Tipps für effiziente Projektmeetings

Meetings in Projekten gibt es in Hülle und Fülle. Ob nun Auftraggeber-Meetings, Projektstatus-Meetings oder Arbeitsmeetings. Ohne regelmäßige Besprechungen kann kein Projekt voranschreiten. Doch nur die wenigsten davon sind wirklich effektiv. Warum?

Wenn man die Teilnehmer nach ihrer Meinung zu den Projektbesprechungen fragt, erhält man oft Antworten wie „langweilig“ „zu oft“, „zu lang“, „kein Ergebnis“ oder „unproduktiv“, „Zeitverschwendung“. Was tun? Nachfolgend einige wenige Grundsätze, die Besprechungen „effektiv“ werden lassen. Diese werden jedoch interessanterweise wenig beachtet.

Notwendigkeit von Projektmeetings

Ist diese Besprechung wirklich nötig? Beantworten Sie diese Frage ehrlich und selbstkritisch. Nicht immer ist es notwendig, beim ersten Auftauchen eines Problems sofort reflexartig eine Projektbesprechung einzuberufen. Oft können Probleme auch anders zu einer Lösung geführt werden. Gibt es Alternativen, die in Frage kommen? Erst wenn Sie sicher sind, dass diese Besprechung notwendig ist, berufen Sie sie ein. Ihr Projektteam wird es Ihnen danken.

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Planung und Vorbereitung der Besprechung

Der wichtigste Teil der Vorbereitung ist die Erstellung einer Agenda. Legen Sie präzise fest, welche Themen Sie bearbeiten wollen und wie lange Sie sich dafür Zeit nehmen. Legen Sie fest, welche Entscheidungen getroffen werden müssen und wen Sie dafür benötigen. Reservieren Sie einen entsprechenden Besprechungsraum und sorgen Sie dafür, dass alle benötigten Hilfsmittel (Flipchart, Beamer, etc.) verfügbar sind.

Einladung der Teilnehmer

Laden Sie die Teilnehmer ein und informieren Sie sie, wie sie sich vorbereiten können bzw. sollen. Laden Sie nur jene Personen ein, die wirklich nötig und qualifiziert sind. Akzeptieren Sie Stellvertreter nur, wenn Sie mit Sicherheit davon ausgehen können, dass diese auch die notwendigen Fach- und Entscheidungskompetenzen haben.

Es ist eine Frage der Unternehmenskultur, ob sich jemand ausgeschlossen fühlt, weil er nicht eingeladen wurde, oder ob er Ihnen dankbar ist, dass er die Möglichkeit hat, anderen Aufgaben nachzugehen. Kollegen nur zu einzelnen Punkten der Agenda einzuladen, die für sie relevant sind, bewirkt eine weitere Effizienzsteigerung. Dies setzt aber eine straffe Einhaltung des vereinbarten Terminplans voraus.

Durchführung und Moderation

Übernehmen Sie die wichtige Aufgabe der Moderation, es sei denn, Sie sind in der glücklichen Lage, einen eigenen Moderator für dieses Meeting zu haben. In der Regel wird in Projektmeetings – ausgenommen bei wichtigen Großprojekten – ohne Moderator getagt. Dies ist auch eine der häufigsten Ursachen für Zeitverschwendung.

Der Moderator (vermutlich Sie) hat die Aufgabe, die Tagesordnung vorzustellen, alle Agendapunkte zeitgerecht zu behandeln und darauf zu achten, dass die Wortbeiträge strukturiert sind und nicht unnötig lange dauern. Vermeiden Sie das Motto: „Es ist schon alles gesagt, aber noch nicht von jedem“. Dies ist ein echter Zeiträuber. Dauerredner müssen vom Moderator eingebremst werden.

Eine der wichtigsten Aufgaben ist es, am Ende der einzelnen Agendapunkte die Ergebnisse und die vereinbarten Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin zusammen zu fassen. Dadurch wird den Teilnehmern klar, dass es sich hier um verbindliche Ergebnisse handelt und welche Aufgaben sie haben.

Beginn und Ende des Meetings

Jede Besprechung hat nicht nur einen Startzeitpunkt sondern auch einen Endzeitpunkt. Beginnen Sie Ihre Projektbesprechungen pünktlich. Auch wenn noch nicht alle Teilnehmer eingetroffen sind, ist es meist sinnvoll mit der Besprechung zu starten. Die abgearbeiteten Punkte werden dokumentiert (zum Beispiel auf einem Flip-Chart) und die Zuspätkommenden können sich selbst über den bisherigen Verlauf der Besprechung informieren.

So wie Sie pünktlich beginnen, ist es auch wichtig, die Besprechungen pünktlich zu beenden. Die Besprechungsteilnehmer werden es Ihnen danken. Wenn Sie Ihre Agenda nicht ganz abarbeiten konnten, vereinbaren Sie in den letzten fünf Minuten, wie Sie mit den noch nicht behandelten Tagesordnungspunkten weiter umgehen wollen. Wenn Sie früher als geplant mit der Besprechung fertig sind, beenden Sie diese auch früher.

Wann ist eine Pause wichtig

Wenn Ihre Besprechung nicht länger als 90 Minuten dauert, können Sie auf eine Pause verzichten. Dauert Ihre Besprechung jedoch länger als 90 Minuten, benötigen die Teilnehmer eine Pause. Vereinbaren Sie die Pause zu Beginn Ihres Projektmeetings. Wenn Sie mit der Pause starten, geben Sie die Uhrzeit des Pausenendes bekannt und nicht die Dauer der Pause.  Die Pause dient dazu, dass sich die Teilnehmer entspannen können und dadurch die Fortsetzung des Meetings effizienter wird. Wenn Ihre Teilnehmer in der Pause alle an ihren Schreibtisch eilen um noch schnell etwas Wichtiges zu erledigen, dann wäre keine Pause notwendig gewesen.

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Keine Besprechung ohne Protokoll

Ein Protokoll ist dann hilfreich und nützlich, wenn es zeitnah nach der Besprechung versendet wird, wenn es kurz und prägnant ist und nur die wichtigsten Dinge enthält (keine Verlaufsprotokolle sondern Ergebnisprotokolle) und wenn es einen Überblick gibt, welche Entscheidungen und verbindlichen Vereinbarungen in der Besprechung getroffen wurden. Wenn das Protokoll zu umfangreich ist, wird es nicht gelesen und verliert dadurch an Wert.

Wenn es in der Besprechung keinen definierten Protokollanten gibt, ist es eine bewährte Methode, die getroffenen Entscheidungen und Vereinbarungen während der Moderation am Flip-Chart festzuhalten und anschließend in Form eines Fotoprotokolls an alle Teilnehmer zu versenden.

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Symptome einer ineffizienten Besprechung

  • Besprechungen beginnen oder enden häufig zu spät.
  • Die Besprechungsteilnehmer kommen zu spät – oder noch schlimmer – gar nicht.
  • Selten bis nie können alle Agendapunkte behandelt werden.
  • Die eingeladenen Teilnehmer senden immer häufiger Stellvertreter, ohne Sie darüber vorher zu informieren.
  • Einige Teilnehmer sind gedanklich woanders (lesen zum Beispiel ihre E-Mails am Notebook) und überlassen die Besprechung anderen Teilnehmern.
  • Die Teilnehmer wissen nicht, warum Sie zu der Besprechung eingeladen wurden.
  • Es gibt endlose Diskussionen ohne am Schluss Entscheidungen zu treffen.
  • Es gibt keine Konsequenzen, wenn sich Besprechungsteilnehmer unkonstruktiv verhalten.
  • Am Ende der Besprechung verlassen alle fluchtartig den Raum.
  • Wichtige Themen, die einer Entscheidung bedürfen, bleiben offen.
  • Ein Grossteil vereinbarter Maßnahmen, die beschlossen wurden, werden nicht umgesetzt.

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Literaturhinweise