PRINCE2 – 7 Grundprinzipien, 7 Themen, 7 Prozesse

PRINCE2 steht für „PRojects IN Controlled Environments“ und ist einer der Standards für Projektmanagement und kommt vor allem in IT-Projekten zum Einsatz.

PRINCE2 ist eine strukturierte Best-Practice-Methode für effektives Projektmanagement, die vor allem in IT-Projekten zum Einsatz kommt. PRINCE2 ist ein Best Practice Ansatz aus Großbritannien und der tatsächliche Standard innerhalb der britischen Behörden. International wird die Methode überall angewandt und anerkannt, sowohl innerhalb der privaten als auch der behördlichen Sektoren.

Grundzüge von PRINCE2

• Best Practice Ansatz aus Großbritannien
• Nachfolger von PRINCE (=Regierungsstandard für IT-Projekte)
• Starke Ergebnis- und Qualitätsorientierung
• Lässt Soft Skills und den Faktor Mensch außen vor
• Skalierbar und für jede Projektgröße geeignet
• Stellt den Rahmen für Projektmanagement dar, der sich in 7 Grundprinzipien, 7 Themen, 7 Prozesse und Techniken gliedert

Die Grundtechniken von PRINCE2

Die Planung basiert auf Produkten:

1. Beschreibung des Endproduktes, Definition des Projektzieles
2. Abbildung der Teilprodukte im Produktstrukturplan
3. Beschreibung der Teilprojekte bzgl. Nutzen, Beschaffenheit und Qualitätsanforderungen bzw. -prüfungsvorgaben
4. Beschreibung des logischen und sequentiellen Bezugs zwischen den Produkten im Produktflussdiagramm.
5. Erst danach erfolgt die Entwicklung von Aktivitäten, wie Risikoanalyse, Identifikation von Abhängigkeiten unter den Aktivitäten, Terminplanung.

Änderungen im Plan werden gesteuert:

(Dies ist mittlerweile keine „offizielle“ Grundtechnik von PRINCE2 mehr, aufgrund ihrer Wichtigkeit ist sie hier jedoch extra angeführt.)

1. Aufnahme der Änderungen in die Offene-Punkte-Liste
2. Analyse der Auswirkungen bzgl. Kosten, Nutzen, Risiken und relative Wichtigkeit in den Bereichen Unternehmen, Anwender und Lieferant.
3. Bewertung der Auswirkungen und Vergleich mit den Toleranzgrenzen
4. Bei Überschreitung der Toleranzgrenzen Eskalation an den Lenkungsausschuss, Entscheidung über Durchführung der Änderung
5. Wenn nötig Änderung der Produktbeschreibung

Ständige Qualitätssicherung

• Überprüfung der Qualität in Qualitätsprüfungssitzungen auf Basis der Qualitätskriterien (Vorbereitung – Prüfungssitzung – Folge-Aktionen)
• Dokumentation der Prüfungsvorgaben und -ergebnisse im Qualitätsprotokoll (objektives Messkriterium für den Projektfortschritt und den Status der zu erstellenden Produkte)

PRINCE2 liefert Projekte mit …

• Kontrolliertem Start, kontrollierter Mitte und kontrolliertem Ende
• Fokus auf geschäftliche Rechtfertigungen und Risiken
• Einer definierten Organisationsstruktur
• Flexiblen Entscheidungsmomenten
• Regelmäßigen, planmäßigen Fortgangskontrollen
• Automatischer Korrektur durch das Management bei Abweichungen vom Plan
• Commitment des Managements und der Beteiligten im richtigen Moment und für die richtigen Themen
• Guten Kommunikationskanälen zwischen dem Projekt und dem Rest der Organisation

Die 7 Grundprinzipien von PRINCE2

1) Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

Der Fokus liegt während der gesamten Projektlaufzeit auf Nutzen und Wirtschaftlichkeit des Projektes. Der bereits in der Vorbereitungsphase erstellte Business Case wird am Ende jeder Phase und im Zuge jeder Änderung im Projekt überprüft. Die gesellschaftliche Rechtfertigung muss nicht immer monetär zu bewerten sein – mögliche Nutzenargumente können auch Imageverbesserung oder Steigerung des Marktwertes sein. Nach Abschluss des Projektes wird der Projektnutzen anhand des Business Cases evaluiert.

2) Lernen aus Erfahrungen

PRINCE2 fasst die Erfahrungen aus 25 Jahren Projektmanagement zusammen und ist somit ein Best-Practice-Ansatz, in der Praxis erprobt. Auch während des Projektverlaufs wird größter Wert darauf gelegt, aus Erfahrungen und Fehlern zu lernen, und diese für die „Nachwelt“ zu dokumentieren und nutzbar zu machen.

3) Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Die Rollen und Funktionen im Projekt sind vollständig in die Prozesse von PRINCE2 integriert. Je nach Anwendung der Techniken müssen neue Rollen definiert werden (z.B. Prüfungsadministrator in der Qualitätsprüfungstechnik). Darüber hinaus werden nicht nur Projektauftraggeber, -leiter und -mitarbeiter in der Organisation berücksichtigt, sondern auch Kunden, Lieferanten und Unterstützungsleistungen im Projekt.

4) Steuern über Managementphasen

Projekte werden nach PRINCE2 in überschaubare und kontrollierbare Phasen gegliedert, die Detailplanung der Produkte und Aktivitäten erfolgt jeweils in diesen Phasen. Damit können Projekte jeglicher Größenordnung und Komplexität mit PRINCE2 umgesetzt werden. Über die Steuerung der Phasen werden der Projektfortschritt und der termingerechte Abschluss der Arbeitspakete und die Lieferung der Produkte überwacht.

Offene Punkte und Risiken stehen unter ständiger Beobachtung und werden bei Bedarf eskaliert. Die Planung der nächsten Projektphase erfolgt bereits in der jeweils vorhergehenden und kann damit zeitnah auf die Anforderungen im Projekt ausgerichtet werden.

5) Steuern nach dem Ausnahmeprinzip (Mangement by Exception)

In der Projektplanung werden nicht nur fixe Kennzahlen, sondern auch Abweichungstoleranzen definiert. Eine Eskalation an höhere Ebenen im Projekt ist erst nötig, wenn diese Abweichungstoleranzen überschritten werden. Dieses Vorgehen spart Zeit für alle Beteiligten, vor allem dem Top Management im Lenkungsausschuss und lässt dem Projektleiter einen gewissen Handlungsspielraum. Hier wird die hohe Flexibilität der PRINCE2-Methode zur Projektumsetzung noch einmal deutlich sichtbar.

6) Produktorientierung

PRINCE2 stellt die Endergebnisse der Phasen bzw. Projekte in den Mittelpunkt, die Aktivitäten spielen eine eher untergeordnete Rolle. Die so genannten Produkte enthalten neben den Projektergebnissen, die Spezialisten-Produkte genannt werden, insgesamt 26 Management-Produkte (wie z.B: Projekthandbuch, Statusbericht, etc.), deren termingerechter Erstellung und Ergebnisqualität überwacht wird.

7) Anpassen an die Projektumgebung

Wie bereits erwähnt, ist PRINCE2 eine enorm flexible Methode zur Projektumsetzung. Seine Themen und Prozesse können mehr oder weniger beliebig an die vorhandenen Rahmenbedingungen angepasst werden. Projekte scheitern meist am Umfeld, ein stures Umsetzen der PRINCE2-Theorie kann nicht erfolgreich sein, sowohl in der Organisation als auch in den Prozessschritten müssen Adaptierungen auf die speziellen Herausforderungen des Projektes vorgenommen werden.

So können zum Beispiel einzelne Prozesse zusammengelegt werden, wenn der Projektleiter genug Praxiserfahrung aufweisen kann, oder einige Rollen in der Projektorganisation können bei kleinen Projekten außen vor gelassen werden. Auch die Erstellung aller 26 Managementprodukte ist nicht immer sinnvoll.

Die 7 Themen von PRINCE2

1) Business Case

Jedes Projekt braucht einen Business Case („wirtschaftliche Rechtfertigung“), um den Nutzen für das Unternehmen sicher zu stellen (wird am Ende jeder Phase und bei jeder Änderung im Projekt überprüft) und Commitment zu gewährleisten. Dies muss nicht unbedingt immer monetärer Profit sein. Der Business Case dient als Basis für die Überprüfung des Projektnutzens nach Projektabschluss.

2) Projekt-Organisation

Alle Verantwortlichen sind in der Projekt-Organisation integriert und ihre Aufgaben und Kompetenzen klar geregelt. In kleineren oder sehr spezifischen Strukturen kann eine Person mehrere Rollen und eine Rolle von mehreren Personen wahrgenommen werden.

• Kundenorganisation (verantwortlich für Ergebnisdefinition, Verifizierung der Ergebniserreichung)
• Lenkungsausschuss (Vertretung für Anwender und Lieferant/Spezialist, Auftraggeber/Kunde, verantwortlich für Starterlaubnis, Entscheidungen und Abnahme)
• Projektmanager (aus der Kundenorganisation, verantwortlich für Projekt-Tagesgeschäft)
• Projektsicherung (arbeitet im Auftrag des Lenkungsausschusses, verantwortlich für die Überprüfung der kommunizierten Ergebnisse und Stati, Qualitätssicherung)
• Optionale Rollen: Teammanager, Projektunterstützung

3) Projekt-, Phasen- und Teamplan

Im Projekt-, Phasen- und Teamplan wird das geplante Projektvorgehen festgehalten. Diese Pläne unterscheiden sich nur durch ihren Detaillierungsgrad und die abgebildete Zeitspanne. Projektpläne müssen (falls vorhanden) vom Unternehmens-Management (sonst vom LA), Phasenpläne vom Lenkungsausschuss und Teampläne (optional) vom Projektmanager freigegeben werden.

Die Planung orientiert sich an den zu erstellenden Produkten und leitet Projektaktivitäten, Dauer, und Abhängigkeiten davon ab. Außerdem werden durch das Unternehmensmanagement Toleranzgrenzen für Kosten, Zeit, Umfang, Nutzen, Qualität und Risiko festgelegt, innerhalb derer sich der Lenkungsausschuss und das Projektteam mehr oder weniger frei bewegen kann. Erst bei Gefahr einer Überschreitung der Grenzen wird ein Lenkungsausschuss-Meeting einberufen.

Am Ende jeder Phase werden die Pläne aktualisiert und der Lenkungsausschuss wird über Status, Abweichungen, etc. informiert. Falls nötig wird ein Ausnahmeplan erstellt, der jeden der drei Pläne ersetzen kann. Durch diese Vorgehensweise können Projekte jeder Größenordnung in kontrollier- und beherrschbare Phasen gegliedert werden.

Untrennbar verknüpft mit der Planung ist die Steuerung. Jedes Projekt wird in Phasen unterteilt. Am Ende jeder Phase wird der Status geprüft (Planung – Überwachung – Steuerung). Dieses Vorgehen fungiert quasi als Frühwarnsystem; Geld für die nächste Phase gibt es nur nach Beendigung der vorhergehenden Phase. Das Management wird nur informiert, es finden keine regelmäßigen Lenkungsausschuss-Meetings statt. Ein Eingreifen ist nur in Ausnahmesituationen nötig bzw. wenn wichtige Entscheidungen anstehen (Management by Exception).

4) Risikoanalyse

In der Risikoanalyse werden potenzielle Risiken identifiziert und bewertet und Gegenmaßnahmen definiert. Im Risikomanagement werden die Gegenmaßnahmen geplant und durchgeführt und deren Auswirkungen fließen in die ständig zu adaptierende Risikoanalyse ein. Hauptrisiken werden in den Business Case übertragen, alle Risiken werden im Risikoprotokoll geführt.

5) Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement bezeichnet den Vergleich von Anforderungen und tatsächlicher Beschaffenheit und gliedert sich in vier Teile:

• Das Qualitätsmanagement-System ist für die Umsetzung von für das Qualitätsmanagement relevanten Funktionen und für das Verteilen und Verwalten von qualitätsrelevanten Informationen verantwortlich. Es betrachtet Organisationsstruktur, Verfahren und Prozesse.
• In der Qualitätssicherungsfunktion erfolgt die ständige Messung der Projektqualität anhand in der Qualitätsmanagementstrategie definierten Messgrößen und Definition von Maßnahmen zur Qualitätssteigerung.
• In der Qualitätsmanagementstrategie wird bestimmt, welche Qualitätsziele für das Projekt notwendig sind und wie diese gemessen werden. Auch hier werden präventiv Qualitätsverbesserungs-Maßnahmen festgelegt.
• Die Qualitätssteuerung definiert Häufigkeit und Detaillierungsgrad der Qualitätssicherung auf Basis von Qualitätsmessungen.
• Pro Phase wird die Qualitätsmanagementstrategie auf ihre Validität überprüft und gegebenenfalls nachjustiert.
• Ein Produkt wird erst abgenommen, wenn es der Qualität entspricht und dies laut Qualitätsprotokoll vorliegt. Dieses enthält Prüfungsmethode, -verantwortlichkeit und -datum.

6) Umgang mit Änderungen

Der Umgang mit Änderungen in der Projektplanung ist straff geregelt. Im Konfigurationsmanagement (einst ein eigenes PRINCE2-Thema) werden die Elemente eines Endproduktes (sowohl fachlich als auch administrativ) und die freizugebenden Versionen überwacht. So können die Versionen und Status von Produkten zurückverfolgt bzw. der aktuelle Status abgerufen werden. Damit ist auch gewährleistet, dass immer nur mit der aktuellsten Version gearbeitet wird. Dafür verantwortlich zeichnet der Konfigurations-Administrator, er erstattet dem Projektmanager Bericht über die Fertigstellung von Produkten.

Entsteht im Konfigurationsmanagement ein Planänderungsbedarf, kommt die Änderungssteuerung (einst eine eigene PRINCE2-Komponente) zum Zug. Diese umfasst die Identifikation der veränderten Anforderung, Aufnahme in die Offene-Punkte-Liste, Analyse, Bewertung und Entscheidung bzw. Umsetzung der Änderung.

Bei kleineren Projekten kann dies der Projektmanager übernehmen, ansonsten wird ein Änderungsmanager oder ein Änderungsgremium ernannt, welche dann die Entscheidungen über die Durchführung von Änderungen treffen und das Änderungsbudget bewilligen. Dabei steht immer die Balance zwischen Zeit, Kosten, Risiken und den Vorteilen im Fokus. Änderungen haben auch Auswirkungen auf das Konfigurationsmanagement und die Produktbeschreibungen.

7) Überwachung des Fortschritts

Mit der Überwachung des Fortschritts werden die Pläne laufend auf ihre Durchführbarkeit hin überprüft. Je nachdem werden Pläne freigegeben oder adaptiert. Falls Ereignisse vom Plan abweichen, erfolgt die Eskalation. In regelmäßigen Zeiträumen wird überwacht und entschieden, wie und ob das Projekt fortgeführt werden soll.

Die scheinbar breite Aufhängung der Projektplanung und -steuerung mit den vielen genannten Aspekten ist weiterhin ein Grund für den Erfolg von PRINCE2. Aus der Praxis ging hervor, dass Projekte selten an der fehlerhaften Planung oder der mangelnden Kompetenz des Projektleiters scheitern. Meist liegen die Hauptprobleme im Projektumfeld, welches durch Risiken und Nutzen des Projektes ständig beobachtet wird.

Die 7 Prozesse von PRINCE2

Vorbereitung eines Projekts

• Formulierung des Projektvorschlags
• Nominierung  von Projektteam, Auftraggeber und Lenkungsausschuss
• Erstellung Business Case
• Schätzung des geplanten Aufwandes
• Grobe Definition von Vorgehensweise und möglichen Lösungsansätzen
• Planung der Initiierungsphase
• Ständige Einbeziehung der vorhandenen Erfahrungen

Lenkung eines Projekts

• Die Projektlenkung ist Aufgabe des Lenkungsausschusses und läuft über die gesamte Projektdauer
• Freigabe der Initiierungsphase, Projekt und Projektplänen
• Entscheidungen, Anweisungen, Genehmigungen, Anforderungen in den einzelnen Phasen
• Laufende Überprüfung des Projektnutzens

Initiierung eines Projekts

• Erstellung von Projektplanung, Qualitätsplanung und Risikoanalyse
• Erstellung des Nutzenrevisionsplans
• Verfeinerung des Business Case
• Einrichtung von Projektsteuerungsmittel und -ablagestruktur
• Festlegung von Kommunikation und Konfiguration im Projekt festlegen
• Definition der Spezialisten- und Managementprodukte (Teilprodukte, die je nach Anforderung erstellt werden, um das gewünschte Produkt zu erzeugen)

Steuerung der Phasen

• Überwachung des Projektfortschritts
• Kontrolle der Arbeitspakete bzw. Produkte auf termingerechte Abwicklung
• Aktualisierung der Projektpläne
• Beobachtung der offenen Punkte und Risiken, bei Bedarf Eskalation
• Kontrolle von Abweichungen
• Information an alle Stakeholder
• Planung der nächsten Projektphase

Management der Produktlieferung

• Übergabe von Arbeitspaketen an den Teammanager
• Durchführung und Ablieferung der Arbeitspakete
• Qualitätssicherung der Spezialisten- und Managementprodukte
• Laufende Abnahme von Produkten
• Berichterstattung an den Projektmanager

Management der Phasenübergänge

• Aktualisierung von  Business Case, Projektrisiken und Projektplan
• Detailplanung der nächsten Phase
• Abnahme des Abschlussberichtes der vorhergehenden Phase,
• Einholen der Starterlaubnis für die nächste Phase

Abschluss eines Projekts

• Abnahme des Projektendproduktes
• Abnahme durch Wartungs- und Betriebsorganisation
• Übergabe der Projektdokumente
• Erstellung des Abschlussberichts
• Dokumentation Lessons Learned
• Überprüfung und Übergabe des Nutzenrevisionsplans
• Restaktivitäten definieren

Anpassung an die Projektumgebung von PRINCE2

Der Standard PRINCE2 ist äußerst flexibel. Er kann bei kleinen, mittleren und sehr großen Projekten angewandt werden.

Die 7 Themen und die 7 Prozesse können auch abgewandelt werden. So können erfahrene Projektleiter zum Beispiel die beiden Prozesse Projektvorbereitung und -initiierung zu einem Prozess zusammenlegen. In kleinen Projekten kann zum Beispiel die Projektorganisation reduziert werden. Minimum in PRINCE2 sind drei Rollen: Kunde bzw. Auftraggeber, Lieferant und Projektmanager.

Aus den 7 Prozessen von PRINCE2 gehen folgende 26 standardisierte Management-Produkte (auch Dokumente genannt) hervor:

Die Erstellung aller 26 Management-Produkte(Dokumente) ist nicht immer sinnvoll. Eine gut überlegte Anpassung an die eigene Projektumgebung ist fast immer zu empfehlen. Wer dies nicht tut, läuft Gefahr einen Projektmanagement-Overhead zu produzieren. Hier ist gutes Augenmaß und Pragmatismus gefragt.

1. Projektbeschreibung
2. Projektleitdokument
3. Business Case
4. Konfigurationsdatensatz
5. Konfigurationsmanagementstrategie
6. Projektplan (Produktstrukturplan, Teamplan, Phasenplan)
7. Arbeitspaket
8. Kommunikationsmanagementstrategie
9. Produktbeschreibung
10. Qualitätsmanagement-Strategie
11. Qualitätsliste
12. Risikomanagement-Strategie
13. Risikoliste
14. Projektstatusbericht
15. Produktstatusbericht
16. Teamstatusbericht
17. Ausnahmebericht
18. Spezifikationsabweichung
19. Phasenabschlussbericht
20. Projekttagebuch
21. Liste der Offenen Punkte
22. Report der Offenen Punkte
23. Projektabschlussbericht
24. Erfahrungsprotokoll
25. Erfahrungsbericht
26. Nutzenrevisionsplan

Zertifizierung nach PRINCE2

Wer sich nach der Projektmanagement-Methode PRINCE2 zertifizieren lassen möchte, hat folgende Möglichkeiten.

Foundation-Prüfung

Die Foundation-Prüfung richtet sich an Projektmitarbeiter, die sich im Projektumfeld von PRINCE2 bewegen. Ziel ist, ein Grundverständnis für die Terminologie, Themen, Prozesse und Techniken und deren Zusammenhänge zu entwickeln.

Practitioner-Prüfung

Die Practitioner-Prüfung ist für Projektleiter oder Teilprojektleiter gedacht und hat die bestandene Foundation-Prüfung als Voraussetzung. Neben dem Verständnis für die Methodik von PRINCE2 ist hier auch die Fähigkeit gefordert, den theoretischen Ansatz von PRINCE2 auf ein tatsächliches Projekt hin zu maßzuschneidern bzw. die Sinnhaftigkeit von einzelnen Produkten, Themen und Prozessen im konkreten Fall zu beurteilen.

Advanced Practitioner Prüfung

Zusätzlich zur Practitioner-Prüfung gibt es auch eine Advanced-Practitioner-Prüfung, die sich an Projektmanagementspezialisten und Senior Projektmanager richtet.