Der letzte Eindruck des Unternehmens: der Offboarding-Prozess

Nicht nur der erste Eindruck des Unternehmens ist entscheidend – das Gleiche gilt auch für die Verabschiedung von Mitarbeitern beim Austritt aus dem Unternehmen. Doch hier lassen eine große Anzahl der Unternehmen Potential ungenutzt.

In Zeiten des Fachkräftemangels und einem Kampf um die begehrten Talente sollten Unternehmen jedoch alle Mittel nutzen, um sich von der Konkurrenz abzuheben und einen Vorteil im Personalmarketing zu verschaffen. Es scheint somit ein vielversprechender Ansatz zu sein, die unternehmensinternen Prozesse zu überdenken und einen hochwertigen Offboarding-Prozess im Unternehmen zu implementieren.

Offboarding in Unternehmen

Der Begriff des Offboardings umschreibt den Prozess am Ende einer Arbeitsbeziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Das Offboarding umfasst sämtliche Maßnahmen und Prozesse, die auf eine professionelle und effiziente Ausgliederung des Mitarbeiters gerichtet sind und bestenfalls einen reibungslosen Übergang zum Onboarding neuer Mitarbeiter ermöglichen.

Gefahren bei Verzicht auf Offboarding

Grundsätzlich ist es für die Unternehmen von Interesse, die Fluktuation von Mitarbeitern auf einem äußerst geringen Niveau zu lassen. Nichtsdestotrotz gehören Wechsel von Mitarbeitern zum Alltag in den Unternehmen. Für die notwendige Verabschiedung kann es zahlreiche Gründe geben.

Unternehmen strukturieren ihre Abteilungen und Geschäftsbereiche um, der Arbeitnehmer hat eine neue Stelle gefunden oder geht schlichtweg in Rente. Für das Unternehmen birgt die Verabschiedung der Mitarbeiter und die Ausgliederung aus dem Betrieb immer auch eine Vielzahl an Risiken.

Zum einen besteht das Risiko eines gravierenden Konflikts. Bei nicht-einvernehmlichen Trennungen ist die Gefahr eines juristischen Konflikts vorhanden, derartige Rechtsstreite können finanzielle und zeitliche Ressourcen spürbar beschädigen. Darüber hinaus erfordert das Offboarding in Unternehmen einen gewissen Zeitaufwand. Durch ein professionelles und bestenfalls digitales Offboarding ist es möglich, den Zeitaufwand zu reduzieren und die Unternehmensprozesse effizienter auszurichten.

Darüber hinaus kann sich eine unprofessionelle Ausgliederung auch auf die Mitarbeiter und Kollegen auswirken. Schließlich stehen sich die Mitarbeiter einer Abteilung meist deutlich näher als die Beziehung zur Führungskraft oder Personalabteilung ist. Wenn die Verabschiedung somit nicht reibungslos erfolgt, kann die Stimmung in der Abteilung und das Betriebsklima irreversiblen Schaden nehmen. Es ist somit von eminenter Bedeutung, das Offboarding adäquat umzusetzen.

Ein weiteres Risiko bezieht sich auf die zukünftige Personalakquise. Imageschäden für das Unternehmen drohen, wenn die alten Arbeitnehmer schlecht über das Unternehmen reden oder sogar von einer Anstellung vehement abraten. Die Wirkungen sind häufig langwierig, die Risiken beträchtlich. Die Gefahren bei einem fehlenden oder minderwertigen Offboarding entscheiden teilweise über den Erfolg des Unternehmens, sodass Führungskräfte ihr Hauptaugenmerk auf derartige Prozesse legen sollten.

Der Offboarding Prozess

Der Offboarding Prozess ist von mehreren Schritten geprägt, die teilweise aufeinander aufbauen und teilweise isoliert die reibungslose Verabschiedung ermöglichen. Für einen adäquaten Offboarding Prozesse bedarf es zumindest die folgenden Aspekte:

Kommunikation

Kommunikative Maßnahmen betreffen sowohl den Mitarbeiter selbst als auch die Kollegen oder Kunden. Um Unsicherheit und Unzufriedenheit zu vermeiden, sollten die Verantwortlichen frühzeitig und transparent die personellen Veränderungen kommunizieren.

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Dokumentation

Führungskräfte sollten die Mitarbeiter auffordern, ihre Tätigkeit und Arbeit sorgfältig zu dokumentieren. Denn der letzte Schritt eines alten Mitarbeiters ist auch oftmals der Anfang von etwas Neuem. Ein Überblick über Aufgabenbereiche, Tätigkeiten und Co. erleichtert die Zeit nach dem Ausstieg.

Arbeitszeugnisse und Referenzen

Zudem gehört zum Offboarding Prozess selbstverständlich auch das Ausstellen verschiedener Dokumente. Jeder Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Führungskräfte sollten alles in ihrer Macht Stehende tun, um Referenzen, Bescheinigungen und Co. zu ermöglichen. Denn der zukünftige Erfolg des Mitarbeiters ist dann auch ein wenig der Verdienst des alten Unternehmens.

Verabschiedung und Networking

Abschließend fungieren die Aspekte der Verabschiedung und des Networkings als Teil des Offboarding Prozesses. Je nach Unternehmen und Mitarbeiter kann die Verabschiedung different erfolgen – ein persönliches Gespräch ist jedoch das Minimum. Zudem fangen die Verantwortlichen bestenfalls direkt bei der Verabschiedung an, das gewinnbringende Netzwerk für die Zukunft aufzubauen.

Tipps für das abschließende Mitarbeitergespräch

Austrittsgespräche sind ein wichtiger Teil im Offboarding-Prozess. Dabei sollten die Personalverantwortlichen verschiedene Tipps befolgen, um einen reibungslosen Austritt aus dem Unternehmen zu gewährleisten. Schließlich sind Konflikte nach der Kündigung durchaus möglich, nichtsdestotrotz kann das letzte Gespräch zwischen Personalverantwortlichen und Mitarbeiter, die Wogen glätten oder eine erfolgreiche Arbeitsbeziehung beenden.

Zum einen sollten die Führungskräfte das Hauptaugenmerk auf eine professionelle Kommunikation legen. Führungskräfte kommunizieren den Mitarbeitern bestenfalls offen und ehrlich ihre Wünsche und Vorstellungen. Allerdings ist es nicht in jedem Fall möglich, den Offboarding Prozess erfolgreich abzuschließen – insbesondere dann nicht, wenn die Kündigung aufgrund von starker Unzufriedenheit oder eines möglichen Fehlverhaltens erfolgte. Trotzdem sollte der Arbeitgeber jederzeit professionell agieren, um diverse Imageschäden zu vermeiden. Eine Eskalation des Streits ist niemals wünschenswert.

Möglich ist es ebenfalls, die Beziehung zum Mitarbeiter fortzuführen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels mag es bei einem einvernehmlichen Ende der Zusammenarbeit erfolgsversprechend sein, auch in Zukunft von derartigen Kontakten profitieren zu können. Mit einem speziellen Netzwerk ist es möglich, ehemalige Mitarbeiter mit den aktuellen Mitarbeitern zu vernetzen. Dies bietet für beide Seiten großen Mehrwert.

Abschließend lässt sich feststellen, dass ein Abschiedsgeschenk meist ein positives Ende der Zusammenarbeit ermöglicht. Das Überreichen des Geschenks ist der letzte Schritt – die Verabschiedung ist geglückt. Das Abschiedsgeschenk bleibt als letzter Schritt in Erinnerung beim Arbeitnehmer – vorzugsweise spricht dieser fortan gut von ehemaligen Arbeitgeber, was für Unternehmen sowohl bei potenziell neuen Arbeitnehmern als auch Kunden von essentieller Bedeutung ist.

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Digitale Technologien im Offboarding

Die Digitalisierung betrifft als Mega-Trend des 21. Jahrhunderts nahezu jeden Lebensbereich – insbesondere Unternehmen profitieren zunehmend von digitalisierten Geschäfts- und Unternehmensprozessen. Derartige Technologien generieren beträchtlichen Mehrwert und helfen bei der Automatisierung der Offboarding-Prozesse.

Zum einen können Softwarelösungen dafür sorgen, dass die Zugriffe für einen Mitarbeiter vollkommen gesperrt werden. Passwort-Zugänge und Accounts werden funktionsunfähig gemacht – dies übernehmen Softwarelösungen automatisch. Für viele Unternehmen ist es vergleichsweise aufwändig, die Formalien zu erledigen und Arbeitszeugnisse auszustellen. Hier helfen sinnvolle Software-Lösungen wie ein Zeugnismanager.

In einem Artikel von Haufe finden Interessierte sämtliche Vorteile, von denen Sie bei der Erstellung der Arbeitszeugnisse fortan profitieren. Datenbanklösungen können zudem automatisiert die Zuständigkeiten im Unternehmen und bei Kunden ändern, sodass sich Kunden beispielsweise nicht an einen Mitarbeiter wenden, der das Unternehmen bereits verlassen hat.

Auch hier können automatisierte E-Mails über einen Wechsel der Zuständigkeit die Kommunikation erleichtern. Digitale Softwarelösungen bieten Mehrwert auf unterschiedliche Art und Weise – dank ständiger Innovationen ist es heutzutage möglich, nahezu sämtliche Prozesse zu digitalisieren – ganz gleich, ob Zugriffsverwaltung, Zeugniserstellung oder Kundenkommunikation.


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Literaturhinweise