Training on the Project

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Trotz der vielen Maßnahmen, die Unternehmen in Richtung Projektmanagement setzen, dauert eine Vielzahl der Projekte länger als geplant und sind um ein mehrfaches teurer als ursprünglich veranschlagt.

Eine Erfahrung, die nicht nur den Kunden und Auftraggebern Kopfzerbrechen bereitet, sondern zunehmend auch den Firmenchefs, die die Ergebnisqualität dem Kunden gegenüber zu verantworten haben und zunehmend am steigenden Imageverlust leiden.

Die Ursachen für das Scheitern von Projekten sind vielfältig, aber im Unternehmensvergleich sehr ähnlich. Grundsätzlich mangelt es an:

  • Gut ausgebildeten Mitarbeitern, die schon in der Anfangsphase eines Projektes an einer gemeinsamen Sichtweise arbeiten und den Fokus auf eine integrierte Gesamtplanung lenken
  • Adäquaten Projektstrukturen, die allen Beteiligten eine Orientierung geben und für die notwendige Transparenz im Projektabwicklungsprozess sorgen
  • Effektivem Risikomanagement – also das Anstellen von Überlegungen „was alles schief gehen könnte“ – bereits in der Entstehungsphase eines Projektes, um präventiv für alle Eventualitäten gewappnet zu sein
  • Einem professionell aufgesetzten Management-Reporting als zentrale Steuerungseinheit, fortwährend über die gesamte Projektlaufzeit.

Viele wissenschaftliche Arbeiten aus der Vergangenheit haben diese Schwachstellen unermüdlich und immer wieder aufgezeigt. Auch die eben aktuell veröffentlichte Studie von Roland Berger Strategy Consultants „Warum IT-Großprojekte häufig scheitern“ konzentriert sich auf diese Entwicklungsfelder.

Ein Zugang den wir von domendos consulting immer wieder empfehlen, ist die Unterstützung des Projektteams in der Startphase eines Projektes durch einen Spezialisten, der sein Handwerk versteht und der weiß, worauf geachtet werden muss. Sie kennen sicher das Sprichwort „Aller Anfang ist nicht schwer sondern gründlich“?

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Das Aufsetzen eines Projektes ist wie ein Weg durch den Dschungel – es lauern an allen Ecken viele Gefahren. Nur wer eine dicke Haut und Erfahrung mitbringt, kann den Weg in Richtung Erfolg vorgeben.

Der Weg zum Erfolg: Training on the Project

„Training on the Project” ist praxisorientiertes Lernen in seiner reinsten Form. Durch kurze Theorie-Inputs angereichert, spezialisiert sich diese Methode auf Wissens- und Erfahrungsvermittlung direkt am realen Projekt. Durch die sofortige Anwendung des Gelernten werden die Inhalte nachhaltig verankert und der Lernerfolg dadurch maximiert. Was man einmal selbst getan hat, merkt man sich schließlich am längsten.

training on the project

Vorbereitung

In einem ersten Schritt werden mit Hilfe eines Interviewleitfadens „atmosphärische“ und „projektbezogene“ Informationen bei den wichtigsten Projektmitarbeitern, Auftraggebern und Stakeholdern generiert. Dies stellt den wesentlichen und integralen Bestandteil zur optimalen Vorbereitung auf den folgenden Startworkshop mit dem Projektteam dar.

Projektstart und Planung

Im Startworkshop selbst steht die gemeinsame Planung und Strukturierung des Projektes unter der Anleitung des Beraters und Trainers im Vordergrund.  Punktuell und wo notwendig wird durch Kurzinputs das notwendige Wissen vermittelt bzw. aufgefrischt, sodass Verständnis und Akzeptanz für die angewandte Methodik und den Prozess im Team entsteht. Erfahrungsgemäß  sind die folgenden Themenfelder von Bedeutung:

  • Methoden zur Strukturierung und Planung von Projekten
  • Projektcontrolling und –steuerung für die Umsetzungsphase

Abhängig von Größe, Komplexität und Mitarbeiteranzahl sind nach ca. 2-5 Tagen alle erforderlichen Projektpläne erstellt. Das Projektteam hat sein Projekt in professioneller Weise so weit auf Schiene gebracht, dass mit der Umsetzung begonnen werden kann.

Projektmanagement: Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen (Linde Lehrbuch)
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Projektmanagement: Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen (Linde Lehrbuch)
  • Gerold Patzak, Günter Rattay
  • Herausgeber: Linde Verlag Ges.m.b.H.
  • Auflage Nr. 7 (30.11.2017)
  • Gebundene Ausgabe: 792 Seiten


Inhalt des Startworkshops

  • Identifikation des aktuellen Status aller laufenden Aktivitäten und Integration in das Projekt zur optimalen Zielausrichtung und Steuerung
  • Definition der Beteiligten und Betroffenen und Abgrenzung der Rollen
  • Erarbeitung einer detaillierten Projektplanung (Projektphasen, Inhalte, Teilaufgaben, Meilensteine, Termine, etc.)
  • Konkretisierung aller Teilaufgaben und Festlegung der Umsetzungsverantwortung
  • Schaffung der für die Umsetzung und das Projektcontrolling benötigten Voraussetzungen (Kompetenzregelungen, Arbeits- und Abstimmungsmeetings, Reportingstrukturen, Kommunikationsregelungen, etc.)
  • Festlegung der konkreten weiteren Vorgehensweise für die Projektumsetzung

Parallel dazu haben die Teilnehmer die grundlegenden und wichtigsten Projektmanagement-Methoden kennen und anwenden gelernt, sodass jeder maximal live und am „echten“ Projekt partizipieren kann. Das unmittelbare und aktive Lernen am Projekt ist die praxisnahste Möglichkeit, das elementare Handwerkszeug des Projektmanagements zu vermitteln und langfristig zu verankern.

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Review

Es ist zu empfehlen, den Projektverlauf nach einem vorher definierten Zeitraum einer kritischen Betrachtung zu unterziehen und dem Projektteam konstruktives Feedback zu geben. Bei der Umsetzung des Projektes treten immer wieder nicht vorhersehbare Problemstellungen auf. Diese Herausforderungen können im Zuge des Reviews mit dem Experten gemeinsam diskutiert und Lösungskonzepte generiert werden.

„Training on the Project“ ist für Sie interessant?

Der Aufwand für externe Leistungen ist im Verhältnis zur Gesamtinvestition gering. Innerhalb einer Arbeitswoche kann jedes Projekt so aufgesetzt werden, dass das Risiko des Scheiterns minimal ist.

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