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Projektorganisation – Funktion und Rollen im Projekt

Ein Projekt ist ein Unternehmen auf Zeit, in dessen Projektorganisation die Strukturen, Hierarchien und Kommunikationswege im Projekt geregelt sind. Für effizientes Agieren müssen die Grenzen zwischen Projekt und Linie klar abgesteckt sein.

Die Zahl der Projekte sowie die Zahl der Mitarbeiter, die an Projekten beteiligt sind, ist ständig im Wachsen begriffen. Ressourcenknappheit ist dabei ein wohlbekannter Begleiter der Projektarbeit, da neben den Projekten auch noch die Linientätigkeit abzuwickeln ist. Umso wichtiger ist es, die Grenzen zwischen Linie und Projekt klar abzustecken. Die Etablierung einer Projektorganisation sorgt hier für die größtmögliche Transparenz.

Was ist eine Projektorganisation?

Eine Projektorganisation ist eines der wichtigsten Instrumente der Projektplanung. Sie gibt auf einen Blick Auskunft über die beteiligten Personen im Projekt und dessen Strukturen, Regeln, Hierarchien, Kommunikations- und Informationswege, die von der Linienorganisation komplett losgelöst sein können. Auch technische oder andere Hilfsmittel können in einer Projektorganisation verzeichnet sein. Die Projektorganisation besteht nur temporär über die Dauer des Projektes und wird in der Regel zu Projektende wieder aufgelöst.

Warum braucht es eine Projektorganisation?

  • Die Etablierung einer eigenen, von der Linie abweichenden Projektorganisation ist ein wesentliches Element in der Startphase eines Projektes – auch symbolisch.
  • Die Projektorganisation ist ein wertvolles Instrument für Sichtbarkeit und Handhabung der sozialen Komplexität, die jedes Projekt aufweist.
  • Eine klare Definition von Funktionen und Rollen schafft eine unmissverständliche Aufgaben- und Kompetenzverteilung und eine klare Abgrenzung zur Linienorganisation.
  • Die Hierarchien sind flach, aber klar geregelt. Jeder weiß Bescheid, an wen er berichten muss, wer welche Entscheidungen fällen und wer welche „Befehle“ erteilen darf. Dies schafft Transparenz für alle Beteiligten und beschleunigt die Projektabwicklung um ein Vielfaches.
  • Die Projektorganisation bildet die Basis für die Definition von möglichst kurzen Informations-, Entscheidungs- und Eskalationswegen. Will nun ein Mitarbeiter A aus der Abteilung X eine Entscheidung des Mitarbeiters B aus der Abteilung Y, muss die Kommunikation nicht wie in der Linienorganisation über die jeweiligen Vorgesetzten laufen, sondern kann direkt zwischen Mitarbeiter A und B geklärt werden. Kurz: die Grundlage für effizientes Arbeiten wird geschaffen.

Überblick: Ziele der Projektorganisation

  • Schaffung von Transparenz im Projekt
  • Regelung der Zusammenarbeit der am Projekt beteiligten Personen
  • Aufzeigen der Entscheidungs-, Berichts- und Eskalationswege
  • Verkürzung der Kommunikationswege
  • Klare Aufgaben- und Kompetenzverteilung durch die Definition von Funktionen und Rollen
  • Schaffung der Grundlage für die Projektkommunikation /-information

Formen der Projektorganisation

Stabsprojektorganisation

Der Projektleiter ist eine Stabstelle zum Auftraggeber, hat keine Weisungsbefugnis gegenüber den Projektmitarbeitern und trägt daher auch keine Verantwortung für die Erreichung des Projektziels oder die Einhaltung der Projektkosten. Seine Aufgabe besteht in der Informationsbeschaffung, -aufbereitung und -verteilung, sowie in der Erkennung von möglichen Hindernissen und Verzögerungen und Beratung zur Entscheidungsfindung.
Vorteil: Wenig Eingriff in die Linien-Organisation, geringer Widerstand
Nachteil: Wenig agil, Entscheidungen laufen meist langwierig über die etablierten Linien-Instanzen

Matrix-Organisation

Dies ist die gängigste Variante von Projektorganisationen. Hier erhalten die Projektmitarbeiter zusätzlich einen Platz in der Projektorganisation und mit dem Projektleiter quasi einen zweiten Vorgesetzten, dem sie berichten. Der Projektleiter hat in dieser Form der Organisation mehr Kompetenzen, aber auch mehr Verantwortung.
Vorteil: Rascher Zugriff auf Know-How und Ressourcen im Projekt
Nachteil: Erhöhtes Konfliktpotenzial, mehr Abstimmungsaufwand, Kompetenzen müssen glasklar geregelt sein

Reine Projektorganisation

Die Beteiligten dieser Organisation konzentrieren ihre Ressourcen ausschließlich auf das Projekt und sind von ihrem Linien-Aufgaben entbunden. Der Projektleiter als oberste Instanz ist verantwortlich für alle Entscheidungen.
Vorteil: rasche Verfügbarkeit von Know-how und Ressourcen, agile, schnelle Reaktion auf Störungen im Projekt
Nachteil: mögliche schwankende Auslastung und herausfordernde Aus- und Wiedereingliederung in die Linien-Organisation

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Herausforderungen beim Erstellen einer Projektorganisation

100% Zeit für Projektarbeit oder zusätzliches Personal für die Projektabwicklung ist in den seltensten Fällen Realität. Meist erhalten die Projektmitarbeiter mit der Projektrealisierung eine Zusatzaufgabe zu ihrer Linientätigkeit im Alltagsjob (Matrix-Organisation). Oftmals ist sowohl ihren Vorgesetzten als auch den Mitarbeitern selbst unklar, wie viel Zeit sie für welche Tätigkeiten aufwenden sollen.

Kompetenz-Wirrwarr durch Projektarbeit

Mit dieser Doppelaufgabe geht in den meisten Fällen auch ein Doppel-Chef einher. Zusätzlich zum Linien-Vorgesetzten gibt plötzlich auch noch der Projektleiter Anordnungen – die nur selten abgesprochen sind, sich dadurch oft widersprechen und die Mitarbeiter überlasten. Dies kann in manchen Fällen zu Demotivation und Frustration beim Mitarbeiter führen. Im schlimmsten Fall ist Burnout die Endstation, wenn dieser Zustand zu lange andauert. Eine unmissverständliche Regelung ist hier unbedingt nötig.

Kurze, klare Kommunikations- und Entscheidungswege

Abteilungsübergreifende Kommunikations– und Entscheidungswege, die in Projekten tagtäglich gegangen werden müssen, sind oft mühsam und langwierig und beeinträchtigen den Projektfortschritt erheblich. Die Projektorganisation muss daher teilweise oder gänzlich von der Unternehmensorganisation gelöst sein, um klare Kommunikations-, Entscheidungs- und Eskalationswege zu schaffen.

Abgrenzung der Projektaufgaben von den Linienaufgaben

Eine klare Definition der Rollen und Aufgaben und deren Abgrenzung zur Linie ist unentbehrlich. Dabei ist der wichtigste Punkt, dass der Projektleiter volle Entscheidungs- und Weisungsbefugnis und somit die Möglichkeit hat, das Projekt voranzutreiben. Die Projektmitarbeiter und alle Beteiligten müssen lernen, mit den neuen Projektstrukturen umzugehen, was in der Praxis oftmals zu erheblichen Schwierigkeiten führt. Welcher Vorgesetzte berichtet schon gern an seinen eigentlichen Mitarbeiter, nur weil diesem plötzlich der Titel „Projektleiter“ verliehen wurde?

Die Projektorganisation muss realistisch lebbar sein

Bei der Personifizierung der Projektrollen ist es deshalb von großem Vorteil, die gewohnten Hierarchien nicht zu stark zu verändern, um mögliche Diskrepanzen von vorneherein zu entschärfen. Durch die Definition von Rollen und Funktionen im Projekt weiß jeder Mitarbeiter sowohl über seine Aufgaben und Kompetenzen Bescheid, als auch über jene seiner Projekt-Kollegen. Somit können unnötige Diskussionen über Rechte und Pflichten zumindest in erster Linie abgewendet werden.

Projektorganisation erstellen: 5 Schritte

Projekt vs Linie

1) Definition der Projektrollen

Die Projektorganisation wird immer in der Startphase eines Projektes erstellt. Der erste Schritt besteht in der personenunabhängigen Definition der Projektrollen. Welche nötig sind, hängt vom Projekt ab. Manchmal genügt die kleinste Form, die nur die Basics enthält: Projektauftraggeber, Projektleiter und Projektteam.

Je nach Projektgröße können noch Projektmitarbeiter, die als Fachexperten fungieren, ein Steuerungsgremium zur Vertretung aller involvierten Organisationseinheiten oder ein Projektcoach hinzugezogen werden.

2) Besetzung der Rollen im Projekt mit Personen

Sind die Rollen definiert, werden sie mit Personen besetzt, die optimal zur Erfüllung der Aufgaben geeignet sind. Je höher der Projektauftraggeber in der Linienorganisation vertreten ist, desto besser für das Projekt, da es einerseits eine höhere Priorität erhält und andererseits der Projektauftraggeber den Großteil der anfallenden Entscheidungen selbst treffen kann.

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Der Projektleiter sucht sich idealerweise sein Projektteam selbst aus, in der Praxis wird es ihm aber oft aus dem vorhandenen Pool von Personen und Kompetenzen zugeteilt. Die „Rekrutierung“ des Projektteams muss auf jeden Fall mit den jeweiligen Linienvorgesetzten abgestimmt sein.

3) Reportingstrukturen und Entscheidungswege

Ähnlich der Linienorganisation gibt die Projektorganisation Auskunft über Reportingstrukturen und Entscheidungswege und ist die Grundlage für die Kommunikationsplanung im Projekt, da sie alle relevanten Personen enthält. Sie gibt damit Auskunft darüber, wer an wen berichtet und wer wem Anordnungen erteilt.

4) Grafische Darstellung der Projektorganisation

Die Abbildung der Projektorganisation erfolgt am besten in grafischer Form. Um die Unterscheidung zur Linienorganisation zu verdeutlichen, wird sie oft in Kreis- bzw. Ellipsenform dargestellt. Andere Darstellungen sind ebenfalls möglich, aber nicht weit verbreitet.

5) Laufende Anpassung

Im Lauf des Projektes kann sich die Projektorganisation verändern, da gewisse Kompetenzen nur für gewisse Phasen des Projektes benötigt werden. Wie alle Projektpläne muss auch die Projektorganisation ständig auf ihre Gültigkeit überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Es kann durchaus vorkommen, dass ein Mitarbeiter das Projekt oder überhaupt das Unternehmen verlässt. Ebenso können aufgrund neu definierter Projektaufgaben neue Mitarbeiter hinzugezogen werden müssen. Die Projektorganisation lebt mit dem inhaltlichen Projektplan.

Beispiel: Projektorganisation Vorlage

Projektorganisation Beispiel


Die klassischen Projektrollen – Aufgaben und Kompetenzen

Projektauftraggeber / Projektsponsor

Initiator eines Projektes, oberste Entscheidungsinstanz im Projekt; verantwortlich für die Bereitstellung von Projektressourcen; soll voll und ganz hinter dem Projekt stehen.

  • Klare Auftragserteilung an den Projektleiter
  • Festlegung der Strategien, Projektziele und Prioritäten mit dem Projektleiter
  • Vereinbarung organisatorischer Rahmenbedingungen mit dem Projektleiter
  • Unterstützung des Projektleiters als Machtpromotor
  • Treffen von strategischen Projektentscheidungen
  • Treffen von Budgetentscheidungen
  • Strategisches Projektcontrolling
  • Abstimmung des Vorhabens mit allen betroffenen Bereichen
  • Vertretung der Projektinteressen nach außen
  • Unterstützung des Projektleiters bei Problemen und Krisen

Steuerungsgremium / Lenkungsausschuss

Ist vor allem nötig, wenn mehrere Organisationen in ein Projekt involviert sind; Vorsitzender ist der Auftraggeber, die übrigen Mitglieder sind jeweils Vertreter der beteiligten Organisationen; sie lösen projektübergreifende Konflikte und setzen Prioritäten und Entscheidungen

  • Treffen von bereichs- / organisationsübergreifenden, projektspezifischen Entscheidungen
  • Unterstützung des Projektleiters durch seinen Einfluss (Machtpromotor)
  • Abnahme von Projektteil- & Projektgesamtergebnissen
  • Der Projektauftraggeber muss Mitglied im Steuerungsgremium sein und hat meistens den Vorsitz

Projektleiter / Projektmanager

Gesamtverantwortlich für die Erreichung der im Projektauftrag fixierten Ziele, erster Ansprechpartner des Auftraggebers; seine Aufgaben, Verantwortungen und Befugnisse sollten unternehmensweit festgelegt sein.

Projektteam-Mitglied

Unterstehen dem Projektleiter, sind für die Erledigung der inhaltlichen Arbeit verantwortlich, und meist Experten für spezielle Bereiche.

  • Durchführung von zugeteilten Projektaufgaben und Verantwortung der Ergebnisse
  • Einbringung von fachlichem Know-how
  • Teilnahme an Projektteam-Meetings
  • Mitarbeit bei der Projektplanung
  • Mitarbeit bei der Projektumsetzung
  • Mitarbeit beim Projektcontrolling
  • Information an den Projektleiter

Projektmitarbeiter

Sind nicht ins Kerngeschehen des Projektes involviert, nehmen nur bei Bedarf an Meetings teil und arbeiten ansonsten von außen zu.

  • Einbringung von fachlichem Know-how
  • Durchführung von zugeteilten Projektaufgaben
  • Information an das Projektteam

Tipps und Tricks aus der Praxis

So organisiere ich mein Projekt – Erste Schritte

  • Die Projektorganisation soll zu Projektbeginn erstellt werden.
  • Erstellen Sie die Projektorganisation am besten auf Flipcharts, Whiteboards oder ähnlichen Medien, um den Überblick nicht zu verlieren.
  • Zur Unterscheidung von der Linien-Organisation empfiehlt sich eine Darstellung in Kreis- oder Ellipsenform.
  • Zumindest enthalten sein müssen: Projektauftraggeber, Projektleiter und Projektteam. Ergänzt werden können z.B.: Fachexperten, Lenkungsausschuss, Soundingboard, Subteams, externe Rollen, Projektcoach.

Definition der Rollen und Funktionen in der Projektorganisation

  • Zu jeder Rolle im Projekt werden die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen festgelegt. Achtung: Diese dürfen sich nicht überschneiden, dies führt sonst im Projektverlauf zu Unklarheiten.
  • Die Intensität der Beschreibung der Rollen ist abhängig von der Größe des Projektes und der Projekt-Erfahrung, die die Projektbeteiligten besitzen.
  • Achten Sie hier auf Unmissverständlichkeit! Ist die Reisegeschwindigkeit im Projekt einmal erreicht, ist meist keine Zeit, um über unklare Kompetenzen zu diskutieren.
  • Lassen Sie Ihre Definition von einem Außenstehenden überprüfen, ob er dasselbe darunter versteht wie Sie bzw. ob ihm Ungereimtheiten auffallen.

Nominierung des Projektteams

  • Achten Sie bei der Nominierung der Personen darauf, dass Sie die Linien-Organisation nicht zu sehr durcheinander wirbeln. Ein Abteilungsleiter, der im Projekt an einen Mitarbeiter berichten muss, führt im Regelfall zu Spannungen im Team, im schlimmsten Fall funktioniert es ganz und gar nicht.
  • Je höher der Projektauftraggeber in der Linie besetzt ist, desto höher wird das Projekt im Unternehmen priorisiert und desto schneller können Entscheidungen getroffen werden.
  • Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu viele Personen in Ihrem Projekt vorsehen, im Zweifel lieber weniger einplanen. Zwei Fachexperten arbeiten oft um vieles effizienter als fünf.
  • Die ideale Größe für ein Projektteam (ohne Lenkungsausschuss, Projektauftraggeber, etc.) liegt bei 5-10 Personen. Haben Sie mehr Mitarbeiter im Team ist es sinnvoll Subgruppen zu bilden.
  • Stimmen Sie die Nominierung der Projektmitarbeiter in jedem Fall mit deren Linienvorgesetzten ab!

Etablierung der Organisation im Projekt

  • Stellen Sie sicher, dass sich jeder Projektmitarbeiter seiner Rolle im Projekt bewusst ist und seine Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen verstanden hat und leben kann.
  • Nehmen Sie die Projektorganisation als Basis um die Kommunikation im Projekt zu planen. Ergebnis ist der Projektkommunikationsplan. Dadurch ist auch das strukturierte kommunizieren im Projektteam „eingetaktet“.
  • Veranstalten Sie ein Kick-off-Meeting, bei dem das Team sich kennen lernen kann.
  • Aktivitäten „off the project“ erleichtern gerade am Anfang aber auch zwischendurch die Teambildung und dienen der Motivation.
  • Prüfen Sie die Projektorganisation in regelmäßigen Abständen auf ihre Gültigkeit und Sinnhaftigkeit. Neue Aufgaben bedeuten unter Umständen neue Projektmitarbeiter. Diese müssen sich genauso in die Projektorganisation eingliedern.

Checkliste: Ziele der Projektorganisation erreicht?

  • Die Personen, die im Projekt mitarbeiten sind bekannt und dokumentiert.
  • Jeder Projektmitarbeiter weiß, wer welche Projektrolle bekleidet bzw. welche Projektrolle ihm zugeteilt ist.
  • Jeder Projektrolle sind Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zugeordnet.
  • Die Kommunikationsstrukturen sind transparent – jeder Projektmitarbeiter weiß, an wen er was kommunizieren muss und soll.
  • Die Entscheidungshierarchie im Projekt ist klar geregelt.
  • Die Projektkommunikation läuft auf den kürzest möglichen Wegen – „Umwege“ über die Linie sind eliminiert.
  • Die Hierarchie ist flacher als in der Linie, Entscheidungswege sind kürzer, die Informationsflüsse effizienter.
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