Projektcontrolling – professionelle Projektsteuerung

Im Projektcontrolling wird die Einhaltung der Projektpläne durch definierte Kommunikations- und Reportingstrukturen überprüft und somit der Projektfortschritt gewährleistet. Die beste Projekt-Planung ist wertlos, wenn sie nicht umgesetzt wird. 

Das Projektcontrolling unterstützt die Projektleitung bei der Führungsaufgabe im Projekt. Es kümmert sich in diesem Sinn um die Gestaltung der Strukturen und Prozesse, die für eine effiziente Projektabwicklung erforderlich sind. Darüber hinaus wird in vielfältiger Weise koordiniert.

Ziel ist es, das Projektmanagement so zu unterstützen, dass das Projekt bezüglich der Eckpfeiler Qualität und Funktionalität, Kosten und Zeit erfolgreich abgewickelt wird, geplante und vereinbarte Ergebnisse sichergestellt und organisatorische und persönliche Reibungsverluste vermieden werden. Unser Lösungsansatz für das Projektcontrolling orientiert sich an den Lebenszyklusphasen des Projektes und stellt den Verantwortlichen sowohl phasenspezifische wie auch phasenübergreifende Instrumente zur Verfügung.

Kernbereiche des Projekt-Controllings

Das Projektcontrolling ist ein integrierter Bestandteil des Projektmanagements über die gesamte Projektlaufzeit. Das Projektcontrolling beinhaltet alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um das Projekt planungsmäßig zu realisieren. Projektvorbereitungen und Projektpläne, die in der Startphase des Projektes erstellt werden, dienen dazu, den gewünschten Ablauf des Projektes möglichst präzise festzulegen und vorweg zu denken.

Bei der aktiven und wirkungsvollen Projektsteuerung werden in regelmäßigen Zyklen die Soll-Vorgaben der Projektplanung mit den im Projektverlauf erreichten Ist-Werten, die von den Umsetzungs- und Ergebnisverantwortlichen Experten eingebracht werden, verglichen. Der Soll/Ist-Vergleich bezieht sich einerseits auf den Projektgegenstand und andererseits auf den Projektverlauf.

Festgestellte Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Werten betrachten wir immer integriert und unterziehen sie einer kritischen und ursachenbezogenen Analyse, denn erfahrungsgemäß ist Abweichung nicht gleich Abweichung. Die Bewertung der Auswirkungen und Konsequenzen auf Ziele, Termine, Meilensteine, Kosten, Ergebnisqualität, Kundenzufriedenheit, Stimmung, etc. erfolgt gemeinsam mit den Fachexperten. Wird eine Abweichung als kritisch eingestuft, werden auf Basis der Ursachenforschung Sofortmaßnahmen erarbeitet. „Symptombehandlungen“ und das nochmalige Auftreten der kritischen Projektsituation sind somit ausgeschlossen.

Die Verfolgung der definierten Maßnahmen und die Aktualisierung der Projektpläne nach Abschluss eines Controlling-Zyklus (Projektstrukturplan, Arbeitspaketbeschreibung, Balkenplan, etc.) sind zentraler Bestandteil unseres Projektcontrolling-Prozesses.


Parameter des Projektcontrollings

  • Qualität der Leistung und Leistungsfortschritt
  • Ziele laut Projektauftrag
  • Termine und Meilensteine
  • Ressourceneinsatz und Finanzmittel
  • Projektumfeld und die Gestaltung der Beziehung zu den verschiedenen Umfeldern
  • Projektrisiken und kritische Erfolgsfaktoren
  • Soziale Beziehungen und die Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten

Projektcontrolling Prozess

Projektcontrolling-Meeting

Das Projektcontrolling-Meeting dient der periodischen und aktiven Koordination und Überwachung der Projektpläne und findet über den gesamten Projektverlauf statt. Periodizität und Termine werden im Zuge der Startphase vereinbart. Veränderungen der Intensität des Controlling-Zyklus sind möglich und werden spezifisch und situativ entschieden. Teilnehmer im Projektcontrolling-Meeting sind Projektleiter, Projektcontroller (sofern eine eigens dafür definierte Person im Projekt vorhanden ist), Projektkernteam und optional weitere Mitarbeiter aus der Projektorganisation.

Im Zuge der Vorbereitung auf das Controlling-Meeting konsolidieren die Arbeitspaket-Verantwortlichen die Informationen bezüglich ihrer Arbeitspakete. Dies erfolgt in einem schriftlichen Statusbericht. Zentrale Informationen, die generiert werden, sind laufende Aktivitäten und der aktuelle Status zum bisherigen Verlauf, Einschätzung des Leistungsfortschritts und Beurteilung der Einhaltung der Termine, Kosten und Ressourcen und Problembereiche, offene Punkte und notwendige Entscheidungen.

Die Präsentation der Statusberichte erfolgt durch die Arbeitspaket-Verantwortlichen im Projektcontrolling-Meeting. Dies fördert den Austausch und die Vernetzung der Fachexperten untereinander, legt Hemmschuhe und Problemstellungen offen und sorgt für einen synchronisierten Informationsstand bei den Anwesenden.

Im Zuge der Nachbereitung werden Projektpläne konsolidiert und das Ergebnis durch die Erstellung eines Protokolls gesichert.

Projektcontrolling (Kompakt-Wissen): Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern
  • Roland Wanner
  • Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform
  • Auflage Nr. 2 (02.01.2016)
  • Taschenbuch: 164 Seiten

Projektreporting

Unter Projektreporting verstehen wir das formalisierte Festhalten der Ergebnisse des Projektcontrolling-Prozesses in komprimierter und verdichteter Form. Der Projektreport wird nach jeder Projektcontrolling-Sitzung und auf Basis der präsentierten Projektstatusberichte erstellt. Er ist eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Mitglieder des Lenkungsausschusses zur strategischen Projektsteuerung. Die konkreten Strukturen für das Reporting werden in der Startphase des Projektes definiert. Die Erstellung eines Bericht-Templates fördert die Orientierung, Übersicht und Projektkultur.

Aus unserer Erfahrung vermittelt die Regelmäßigkeit des Projektreportings Sicherheit und Kontinuität im Projektabwicklungsprozess.

Inhalte des Projektreports

  • Aktuelle Projektpläne
  • Hotspots zu den Schwerpunktthemen im Projekt
  • Offene Punkte und die notwendigen Entscheidungen dazu
  • Vorschau auf die nächsten Schritte

Lenkungsausschuss und Auftraggeber-Meeting

Bei Projekten, die mehrere Unternehmensbereiche tangieren, wird ein Projekt-Lenkungsausschuss installiert, ein Gremium, in dem gemeinsam strategische Entscheidungen getroffen werden. Bei Projekten, die innerhalb eines Bereiches abgewickelt werden, hat der Auftraggeber meist die Kompetenz um für den gesamten Bereich zu entscheiden. Das Projektlenkungsausschuss-Meeting bzw. Auftraggeber-Meeting, der Projektreport und das Controlling-Meeting sind eng miteinander verknüpft.

Wir empfehlen eine zeitlich enge Taktung des Projektcontrolling-Meetings und des Projektlenkungsausschuss- bzw. Auftraggeber-Meetings, um aktuelle Informationen zu transportieren und zeitnahe Entscheidungen im Sinne des Projektfortschritts zu ermöglichen. Das Projektlenkungsausschuss- bzw. Auftraggeber-Meeting ist die Schnittstelle zwischen operativer und strategischer Arbeitsebene im Projekt. Im Lenkungsausschuss sitzen die Vertreter betroffener Bereiche, Meinungsbildner und wichtige Stakeholder.

Es werden ausgewählte Projektpläne präsentiert, Problembereiche aufgezeigt und diskutiert und die weitere strategische Stoßrichtung für das Projekt festgelegt. Wesentlich ist für uns die Ergebnissicherung durch die Protokollierung der getroffenen Entscheidungen, die Weitergabe der Information an das Projektteam und die Veranlassung der Umsetzung notwendiger Maßnahmen.


Projektcontroller gestalten und begleiten den Projektmanagement-Prozess der Zielfindung, Planung und Steuerung und tragen Mitverantwortung für die Zielerreichung.


Leitsätze zum Projektcontrolling

  • Controlling bedeutet Steuerung! Kontrolle ist nur ein Teilaspekt, der zur Steuerung notwendig ist – er sollte nicht im Mittelpunkt stehen!
  • Pläne die  nicht „controlled“ werden, verlieren einen großen Teil ihres Wertes – daher gilt: Alles was geplant wird, muss auch „controlled“ werden!
  • Projektcontrolling ist weit mehr als Termin- und Kostencontrolling – das Projekt muss gesamtheitlich im Auge behalten werden!

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Literaturhinweise