss, Entscheidung über Durchführung der Änderung
  5. Wenn nötig Änderung der Produktbeschreibung

Ständige Qualitätssicherung

  • Überprüfung der Qualität in Qualitätsprüfungssitzungen auf Basis der Qualitätskriterien (Vorbereitung – Prüfungssitzung – Folge-Aktionen)
  • Dokumentation der Prüfungsvorgaben und -ergebnisse im Qualitätsprotokoll (objektives Messkriterium für den Projektfortschritt und den Status der zu erstellenden Produkte)

PRINCE2 liefert Projekte mit:

  • Kontrolliertem Start, kontrollierter Mitte und kontrolliertem Ende
  • Fokus auf geschäftliche Rechtfertigungen und Risiken
  • Einer definierten Organisationsstruktur
  • Flexiblen Entscheidungsmomenten
  • Regelmäßigen, planmäßigen Fortgangskontrollen
  • Automatischer Korrektur durch das Management bei Abweichungen vom Plan
  • Commitment des Managements und der Beteiligten im richtigen Moment und für die richtigen Themen
  • Guten Kommunikationskanälen zwischen dem Projekt und dem Rest der Organisation

Zertifizierung nach PRINCE2

Wer sich nach der Standardmethode PRINCE2 zertifizieren lassen möchte, hat zwei Möglichkeiten.
Die Foundation-Prüfung richtet sich an Projektmitarbeiter, die sich im Projektumfeld von PRINCE2 bewegen. Ziel ist, ein Grundverständnis für die Terminologie, Themen, Prozesse und Techniken und deren Zusammenhänge zu entwickeln.

Die Practitioner-Prüfung ist für Projektleiter oder Teilprojektleiter gedacht und hat die bestandene Foundation-Prüfung als Voraussetzung. Neben dem Verständnis für die Methodik von PRINCE2 ist hier auch die Fähigkeit gefordert, den theoretischen Ansatz von PRINCE2 auf ein tatsächliches Projekt hin zu maßzuschneidern bzw. die Sinnhaftigkeit von einzelnen Produkten, Themen und Prozessen im konkreten Fall zu beurteilen.

Zusätzlich zur Practitioner-Prüfung gibt es auch eine Advanced Practitioner Prüfung, die sich an Projektmanagementspezialisten und Senior Projektmanager richtet.


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Literaturhinweise