Vorgehen bei einer Projektmanagement Systemdiagnose

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Eine Projektmanagement Systemdiagnose gibt Orientierung, wie effizient Projekte im Unternehmen ablaufen und identifiziert in verschiedenen Bereichen vorhandene Entwicklungsfelder, die zur Optimierung der Projektabwicklung beitragen. Dadurch werden Zeit- und Personalressourcen im Hinblick auf die angepeilten Ziele und gewünschten Ergebnisse optimiert und Leerläufe und Blindleistungen reduziert.

Projekte kosten Unternehmen Zeit und Geld, aber auch den involvierten Mitarbeitern Zeit und Nerven, denn Projektarbeit ist in nahezu 100% der Fälle mit Mehrarbeit und Überstunden verbunden. Aus diesem Grund ist eine Optimierung der Projektdurchführung für alle Beteiligten vorteilhaft. Leider kann die größtmögliche Effizienz von Projekten in den seltensten Fällen alleine mit der Ausbildung und Zertifizierung der Projektleiter erreicht werden.

Sauberes Projektmanagement spart dem Unternehmen Zeit und Geld und den Mitarbeitern Zeit und Nerven!

Oft ist eine umfassende Analyse der gegebenen Situation im Projektmanagement erforderlich, die zusätzlich zu den unmittelbaren Aspekten im Projekt auch externe Faktoren miteinbezieht. Eine umfassende Projektmanagement Systemdiagnose evaluiert in strukturierter Form Zielsetzung, Planung, Steuerung, Ressourceneinsatz und Arbeitseffizienz von Projekten und wird in Abstimmung mit dem Top Management vorbereitet. Nach einer Datenerhebung werden die einzelnen Themenbereiche des Projektmanagements auf Basis der vorhandenen Zahlen, Daten und Fakten analysiert und objektiv und neutral bewertet.


Projektmanagement Systemdiagnose im Detail

1) Planung und Vorbereitung

Wie auch in Projekten ist in der Projektmanagement Systemdiagnose eine penible Planung der erste Schritt zum Erfolg. Gemeinsam mit dem Top Management werden die Ziele und Schwerpunkte der Projektmanagement Systemdiagnose definiert, die sich nicht nur auf Projektmanagement beschränken müssen, sondern bis zur Übereinstimmung des Unternehmens-Projektportfolios mit den strategischen Unternehmensziele führen können.

Auf Basis der definierten Ziele werden weitere Rahmenbedingungen, wie Schlüsselpersonen, Aufwand und Inhalt der Projektmanagement Systemdiagnose abgeleitet. Gibt es bereits Hinweise, wo Schwachstellen im System vorhanden sein könnten, wird der Fokus in erster Linie auf diese Bereiche gelegt.

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2) Informationsgenerierung

Stehen die Ziele und Rahmenbedingungen der Projektmanagement Systemdiagnose fest, werden alle Informationen erhoben, die für den zu analysierenden Bereich und das gewünschte Diagnoseergebnis relevant sind. Um ein vielfältiges und objektives Bild zu erhalten sind dabei unterschiedliche Formen der Informationsgewinnung anzuwenden, von der Dokumentenanalyse abgeschlossener und laufender Projekte über Interviews mit betroffenen Personen bis zu Beobachtungen des laufenden Betriebs. Dabei ist auch darauf zu achten, dass alle relevanten hierarchischen Ebenen des Unternehmens in die Informationsgenerierung miteinbezogen werden.

Um vom zu untersuchenden Bereich möglichst neutrale Zahlen, Daten und Fakten zu erhalten, empfiehlt es sich, die Datenerhebung durch möglichst unabhängige und unvoreingenommene Personen durchführen zu lassen. Daher werden mit einer PM-Systemdiagnose auch meist externe Beratungsunternehmen beauftragt. Die Objektivität des Ergebnisses ist damit gewährleistet.

3) Diagnose und Ergebnisbericht

Die im Zuge der Informationsgenerierung gesammelten Daten werden gefiltert, strukturiert, zueinander in Beziehung gesetzt, interpretiert, diskutiert und bewertet. Fragen und offene Punkte, die dabei entstehen, sind in Abstimmung mit dem Top Management bzw. Auftraggeber zu klären. Letztendlich ergibt sich ein umfassendes Bild über den allgemeinen Ablauf von Projekten und den Grad der Integration des Projektmanagements in die Unternehmensorganisation. Vorhandene Schwachpunkte werden so identifiziert und mögliche Optimierungsmaßnahmen sichtbar.

Die Ergebnisse sind in einem Diagnosebericht schriftlich festzuhalten. Die Inhalte dieses Berichtes sollten sich strikt an den zu Beginn vereinbarten Zielen und Rahmenbedingungen orientieren.

Diagnose Vasa-Syndrom: Worauf es ankommt, damit Projekte nicht aus dem Ruder laufen
  • Andrea Ramscheidt
  • Herausgeber: Walhalla
  • Auflage Nr. 1 (14.10.2015)
  • Gebundene Ausgabe: 184 Seiten

4) Workshop zur Maßnahmenplanung

Um die Ergebnisse aus dem Diagnosebericht weiter zu bearbeiten und somit den Nutzen der Projektmanagement Systemdiagnose zu gewährleisten, sind in einem Workshop Maßnahmen zur Bearbeitung der identifizierten Themen festzulegen.

Teilnehmer an diesem Workshop sind die Auftraggeber aus dem Management und die im Rahmen der Planung bereits festgelegten Schlüsselkräfte aus dem zu untersuchenden Bereich.

Folgender Ablauf hat sich bewährt:

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  1. Präsentation und Erläuterung des Diagnoseberichts durch die durchführenden PM-Experten.
  2. Intensive Diskussion der Ergebnisse mit dem Ziel, eine kollektive Sichtweise und ein gemeinsames Problembewusstsein zu entwickeln. Dies ist eine essenzielle Grundlage für das weitere Vorgehen und die Vereinbarung erfolgreicher Optimierungsmaßnahmen.
  3. Diskussion der vorgeschlagenen Möglichkeiten zur Verbesserung des Projektmanagement-Systems. In dieser Phase ist ein neutraler Moderator mit PM-Experten Know-how zur Unterstützung des Diskussionsprozesses von großem Nutzen.
  4. Welche Verbesserungsmaßnahmen zur Umsetzung festgelegt werden, wird im letzten Schritt des Workshops entschieden. Wichtig ist, dass diese Entscheidungen in einem Maßnahmenplan inklusive Terminen und verantwortlichen Personen festgehalten werden. Das Controlling und begleitende Berichtswesen zur Umsetzung des Maßnahmenplans wird ebenfalls definiert.

5) Umsetzung der Maßnahmenplanung

Der wichtigste Schritt! Die Umsetzung des Maßnahmenplans mit den vereinbarten Verbesserungsmaßnahmen ist die logische Konsequenz der Projektmanagement Systemdiagnose. Nur dadurch ist eine nachhaltige Verbesserung Ihres Projektmanagements realistisch.

In wie weit bei diesem Schritt eine Unterstützung oder Begleitung durch externe Spezialisten sinnvoll und notwendig ist, hängt von den definierten Maßnahmen ab. Diese Entscheidung kann nur in Abstimmung auf die aktuelle Situation im Unternehmen getroffen werden.

Im Optimalfall enthält der Maßnahmenplan auch einen Termin für die nächste geplante Projektmanagement Systemdiagnose oder Überprüfung der Zielerreichung, denn dann steht einer kontinuierlichen Verbesserung Ihres Projektmanagements nichts mehr im Wege.

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