Weihnachten effizient – Professionelle Abwicklung des Projektes „X-MAS“

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Weihnachten steht vor der Tür und dieses Jahr überlassen wir nichts dem Zufall – Es muss alles ganz klar kommuniziert werden!


Projektstart-Memo unseres CEOs (Christmas Event Officer) Dr. J. Christus von Betlehem:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

damit wir uns heuer so richtig auf Weihnachten einstimmen können, vorab einmal schon ein paar Hilfen:

Status: Wie Weihnachten in den letzten Jahren vor allem in elektronischen Medien gezeigt hat, heißt Weihnachten nicht mehr Weihnachten, sondern X-MAS, also heißt der Weihnachtsmann von jetzt an auch X-MAN!

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Da X-MAS 2008 schon vor der Tür steht, ist es spätestens jetzt höchste Zeit, mit der Weihnachtsvorbereitung zu beginnen – Verzeihung – das diesjährige Weihnachts-Roll-Out zu starten und die Christmas-Mailing-Aktion just in Time vorzubereiten.

Die Kick-off Veranstaltung (ehemals 1. Advent) für die diesjährige SANCROS (SANta Claus Road Show) hat bereits am 30. November 2008 statt gefunden. Daher wurde das offizielle Come-Together des Organizing Committees unter Vorsitz des CIO (Christmas Illumination Officer) schon am 6. Dezember abgehalten.

Erstmals haben wir ein Projekt-Status-Meeting vorgeschaltet, bei dem eine in Workshops entwickelte To Do Liste und einheitliche Job-Descriptions für alle Beteiligten erstellt wurden. Dadurch sollen klare Verantwortungsbereiche, eine powervolle Performance des Kundenevents und optimierte Geschenk-Allocations geschaffen werden, was wiederum den Service Level erhöht und außerdem hilft, X-MAS als Brandname global zu implementieren.

Dieses Meeting diente zugleich dazu, mit dem Co-Head der Global Christmas Markets (Knecht Ruprecht) die Ablauf-Organisation abzustimmen, die Geschenk-Distribution an die zuständigen Private-Schenking-Centers sicherzustellen und die Zielgruppen klar zu definieren. Erstmals sollen auch so genannte Geschenk-Units über das Internet angeboten werden. Die Service-Provider (Engel, Elfen und Rentiere) wurden bereits via Conference Call virtuell informiert und die Core-Competences vergeben. Ein Bündel von Incentives und ein separater Team-Building-Event an geeigneter Location sollen den Motivationslevel erhöhen und gleichzeitig helfen, eine einheitliche Corporate Culture samt Corporate Identity zu entwickeln.

Der Vorschlag, jedem Engel einen Coach zur Seite zu stellen, wurde aus Budgetgründen zunächst gecancelt. Stattdessen wurde auf einer zusätzlichen Client Management Conference beschlossen, in einem Testmarkt als Pilotprojekt eine Hotline (0,69 EUR/Minute) für kurzfristige Weihnachtswünsche einzurichten, um den Added Value für die Beschenkten zu erhöhen.

Durch ein ausgeklügeltes Management-Informations-System (MIST) ist auch Benchmark-orientiertes Controlling für jedes Private-Schenking-Center möglich. Für die Definition des Literatur-Konzeptes und des Layout-Formats wurden externe Consultants der Osterhasen Associates beuaftragt. Als Outcome konnte bereits das diesjährige Goldene Buch (Golden Book, Release 2008.1) erstellt werden. Es erscheint als Flyer, ergänzt um ein Leaflet und einem Newsletter für das laufende Updating.

Hochauflagige Lowcost-Giveaways dienen zudem als Teaser und flankierende Projektmarketing-Maßnahme. Ferner wurde durch intensives Brainstorming ein Konsens über das Mission Statement gefunden. Es lautet: „Let‘s keep the candles burning“ und ersetzt das bisherige schon etwas überholte „Frohe Weihnachten“.

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X-MAN (fka – formerly known as – Santa Claus) hatte zwar anfangs Bedenken angesichts des Corporate-Redesigns, akzeptierte aber letztlich den progressiven Consulting-Ansatz der Experten von Osterhasen Associates.

Das nächste Update inkl. Bericht über den aktuellen Projektstatus erfolgt in einer Woche – bis dahin: Frohes Schaffen!

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr CEO Dr. J. Christus v. Bethlehem


Weihnachten – alle Jahre wieder eine neue Herausforderung!

 

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