Umfeldanalyse

Wirtschafts- und Markteinflüsse verursachen häufig Änderungen von Rahmenbedingungen in Projekten, zu unzähligen anderen Aufgaben und Projekten im Unternehmen bestehen Abhängigkeiten und auch sonstige Störungen jeglicher Art, wie zum Beispiel Mitarbeiterwechsel, nehmen Einfluss auf Projekte und können diese sogar aus der Bahn werfen. Die Umfeldanalyse ist die Projektmanagement-Methode, um diese Faktoren im Auge zu behalten und bei Bedarf rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu setzen.

Wie in jedem Unternehmen ist auch in Projekten der gelegentliche Blick über den Tellerrand sehr zu empfehlen. Zusätzlich zur Projektstrukturierung mittels Aktivitäten-, Zeit- und Kommunikationsplänen sollten auch die Einflussfaktoren von außen nicht außer Acht gelassen werden.

Die Umfeldanalyse (auch genannt Stakeholder-Analyse) ermöglicht eine Übersicht über die Einbettung des Projektes in seinem Umfeld. Mögliche Spannungsfelder und Schwierigkeiten können dadurch frühzeitig erkannt und auf ihren Einfluss auf das Projekt hin bewertet werden. Dadurch wird für alle Beteiligten sichtbar, an welchen Stellen Abhängigkeiten bestehen und wo gegebenenfalls Maßnahmen gesetzt werden müssen, um den Projekterfolg nicht zu gefährden.


Umfeldmanagement bedeutet im Vorfeld zu agieren statt später auf äußere Zwänge reagieren zu müssen!


Ziele der Umfeldanalyse

  • Frühzeitige Erkennung von möglichen Störfaktoren und Spannungsfeldern im Projekt
  • Bewertung von möglichen Auswirkungen auf das Projekt
  • Darstellung der Schnittstellen zu anderen Aufgaben und Projekten im Unternehmen
  • Schaffung von Bewusstsein über die Projekt-Abhängigkeiten durch grafische Darstellung der Umfelder und der Beziehungen untereinander
  • Definition von Maßnahmen, um die einwirkenden Einflüsse auf das Projekt mit den Projektinteressen in Einklang zu bringen

Umfeldanalyse im Rahmen der Projektplanung

Die Umfeldanalyse wird möglichst früh im Projekt durchgeführt, am besten noch im Start-Workshop, auf jeden Fall jedoch im Zuge der Projektplanungsphase.

Um dem Anspruch auf Vollständigkeit möglichst zu genügen, wird die Umfeldanalyse mit dem gesamten Projektteam durchgeführt. Eventuell können noch projekt-externe Personen hinzugezogen werden, die einen guten Überblick über das Unternehmen oder bereits in ähnlich gelagerten Projekten Erfahrungen haben und so Informationen zu möglichen Einflussfaktoren beisteuern können. Es sollten jedoch nicht zu viele Personen beteiligt sein, eine Anzahl von 5-7 Personen hat sich in der Praxis bewährt. Auf jeden Fall eingebunden sein sollten der Projektleiter, der Auftraggeber und ein Mitglied aus dem Lenkungsausschuss bzw. Steuerungsgremium (falls vorhanden).

Identifikation des Projektumfeldes

Bei der Projekt-Umfeldanalyse werden abhängig von Projektinhalt und -kontext alle Faktoren aufgelistet, die Einfluss auf das Projekt nehmen könnten oder vom Projekt betroffen sind. Die Methode des Brainstormings eignet sich hierfür besonders gut.

Die Bezeichnung der Umfelder erfolgt im ersten Schritt auf Top Level (Produktion statt Hr. Meier, Print Medien statt Die Presse, etc.). Im zweiten Schritt, werden diese Gruppen noch weiter detailliert. Beispiel: In der Gruppe Lieferanten werden die Firmen aufgelistet, die aus Projektsicht für den Projekterfolg als besonders wichtig eingestuft werden. 08/15 Lieferanten, die leicht ausgetauscht werden können, bleiben außen vor.

Clusterung der Einflussfaktoren

In der Literatur werden die Cluster „organisatorisch-soziale“ und „sachlich-inhaltliche“ bzw. interne und externe Umfeldgruppen zur Gliederung der Projekteinflussfaktoren in der Umfeldanalyse verwendet. Vor allem in großen Projekten ist jedoch eine weitere Clusterung zu empfehlen.

Einige Cluster können vom Projektleiter bereits vordefiniert sein (z.B. intern, extern, Kunden, Lieferanten, Medien, andere Vorhaben, Projekte, Programme, Unternehmensziele, etc.), weitere werden dann nach Bedarf frei vergeben.

 Bewertung und Analyse der Umfelder

Die einzelnen Analysefelder in der Projekt-Umfeldanalyse werden bewertet nach:

  • Macht und Einfluss auf das Projekt
  • „Nähe“ zum Projekt
  • Einstellung zum Projekt (positiv/negativ)

Bei diesem Schritt ist das Einfließen lassen von mehreren Meinungen enorm wichtig, da ansonsten möglicherweise ein sehr subjektives Bild entsteht, das vielleicht auch noch auf einer Basis von persönlichen Befindlichkeiten gegenüber gewissen Umfeldern beruht.

Definition von Maßnahmen

Der letzte Schritt bei der Erstellung einer Umfeldanalyse ist die Definition von Maßnahmen zur Betreuung und Steuerung besonders kritischer aber auch positiver Umfelder. Ähnlich wie bei der Kraftfeldanalyse ist auch hier das Ziel, negativ gestimmte Umfeldgruppen „umzupolen“ und den Einfluss der positiv gestimmten möglichst zu stärken.

Je nach Dringlichkeit können Sofort- und Vorsorgemaßnahmen getroffen werden. Unter den Vorsorgeplänen können sich auch Contingency-Pläne (Plan B) befinden, die in Kraft treten, wenn nicht erwünschte Situationen auftauchen, um ein rasches Reagieren ohne Zeitverlust zu ermöglichen.

Pro zu bearbeitender Umfeldgruppe werden Maßnahmen inkl. Termine und Verantwortlichkeiten definiert. Diese können in einer To-Do-Liste erfasst oder als eigene Arbeitspakete in den Projektstrukturplan aufgenommen werden (nur zu empfehlen, wenn die Maßnahmen entsprechend wichtig und umfangreich sind). Wichtig ist ein regelmäßiges Controlling, ob diese Maßnahmen auch durchgeführt werden. Dies erfolgt sinnvollerweise im Rahmen des periodischen Projektcontrollings.

Umfeldgruppen bei denen keine Maßnahmen notwendig sind – meist die Mehrzahl – können, soweit sinnvoll, über allgemeine Aktivitäten der Projektkommunikation und des Projektmarketings bearbeitet werden.


Dokumentation und grafische Darstellung der Umfeldanalyse

Die Darstellung der Umfeldanalyse sollte auf jeden Fall grafisch erfolgen, das schafft Überblick. Die Aufbereitung kann so gestaltet werden, dass möglichst viel Information direkt in die Grafik gepackt wird. Der Einsatz von Symbolen (Blitz, Smiley, Wolke, Fragezeichen, etc.) und/oder Farbcodierungen (z.B. Ampelsystem) bietet hier viele Möglichkeiten.

Detailinformationen sind in einer zusätzlichen Tabelle darzustellen, damit die Übersichtlichkeit nicht verloren geht. Hier können zum Beispiel detailliert Erwartungen und Befürchtungen aus Projektsicht, die Bedeutung des Umfelds für den Projekterfolg aber auch die umzusetzenden Maßnahmen mit vereinbarten Verantwortlichkeiten und Terminen dokumentiert werden.

Stakeholder-Dialoge erfolgreich gestalten: Kernkompetenzen für erfolgreiche Konsultations- und Kooperationsprozesse
  • Petra Künkel
  • Herausgeber: Springer Gabler
  • Auflage Nr. 12016 (16.05.2016)
  • Taschenbuch: 184 Seiten

Regelmäßiges Review der Umfeldanalyse

Da die Umfeldanalyse eine Momentaufnahme darstellt, muss sie in regelmäßigen Abständen auf ihre Gültigkeit hin überprüft und gegebenenfalls adaptiert werden. Relevante Personen, Abteilungen, Lieferanten, etc. sowie die potenziellen Einflussfaktoren können sich ändern! Ein Lieferant zum Beispiel, der vor 2 Monaten noch als absolut unkritisch und verlässlich eingestuft wurde, kann plötzlich in wirtschaftlichen Schwierigkeiten sein. Hier sind natürlich neue vorbeugende Maßnahmen zu entwickeln.

Auch vereinbarte Maßnahmen, die vielleicht vor Monaten sinnvoll erschienen, müssen eventuell überarbeitet bzw. angepasst werden.

Abhängig von der Projektgröße und -laufzeit sind Intervalle von ein bis zwei Monaten für ein Review der Umfeldanalyse sinnvoll. Daher ist die Umfeldanalyse auch in das routinemäßige Projektcontrolling aufzunehmen.


Umfeldmanagement ist auch ein wichtiger Teil des Risikomanagements!


Beispiele zur Projekt-Umfeldanalyse

Umfeldanalyse für Projekte

Umfeldanalyse Projekte

Umfeldanalyse für Großprojekte

Umfeldanalyse Großprojekte

Tabellarische Darstellung der Bewertung

Umfeldanalyse Beispiel


Tipps und Tricks für die Praxis

  • Nur die Erarbeitung der Umfeldanalyse im Team ermöglicht ein gesamtheitliches und objektives Ergebnis
  • Für die Erstellung des Erstentwurfs hat sich das Brainstorming als gute Methode erwiesen
  • Eine Clusterung von Beginn an schafft schnell eine übersichtliche Struktur
  • Visualisierung schafft Transparenz
  • Auswirkungen und Maßnahmen für kritische und positive Umfelder definieren
  • Den Maßnahmenkatalog für die Bearbeitung der Umfelder so operativ wie möglich formulieren
  • Die Umfeldanalyse bzw. die definierten Maßnahmen müssen regelmäßige Agendapunkte in den Controlling-Meetings sein
  • Die Umfeldanalyse kann als Ausgangspunkt für die Risikoanalyse verwendet

Anzeige

Literaturhinweise