Projektreporting – aussagekräftige Projektberichte

Die Erstellung von regelmäßigen Projektberichten über den inhaltlichen, terminlichen und kostenmäßigen Projektfortschritt ist eine Kernaufgabe des Projektreportings. Ziel ist die Aufbereitung aktueller Informationen in verdichteter Form als Entscheidungsgrundlage für eine definierte Zielgruppe.

Unter Projektreporting (Berichtswesen) versteht man das formalisierte Festhalten des Projektcontrolling-Prozesses und der Projektergebnisse. Auf Basis eines Soll-Ist-Vergleichs der einzelnen Controllingaspekte werden Projektstatus-Berichte erstellt und einer definierten Zielgruppe vorgelegt. Diese besteht meist aus Projektleiter, Projektauftraggeber und (wenn vorhanden) dem Steuerungsgremium.

Je nach Vereinbarung werden auch andere Zielgruppen in den Projektreporting-Prozess aufgenommen, für die die Reports unter Umständen eigens angepasst werden. Grundlage für ein funktionierendes Reporting ist die Planung adäquater Reportingstrukturen in der Startphase.

Folgendes muss für das Projektreporting geplant werden:

  • Was wird berichtet?
  • Wer berichtet was an wen?
  • In welchen Zeitabständen wird berichtet?
  • Wie werden die Informationen aufbereitet? (Form, Struktur, Medium)
  • Wie sind die Reports aufgebaut?

Die konkreten Strukturen für das Projektreporting müssen in jedem Projekt mit den Beteiligten vereinbart werden. Für die wichtigsten Reports empfiehlt es sich Templates anzufertigen, nach denen sich die Mitarbeiter/-innen orientieren können.  Dies fördert auch die Übersichtlichkeit über das gesamte Reporting.

ProjektreportingDie Templates sollten die Mitarbeiter/-innen aber nicht einengen, sonst werden sie unzureichend oder gar nicht verwendet. Bei der Erstellung ist auf eine möglichst benutzerfreundliche Anwendung zu achten um die Akzeptanz der Templates zu sichern.


Projektberichte sorgen für den Überblick über den momentanen Status eines Projektes


Projektreporting-Tools

Für den Einsatz eines Reporting-Tools müssen im Unternehmen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein. Die meisten Einführungen scheitern daran, dass die unternehmensspezifischen Anforderungen nicht klar definiert sind. Hierfür ist erforderlich, dass Methoden und Techniken (PM-Vorgehen), Prozesse und Verfahren sowie die organisatorische Struktur des Projektmanagements klar definiert, etabliert und beschrieben sind.

Zentrale Fragestellungen vor dem Einsatz:

  • Ziele und Aufgaben des Projektreportings: Was soll durch das Projektberichtswesen erreicht werden?
  • Inhalte und Form (Layout) des Reportings: Welche Informationen sind notwendig? Wer will was in welcher Form haben?
  • Entstehungsprozess des Projektreportings und Datenqualität: Wie kommen die Informationen zustande? Auf welchen Annahmen beruhen sie und wie zuverlässig sind sie?
  • Die Beteiligten des Reportings: Wer sind die Adressaten? Wer sind die Informationslieferanten? Können und wollen die Adressaten die Information nutzen?
  • Standards des Projektreportings: Welche Standards und Regeln sind für ein wirkungsvolles Reporting im Unternehmen erforderlich? Wie viel Einheitlichkeit ist für das Projektreporting notwendig? Ein harmonisiertes, allgemein gültiges Projektvorgehen ist Voraussetzung für einen sinnvollen Tool-Einsatz. Was nützt das beste Tool, wenn sich nicht alle an die notwendigen Regeln halten?
  • Die Verwertung des Projektreportings: Was passiert mit den Informationen? Werden die Informationen genutzt?
  • Offene Kommunikation und intensive Zusammenarbeit: Sie sind Voraussetzung und Ergebnis des Reportings. Jeder Projektleiter muss sich daran beurteilen lassen, in welchem Maß es ihm gelingt, eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten zu erreichen.

Projektcontrolling: Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern
  • Roland Wanner
  • Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform
  • Auflage Nr. 1 (10.11.2013)
  • Taschenbuch: 280 Seiten

Kritische Erfolgfaktoren bei der Tool-Auswahl:

  • Akzeptanz der User: Viel Fließtexteingabe und detaillierte Erläuterungen sollten vermieden werden, grafische Elemente lockern auf (ein Bild sagt mehr als 1000 Worte).
  • Datenhaltung: Daten sollten nicht mehrfach eingegeben werden müssen, dadurch schwindet die Akzeptanz der Beteiligten und Aktualität der Daten.
  • Bedienerfreundlichkeit: Berichte sollten ohne großen Lernaufwand erstellt werden können, eine gewohnte Oberfläche ist empfehlenswert; dies wirkt sich auch positiv auf die Schulungskosten aus.
  • Komplexität des Systems: sollte möglichst gering sein (sowohl technisch als auch organisatorisch), um Fehler zu vermeiden und den Wartungsaufwand zu senken. Ansonsten kann es passieren, dass bei einem „Ausfall“ des Experten das gesamte System stillsteht.
  • Managementunterstützung: Die Notwendigkeit des Projektreportings sollte vom Top-Management anerkannt werden, welches so die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellt. Die Qualität, Vollständigkeit und Pünktlichkeit der Berichte sollte von höchster Ebene eingefordert werden.
  • Regelmäßigkeit und Periodizität: Die Projektberichte sind regelmäßig in zu definierenden Intervallen zu erstellen. Auch wenn es angeblich nichts zu berichten gibt, ist dies entsprechend zu „berichten“. Diese Intervalle sollten für alle Projekte gleich sein, eine Abstufung je nach Projektgröße sollte eher über die Inhalte (Detaillierungsgrad) erfolgen. Abweichende Berichtsintervalle eines Projektes sollten nur in Ausnahmesituationen vorkommen.
  • Etablierung eines Projektreporting-Prozesses:  Um ein strukturiertes und nachhaltiges Projektreporting zu gewährleisten, ist ein einheitlicher PM-Prozess (zumindest alle das Reporting betreffenden Aktivitäten) zu definieren und einzuführen.

Tipps und Tricks für die Praxis

  • KISS: Keep it small & simple – lange Berichte werden weder gern verfasst noch gern gelesen.
  • Berichte sollten einfach und klar gestaltet werden; Grafiken helfen oft, das Geschriebene noch zu verdeutlichen.
  • Der Informationsfluss soll in beide Richtungen laufen: wer berichtet (=Informationen liefert) will auch selber Informationen erhalten (z.B. über den Gesamtstatus, getroffene Entscheidungen, Änderungen,..).
  • Die Regelmäßigkeit des Reportings vermittelt Sicherheit und Kontinuität.
  • Meetingplan und Reporting sind eng miteinander verknüpft.
  • Taktung: logisch aufeinander folgende Meetings sollen zeitlich eng beieinander liegen (z.B. Projektauftraggeber- bzw. Steuerungsgremium-Meeting kurz nach dem Projektcontrolling-Meeting); durch die Taktung kann auch die Energie im Projekt gesteuert werden.
  • Die Periodizität / Häufigkeit der Meetings und Reports ist je nach Projekt zu wählen: bei einem z.B. 4-monatigen Projekt sind Abstände von jeweils 1 Monat zu lang, bei einem 15-monatigen Projekt hingegen durchaus passend.
  • Vor allem bei Projekten mit langen Abständen zwischen Meetings sollte eine Regelung getroffen werden, wie mit „ad hoc“ benötigten Entscheidungen umzugehen ist.

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Literaturhinweise