Das Homeoffice gilt als das Arbeitsmodell der Zukunft und hat durch die Corona-Pandemie einen Aufschwung erlebt. In der Folge werden Face-to-Face Projektmeetings eher zur Ausnahme als zur Regel, sprich immer häufiger finden diese digital statt. Doch bei solchen virtuellen Meetings macht die Technik oft einen Strich durch die Rechnung.
Vor allem für den Moderator, welcher meist durch den Projektleiter gestellt wird, ist es daher sinnvoll, sich mit diesen Technik-Fallen auseinanderzusetzen – um sie präventiv zu verhindern und im Notfall schnell zu beheben.
Virtuelle Meetings sind nur unter gewissen Voraussetzungen möglich, die von allen Teilnehmern gewährleistet sein müssen. Vor allem bei der erstmaligen Umstellung vom persönlichen auf das digitale Treffen sollte daher etwas mehr Zeit eingeplant werden, bis alles reibungslos funktioniert.
Inhaltsverzeichnis
Erfolgreiche virtuelle Projektmeetings
Der erste und wohl wichtigste Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen Projektmeeting über digitale Kanäle bzw. aus dem Home Office besteht somit darin, sich auf einen solchen zu einigen. An Tools, die sich dafür eignen, mangelt es nicht. Jedoch muss geklärt werden, welches die benötigten Funktionen bietet und wie jeder einzelne Projektmitarbeiter an die entsprechende Software kommt. Vor allem, wenn es sich nicht um Freeware handelt, ist das oftmals Aufgabe des Arbeitgebers.
Empfehlenswert ist in jedem Fall eine Videokonferenz, damit sich die Teilnehmer gegenseitig sehen können. Mit der zusätzlichen Video-Spur wird das Meeting als persönlicher empfunden und zugleich ist es einfacher, das Gesagte einer gewissen Person zuzuordnen. Eine reine Audio-Spur kann somit für Verwirrung sorgen oder dafür, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nach einiger Zeit nachlässt.
Diesbezüglich ist es also wichtig, die Projektmitarbeiter entsprechend auszurüsten, damit sie über alle Voraussetzungen verfügen, welche sie für die Videotelefonie benötigen, von Kopfhörern über Kamera bis zum Mikrofon bzw. einem Laptop, der letzteres bereits inkludiert hat. Daraufhin sind in der Theorie alle in der Lage, reibungslos an einem virtuellen Projektmeeting teilzunehmen. In der Praxis lauern dabei aber einige Technik-Fallen.
Die häufigsten Stolpersteine bei digitalen Meetings
Unerwartete Aktualisierung
Das Projektmeeting wird zu einer festen Zeit angesetzt, jedoch kann es passieren, dass das Programm beim Starten eine Aktualisierung vornimmt. Häufig dauert diese nur wenige Sekunden, bei einigen Tools können diese aber durchaus mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Das kann zu unerwünschten Verzögerungen führen oder zu Unklarheiten bei den anderen Teilnehmern, weil einzelne Personen – eventuell sogar der Moderator – fehlen.
So kann dies verhindert werden:
Wichtig ist deshalb, die Technik frühzeitig in Betrieb zu nehmen und vor dem Start der Videokonferenz kurz zu testen. Etwas zeitlichen Puffer einzuplanen, ist somit die beste Lösung für diese Technik-Falle.
Unterbrochene Internetverbindung
Eine stabile Internetverbindung bei allen teilnehmenden Projektmitarbeitern ist die Grundvoraussetzung für ein reibungsloses Meeting. Sinnvoll ist daher, dass die Teilnehmer nicht gerade im Zug sitzen oder ähnliches, sondern sich möglichst im Homeoffice aufhalten. Dennoch ist auch hier manchmal das WLAN nicht so stabil wie erwünscht. Das gilt vor allem, wenn mehrere Personen gleichzeitig die Bandbreite nutzen – weil beispielsweise beide Partner im Homeoffice arbeiten und die Kinder gleichzeitig Serien streamen.
So kann dies verhindert werden:
Jeder Teilnehmer am Projektmeeting sollte deshalb dazu angehalten werden, die eigene Internetverbindung vorab auf ihre Stabilität zu testen und gegebenenfalls zu optimieren. Dafür kann es sinnvoll sein, dass sich andere Nutzer kurzzeitig ausloggen oder ein WLAN-Repeater installiert wird, um das Signal zu verstärken. Die beste Lösung richtet sich somit stets nach dem Einzelfall.
Falls der Moderator unterbrochen wird, übernimmt idealerweise eine vorher definierter Co-Moderator, bis das Problem behoben ist. Damit geht keine oder nur sehr wenig Zeit verloren.
Generell langsame Internetverbindung
Sollten sich bei einer Person des Öfteren technische Probleme aufgrund der Internetverbindung ergeben, empfehlen sich Maßnahmen zur Erhöhung der Übertragungsgeschwindigkeit sowie – Stabilität. Ist es hingegen das Signal, welches immer wieder Probleme macht, kann ein Kabel verwendet werden, um potenzielle Störungen während der Videokonferenz präventiv zu verhindern.
Auch bei der Internetnutzung unterwegs kann es zu Problemen kommen, wenn sich beispielsweise ein Teilnehmer über das mobile Netzwerk des Smartphones oder Tablets zuschaltet. Weiterhin kann es passieren, dass aus Versehen das Mobilfunknetz genutzt wird, weil die Meeting-Einladung an die Telefonnummer ging und sich die Projektmitarbeiter darüber einwählen.
Sei es also über das Mobilfunknetz oder die Datenverbindung: Bei mobilen Endgeräten ist mit Problemen wie einer gedrosselten Übertragungsgeschwindigkeit oder einem limitierten Datenvolumen zu rechnen, sodass die Videotelefonie unter Umständen nicht reibungslos oder überhaupt nicht funktioniert. Ähnliche Probleme treten häufig bei öffentlichen Netzwerken ein, weil die Hotspots überlastet sind.
So kann dies verhindert werden:
Für den Projektleiter kann es daher sinnvoll sein, die Mitarbeiter dazu anzuhalten, aus dem Homeoffice und somit aus dem heimischen WLAN am virtuellen Meeting teilzunehmen – sofern dies im Einzelfall möglich ist. Dadurch ersparen sich alle Teilnehmer präventiv so manche technische Hürde.
Unklare Funktionalität
Die meisten Tools bieten eine gute Benutzerfreundlichkeit und somit finden sich die User schnell ein. Dennoch kann es Unklarheiten bezüglich der Funktionen geben, wenn sich die Teilnehmer vor dem virtuellen Projektmeeting nicht mit diesen auseinandergesetzt haben.
So kann dies verhindert werden:
Vor allem, wenn Zusatzfunktionen wie die Übertragung des Bildschirms oder die Versendung von Dokumenten genutzt werden sollen, empfiehlt es sich daher, diese vorab auszutesten.
Zudem sollten sich alle Beteiligten mit dem Tool vertraut machen, sofern sie dieses noch nicht kennen, und somit auf ihrem Rechner die Funktionalität sicherstellen. Bezüglich der Grund- und Zusatzfunktionen der beliebtesten Programme für Videokonferenzen gibt es mittlerweile praktische Anleitungen im Internet. Es handelt sich also um eine kleine zeitliche Investition, die notwendig ist, die jedoch Schwierigkeiten und damit Verzögerungen während des Projektmeetings verhindern kann.
Schlechte Bildqualität
Eine schlechte Bildqualität ist ebenfalls ein häufiges technisches Problem bei virtuellen Meetings. Dabei sind zwei Szenarien denkbar: Entweder wird das Bild der anderen Personen auf dem eigenen Bildschirm in schlechter Qualität dargestellt oder man selbst erhält die Rückmeldung einer mangelhaften Bildqualität. Die Ursachen hierfür können vielfältig sein.
Wird überhaupt kein Bild übertragen, ist oftmals die Kamera nicht eingeschaltet oder kaputt – was sowohl für eine integrierte als auch eine externe Webcam gilt. Ist das Bild hingegen vorhanden, jedoch in schlechter Qualität, kann dies an der Hardware oder Internetverbindung liegen, sprich die Übertragung ist nicht leistungsstark genug. Die Auflösung in den Einstellungen herunterzufahren, kann dieses Problem lösen – oder zumindest zu einer Verbesserung führen. Manchmal sind es jedoch externe Faktoren, welche das Bild stören, beispielsweise starkes Gegenlicht.
So kann dies verhindert werden:
Es ist auch vor diesem Hintergrund immer sinnvoll, vor einem Meeting ausreichend Zeit für einen Testlauf einzuplanen und sämtliche Einstellungen entsprechend anzupassen; damit die digitale Projektbesprechung pünktlich ohne Störungen beginnen kann.
Schlechte Tonqualität
Ebenso ist die Tonqualität eine häufige Technik-Falle bei virtuellen Meetings, beispielsweise in Form einer Rückkopplung oder ruckelnden Übertragung. Auch hier sind die Hardware oder das Internet typische Gründe.
So kann dies verhindert werden:
Es muss sichergestellt sein, dass das interne beziehungsweise externe Mikrofon betriebsbereit ist und der Audiomodus eingeschaltet wurde. Wichtig ist zuletzt, dass alle potenziellen Störquellen wie das Smartphone in ausreichende Entfernung gebracht werden.
Weitere Praxistipps für Projektleiter
Prinzipiell liegt es in der Eigenverantwortung aller Projektteilnehmer, den reibungslosen Ablauf von digitalen Meetings sicherzustellen, indem sie sich frühzeitig vorbereiten. Dennoch sollte sich der Projektleiter darauf nicht blind verlassen. Sinnvoll ist stattdessen, bereits bei der Terminvereinbarung vorab darauf hinzuweisen, dass alle Projektmitarbeiter zum betreffenden Zeitpunkt startklar sein sollen.
Dabei gilt es natürlich auch selbst mit gutem Beispiel voran zu gehen. Sollte es dennoch zu technischen Problemen kommen, ist es wichtig, jederzeit Ruhe zu bewahren und dem Betroffenen kurz Zeit zu geben, um diese zu klären. Funktioniert das jedoch nicht innerhalb einer angemessenen Zeitspanne, muss das Projektmeeting gegebenenfalls abgebrochen und verschoben werden. Alternativ ist das Wechseln des Kanals möglich, beispielsweise vom Laptop auf das Smartphone.
Somit hat der Projektleiter nicht nur eine gewisse Verantwortung inne, wenn es um die Effizienz von Projektmeetings geht, sondern auch bezüglich dessen reibungslosen Ablaufs. Doch es gibt auch eine gute Nachricht: Mit der Zeit kommt die Erfahrung und während zu Beginn der Umstellung vom persönlichen auf das digitale Projektmeeting noch vergleichsweise häufig in die Technik-Fallen getappt wird, nehmen die technischen Probleme in der Regel mit der Zeit ab.
Ein Stück weit ist daher auch bei allen Projektmitarbeitern schlichtweg Geduld und die Bereitschaft zum Lernen gefragt, um technische Hürden zu meistern und somit von den Vorteilen der Videokonferenzen profitieren zu können.
