Projektauftragsklärung

Enormer Zeitdruck ist ein fixer Bestandteil der Projektarbeit. Dadurch ist die Versuchung sehr groß, sofort mit der inhaltlichen Projektarbeit zu beginnen. Doch ohne Ziel kann der Weg nicht definiert werden. Eine genaue Projektauftragsklärung ist die Basis für eine erfolgreiche Projektdurchführung.

Vielen Manager/-innen, die vielleicht über Nacht den Job der Projektleitung oder des Auftraggebers übernommen haben, ist die Bedeutung des Projektstarts nicht bewusst. Dies ist sehr oft der Grund, dass mit der Umsetzung von Projekten begonnen wird, noch bevor sich Auftraggeber und Projektleiter über alle wichtigen Punkte eines Projektes einig wurden. Dieser Umstand kann enorme negative Auswirkungen auf das Projekt haben und darüber hinaus einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden für das Unternehmen nach sich ziehen.

Die nachstehende Grafik verdeutlicht die Wichtigkeit der Projektauftragsklärung im Rahmen der Projektstartphase:

Projekt Auftragsklärung Startphase

Ein noch so schneller Läufer wird sein Ziel nie erreichen, wenn er am Start nicht weiß, in welche Richtung er laufen soll. Dasselbe gilt für die Projektarbeit. Ein Projektleiter, der seine Ziele, Aufgaben und Rahmenbedingungen nicht genau kennt, wird in die falsche Richtung laufen und so „falsche“ Ergebnisse abliefern. Folgende Checkliste hilft Ihnen, im Vorfeld an alle wichtigen Punkte zu denken.

Checkliste – Fragen zur Projektauftragsklärung

  • Was soll im Projekt passieren? (Ziele)
  • Was soll/darf im Projekt NICHT passieren? (Nicht-Ziele)
  • Wann soll mit dem Projekt begonnen werden? (Starttermin)
  • Wann soll das Projekt beendet sein? (Endtermin)
  • Wer soll/muss/darf mitarbeiten? (Projektteam)
  • Gibt es nicht beeinflussbare Rahmen-bedingungen?
  • Was darf nicht oder muss geschehen? (kritische Erfolgsfaktoren)
  • Gab es ähnliche Projekte in der Vergangenheit?
  • Warum wird das Projekt überhaupt ins Leben gerufen?
  • Wer vertritt welche Interessen und warum?
  • Gibt es schriftliche Dokumente, Konzepte, … die für das Projekt von Nutzen sein könnten?
  • Etc.

Erster schriftlicher Projektauftrag

Diese Fragen werden im Rahmen einer korrekten Auftragsklärung beantwortet. Basierend auf den Erkenntnissen bezüglich der Projekt-Ausgangssituation kann ein erster schriftlicher Projektauftrag formuliert werden, ohne den kein Projekt in die konkrete Planungsphase übergehen sollte. Dieser ist zwischen Projektleiter und –auftraggeber abgestimmt.


Kein Projektstart ohne Projektauftrag!


Inhalt des Projektauftrags

Projektname

Die Auswahl des „richtigen“ Projektnamens ist von hoher Bedeutung und wird in vielen Fällen unterschätzt. Der Hauptnutzen ist die Schaffung einer starken Identifikation der Projektbeteiligten mit dem Projekt. Darüber hinaus wird mit der Vergabe eines Projektnamens die Basis für die Entwicklung einer Projektkultur gelegt. Bei Großprojekten mit langer Laufzeit (über 18 Monate) wird häufig auch noch ein Projektlogo zusätzlich zum Projektnamen definiert. Wichtigste Grundregel für die Vergabe eines Projektnamens ist: Der Projektname soll kurz, prägnant und projektbezogen gewählt sein.

Beschreibung der Ausgangssituation

Jedes Projekt hat einen „Auslöser“, wobei Ursache und Hintergrund für eine Projektinitiierung sehr unterschiedlich sein können. Umso wichtiger ist es für jeden Projektverantwortlichen, sich ein konkretes Bild über die gegenwärtige Situation im Projekt zu verschaffen. Dazu werden alle projektrelevanten Informationen gesammelt, systematisch durchleuchtet und zueinander in Beziehung gestellt. Eine anschließende Interpretation der Ergebnisse bildet die wesentliche Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen im Projekt. Interessant an dieser Stelle ist auch die Betrachtungsweise der zu erwartenden Entwicklung bei Nicht-Realisierung des Projekts.

Projektziele und Nicht-Ziele

Die Formulierung der Projektziele ist eine der wichtigsten Aufgaben im Rahmen der Pojektauftragsklärung und ist Kernelement der Vereinbarung zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter. Die Projektziele sollen den Sinn des Projektes erklären und die anzustrebenden Ergebnisse im Projekt definieren.
Korrekte Projektziele sind:

  • knapp und klar formuliert
  • messbar
  • stabil über den gesamten Projektablauf

Die Definition von Projekt-Nicht-Zielen dient zur besseren Projektabgrenzung und fördert das Bewusstsein bei allen Projektbeteiligten. Die „Aushandlung“ der Ziele und Nicht-Ziele erfolgt zyklisch zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter und ist Kern der Auftragsklärung.

Hauptaufgaben im Projekt

Durch die Definition der Hauptaufgaben im Projekt wird das Leistungsvolumen auf grobem Level festgelegt. Entscheidend dabei ist die Gliederung der Hauptaufgaben, da hiermit bereits die Basis für die gesamte Projektstruktur gelegt wird. Die Feingliederung und Aufteilung der Hauptaufgaben in so genannte Arbeitspakete erfolgt dann in einem zweiten Schritt im Rahmen der Projektplanung.Plakativ gesprochen beschreiben die Hauptaufgaben den Weg zum Ziel.

Projektnutzen

Der Projektnutzen soll quantitativ (z.B. geplante Kosteneinsparung oder Zusatzeinnahmen für das Unternehmen) und qualitativ (z.B. Erhöhung der des Servicegrades um 5%) angegeben werden. Dabei kann zwischen einmaligem und periodischem Nutzen unterschieden werden. Die Gegenüberstellung des Projektnutzens zu den Projektkosten wird in Form eines jährlichen ROIs (Return on Investment) angegeben.

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Start- und Endtermin

Projekte sind abgrenzbare temporäre Aufgabenstellungen und haben immer einen definierten Anfangs- und Endzeitpunkt. Im Übrigen ist dies eines der wesentlichen Unterscheidungsmerkmale zur klassischen Routinetätigkeit. Jedes Projekt ist im Zuge der Auftragsklärung zeitlich abzugrenzen, indem ein konkretes Tagesdatum als Start- und Endzeitpunkt festgelegt wird. Die zusätzliche Definition von Start- und Endereignis erhöht die Transparenz, schafft Klarheit und kann auch symbolischen Charakter haben.

Projektbudget

Die Projektkosten sind ein zentrales Entscheidungskriterium für die Realisierung eines Projektes und für die Auftraggeber von heute von großer Bedeutung. Die Planung und Kalkulation der Projektkosten erfolgt in der Regel schrittweise. In einem ersten Schritt werden die Projektkosten auf Basis des Projektantrags geschätzt. Mit zunehmender Planungstiefe der Aufgaben im Projekt steigt auch die Transparenz bei den Projektkosten.

Angaben zum Projektteam

Projekte sind nicht nur inhaltlich sondern auch sozial komplex. Abhängig von Größe und Komplexität der Aufgabenstellungen arbeiten immer mehrere Spezialisten und Experten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Organisationen gemeinsam an der Realisierung der Projektziele.
Damit die Organisation eines Projektes effizient und reibungslos verläuft, ist die Definition der Projektrollen und deren Personifizierung ganz entscheidend. Die wichtigsten und institutionalisierten Rollen eines Projektes sind:

  • die Rolle des Projektleiters
  • die Rolle des Projektauftraggebers
  • die Rolle der Mitarbeiter im Projektteam

Ein erster Ansatz, wie viele Projektmitarbeiter von welchen Bereichen mit welcher Qualifikation und mit welcher Intensität für das Projekt nötig sind, erleichtert  auch den Linienvorgesetzten deren Personaldisposition.

Der Projektauftrag ist eine Vereinbarung zwischen dem Projektauftraggeber und Projektleiter

Der Projektauftrag ist sozusagen ein Werkvertrag zwischen Auftraggeber und Projektleiter und schafft ein gemeinsames Verständnis über die Projektzusammenhänge. Er ist eine wesentliche Absicherung sowohl für Projektauftraggeber als auch Projektleiter. Darüber hinaus ist er ein wertvolles Kommunikationsinstrument für die Planungsphase im Projekt und eines der wichtigsten Werkzeuge um Projektkrisen vorzubeugen. Weiters schafft der Projektauftrag eine verbindliche Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter und bildet die Informationsgrundlage für später dazukommende Teammitglieder.


Tipps und Tricks für die Praxis zur Projektauftragsklärung

  • Kein Projektstart ohne schriftlichen Projektauftrag
  • Genügend Zeit für die Erstellung und Abstimmung des Projektauftrags einplanen
  • Zu Projektbeginn einen Grobentwurf  erstellen und mit dem Projektauftraggeber abstimmen
  • Entwicklung und Diskussion der endgültigen Version des Projektauftrags mit dem Projektteam
  • Unterschrift durch den Projektauftraggeber hat sehr hohen Symbol-Gehalt
  • Neben den Projektzielen unbedingt auch Nicht-Ziele definieren. Oft wird erst dadurch Klarheit geschaffen, was das konkrete Projektergebnis sein soll
  • Der Projektauftrag stellt eine Absicherung für den Projektleiter und sein Team dar

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Literaturhinweise