Projektabschluss – Projekte korrekt abschließen

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Alles hat ein Ende. Auch jedes Projekt. Sollte es zumindest. Und zwar so, dass es alle wissen und dass möglichst alle damit zufrieden sind. Um einen sauberen Projektabschluss zu erreichen, ist eine Menge an Aktivitäten erforderlich, die nicht von allein passieren, sondern genauso wie alles andere geplant und gesteuert werden müssen.

Der Projektabschluss gehört zum Projekt wie jede andere Projektphase auch. Ebenso wie beim Projektstart müssen auch die Abschlussaktivitäten geplant und controlled werden. Im besten Fall sind sie fest in die Projektplanung integriert. Der Projektleiter hat in dieser Phase das letzte Mal die Chance, aktiv auf sein Projekt Einfluss zu nehmen. Alles, was danach kommt, entzieht sich seiner Macht.

Mit einem professionellen Projektabschluss bleibt das Projekt sowohl dem Auftraggeber als auch den Mitarbeitern in positiver Erinnerung, wodurch der Projekterfolg noch einmal gesteigert wird. Grundsätzlich kann man den Abschluss eines Projektes in drei Aspekte unterteilen: inhaltlich, formal und sozial.

Wenn Projekte nicht sauber abgeschlossen werden, führen sie zu „Never Ending Stories“!


Der inhaltliche Projektabschluss

Restaktivitäten im Projekt

Um auch den inhaltlichen Projektabschluss zu gewährleisten, ist es von größter Wichtigkeit, die übrig gebliebenen Aktivitäten – mögen sie auch noch so klein und unbedeutend scheinen – in eine ToDo-Liste zu überführen, die inklusive Termine und Verantwortlichkeiten an den Projektauftraggeber übermittelt wird.

Die so genannte Projektnachbereitung darf auch nach offiziellem Projektende nicht im Firmen-Nirwana verschwinden. Oft wird nämlich durch genau diese Aktivitäten der Projektnutzen langfristig in der Linie verankert.

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Lessons Learned

In Anlehnung an Albert Einstein: „Kein Projekt ist unnütz, es kann immer noch als schlechtes Beispiel dienen!“ Egal wie positiv oder negativ ein Projekt verlaufen ist, man kann immer etwas daraus lernen und Erfahrungen für Folgeprojekte sammeln.

Ein Lessons-Learned- oder Review-Workshop wird vom gesamten Projektteam durchgeführt und hat als Ergebnis in den meisten Fällen eine SWOT-Analyse. Was ist gut gelaufen, was schlecht, wo lagen die Problemfelder, was kann als Chance genutzt werden. Eine strukturierte Ergebnissicherung der Lessons Learned-Veranstaltung, um die generierten Informationen für Folgeprojekte verwertbar zu machen, ist dabei der entscheidende Faktor.


Ein Projekt ist erst zu Ende, wenn es alle wissen!


Der formale Projektabschluss

Projektdokumentation

Die Projektdokumentation abzuschließen ist der erste Teil des formalen Projektabschlusses. Jeder kennt die Unmengen an Dokumenten, die während eines Projektes produziert werden, ganz zu schweigen von der schwindelerregenden Menge an elektronischen Dateien. Die unzähligen Protokolle, Pläne, Präsentationen, Ergebnisberichte, etc. müssen so archiviert werden, dass sie für Folgeaktivitäten noch verfügbar und vor allem verwendbar sind.

Veraltete Dokumente aussortieren

Viele Unterlagen sind während des Projektverlaufs veraltet oder nie vervollständigt worden. Diese „Leichen“ müssen aussortiert und vernichtet werden, um die Übersicht über die tatsächlich wertvollen Informationen zu erleichtern. Damit wird außerdem verhindert, dass falsche oder unvollständige Informationen in Umlauf gebracht werden, was nur für unnötige Verwirrung nach dem Projekt sorgt.

Penible Benennung und Beschriftung

Vergessen Sie nicht, dass sich auch projektfremde Personen in der Abschlussdokumentation zurechtfinden müssen. Achten Sie daher auf eine möglichst penible Benennung bzw. Beschriftung der (sowohl elektronischen als auch physischen) Ordner. In manchen Fällen ist es notwendig, veraltete Dokumente zu archivieren, um den Projektverlauf rekonstruieren zu können. Dann ist es besonders wichtig, die einzelnen Dokumente zu versionieren und die Letzt- und damit gültige Version auch deutlich als solche zu kennzeichnen.

Unterverzeichnisse und Trennblätter

Sparen Sie nicht mit Unterverzeichnissen bzw. Trennblättern. Jeder, der im Nachhinein eine bestimmte Information aus einem bestimmten Meeting benötigt, wird Ihnen dankbar sein, wenn er sich nicht durch einen Mega-Ordner mit Namen „Meetings“ quälen muss, sondern schön strukturiert vor sich hat „Meetings“ – „Statusmeetings“ – „2008-05-01 bis 2008-05-31“.

Abschlussbericht und -präsentation

Der Abschlussbericht ist die Bilanz über das Projekt und der formale Akt um das Ende des Projektes offiziell zu verkünden. Die Erstellung erfolgt optimalerweise im Projektteam. In einem Projektabschlussmeeting wird der Abschlussbericht präsentiert.

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Zielgruppe für diese Abschlusspräsentation ist in erster Linie der Projektauftraggeber, bei größeren Projekten ist auch die Anwesenheit des Lenkungsausschusses mit allen wichtigen Stakeholdern zu empfehlen. Die genaue Zusammensetzung des Publikums bei der Abschlusspräsentation obliegt dem Auftraggeber.

Inhalt des Projektabschlussberichts

Der Inhalt des Abschlussberichtes ist in erster Linie das Projektergebnis. Wie wurde das im Projektauftrag formulierte Projektziel erreicht, welcher Nutzen wurde durch das Projekt generiert, welche Kosten wurden verursacht, was waren generell die Schwierigkeiten und wie wurden sie gelöst. Dabei sollte man nicht zu sehr ins Detail gehen, eine grobe Übersicht zum allgemeinen Verständnis reicht hier völlig aus. Wurden die vereinbarten Ziele nicht erreicht, ist eine ausführliche Darlegung der Gründe vonnöten.

Projektabnahme und Entlastung des Projektleiters

Das Ziel der Abschlusspräsentation ist eine möglichst rasche erfolgreiche Projektabnahme und die Entlastung des Projektleiters durch den Projektauftraggeber. Natürlich wird der Auftraggeber am Ende der Präsentation nicht aufspringen und ein freudiges „Abgenommen!“ rufen. Er wird sich Zeit lassen, um die Ergebnisse noch einmal zu überprüfen und mit dem Projektauftrag abzugleichen. Vereinbaren Sie als Projektleiter aber einen Termin, wann Sie mit einer offiziellen Abnahme rechnen können.

Der Prozess der Abnahme ist von Projekt zu Projekt verschieden und wird im Regelfall bereits in der Planungsphase des Projektes definiert. Grundsätzlich ist das Projekt mit der Unterschrift des Auftraggebers am Projektabschlussbericht abgenommen. Damit bestätigt der Auftraggeber offiziell, dass Projektleiter und Projektteam ihren Auftrag erledigt haben.

Die Abschlusspräsentation als Marketinginstrument

Die Abschlusspräsentation dient nicht nur der internen Projektabnahme sondern ist ein Marketinginstrument innerhalb des Unternehmens und auch darüber hinaus. Mit einer schlecht vorbereiteten Projektabschlusspräsentation kann der Wert eines hervorragend durchgeführten Projektes stark herabgesetzt werden.

Umgekehrt kann natürlich auch ein Projekt, das nicht so gut gelaufen ist, über eine überragende Abschlusspräsentation in ein besseres Licht gerückt werden. Halten Sie bei der Abschlussveranstaltung deshalb nicht nur die Präsentation selbst sondern auch andere relevanten Informationen über das Projekt bereit, um auf etwaige kritische Fragen vorbereitet zu sein.


Inhalt des Projektabschlussberichtes

  • Projektziele und ihre Erreichung
  • Reflexion des Projektverlaufes
  • Aufgetretene Schwierigkeiten und ihre Lösungen
  • Plan- und Ist-Termine
  • Plan- und Ist-Kosten
  • Folgeaktivitäten
  • Linienverantwortliche nach Projektende
  • Empfehlungen für weiteres Vorgehen

Der nackte ProjektManager
30 Bewertungen
Der nackte ProjektManager
  • Herausgeber: Ottmann & Partner
  • Auflage Nr. 4 (10.12.2015)
  • Taschenbuch: 352 Seiten

Der soziale Projektabschluss

Da ein Projekt mit harter Arbeit verbunden ist – bzw. war – sollte man den erfolgreichen Abschluss gebührend feiern – im Zuge eines Abschluss-Events.

Projekt-Abschluss-Event

Der Rahmen dieses Anlasses sollte im Verhältnis zur Projektgröße stehen und kann von einer gemütlichen Runde des Projektteams beim Heurigen über eine kleine Firmenfeier bis zu einer waschechten Party in einem Gourmet-Tempel reichen. Wer daran teilnimmt ist von Fall zu Fall zu entscheiden. Nur das Projektteam und der Auftraggeber, oder doch auch der Lenkungsausschuss und die Stakeholder, oder gleich alle, die an dem Projekt inhaltlich mitgearbeitet und es zum Erfolg geführt haben. Sinnvoll ist, den Abschluss-Event gleich von Anfang an ins Projektbudget einzuplanen.

Falls kein Budget für eine Abschlussveranstaltung zur Verfügung gestellt werden kann, dann ist das Minimum, dass man gemeinsam – und sei es nur bei Kaffee, Wasser und Keksen – einen kurzen Abschluss macht. In der Regel wird in so einem Fall aber meist der Projektauftraggeber etwas aus seiner Tasche (oder dem Linienbudget) „sponsern“.

Abschlussfeier mit Pepp

Achten Sie darauf, dass der Abschlussevent nicht als langweilige Projektabschlussfeier abgetan wird, bei der man wieder nur die Menschen trifft, mit denen man in letzter Zeit ohnehin so viel zu tun hatte, dass man sie nicht mehr riechen kann. Verschicken Sie eine peppige Einladung, wählen Sie eine originelle Location und versprechen Sie eine stimmungsvolle Verabschiedung des Projektes.

Wertschätzung für das Projektteam

Neben dem Feiern, „dass es geschafft ist“, sollte auch die Anerkennung der geleisteten Arbeit nicht zu kurz kommen. Eine Ansprache des Projektauftraggebers, in der er sich beim Projektteam bedankt, zeichnet einen guten Auftraggeber aus. Anwesenheit des Projektauftraggebers ist auf jeden Fall das Mindeste.

Emotionaler Projektabschluss

Der Abschluss-Event bietet dem Projektteam auch die Gelegenheit, sozial mit dem Projekt abzuschließen. In vielen Fällen erlischt die Zusammenarbeit und damit auch der Kontakt zwischen den Projektteammitgliedern mit Ende des Projektes von einem Tag auf den anderen und durch die gemeinsame Arbeit wurde doch das eine oder andere freundschaftliche Band geknüpft. Der Abschluss-Event bietet dem Projektteam die Chance, sich emotional von der Projektarbeit und den Teammitgliedern zu lösen.

Ein symbolischer Akt (z.B. Schlüsselübergabe, Gong-Schlag – hier ist Kreativität gefragt), mit dem das Projekt endgültig als durchgeführt erklärt wird, unterstützt den emotionalen Abschluss bei allen Beteiligten.

Der ideale Zeitpunkt für den Abschluss-Event

Der Zeitpunkt des Abschluss-Events sollte nicht zu lange nach dem Projektende sein. Erstens sind dann sowohl die meisten Mitarbeiter als auch Projektleiter und Auftraggeber schon wieder mit den nächsten Aktivitäten beschäftigt und haben keinen Kopf mehr fürs Feiern und zweitens geht der Bezug zur abgeschlossenen Arbeit verloren. Auch der Abschluss-Event sollte sich als Aktivität auf dem Projektplan finden lassen und frühzeitig terminlich eingeplant werden.

Ein korrekter Projektabschluss ist ebenso wichtig wie DIE Planung und Durchführung!

Einfache Regeln für effizientes Projektmanagement: Simple Rules for an effizient Project Management
  • Dietmar Prudix
  • Herausgeber: Books on Demand
  • Auflage Nr. 3 (06.10.2015)
  • Taschenbuch: 84 Seiten

Zusammenfassung

Die Bedeutung der Projektabschlussphase wird in vielen Projekten unterschätzt. Nehmen Sie sich daher genügend Zeit für die Aktivitäten des Projektabschlusses und lassen Sie bei Diskussion über Nachfolgeaktivitäten das Argument, dass ohnehin schon alles vorbei ist, auf keinen Fall gelten. Geben Sie das Projekt bis zum endgültigen Abschluss nicht aus der Hand und beenden Sie es richtig.

Inhaltlicher Projektabschluss – Übergabe an die Linie

  • Erstellung einer Liste mit allen Projektaktivitäten, deren Erledigung noch offen ist (Restaktivitäten).
  • Für jede Restaktivität ist zu vereinbaren, wer für die Erledigung verantwortlich zeichnet und bis wann sie abgeschlossen ist.
  • Evtl. sind Folgeaktivitäten bzw. Folgeprojekte zu initiieren. Die Liste der Restaktivitäten und evtl. Folgeaktivitäten/Folgeprojekte sind mit dem Projektauftraggeber abzustimmen.
  • Um Lessons Learned zu sammeln (was lief gut, was muss optimiert werden) ist die Planung und Durchführung eines Review-Workshops, sehr empfehlenswert. Eine strukturierte Dokumentation garantiert die Sicherung von Know-how und Erfahrungen.

Formaler und administrativer Projektabschluss

  • Archivierung der relevanten Projektdokumente, sowohl elektronisch als auch auf Papier. Veraltete bzw. nicht relevante Projektdokumente zsind u vernichten.
  • Werden „veraltete“ Dokumente eventuell für die Rekonstruktion des Projektverlaufs benötigt, müssen sie in jedem Fall versioniert werden.
  • Die Erstellung eines formalen Projektabschlussberichtes – quasi die „Projektbilanz“ – stellt den offiziellen schriftlichen Projektabschluss dar.
  • Im Zuge eines offiziellen Projektabschlussmeetings wird der Projektabschlussbericht dem Projektauftraggeber und den relevanten Stakeholdern präsentiert.
  • Die formale Abnahme des Abschlussberichtes durch den Projektauftraggeber stellt die offizielle Entlastung des Projektleiters dar. Diese Abnahme ist unbedingt schriftlich zu dokumentieren (z.B.: mittels Protokoll).

Sozialer Projektabschluss – Projektabschluss-Event

  • Ein Budget für einen gemeinsamen Projektabschluss-Event mit dem Projektteam – nach erfolgreicher Projektdurchführung – sollte von Anfang an eingeplant sein.
  • Die Location für den Event – sowie das Programm – sollte dem Event angemessen sein. Vom gemeinsamen Abendessen beim Heurigen bis zum 5-Gänge-Menü im Haubenrestaurant mit Rahmenprogramm gibt es viele Varianten. Hier ist Fingerspitzengefühl notwendig.
  • Unbedingt einzuladen ist das Projektteam und der Projektauftraggeber. Zusätzlich kann man aber z.B. auch die Mitglieder des Lenkungsausschusses, wichtige Lieferanten oder Kunden dazu einladen.
  • Wichtig: Der Projektleiter und der Projektauftraggeber sollen sich beim Team für den Einsatz und das gelungene Ergebnis bedanken. Die Anerkennung der geleisteten Arbeit ist von enormem Wert! Auch Lob kann hier großzügig verteilt werden.
  • Der Abschlussevent findet sinnvollerweise erst nach dem formalen Projektabschluss statt, wenn das Projektergebnis vom Auftraggeber abgenommen wurde.

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Literaturhinweise

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