ITIL vs PRINCE2 – Best Practices

Projektmanager und ITIL Service Manager – leben sie in zwei Welten oder gibt es konkrete Übergabepunkte? Der Autor zeigt aus eigener Erfahrung auf, wie die Best Practices ineinander greifen können.

Unternehmen, die ITIL-Prozesse implementiert haben, geben einen Rahmen für PRINCE2 Projekte und unterstützen die Projektarbeit mit fachlichem Know-how. Dabei kann die ITIL Organisation als Tagesgeschäft angesehen werden, das Projekte anstößt und als Kunde die Ergebnisse abnimmt.

Insbesondere in ITIL Version 3 wird durch die Einbindung von PRINCE2 Projekten in den Servicelebenszyklus der Bogen von der Projektentstehung bis zur Übergabe an den Betrieb gespannt. In der Diskussion mit Praktikern wird schnell klar: Diese theoretische Verzahnung funktioniert dann perfekt, wenn die Prozesse im Unternehmen nicht nur ansatzweise, sondern möglichst vollständig umgesetzt sind.


Was ist PRINCE2?

PRINCE2 – PRojects IN Controlled Environments – ist eine strukturierte Methode für Projektmanagement, die für alle Projekttypen anwendbar ist. PRINCE2 liefert durch eine gesteuerte Nutzung von Ressourcen die Möglichkeit, das Projekt aufzusetzen und im Projektverlauf im Griff zu behalten.

Ziel von PRINCE2 ist, eine Methode bereitzustellen, die Projektmanagement unabhängig von Projektgröße, -art, Unternehmensorganisation und -kultur ermöglicht. Es beruht auf einem Set aus Prinzipien, die aus langjähriger Erfahrung heraus entstanden sind. Werden diese Prinzipien nicht eingehalten, wird das Projekt nicht nach PRINCE2 durchgeführt.

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Gleiche Kinderstube

Best Practices zur Durchführung von Projekten und zur Ausgestaltung der IT – das sind PRINCE2 und ITIL. Wie der Name schon sagt, haben sich beide Methoden aus der Praxis entwickelt und werden von der Praxis weiterentwickelt. Das Office of Government Commerce (OGC) als Herausgeber der Me-thoden ist an weiterer Integration interessiert – dies macht auch die Entwicklung von ITIL Version 3 deutlich, die wesentlich stärker an PRINCE2 „andockt”. Im Gegenzug werden im Rahmen der Fokussierung von PRINCE2 beim Update 2009 die Einsatzmöglichkeiten mit ITIL verbessert.

Beide Methoden basieren auf Prozessmodellen, und da PRINCE2 ursprünglich für die IT entwickelt wur-de, passt die Methode auch sehr gut auf die IT im Unternehmen, wo aus Praxiserfahrung auch die höchste Professionalität in der Abwicklung von Pro-jekten besteht.

Interessant wird die Betrachtung beider Methoden dann, wenn man den Umgang mit Änderungen in der IT Welt fokussiert. Aufgrund der unterschiedlichen Ausrichtung von ITIL Version 2 (V2) und Version 3 (V3), die momentan in der Praxis parallel existieren, finden sich Ansätze, die Methoden zu integrieren.

Die Einführung einer ITIL Umgebung im Unternehmen sollte natürlich als Projekt mit der PRINCE2 Methode implementiert werden, dies wird jedoch im Folgenden nicht im Detail betrachtet. Zum besseren Verständnis werden die folgenden Ansätze kurz beschrieben:

  1. Die Bearbeitung von Changes in der IT als PRINCE2 Projekt
  2. Die Umsetzung von PRINCE2 Projekten in einer ITIL V2 Welt
  3. Die Umsetzung von PRINCE2 Projekten in einer ITIL V3 Welt

Kann man Projektmanagement- und IT-Standards verbinden?

Die PRINCE2-Prinzipien

  • Geschäftliche Rechtfertigung: Ein PRINCE2-Projekt hat eine permanente Ausrichtung auf seine geschäftliche Rechtfertigung.
  • Lernen: PRINCE2 Projektteams lernen von vorausgegangen Erfahrungen (diese sind erwünscht und werden durchweg dokumentiert).
  • Rollen und Verantwortlichkeiten: Ein PRINCE2 Projekt hat festgelegte und vereinbarte Rollen und Verantwortlichkeiten in einer Organisationsstruktur die Geschäfts-, Benutzer- und Lieferanteninteressen einbindet.
  • Steuern über Phasen: Ein PRINCE2 Projekt wird von Phase zu Phase geplant, überwacht und gesteuert.
  • Steuern über Ausnahmen: Ein PRINCE2 Projekt hat definierte Toleranzen für die Projektziele um Grenzen für delegierte Verantwortlichkeit einzurichten.
  • Fokus auf Produkte: Ein PRINCE2 Projekt konzentriert sich auf die Festlegung und Lieferung von Produkten, insbesondere auf ihren Umfang und ihre Qualitätskriterien.
  • Anpassen: PRINCE2 wird auf die Größe, Umgebung, Komplexität, Bedeutung, Fähigkeit und Risiken eines Projektes angepasst.

Changes als PRINCE2 Projekte

In ITIL, sowohl bei V2 als auch bei V3, ist der Umgang mit Changes (Änderungen) klar beschrieben. Betrachtet man das Vorgehen genauer, finden sich mehrere Absprungpunkte nach dem Öffnen eines RfC (Request for Change) in der ITIL Umgebung, die in Abbildung 1 näher aufgezeigt werden.

Entscheidet man sich dafür, diesen Change als Projekt ablaufen zu lassen (im PRINCE2 Prozess DP1 – Initiierungsphase freigeben), so hilft PRINCE2, die erforderlichen Klärungen im Vorfeld zu treffen und steuert die Umsetzung des Changes, bis dieser erfolgreich in das Tagesgeschäft überführt wurde.

Der RfC kann dann je nach Detaillierungsgrad als Projektmandat oder Projektbschreibung für das PRINCE2 Projekt dienen, die Entscheidungsaufgaben des Lenkungsausschusses können durch das CAB komplett oder in Teilen abgedeckt werden.  Für den Post Implementation Review (PIR) sieht PRINCE2 eine Projektrevision vor, die durch den Business (hier: die IT Organisation) genutzt werden kann. Das Konfigurationsmanagement aus der IT Umgebung sollte hier durch das Projekt mitgenutzt werden.

IT-Service-Management in der Praxis mit ITIL: Der Einsatz von ITIL Edition 2011, ISO/IEC 20000:2011, COBIT 5 und PRINCE2
  • Martin Beims, Michael Ziegenbein
  • Herausgeber: Carl Hanser Verlag GmbH & Co. KG
  • Auflage Nr. 4 (04.12.2014)
  • Gebundene Ausgabe: 414 Seiten

PRINCE2 Projekte in der ITIL V2 Welt

Wenn im Unternehmen die ITIL-Prozesse umgesetzt sind, kann der Projektmanager diese für sein Projekt nutzen. Auf der einen Seite liefern ihm die Prozesse Input für die verschiedenen Phasen, auf der anderen Seite muss er die Anforderungen durch das Projekt an die Fachleute weitergeben. Am Beispiel Capacity Management sieht das folgendermaßen aus:

Der Projektmanager muss für seine Neuentwicklung wissen, welche Rahmenbedingungen im Unternehmen allgemein bzgl. der Infrastruktur herrschen. Parallel dazu muss er auch die erforderliche Infrastruktur sowohl für die Entwicklung (d.h. Entwicklungs-, Testumgebung) beauftragen als auch die Anforderungen für den späteren Betrieb beschreiben und abstimmen. Dies geschieht nicht auf der „grünen Wiese“, sondern muss eng mit der vorhandenen Infrastruktur abgestimmt werden.

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In ähnlicher Weise gelten diese Aussagen für Financial, Availability und IT Service Continuity Management sowie auch für das Configuration, Change und Release Management. Speziell im Configuration und Change Management kann das PRINCE2 Projekt die Prozesse für die Konfiguration und Ände-rungssteuerung, die bereits für das Unternehmen vorgegeben sind, nutzen.

Es gibt noch weitere Synergien, wenn man die beiden Methoden verknüpft. Dies geht von der direkten Übernahme der im Projekt erstellten Produkte in die Konfigurationsmanagement-Datenbank der Linie über die Nutzung gemeinsamer Eskalationsmecha-nismen hinaus. So kann z.B. der Service Level Manager als Projektsicherung eingesetzt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass im Projekt der Fokus auf den Kunden und die spätere Nutzung beibehalten wird. Verschiedene Rollen aus der ITIL Organisation können im Projekt als Teammanager eingesetzt werden und bestimmte Aufgaben der Facharbeit übernehmen. So wird eine enge Verzahnung sichergestellt und die Akzeptanz der Projektergebnisse im Tagesgeschäft sichergestellt.

PRINCE2 Projekte in der ITIL V3 Welt

Die Weiterentwicklung von ITIL trägt dem Gedanken der Trennung zwischen Tages- und Projektgeschäft noch stärker Rechnung. So gibt es beispielsweise im Prozess Transition Planning and Support einen direkten Absprung ins Projektmanagement,  die Nutzung von PRINCE2 wird in den Büchern empfohlen. Generell beschreibt V3 den Lebenszyklus eines Service – das Projekt bildet einen Ausschnitt aus diesem Lebenszyklus ab. Der große Vorteil durch V3 ist die Verteilung der Rollen in einem PRINCE2 Projekt: PRINCE2 liefert das Management  (Steuerung) für ein Projekt und ITIL liefert die Facharbeit für ein IT Projekt (und den Betrieb).

Dadurch, dass V3 ähnlich wie PRINCE2 den Lebenszyklus-Gedanken hat, können die ITIL-Prozesse den Phasen eines Projektes zugeordnet werden und Input dazu liefern, wie die Phasen ausgestaltet werden sollte.

Die Service Strategy und das Service Design liefern Anstöße dazu, welche Projekte durchgeführt werden sollen, liefern Business Cases und unterstützen bei der Festlegung des Rahmens für die Initiierungs- und Konzeptionsphase. So können z.B. die Entwick-lung zusätzlicher Services (aus dem Service Level Management) oder auch der Ausbau neuer Rechenzentren (aus dem Capacity Management) als Projekte gestartet werden. Die Service Transition ist maßgeblich an den Ausführungsphasen des Projektes beteiligt, z.T. können die ITIL-Prozesse als eigene Phasen im Projekt angesehen werden (z.B. Testing).

Die Service Operation wird in die bei PRINCE2 im Prozess CP (Abschluss des Projektes) beschriebenen Aktivitäten eingebunden. Abnahme durch den Betrieb, Beschreibung der Known Errors oder die Empfehlungen für das Tagesgeschäft aus dem Projekt sind nur einige der Punkte, die dazu führen, das in der letzten Phase des Projektes die Erfordernisse des Betriebs möglichst vollständig berücksichtigt werden. Nur dann wird sichergestellt, dass der Business Case des Projektes durch die IT Organisation erreicht wird.

Herausforderungen in der Praxis

Ein wichtiger Aspekt für die erfolgreiche Verknüpfung der Methoden ist die Kommunikation mit allen Beteiligten. Handelt es sich bei der Änderung, die angestrebt wird, um einen Change oder um ein Projekt? Ab wann ist eine Änderung als Projekt anzusehen?

Festgelegte Kategorisierung und Definition dazu unterstützen diesen Prozess, aber eine eindeutige, nicht auslegbare Festlegung ist kaum möglich. Als essentiell empfinden viele Praktiker auch die Klärung des „Wording“ – die gemeinsame Sprache aller Beteiligten. Die PRINCE2 „Produkte“, die in der IT Welt zu „Services“ werden, oder „offene Punkte“, die zu „Change Requests“ führen können – ein Glossar, welche Inhalte man darunter versteht, hilft hier weiter.

Damit ITIL das Leben eines Projektmanagers erleichtert, sollte es komplett implementiert sein – dies ist in der Praxis eher die Ausnahme als die Regel. Damit fällt für den Projektmanager in der Initiierungsphase die Aufgabe an zu prüfen, welche Bestandteile von ITIL im Unternehmen genutzt sind und wie diese im Projektverlauf eingebunden werden können.


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Literaturhinweise