Projektreview

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Ohne adäquates Projektcontrolling ist jede noch so gute Projektplanung wertlos. Regelmäßige Meetings zur Erhebung des Projektstatus sind für einen optimalen Projektverlauf essentiell. Doch neben diesem „normalen“ operativen Controlling ist es auch ratsam, im Zuge eines Projektes einen Projektreview durchzuführen, um wertvolle Erkenntnisse für die kommenden Projektphasen oder Folgeprojekte zu gewinnen.

Während Controlling-Meetings während des Projektverlaufs auf die momentane Situation des Projektes in der Gegenwart ausgerichtet sind, wird im Projektreview über die Schulter geschaut und die Vergangenheit des Projektes betrachtet und analysiert. Ziel ist die intensive Auseinandersetzung mit dem Verlauf des Projektes.

WANN Projektreview?

Der Projektreview ist eine Sonderform des Projektcontrollings, die entweder nach Projektende oder im Idealfall jeweils am Ende eine Projektphase durchgeführt wird (z.B. einmal nach der Konzeptions- und einmal nach der Umsetzungsphase).

WER reviewed?

Um den größtmöglichen Erfolg zu erzielen, erfolgt die Durchführung des Projektreview mit Workshop-Charakter unter Anwesenheit aller am Projekt Beteiligten (Führungskreis und Fachexperten). Das Projektteam und der Auftraggeber sollten aber in jedem Fall präsent sein.

WAS wird reviewed?

Der Fokus liegt sowohl auf den positiven als auch auf den negativen Aspekten (was ist gut, was ist weniger gut gelaufen?). Die Durchleuchtung des Projektes bzw. der Projektphase konzentriert sich sowohl auf die fachlich-methodisch/prozessuale als auch auf die sozial/emotionale Ebene.

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Die Ergebnisse des Projektreviews werden optimiert, indem möglichst viele Themenbereiche und Qualitätsmerkmale in messbaren Größen erfasst werden (vor allem die Hard Facts, wie Termine, Budget, etc.), um die im Folgenden angestrebten Projektverbesserungen quantitativ bewerten zu können. Checklisten vereinfachen den Prozess erheblich und machen ihn zudem reproduzierbar.


Aus Erfahrung wird man klug – nutzen Sie dies für Ihre Projekte!


WIE wird reviewed?

Strukturierte Informationssammlung durch Interviews

Um den Projektreview zielführend zu gestalten, werden im Vorfeld Informationen von allen Beteiligten zu den jeweiligen Projektphasen generiert. Dies geschieht durch Interviews. Zu beantworten sind insbesondere folgende Fragestellungen:

  • Welche Erfahrungen wurden an den Schnittstellen zu Lieferanten, Betriebsrat, internem Kunden (=Fachdienst), etc. und anderen Abteilungen gemacht?
  • Wie war die Qualität der Teamarbeit?
  • Wie zweckmäßig war die Vorgehensweise?
  • Wurden die richtigen Instrumente/Methoden eingesetzt?
  • War die Verteilung der Aufgaben und Kompetenzen sinnvoll?
  • In welchen Bereichen gab es Probleme und warum?
  • Wodurch entstanden Schwierigkeiten?
  • Was wäre nötig, um in Zukunft besser arbeiten zu können (Ressourcen, Strukturen, Kompetenzen, etc.)?
Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden
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Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden
  • Nicolai Andler
  • Herausgeber: Publicis
  • Auflage Nr. 6 (01.07.2015)
  • Gebundene Ausgabe: 512 Seiten

Analyse der Interviewergebnisse und Prozess-Design

Aus den gewonnenen Erkenntnissen ist es nun möglich, ein Gesamtbild auf zwei Ebenen zu ge
nerieren. Einerseits wird der strukturelle und prozessuale Ablauf beleuchtet (Hard Facts) und andererseits die Stimmung unter den Projektmitarbeitern bzw. die Projektkultur (Soft Facts). Diese Ergebnisse fließen in die Gestaltung des anschließenden Workshops mit ein und sind Basis für die Entwicklung seines Konzept-Designs.

Durchführung des Projektreviews

Die in Schritt 1 und 2 generierten Informationen werden dem Projektteam rückgespiegelt. Ziel ist die Entwicklung einer gemeinsamen Sichtweise durch das „Querlesen“ der Interviewdokumentation und den anschließenden Austausch im Plenum.

Die Reflexion des Projektes bzw. der Projektphase selbst geschieht in Kleingruppen, welche definierte Themenfelder (z.B. Management/strategisches Projektcontrolling, operative Umsetzung der Projektphasen, Kunden- und Lieferantensicht, etc.) auf der strukturellen und sozialen Ebene behandeln. Mit Fokus auf die nächsten Schritte im Projekt bzw. auf das Folgeprojekt werden konkrete Maßnahmen und Entscheidungsvorschläge zur Optimierung und Weiterentwicklung definiert. Die Würdigung des Erreichten rundet den Review-Workshop ab.

Dokumentation der Ergebnisse

Die Ergebnisse des Projektreviews werden in einem Review-Bericht dokumentiert, um diese für die Zukunft zu erhalten und auch für jene Personen zugänglich zu machen, die nicht am Projekt beteiligt waren. Darüber hinaus ist es sinnvoll, sie in die bereits vorhandene Projektmanagement-Standards und -Richtlinien oder Best Practices einzuarbeiten.

Die identifizierten Entwicklungsfelder und Verbesserungspotenziale werden in einem Maßnahmenkatalog zusammengefasst und in der weiteren Projektabwicklung bzw. in Folgeprojekten sukzessive bearbeitet und verwertet. Dieser permanente Lernprozess unterstützt die ständige Weiterentwicklung der Projektorganisation, fördert die nachhaltige Optimierung der Projektstrukturen und sichert die inhaltliche Qualität der Projektergebnisse.

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Literaturhinweise

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Projektcontrolling: Projekte erfolgreich planen, überwachen und steuern
Roland Wanner - Herausgeber: CreateSpace Independent Publishing Platform - Auflage Nr. 1 (10.11.2013) - Taschenbuch: 280 Seiten
Projektmanagement mit Excel: Projekte planen, überwachen und steuern. Für Excel 2010, 2013 und 2016
Ignatz Schels, Uwe M. Seidel - Herausgeber: Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG - Gebundene Ausgabe: 346 Seiten
Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting: Kompendium der wichtigsten Techniken und Methoden
Nicolai Andler - Herausgeber: Publicis - Auflage Nr. 6 (01.07.2015) - Gebundene Ausgabe: 512 Seiten
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