Weiterbildungen im Projektmanagement -Zielanalyse, Findung und Möglichkeiten

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Durch Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Projektmanagement können Projektleiter Aufgaben noch effizienter planen, sich besser in neue Tools einarbeiten, neue Projektmanagement-Methoden erlernen oder Hintergrundwissen für eine neue Branche sammeln.

Projektmanager lernen dabei wichtige Instrumente und Techniken kennen und erfahren, wie sie diese bei ihrer täglichen Arbeit praktisch anwenden können – ganz gleich ob technisches Know-How oder Soft-Skill.

Wer eine Weiterbildung im Projektmanagement anstrebt sollte sich vorher über den Nutzen bewusst sein, eine Zielanalyse durchführen und sich für eine bestimmte Form und Art der Weiterbildung entscheiden. Ein abschließender Anbieter- und Kostenvergleich inkl. möglicher Finanzierungsmöglichkeiten bringt die endgültige Entscheidung für eine konkrete Weiterbildung.

Zielanalyse: Wohin soll die Weiterbildung führen?

Wie im Projektmanagement üblich lässt sich auch bei der Suche nach der richtigen Weiterbildung im Projektmanagement eine Zielanalyse durchführen, auf deren Basis dann die für einen selbst am besten passende Weiterbildung bestimmt werden kann.

Zunächst müssen die eigenen Ziele unmissverständlich formuliert und zeitlich festgelegt werden. Dabei gilt es zwei grundlegende Fragen zu beantworten:
– Welche Art von Weiterbildung entspricht meinen persönlichen Zielen?
– Welche Methoden gibt es, um eine Zielanalyse durchzuführen?

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Hinsichtlich der ersten Frage ist es wichtig, die Ausgangslage – also sich selbst – genau zu kennen. Im Rahmen einer beruflichen und kompetenzorientierten Selbstanalyse kann evaluiert werden, in welchen Bereichen das größte Potential für eine Weiterbildung besteht. Dabei muss nicht nur das persönliche Defizit, sondern auch die Nachfrage betrachtet werden. Im Abgleich mit den persönlichen Zielen lässt sich schließlich die individuell ideale Weiterbildung bestimmen.

Bleibt die Frage, wie die eigenen Ziele bestimmt werden können: Dafür gibt es mehrere Methoden. Im Projektmanagement ist z.B. die SMART-Methode zur Zieldefinition bekannt:

SMART-Methode

Die SMART-Methode ist eine Möglichkeit, Ziele eindeutig zu klären.

Ein Vorhaben muss stets spezifisch (das S in SMART) angelegt sein. Das bedeutet: Ziele müssen klar und so exakt wie möglich formuliert werden. Die Besonderheit der SMART-Methode besteht im Festlegen vieler einzelner Ziele. Es gibt folglich nicht nur ein einziges übergeordnetes Ziel.

Das M steht für messbar. Es ist wichtig konkrete Kriterien festzulegen, mit deren Hilfe der Fortschritt bezüglich des zu erreichenden Zieles gemessen werden kann. Ist ein Ziel nicht messbar, sind Fortschritte weder absehbar noch können sie überprüft werden. Erkennt man Fortschritte, welche messbar sind, so rückt der Erfolg bzw. das Erreichen des Zieles in greifbare Nähe.

Das A steht für attraktiv bzw. akzeptiert. Mitarbeiter müssen sich mit Zielen identifizieren können. Dies trägt entscheidend zum Erreichen des verfolgten Zieles bei.

Das R steht für realistisch. In Bezug auf ein Ziel bedeutet das, es muss realisierbar sein. Ist ein Ziel realistisch, so trägt dies deutlich zur Motivation bei, was wiederum zu Erfolgen bei der Zielerreichung führt.

Das T bedeutet terminiert. Das Ziel muss zeitlich mit einer Deadline festgelegt werden. Ein zeitlicher Rahmen bzw. ein konkretes Datum ist eine gute Orientierung im Verlaufe des gesamten Vorhabnes. Dadurch fällt es leichter, Fristen einzuhalten und sich auf das Ziel zu fokussieren.

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Beim Formulieren von Zielen erweisen sich die W-Fragen als sinnvoll. Beispiel:

  • Was soll erreicht werden und warum?
  • Wer ist beteiligt?
  • Welche Herausforderungen könnten entstehen? Wie kann man diese lösen?

W-Fragen müssen stets vor dem Hintergrund gestellt werden, inwiefern Veränderungen Vorteile und damit Nutzen bringen.

Klar formulierte Ziele tragen zur Motivation bei – üblicherweise zur Motivation eines Teams, vor dem Hintergrund der persönlichen Zielfindung im Rahmen einer Weiterbildung aber auch zur persönlichen Motivation.

Weiterbildungsmöglichkeiten: Welche Form von Weiterbildung ist die richtige?

Wer herausgefunden hat, welche Kompetenz im Projektmanagement durch eine Weiterbildung gestärkt werden soll, muss sich nun um die Frage nach der Form der Weiterbildung kümmern: Weiterbildungen können extern oder in-house erfolgen, es gibt Aufstiegs- oder Anpassungsfortbildungen, Seminare, Lehr- und Studiengänge und vieles mehr.

Die Form der Weiterbildung ist teils vom Ziel abhängig. Wer im Projektmanagement noch gar keine Erfahrung hat und keinen Bildungsabschluss in einem damit verbundenen Bereich vorweisen kann, ist z.B. mit einem Studium oder einem spezifischen Projektmanagement-Lehrgang gut beraten.

Wer schon mehrere Projekte hinter sich hat und beispielsweise Projekte zukünftig möglichst mit agilen Methoden managen will, für den sind Seminare und Anpassungsfortbildungen zu diesem spezifischen Themenbereich gut geeignet.

Manche Projektleiter verfolgen auch das Ziel, die Branche zu wechseln und müssen sich im Rahmen von Lehrgängen mit dem neuen Umfeld und den dortigen spezifischen Projektmanagement-Methoden vertraut machen. Auch dann sind Anpassungsfortbildungen das Mittel der Wahl.

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Online oder Präsenz? Welche Art von Weiterbildung ist besser?

Sämtliche Formen von Weiterbildungen können zudem in zwei Arten der Wissensvermittlung unterschieden werden: Online und Präsenz. Ein kurzer Blick auf die Vor- und Nachteile führt zur schnellen Entscheidungsfindung:

Online Weiterbildung

  • Vorteile: Ortsunabhängig, meist günstiger, zuverlässiger, zeitlich flexibler
  • Nachteile: Kein direkter Kontakt, Minderung der Sinneskanäle, Abhängigkeit von Technik

Präsenz Weiterbildung

  • Vorteile: Direkter Kontakt, auch ohne Internet möglich, spricht alle Sinne an
  • Nachteile: meist teurer, geringere zeitliche Flexibilität

Weiterbildungsmöglichkeiten müssen das Budget nicht stark belasten, denn bezüglich der Kosten für die Weiterbildung gibt zahlreiche Fördermöglichkeiten für die berufliche Bildung, von staatlichen Einrichtungen wie der Bundesagentur für Arbeit bis hin zum eigenen Unternehmen.

Weiterbildungsfindung: Passende Themen für das ausgewählte Ziel

Themen wie Kommunikation, Rhetorik, Teambildung, Motivation u.ä. stehen bei vielen Projektmanagern ebenso auf dem Weiterbildungsplan wie Methoden, Budgetierung oder Projektanalysen.

Je nach Ziel, z.B. die Weiterbildung in agilen Methoden wie Scrum, liegen die Themen anders oder haben andere Schwerpunkte.

Beispiele für Fort- und Weiterbildungen im Projektmanagement

Im Beispiel einer Fortbildung in Scrum bzw. agilen Methoden steht die Kommunikation und die Motivation z.B. im Vordergrund, da im zyklisch iterativen Projektbetrieb mit wöchentlichen Präsentationen und Treffen ein entsprechend hoher Bedarf an diesen Fertigkeiten entsteht. Auch hinsichtlich der Projektanalyse bzw. hinsichtlich der Maintenance von KPIs und der Erstellung von Reports gibt es Nachholbedarf, da z.B. die Kostenanalyse nun andere Grundlagen hat.

Ebenso gibt es branchenspezifische Projektmanagement-Fortbildungen, die z.B. rechtliches Wissen in stark regulierten Branchen wie der Medizinbranche vermitteln. Der Fokus liegt dann auf den theoretischen Inhalten bzw. auf der Technik, deren Normierung und Regulierung: Um schnelle Entscheidungen treffen zu können, muss ein Projektleiter hier zwangsläufig gut qualifiziert sein, die Zertifizierungsrichtlinien kennen, wissen welche Konsequenzen einzelne Entscheidungen haben.

Will sich der Projektmanager darauf verlassen, dass die einzelnen Mitarbeiter ihren Rollen gerecht werden, muss er zudem deren Kompetenzen und Defizite erkennen. Kompetenz als Grundlage für Weiterbildung sichert eine hohe Arbeitsqualität und Spezialwissen. Defizite hingegen können in Seminaren ausgeräumt und Wissenslücken geschlossen werden. Das gibt Teammitgliedern Sicherheit und lässt langfristig die Arbeitsqualität und -effizienz steigen.

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Andere haben das Ziel, sich für eine bestimmte Art des Projektmanagements zertifizieren zu lassen, z.B. IPMA, PMI oder PRINCE2. Hier sind entsprechend Seminare und Zertifizierungskurse notwendig, die passende Inhalte für diese PM-Standards haben.

Auch das Ziel der Verbesserung und die Anwendung kulturellen Wissens sowie der Soft Skills kann ein Treiber für eine Weiterbildung sein: Projektleiter benötigen neben ihrem Expertenwissen in der heutigen Zeit angesichts von Globalisierung und interkulturellen Teams viele weitere Kompetenzen: Sie brauchen Führungsqualitäten, sollten Aufgaben koordinieren können und einfühlsam sein.

Angesichts der Zusammenarbeit mit externen Partnern muss der Projektleiter souverän und flexibel auf schwierige Situationen reagieren können. Als Moderator darf er sein Ziel niemals aus den Augen verlieren. Es gilt, Konflikte schnell zu erkennen und aufzulösen. Wichtige Elemente im Weiterbildungsangebot in Sachen Projektleitung sind daher Coaching und Mentoring.

Weitere Inhalte sind Moderation, Kommunikation in Projekten und Schlichtung. Eine Praxisorientierung ist oberstes Gebot. Das bedeutet Teilnehmer einer Weiterbildung reflektieren über den Transfer von Gelerntem. Sie diskutieren im Plenum konkrete Situationen aus ihrem praktischen Tagesgeschäft und überlegen, wie diese durch das Gelernte zu optimieren sind.

Wird den Teilnehmern bewusst, wie sie die Inhalte der Weiterbildung im Berufsalltag umsetzen können, wird sie das motivieren und zu Höchstleistungen anspornen. Ein Positiver Nebeneffekt ist natürlich auch, dass ein Projektleiter nach der Teilnahme an Seminaren als Multiplikator in seiner Firma fungieren kann. Weiterbildungen sind also stets eine lohnende Investition – das gilt im Übrigen nicht nur für das Management von Projekten.

Lebenslanges Lernen: Zusätzliche und präventive Weiterbildungsmöglichkeiten für Projektmanager

Wir lernen nie aus, das Leben ist ein kontinuierlicher Lernprozess. Außerdem verändert sich unsere Umgebung: Ständig gibt es neue Trends, neue Herausforderungen oder neue Regularien. Auch für Projektleiter ist es daher empfehlenswert, regelmäßig an Informations- und Weiterbildungsveranstaltungen teilzunehmen – ganz ohne akut notwendigen bewussten Bedarf.

So wird z.B. rechtzeitig erkannt, wenn neue Zertifizierungen notwendig sind oder neue Methoden beginnen, sich durchzusetzen. Dies gibt die Möglichkeit, frühzeitig auf solche Änderungen zu reagieren und sich z.B. über eine Weiterbildung im entsprechenden Bereich anzupassen.

Zusammenfassung

Weiterbildungen sind wichtig, das steht außer Frage, auch oder gerade bei höheren Positionen im Projektmanagement. Sie helfen, auf dem Laufenden zu bleiben und ermöglichen den Ausgleich von Defiziten im Know-How und in den immer wichtiger werdenden Soft Skills. In jedem Fall, egal ob Berufsanfänger oder etablierter Projektmanager, sollte der Weiterbildung eine Zielanalyse vorangehen.

Je nach Ziel gibt es Weiterbildungsangebote unterschiedlicher Form und Art sowie mit unterschiedlichen Schwerpunkten im Inhalt – vom kompletten Studium zur Ermöglichung eines Berufsstarts im Projektmanagement, über Aufstiegskurse für die für eine neue Stelle notwendige Zertifizierung bis hin zu Anpassungsfortbildungen für neue Branchen und neue Projektmanagement Methoden ist alles möglich.


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