Projektorganisation – Funktion und Rollen im Projekt

Die Zahl der Projekte sowie die Zahl der Mitarbeiter, die an Projekten beteiligt sind, ist ständig im Wachsen begriffen. Dabei ist Ressourcenknappheit ein wohlbekannter Begleiter der Projektarbeit, da neben den Projekten auch noch die Linientätigkeit abzuwickeln ist. Umso wichtiger ist es, die Grenzen zwischen Linie und Projekt klar abzustecken. Die Etablierung einer Projektorganisation sorgt hier für die größtmögliche Transparenz.

Problemstellung

In den seltensten Fällen stellen Unternehmen zusätzliches Personal für die Projektabwicklung ein. Projektmitarbeiter erhalten mit der Projektrealisierung eine Zusatzaufgabe zu ihrer Linientätigkeit im Alltagsjob. Oftmals ist sowohl ihren Vorgesetzten als auch den Mitarbeitern selbst unklar, wie viel Zeit sie für welche Tätigkeiten aufwenden sollen.

Mit dieser Doppelaufgabe geht in den meisten Fällen auch ein Doppel-Chef einher. Zusätzlich zum Linien-Vorgesetzten gibt plötzlich auch noch der Projektleiter Anordnungen – die nur selten abgesprochen sind, sich dadurch oft widersprechen und den Mitarbeiter überlasten. Dies kann in manchen Fällen zu Demotivation und Frustration beim Mitarbeiter führen. Im schlimmsten Fall ist Burnout die Endstation, wenn dieser Zustand zu lange andauert. Eine unmissverständliche Regelung ist hier unbedingt nötig.

Abteilungsübergreifende Kommunikations- und Entscheidungswege, die in Projekten tagtäglich gegangen werden müssen, sind oft mühsam und langwierig und beeinträchtigen den Projektfortschritt erheblich. Die Projektorganisation muss daher teilweise oder gänzlich von der Unternehmensorganisation gelöst sein, um klare Kommunikations-, Entscheidungs- und Eskalationswege zu schaffen.

Ziel

Die temporäre Projektorganisation ist im Prinzip ein Unternehmen auf Zeit mit eigenen Regeln, Rollen und Kommunikationsstrukturen. Sie ist ein  unentbehrliches Instrument zur Regelung der Zusammenarbeit der am Projekt beteiligten Personen.

Eine klare Definition von Funktionen und Rollen schafft eine unmissverständliche Aufgaben- und Kompetenzverteilung und eine klare Abgrenzung zur Linienorganisation. Die Hierarchien sind flach, aber klar geregelt. Jeder weiß Bescheid, an wen er berichten muss, wer welche Entscheidungen fällen und wer welche „Befehle“ erteilen darf. Dies schafft Transparenz für alle Beteiligten und beschleunigt die Projekt-abwicklung um ein Vielfaches.

Will nun ein Mitarbeiter A aus der Abteilung X eine Entscheidung des Mitarbeiters B aus der Abteilung Y, muss die Kommunikation nicht wie in der Linienorganisation über die jeweiligen Vorgesetzten laufen, sondern kann direkt zwischen Mitarbeiter A und B geklärt.


Ziele der Projektorganisation

  • Schaffung von Transparenz im Projekt
  • Regelung der Zusammenarbeit der am Projekt beteiligten Personen
  • Aufzeigen der Entscheidungs-, Berichts- und Eskalationswege
  • Verkürzung der Kommunikationswege
  • Klare Aufgaben- und Kompetenzverteilung durch die Definition von Funktionen und Rollen
  • Schaffung der Grundlage für die Projektkommunikation /-information

Projekt versus Linie

In einer Projektorganisation werden Mitarbeiter für die Dauer des Projektes zu einem gewissen Prozentsatz ihrer Arbeitszeit aus der Linienorganisation „abgezogen“. Die Projektorganisation ist  schlanker und flacher als die Linienorganisation und steigert somit die Effizienz von Information, Kommunikation und Eskalation innerhalb des Projektteams.

Eine klare Definition der Rollen und Aufgaben und deren Abgrenzung zur Linie ist unentbehrlich. Dabei ist der wichtigste Punkt, dass der Projektleiter volle Entscheidungs- und Weisungsbefugnis und somit die Möglichkeit hat, das Projekt voranzutreiben.

Projekt vs Linie

Die Projektmitarbeiter und alle Beteiligten müssen lernen, mit den neuen Projektstrukturen umzugehen, was in der Praxis oftmals zu erheblichen Schwierigkeiten führt. Welcher Vorgesetzte berichtet schon gern an seinen eigentlichen Mitarbeiter, nur weil diesem plötzlich der Titel „Projektleiter“ verliehen wurde?

Bei der Personifizierung der Projektrollen ist es deshalb von großem Vorteil, die gewohnten Hierarchien nicht zu stark zu verändern, um mögliche Diskrepanzen von vorneherein zu entschärfen. Die strategische Herausforderung ist, die temporäre Organisation lebbar zu konstruieren. Durch die Definition von Rollen und Funktionen im Projekt weiß jeder Mitarbeiter sowohl über seine Aufgaben und Kompetenzen Bescheid, als auch über jene seiner Projekt-Kollegen. Somit können unnötige Diskussionen über Rechte und Pflichten zumindest in erster Linie abgewendet werden.

Projektmanagement. - lernen, lehren und für die Praxis
  • Helmut Zell
  • Herausgeber: Books on Demand
  • Auflage Nr. 6 (01.01.1970)
  • Taschenbuch: 158 Seiten


Der Weg zur Projektorganisation

Die Projektorganisation wird immer in der Startphase eines Projektes erstellt. Der erste Schritt besteht in der personenunabhängigen Definition der Projektrollen. Welche nötig sind, hängt vom Projekt ab. Manchmal genügt die kleinste Form, die nur die Basics enthält: Projektauftraggeber, Projektleiter und Projektteam. Je nach Projektgröße können noch Projektmitarbeiter, die als Fachexperten fungieren, ein Steuerungsgremium zur Vertretung aller involvierten Organisationseinheiten oder ein Projektcoach hinzugezogen werden.

Sind die Rollen definiert, werden sie mit Personen besetzt, die optimal zur Erfüllung der Aufgaben geeignet sind. Je höher der Projektauftraggeber in der Linienorganisation vertreten ist, desto besser für das Projekt, da es einerseits eine höhere Priorität erhält und andererseits der Projektauftraggeber den Großteil der anfallenden Entscheidungen selbst treffen kann. Der Projektleiter sucht sich idealerweise sein Projektteam selbst aus, in der Praxis wird es ihm aber oft aus dem vorhandenen Pool von Personen und Kompetenzen zugeteilt. Die „Rekrutierung“ des Projektteams muss auf jeden Fall mit den jeweiligen Linienvorgesetzten abgestimmt sein.

Ähnlich der Linienorganisation gibt die Projektorganisation Auskunft über Reportingstrukturen und Entscheidungswege und ist die Grundlage für die Kommunikationsplanung im Projekt, da sie alle relevanten Personen enthält. Sie gibt damit Auskunft darüber, wer an wen berichtet und wer wem Anordnungen erteilt.

Die Abbildung der Projektorganisation erfolgt am besten in grafischer Form. Um die Unterscheidung zur Linienorganisation zu verdeutlichen, wird sie oft in Kreis- bzw. Ellipsenform dargestellt. Andere Darstellungen sind ebenfalls möglich, aber nicht weit verbreitet.

Im Lauf des Projektes kann sich die Projektorganisation verändern, da gewisse Kompetenzen nur für gewisse Phasen des Projektes benötigt werden. Wie alle Projektpläne muss auch die Projektorganisation ständig auf ihre Gültigkeit überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Es kann durchaus vorkommen, dass ein Mitarbeiter das Projekt oder überhaupt das Unternehmen verlässt. Ebenso können aufgrund  neu definierter Projektaufgaben neue Mitarbeiter hinzugezogen werden müssen. Die Projektorganisation lebt mit dem inhaltlichen Projektplan.

Beispiel Projektorganisation

Projektorganisation Beispiel


Aufgaben und Kompetenzen der klassischen Projektrollen

Projektauftraggeber

  • Klare Auftragserteilung an den Projektleiter
  • Festlegung der Strategien, Projektziele und Prioritäten mit dem Projektleiter
  • Vereinbarung organisatorischer Rahmenbedingungen mit dem Projektleiter
  • Unterstützung des Projektleiters als Machtpromotor
  • Treffen von strategischen Projektentscheidungen
  • Treffen von Budgetentscheidungen
  • Strategisches Projektcontrolling
  • Abstimmung des Vorhabens mit allen betroffenen Bereichen
  • Vertretung der Projektinteressen nach außen
  • Unterstützung des Projektleiters bei Problemen und Krisen

Steuerungsgremium

  • Wird auch als „Lenkungsausschuss“, „Review-Board“ o.ä. bezeichnet
  • Treffen von bereichs- / organisationsübergreifenden, projektspezifischen Entscheidungen
  • Unterstützung des Projektleiters durch seinen Einfluss (Machtpromotor)
  • Abnahme von Projektteil- & Projektgesamtergebnissen
  • Der Projektauftraggeber muss Mitglied im Steuerungsgremium sein und hat meistens den Vorsitz

Projektleiter

  • Projektplanung
  • Operatives Projektcontrolling (Leistung, Termine, Kosten und Ressourcen)
  • Gestaltung der Projektkommunikation und -information
  • Führung des Projektteams
  • Operative Koordination, Steuerung und Abschluss des Projektes
  • Koordination und Abstimmung mit dem Projektauftraggeber/Lenkungsausschuss
  • Projektdokumentation und Berichtswesen
  • Moderation von Projektmeetings und Ergebnissicherung
  • Hat die Gesamtverantwortung für das Projekt

Projektteam-Mietglied

  • Durchführung von zugeteilten Projektaufgaben und Verantwortung der Ergebnisse
  • Einbringung von fachlichem Know-how
  • Teilnahme an Projektteam-Meetings
  • Mitarbeit bei der Projektplanung
  • Mitarbeit bei der Projektumsetzung
  • Mitarbeit beim Projektcontrolling
  • Information an den Projektleiter

Projektmitarbeiter

  • Einbringung von fachlichem Know-how
  • Durchführung von zugeteilten Projektaufgaben
  • Information an das Projektteam

Tipps und Tricks aus der Praxis

  • Es empfiehlt sich, die Projektorganisation auf Flipcharts, Whiteboards, Overhead-Folien oder vergleichbaren Medien zu erarbeiten.
  • Die Darstellung mit Kreisen, Ellipsen und dergleichen ermöglicht eine Unterscheidung von der Linienorganisation.
  • Ein Start-Workshop und Aktivitäten „off the project“ erleichtern die Teambildung.
  • Allen mitarbeitenden Personen müssen ihre Rollen, d.h. die Erwartungen, die an sie gestellt werden, klar sein (z.B. Rollen / Funktionen zumindest kurz und bündig beschreiben).
  • Die Intensität der Beschreibung der Rollen ist abhängig von der Größe des Projektes und der Projekt-Erfahrung, die die Projektbeteiligten besitzen.

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Literaturhinweise