Meilensteinplan

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Meilensteine sind essenzielle Ereignisse in einem Projekt, deren Verzögerung häufig negative Auswirkungen auf die weitere Terminplanung des Projektes nach sich zieht. Über den Meilensteinplan werden Verschiebungen transparent und die Auswirkungen für alle Beteiligten auf einen Blick erkennbar.

Die Problemstellung

Bei umfangreichen Projekten, die eine Durchlaufzeit von einem Jahr und länger haben, ist es oft schwierig den Überblick zu bewahren. Um derartig komplexe Vorhaben zu strukturieren werden Projektpläne erstellt, die Übersicht über Inhalt, Ergebnisse, Mitarbeiter, Termine und Kosten liefern.

Doch je höher die Komplexität eines Projektes, desto schwieriger ist es sich zu Recht zu finden, selbst mittels strukturierter Projektpläne. Aus diesem Grund ist eine Planung auf einer höheren Ebene, die eine Übersicht über die momentane Terminsituation im Projekt auf einen Blick ermöglicht, in jedem Fall sinnvoll.

Ziel der Meilensteinplanung

  • Grobe Terminplanung für das gesamte Projekt
  • Essenzielle Ereignisse im Projekt transparent machen
  • Übersicht über Verzögerungen und deren mögliche Auswirkungen auf andere Termine
  • Leistungsfortschrittsorientierung
  • Schaffen von Zwischenzielen zur Mitarbeitermotivation

Der Meilensteinplan gibt Auskunft über zeitkritische Ereignisse im Projekt, deren termingerechte Einhaltung für das Projekt von hoher Wichtigkeit ist, da ansonsten zum Beispiel der Endtermin verzögert wird oder andere Deadlines nicht eingehalten werden können.

Darüber hinaus liefert der Meilensteinplan übersichtliche Information welche dieser essenziellen Termine eingehalten, welche wie weit nach hinten verschoben wurden und wie sich diese Verzögerung auf zukünftige Meilensteine auswirkt. So lässt sich die Termin-Situation eines Projektes auf einen Blick erfassen.

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Über die Meilensteine werden außerdem Etappenziele definiert, deren Erreichung als Zwischenergebnis des Projektes verzeichnet werden kann und auch entsprechend gewürdigt werden soll. Bei Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum hinstrecken, sind solche Erfolgserlebnisse „zwischendurch“ eine willkommene Motivationsspritze für das Projektteam.

Voraussetzungen für die Erstellung eines Meilensteinplans

  • Ziele, Inhalte, Start- und Endtermin des Projektes sind definiert.
  • Rahmenbedingungen und wichtige Vorgaben vom Management für das Projekt sind mit Ihnen abgestimmt und kommuniziert.
  • Wann welche Teilergebnisse vorliegen müssen, ist bekannt.
  • Sie haben Klarheit über die gegenwärtige und über den Projektverlauf prognostizierte Ressourcensituation und wissen somit, wann welche Ressourcen in welchem Ausmaß benötigt werden.
  • Sie wissen über die Bedeutung des Projektes im Unternehmen Bescheid
  • Ein im Projektteam erarbeiteter und abgestimmter Aktivitäten- und/oder Projektstrukturplan liegt vor

Definition Meilenstein

Ursprünglich – mancherorts auch heute noch – kennzeichnet ein Meilenstein eine bestimmte, feststehende oder durch einen runden Wert gekennzeichnete Marke auf einer Wegstrecke, die der Orientierung dient und der Abschätzung, wie weit man von markanten Punkten, wie zum Beispiel der nächsten Stadt, entfernt ist.

Im Projektmanagement wird nach DIN 69 900 ein „Ereignis besonderer Bedeutung“ im Projektablauf als Meilenstein bezeichnet. Diese „besondere Bedeutung“ weist bereits darauf hin, dass nicht jeder „dahergelaufene“ 0815-Endtermin im Meilensteinplan verzeichnet wird.

Typische Meilensteine sind zum Beispiel Projektstart und Projektende, der Launch eines Piloten, das Go-Live einer Software, oder die Entscheidung für ein Produkt. Typischerweise werden Meilensteine oft am Ende einer Projektphase und/oder eines Arbeitspaketes gesetzt.

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Erstellung des Meilensteinplans

Erarbeitung im Projektteam

Die Erarbeitung des Meilensteinplans erfolgt idealerweise in einem speziell dafür geplanten Arbeitstermin / Workshop gemeinsam mit dem Projektteam. Auf jeden Fall sollten alle jene Mitarbeiter, die auch die wesentlichsten Arbeitspakete im Projekt verantworten, eingebunden werden. Die Dauer des Termins ist abhängig von der Komplexität und Größe des Projektes und der Anzahl der Teilnehmer, in der Regel sollte man mit 1-2 Stunden auskommen.

Notwendige Unterlagen

Folgende Unterlagen werden zur Erarbeitung des Meilensteinplans auf jeden Fall benötigt:

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Diese Unterlagen sollten alle Teilnehmer des Planungstermins vorab zur Vorbereitung erhalten. Das spart Zeit im Meeting.

Vorgegebene Meilensteine

Manchmal gibt es Meilensteine, die von vorneherein feststehen, sei es durch die Rahmenbedingungen (bestimmte Umstellungen z.B. können nur zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr durchgeführt werden) oder durch Vorgaben des Managements (z. B. Abschluss der Konzeption spätestens nach 3 Monaten). Eine im Vorfeld erstellte Liste der bereits fixierten Meilensteine ist eine Basis für die weitere Planung.

Meilensteine festlegen

Erstellt wird der Meilensteinplan auf Basis von terminkritischen Ereignissen im Projekt, die sich aus dem Projektstrukturplan ableiten lassen. Weitere hilfreiche Unterlagen um die Meilensteine zu definieren sind der Projektauftrag, die Projektorganisation, der Projekt-Kommunikationsplan und eine Umfeld/Stake-Holder-Analyse.

Die Erstellung der Meilensteinplanung erfolgt sinnvollerweise direkt nach Fertigstellung des Projektstrukturplans und der Projektterminplanung.

Typische Meilensteine sind zum Beispiel Projektstart und -ende, die Finalisierung der Konzeptionsphase, der Launch eines Piloten, das Go-Live einer Software oder die Entscheidung für ein Produkt. Typischerweise werden Meilensteine am Ende einer Projektphase und/oder eines Arbeitspaketes gesetzt.

Die Durchlaufzeit eines Meilensteins beträgt 0 Tage, er erhält weder eine Verantwortlichkeit noch inhaltliche Aufgaben und ist passiv formuliert. Dadurch wird er gezielt als Ereignis bzw. Status und nicht als Aktivität wahrgenommen. So folgt beispielsweise auf das Arbeitspaket „Grobkonzept erstellen“ logischerweise der Meilenstein „Grobkonzept ist erstellt“.

Die Abbildung des Meilensteinplans kann sowohl tabellarisch als auch grafisch erfolgen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist die grafische Darstellung der Meilensteinplanung in den meisten Fällen vorteilhafter.

Check: Sind die Meilenstein-Termine realistisch?

Stehen die Meilensteine fest und sind gut über die Projektlaufzeit verteilt, ist unbedingt noch ein Blick auf die Realisierbarkeit der Termine zu werfen. Können die den Meilensteinen vorgelagerten Aktivitäten / Arbeitspakete realistisch in diesem Zeitraum abgearbeitet werden? Sind die Termine evtl. zu großzügig geplant? Ein zu sportlich geplanter Zeitplan ist ebenso wie das Gefühl, ewig Zeit zu haben, ein Motivationskiller.

Meilensteine sind nicht nur ein Projektcontrolling-Instrument sondern helfen auch zwischendurch Erfolgserlebnisse für das Projektteam zu schaffen. Gerade bei langen Pro-jekten ist das für die Motivation des Projektteams wichtig.

Abstimmung mit dem Projektauftraggeber

Der Meilensteinplan sollte unbedingt vom Projektleiter mit dem Projektauftraggeber abgestimmt werden. Eventuell ist auch eine Abstimmung mit dem Projekt-Lenkungsausschuss notwendig und es benötigt auch auch dessen Einverständnis. Im schlimmsten Fall muss man den Meilensteinplan nochmals umplanen. Das sollte jedoch nicht passieren, wenn vorhandene Terminvorgaben im Vorfeld berücksichtigt wurden.


Meilensteine markieren den Weg zum Ziel…


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Beispiele Meilensteinplan

Meilensteinplan erstellt mit MS PowerPoint

Meilensteinplan erstellt mit Powerpoint

Meilensteinplan erstellt mit MS Excel

Meilensteinplan erstellt mit Excel

Meilensteinplan erstellt mit MS Project

Meilensteinplan erstellt mit MS Project


Tipps und Tricks aus der Praxis für die Meilensteinplanung

  • Ca. 7 bis 9 Meilensteine pro Projekt,
  • Als Faustregel gilt: 1 Meilenstein pro Monat
  • Meilensteine zum Start oder Ende von Arbeitspaketen
  • Beispiele für typische Meilensteine sind:
    – Projektstart und -ende
    – … genehmigt, … in Betrieb
    – Go/No-Go-Entscheidungen
    – Pilotbetrieb gestartet / beendet
    – Ende von Projektphasen
  • Meilensteine sind im Projektverlauf das Mindeste, das „controlled“ werden muss
  • Als Basis für die Erstellung des Meilensteinplans den Projektstrukturplan nehmen
  • Beliebtes Management-Tool, da keine Details sondern die wesentlichen Informationen auf einer Meta-Ebene transportiert werden
  • Optimales Tool zur Projektevaluierung, da Verschiebungen auf einen Blick sichtbar werden und so für nächste Projekte Schlüsse gezogen werden können (ständige Verschiebungen sind Indikatoren für eine unrealistische Planung, ineffiziente Abwicklung, etc.)
  • Ein permanentes Nicht-Erreichen von Meilensteinen deutet auf Probleme hin (zu enge Terminplanung, zu wenig Ressourcen, zu viel Inhalt, …).
  • Der Meilensteinplan sollte nicht in den Weiten des Projektservers verschwinden oder im Archiv verstauben. Wie jeder andere Projektplan lebt auch er. Kann der Endtermin eines Arbeitspaketes im Projektstrukturplan nicht eingehalten werden, muss eventuell auch der nachfolgende Meilenstein in aller Transparenz verschoben werden.
  • Der übliche Zugang ist die Erstellung eines Projektstrukturplans mit seinen Arbeitspaketen und die anschließende Ankoppelung der Meilensteine. Natürlich geht dies auch umgekehrt: Zuerst die Meilensteine festzulegen und dann die Aktivitäten dazwischen zu planen. Stehen gewisse Meilensteine von vorneherein fest, kommt man sowieso nicht daran vorbei, seine Arbeitspaket-Termine danach zu richten.

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Literaturhinweise

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