Die perfekte Einführung neuer Mitarbeiter

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Von der Stellenausschreibung bis zum neuen Mitarbeiter ist es ein langer Weg. Doch Achtung – Nach dem Recruiting ist vor dem Onboarding!

Die Phase des Ankommens und Einarbeitens sollte nicht unterschätzt werden, damit die anfänglichen Mühen nicht bereits nach kürzester Zeit für umsonst waren. Denn: Wer den Onboarding Prozess vernachlässigt, muss mit unzufriedenen Mitarbeitern, einer schlechteren Arbeitsleistung und häufigen Absprüngen rechnen. Dank gut strukturierter Onboarding Prozesse fühlen sich neue Talente vom ersten Tag an wohl.

Was ist Onboarding?

Der Begriff „Onboarding“ stammt aus dem Englischen und ist eine Abkürzung der Phrase „taking on board“, übersetzt „an Bord nehmen“. Im Bereich des Personalmanagements werden mit dem Begriff alle Prozesse beschrieben, die der Aufnahme neuer Mitarbeiter dienen. Onboarding bedeutet jedoch wesentlich mehr, als am ersten Tag einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Zwar sollte sich der neue Mitarbeiter bereits zu Beginn wohl und willkommen fühlen, ebenso wichtig ist aber auch die darauffolgende Zeit. Diesbezüglich können verschiedene Eingliederungsmaßnahmen zum Einsatz kommen, die der sozialen Integration und fachlichen Einarbeitung dienen und alle unter dem Begriff Onboarding zusammengefasst werden.

Wer profitiert vom Onboarding?

Vom Onboarding profitiert sowohl der Arbeitgeber beziehungsweise das Unternehmen, als auch der neue Mitarbeiter. Der Nutzen zeigt sich vor allem auf lange Sicht, denn fühlen sich die Mitarbeiter im Unternehmen wohl, bleiben sie auch länger und leisten ein besseres Arbeitsergebnis. Infolgedessen sparen Arbeitgeber einiges an Kosten, die ansonsten immer und immer wieder für die Beschaffung neuer Arbeitskräfte eingesetzt werden müssten.

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Die Ziele der komplexen Onboarding Prozesse gelten somit als erreicht, wenn sich der Mitarbeiter fachlich schnell sicher fühlt und seine Aufgaben bereits nach wenigen Wochen zu vollster Zufriedenheit erfüllt. Zusätzlich sollte das neue Teammitglied möglichst zeitnah in das soziale Arbeitsumfeld integriert werden. Fühlt sich der neue Mitarbeiter wertgeschätzt, willkommen und zugehörig, wird sich auch das positiv auf seine Arbeitsleistung und Loyalität auswirken. Desweiteren zielt Onboarding darauf ab, eine Kündigung innerhalb der Probezeit beziehungsweise, idealerweise, innerhalb der ersten ein bis zwei Jahre zu vermeiden.

Erfolgreiches Onboarding in der Praxis

Erfolgreiches Onboarding setzt eine gute Planung und Struktur voraus. Nicht immer gestalten sich die Prozesse so einfach, weshalb es nötig sein kann, sich als Arbeitgeber entsprechende Unterstützung zu holen. Eine gute Möglichkeit stellt eine digitale Onboarding-Lösung dar, wie z.B. „Haufe My Onboarding“. Von Vorteil ist, dass digitales Onboarding sowohl die fachliche Einarbeitung, als auch die soziale Integration fördert. Die Einarbeitungszeit kann effektiv gesenkt werden, so dass der neue Mitarbeiter circa einen halben bis einen Monat eher seiner maximale Produktivität erreicht.

Darüberhinaus kann die Kündigungsquote gesenkt werden, die durch mangelnde Einarbeitung und Integration ansonsten steigen würde. Die Kosten für Einarbeitung und Personalbeschaffung können auf lange Sicht gesenkt, die Produktivität der neuen Mitarbeiter hingegen erhöht werden. Falls Sie wissen möchten, wie hoch die Kostenersparnis und der Produktivitätsgewinn in ihrem individuellen Fall voraussichtlich ausfallen werden, können Sie diesbezüglich den Haufe Onboarding-Rechner nutzen.

Die drei Phasen

Die perfekte Einführung neuer Mitarbeiter gliedert sich im Allgemeinen in drei Phasen: Die Phase der Vorbereitung, die Phase der Orientierung und die Phase der Integration. Alle drei Phasen gehen nahtlos ineinander über und können sich zum Teil auch überschneiden.

1. Die Phase der Vorbereitung

In der Vorbereitungsphase geht es im Wesentlichen darum, den zukünftigen Mitarbeiter mit allen wichtigen Informationen zum Unternehmen und zu seinen Aufgaben zu versorgen. Erfolgreiches Onboarding beginnt somit nicht erst ab Arbeitsantritt, sondern bereits ab Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Damit sich das neue Teammitglied optimal auf den ersten Arbeitstag vorbereiten kann, sollte es in erster Linie mit Informationen zu den Werten, der Mission beziehungsweise Vision und dem Organisationsprogramm des Unternehmens versorgt werden. Darüberhinaus sollte es über alle firmeninternen Mitarbeiterprogramme und über zuständige Ansprechpartner aufgeklärt werden.

Zur Phase der Vorbereitung gehört außerdem die Erledigung sämtlichen Papierkrams, beispielsweise das Notieren der Kontoverbindung zur Gehaltsüberweisung sowie die Bescheinigung der Krankenkasse. Abseits davon sollte der zukünftige Mitarbeiter mit einem Einarbeitungsplan versorgt werden, der ihn auf seine Tätigkeit und Funktion im Unternehmen vorbereitet. Idealerweise wird dieser in Absprache mit dem Vorgesetzten erarbeitet, so dass auf mögliche Bedürfnisse und Vorstellungen individuell eingegangen werden kann. Kurz vor Arbeitsantritt kann dann mit der Einrichtung des Arbeitsplatzes begonnen werden, so dass sich der Mitarbeiter bereits ab dem ersten Tag an wohl fühlt.

2. Die Phase der Orientierung

Die Orientierungsphase beginnt ab dem ersten Arbeitstag und endet in etwa im dritten Monat. Ziel dieser Phase ist es, den neuen Mitarbeiter in seine Aufgaben und Funktion einzuführen. Diesbezüglich sollte ein geeigneter Kollege zur Verfügung gestellt werden, der dem neuen Teammitglied als Ansprechpartner dient und es bei seiner Einarbeitung unterstützt. In der Phase der Orientierung lernt der Mitarbeiter das Unternehmen, seine Kollegen und Kunden, die firmeninterne Organisation und die täglichen Arbeitsabläufe kennen.

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Die Oientierungsphase ist sehr wichtig, da sich bereits in den ersten Wochen ab Arbeitsantritt zeigt, ob sich der neue Mitarbeiter eine langfristige Zusammenarbeit vorstellen kann. Der erste Arbeitstag sollte mit einer freundlichen Begrüßung sowie mit der Vorstellung der Kollegen beginnen. Eine Mappe mit wichtigen Unterlagen, einem Leitfaden zur Orientierung, die Übergabe notwendiger Schlüssel, Passwörter und Co. sowie eine Einführung durch den Chef oder einen zuständigen Kollegen sollten selbstverständlich sein.

In den darauffolgenden Arbeitswochen geht es hingegen vor allem darum, dem neuen Mitarbeiter einen größeren Überblick über die angebotenen Dienstleistungen und Produkte zu vermitteln, ihn in die EDV einzuweisen, ihn mit seinen Aufgaben vertraut zu machen und mit ihm über seine bisherige Einarbeitung und seine zukünftigen Erwartungen zu sprechen.

Onboarding - Neue Mitarbeiter integrieren (Praxis der Personalpsychologie)
  • Klaus Moser, Roman Souček, Nathalie Galais, Colin Roth
  • Herausgeber: Hogrefe Verlag
  • Auflage Nr. 12018 (22.01.2018)
  • Taschenbuch: 159 Seiten

3. Die Phase der Integration

In der Integrationsphase geht es darum, das neue Teammitglied immer mehr ins Unternehmen zu integrieren. Die Phase beschränkt sich auf einen Zeitraum von etwa drei bis neun Monaten und beginnt ab dem dritten Monat. Unterstützend kann das Unternehmen in diesem Zeitraum agieren, indem es den Mitarbeiter zu firmeninternen Veranstaltungen, Informationstagen oder Workshops einlädt.

Zur dritten Phase gehört auch die Teamintegration durch aktives Teambuilding, die Vermittlung von notwendigem Zusatzwissen, die Zuweisung zu bestimmten Projekten oder Arbeitsgruppen, diverse Feedbackgespräche sowie die Aufklärung über mögliche Fortbildungsangebote. In der Integrationsphase sollte es außerdem verstärkt darum gehen, den Mitarbeiter in die Unternehmensziele und -strategien einzuführen.

Typische Fehler im Onboarding

Den größten Fehler, den Personalfachkräfte und Vorgesetzte im Onboarding machen können, ist definitiv eine schlechte Vorbereitung. Bereits vor Arbeitsantritt sollte glasklar feststehen, welche Aufgaben der zukünftige Mitarbeiter im Unternehmen übernehmen wird, welche Kollegen ihm helfen werden und auf welche Art und Weise die Einarbeitung erfolgen soll. Funktion, Ziele und Aufgaben sollten schriftlich fixiert und von Beginn an konkret vermittelt werden.

Viele Unternehmer machen leider den Fehler, ihre Mitarbeiter nur schlecht auf den ersten Arbeitstag und die darauffolgende Zeit vorzubereiten. Dies sorgt für Stress für alle Beteiligten und erhöht das Risiko, dass der neue Mitarbeiter das Unternehmen baldmöglich wieder verlässt. Das Resultat: Unzufriedene Arbeitgeber, unzufriedene Mitarbeiter, Chaos und hohe Kosten. Um das zu vermeiden empfiehlt es sich, den kompletten Onboarding-Prozess sorgfältig zu strukturieren und vorausschauend zu planen.


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Literaturhinweise

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