Projektmanagement Systemdiagnose

Eine effiziente Abwicklung von Projekten spart Unternehmen Geld und allen involvierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zeit und Nerven. Führen Sie eine Systemdiagnose für Projektmanagement durch und erfahren Sie, wie effizient Ihre Projekte ablaufen und wo Sie noch optimieren können!

Im Zuge der Projektmanagement-Systemdiagnose wird objektiv, strukturiert und neutral bewertet, wie gut Ihr Unternehmen zu den einzelnen Themenbereichen des Projektmanagements aufgestellt ist. In Abstimmung mit dem Top-Management Ihres Unternehmens werden die Ziele und Schwerpunkte der PM-Diagnose festgelegt, die von der Effizienz der Abwicklung von Prozessen im Projekt bis zur Übereinstimmung mit den strategischen Unternehmenszielen reichen können.

Die PM-Systemdiagnose wird mit folgenden Methoden der Informationsgenerierung durchgeführt:

  • Dokumentenanalyse
  • Sammlung von Hard-Facts und Kennzahlen auf Basis abgeschlossener Projekte
  • Einzelinterviews / Gruppeninterviews
  • Beobachtung des laufenden Betriebs (Feldstudie)
  • Projektreviews

Die Projektmanagement Systemdiagnose zeigt, wie effizient Ihre Projekte ablaufen und wo Sie noch optimieren können!

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Themenfelder der Projektmanagement System-Diagnose

  • Projektmanagemt-Kultur im Unternehmen
  • Generelle Reputation des Projektmanagements im Unternehmen
  • Projekt-Einzelprozess (Projektinitiierung, Projektbeauftragung,
    Projektstart- und Projektumsetzungsprozess, Qualität, ….)
  • Projekt-Portfoliomanagement
  • Methodenportfolio
  • Formale Projektmanagement-Standards und Unterstützung des
    Projektmanagements durch Dokumentvorlagen, Standardprozesse,
    Tools, etc.
  • Reports und Reportingstrukturen
  • Strukturen des Projektmanagements und die Einbettung in die
    Unternehmensorganisation
  • „Wissensmanagement“ zum Thema Projektmanagement (z.B.:
    Lessons Learned, Projektmanagement-Plattformen)
  • Einbindung der internen und externen Kunden und des Top-Managements
    in den Projektmanagement-Prozess
  • Rollen, Funktionen, Aufgaben und Verantwortungen im Projektmanagement-
    Prozess
  • Qualifizierungsgrad der Projektmitarbeiter (Projektleiter, Projektmitarbeiter,
    Projektexperten)

Ergebnis der PM-Systemdiagnose

Das Ergebnis der PM-Diagnose ist ein Bericht, in dem die Auftraggeber derProjektmanagement-Diagnose eine fundierte Momentaufnahme zum Stand des Projektmanagements erhalten.

Letztendlich ergibt sich ein umfassendes Bild über den allgemeinen Ablauf von Projekten und den Grad der Integration des Projektmanagements in die Unternehmensorganisation. Vorhandene Schwachpunkte sindidentifiziert und mögliche Optimierungsmaßnahmen sind aufgezeigt.

Auf den Ergebnissen der PM-Systemdiagnose aufbauend sind die sinnvollen nächsten Schritte:

  • ein Workshop zur Planung von Verbesserungsmaßnahmen
  • die Umsetzung der Maßnahmenplanung (der wichtigste Schritt).

Die Durchführung der PM-Systemdiagnose erfolgt durch Dokumentenanalyse, Sammlung von Hard-Facts und Kennzahlen auf Basis abgeschlossener Projekte, Einzel- und Gruppeninterviews, Beobachtung des laufenden Betriebs (Feldstudie) und Reviews von ausgewählten Projekten. 


Projektmanagement SystemdiagnoseWann sollten Sie eine PM-Systemdiagnose in Betracht ziehen?

Projekte laufen aus dem Ruder, die Ursachen dafür sind unbekannt

Es gibt immer wieder grobe Unregelmäßigkeiten im Projektverlauf. Projektbudgets explodieren, Termine werden laufend nach hinten verschoben, die gelieferten Ergebnisse lassen zu wünschen übrig. Manche Projekte scheinen Probleme überhaupt wie ein Magnet anzuziehen. Andere wiederum werden nie fertig. Niemand weiß warum.

Ausgebildete Projektleiter verlassen regelmäßig das Unternehmen

Es wurde viel Zeit und Geld in die Projektmanagement Ausbildung der Mitarbeiter investiert. Viele von ihnen sind zertifizierte Projektleiter. Regelmäßig verlieren Sie solche Mitarbeiter. Entweder, weil sie selbst kündigen und das Unternehmen für immer verlassen oder weil sie sich in andere Bereiche des Unternehmens „weiterentwickeln“. Die Gründe dafür sind unklar.

Die definierten PM-Standards werden eingehalten und die Projekte laufen trotzdem nicht besser

Eine Menge an Standards für die Projektabwicklung ist definiert. Es gibt klare Prozesse, Dokumentvorlagen und Toolunterstützung. Die Mitarbeiter halten sich auch an diese Regeln. Formal laufen die Projekte perfekt. Trotzdem ist keine merkbare Verbesserung in der Qualität der Projektabwicklung erkennbar. Im Gegenteil, oft hat man den Eindruck, die Projekte laufen jetzt noch schwerfälliger als zuvor.

Diagnose Vasa-Syndrom: Worauf es ankommt, damit Projekte nicht aus dem Ruder laufen
  • Andrea Ramscheidt
  • Herausgeber: Walhalla
  • Auflage Nr. 1 (14.10.2015)
  • Gebundene Ausgabe: 184 Seiten

Die Mitarbeiterressourcen für die Projektarbeit sind immer zu knapp

Die Mitarbeiter stöhnen unter der Arbeitslast der Projektarbeit. Oft müssen sie in drei oder mehr Projekten mitarbeiten. Die Motivation ist am Boden. Niemand meldet sich freiwillig um eine Projektleitung zu übernehmen. Es ist eher das Gegenteil der Fall: Jeder versucht drohender Projektarbeit möglichst weit aus dem Weg zu gehen.

Sie wollen die Qualität und Effizienz Ihrer Projekt nachhaltig steigern

Eine regelmäßige Überprüfung garantiert die volle Funktionsfähigkeit Ihres Projektmanagement-Systems. Potenzielle Fehlerquellen werden rechtzeitig erkannt und können mit geringem Aufwand behoben werden. Was beim Auto Standard ist, sollten Sie auch Ihrem Projektmanagement angedeihen lassen: Regelmäßige Überprüfung und Servicierung durch Experten. Ein periodischer Check gewährleistet eine kontinuierliche und nachhaltige Effizienzsteigerung in der Projektabwicklung.


Maximaler Nutzen bei minimalem Aufwand

Der Erhebungsaufwand für ein Unternehmen im Rahmen der PM-Diagnose ist im Vergleich zum umfassenden Ergebnis gering. Bei den Interviews ist pro Interviewteilnehmer mit etwa 1 bis 2 Stunden zu rechnen, die Erhebung der Zahlen, Daten, Fakten geschieht parallel.

In vielen Unternehmen werden die Gruppeninterviews und die gemeinsame Arbeit zwischen Berater und Mitarbeiter bei der Erhebung der Zahlen, Daten, Fakten an sich schon als nützliche Intervention erlebt. Die Art der Fragestellungen aus der externen Beraterperspektive gibt neue Denkanstöße und ermöglicht, alte Denkmuster zu überwinden.

Relevante Themen werden in ähnlichen, bereichs- und hierarchieübergreifenden Gruppenzusammensetzungen meist nicht diskutiert. Diese Art der Selbstbetrachtung trägt zu mehr Verständnis und Bewusstheit bei und mobilisiert die Veränderungsenergie sowie die Veränderungsbereitschaft.

Die Interviews ermöglichen es, alle Ebenen und Gruppen einer Organisation einzubinden und deren Standpunkte, Wahrnehmungen und Interessen aufzunehmen. Deutlich formulierte Botschaften an die Führung der Organisation werden ebenso aufgenommen wie leise Zweifel und unbewusste, verdrängte Ängste und Unsicherheiten.

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Die Rückspiegelung der Ergebnisse der PM-Systemdiagnose löst im Allgemeinen Diskussionen aus, die gleichzeitig die richtigen Wege für Lösungen finden. Die Rückspiegelung der Wahrnehmungen der externen Beobachter/Berater ermöglicht es, in eine differenzierte Sachdiskussion einzutreten und selbst einen analytischen Blick auf die eigene Organisation zu werfen, ein gemeinsames Bild der aktuellen Situation zu entwickeln.

Steuerung, Verantwortung, Entscheidungs- und Handlungsfreiheit bleiben bei den Aufttraggebern und Führungskräften im Unternehmen. Entscheidungen zur Gestaltung des weiteren Prozesses (d.h. die Veränderungsarchitekturen) werden auf diesem Fundament passgenauer und anschlussfähiger. Es können funktionale Kommunikations- und Beteiligungsstrategien entworfen werden, die geeignete Hebel für den Entwicklungsprozess darstellen.