Ein Projektstrukturplan (PSP) ist das zentrale Planungs-, Kommunikations- und Controlling-Instrument im Projekt. Das Projekt wird dadurch in kleinere, besser handhabbare Einheiten (Arbeitspakete) unterteilt. Mit dem Projektstrukturplan kann jedes Projekt strukturiert und die inhaltliche Komplexität reduziert werden.
Projekte sind per Definition umfassende Aufgabenstellungen fernab jeder Routine, die immer ein Risiko bergen und darüber hinaus in ein enges Termin- und Kosten-Korsett gezwängt sind. Als Projektleiter erhält man einen Projektauftrag, der den Titel, die Ziele, Start- und Endtermin und die vorgegebenen Kosten des Projektes enthält. Mehr nicht. Und oft nicht einmal so viel, sondern einfach nur die Anweisung: „Machen Sie das!“
Inhaltsverzeichnis
Einen Projektstrukturplan erstellen
Für einen Projektleiter ist die erste große Herausforderung, sich einen Überblick über die Gesamtaufgabe zu verschaffen. Was genau ist eigentlich zu tun, um die Ziele zu erreichen? Wann genau müssen welche Aufgaben durchgeführt werden, um die Termine einzuhalten? Wo liegen die Prioritäten, Zusammenhänge und Abhängigkeiten unter den einzelnen Teilaufgaben? Und welche Experten brauche ich als Unterstützung? Die Beantwortung dieser Fragen wird durch die Projektmanagement-Methode „Projektstrukturplan“ unterstützt.
Der Projektstrukturplan: das zentrale Planungs- und Kommunikationsinstrument im Projekt
Der Projektstrukturplan (PSP), englisch: Work Breakdown Structure (WBS), ist das zentrale Planungs-, Kommunikations- und Controlling-Instrument in Projekten. Er gibt idealerweise auf einer DIN A4- oder A3-Seite auf einen Blick Auskunft über den momentanen Status des Projektes. Somit ist er auch ein zentrales Instrument in der Projektdokumentation.
Der Projektstrukturplan in der Startphase
In der Startphase gliedert der Projektstrukturplan jedes Projekt in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben (=Arbeitspakete) und enthält somit sowohl die Inhalte auf einer Metaebene, die zeitliche Abgrenzung der einzelnen Arbeitspakete durch Start- und Endtermine, als auch die Verantwortlichkeiten für die Arbeitspakete.
Der Projektstrukturplan in der Umsetzungsphase
In der Umsetzungsphase und im Projekt-Controlling wird der Projektstrukturplan als Basis herangezogen, um den Fortschritt der Arbeitspakete Schritt für Schritt zu erheben bzw. Problemstellungen, ausständige Entscheidungen und etwaige Terminverzögerungen aufzuzeigen.
Gliederung des Projektes in Arbeitspakete
Mit dem Erstellen eines Projektstrukturplans kann jedes noch so komplexe Projekt greifbar gemacht, strukturiert und überschaubar abgearbeitet werden. Durch das Zerlegen des Gesamtprojektes und Verteilen der Arbeitspakete im Team wird der Projektleiter entlastet und kann sich auf das Managen des Projektes konzentrieren. Für die mitarbeitenden Fachexperten schafft der Projektstrukturplan die nötige Struktur und Orientierung sowie Klarheit über die jeweiligen Zuständigkeiten.
Übersicht im Projekt durch den Projektstrukturplan
Als zentrales Dokument gewährleistet der Projektstrukturplan auch eine einheitliche Sichtweise aller Beteiligten auf das Projekt und seine Ziele, sowie eine gemeinsame Sprache. Jeder Mitarbeiter erhält die Übersicht einerseits über seine eigenen Aufgaben, andererseits auch über die Aufgaben der anderen und weiß somit über die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen Bescheid. Die Projektmitarbeiter sind darüber im Klaren, wer wann welche Ergebnisse liefern muss.
Ziele des Projektstrukturplans
- Erfassung aller Aufgaben, die im Rahmen des Projektes abzuwickeln sind
- Gliederung des Projektes in plan- & kontrollierbare Aufgaben
- Übersichtliche Darstellung der Projektinhalte, -termine und -verantwortlichkeiten
- Struktur, Orientierung und Transparenz für alle Beteiligten
- Klarheit über Zuständigkeiten
- Gemeinsame Sichtweise bei allen Projektbeteiligten
- Vereinheitlichung der Sprachregelungen – jeder meint dasselbe
- Auswahl und Definition einer Struktur, die
– für das gesamte Projekt anzuwenden ist
– als Basis für weitere Planungsaktivitäten ist (Terminplanung, Aufgabenverteilung, Ressourcenplanung, usw.) fungiert
– für das Projektcontrolling herangezogen wird
Entwickeln eines Projektstrukturplans
Der Projektstrukturplan wird im Rahmen der Projektstartphase idealerweise in Form eines Workshops unter Mitwirkung eines gut ausgewählten Teilnehmerkreises erstellt. Bei komplexen Projekten mit vielen Beteiligten werden wenige relevante Mitarbeiter ausgewählt. Um langwierige und ineffiziente Diskussionen zu vermeiden, sollte der Teilnehmerkreis eine Anzahl von acht bis zehn Personen nicht überschreiten.
Mit Hilfe des ProjekTstrukturplans wird die Komplexität jedes Projektes überschaubar gemacht.
Die 6 Schritte zum Projektstrukturplan
1) Auflistung aller Aufgaben
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektstrukturplans ist die vollständige Auflistung aller Aufgaben, die im Rahmen des Projektes in Form von Arbeitspaketen zu erledigen sind. Dies sollte nicht von einem allein (z.B. vom Projektleiter) im stillen Kämmerlein, sondern im Team erfolgen. In der Praxis eignet sich dazu die Methode des Brainstormings oder Mind-Mappings.
2) Die Aufgaben clustern
Die definierten Aufgaben werden nach Themenbereichen oder zeitlichem Ablauf geclustert. Die beste Methode für die Sortierung hängt vom Projektinhalt ab und muss von Fall zu Fall definiert werden.
3) Arbeitspakete definieren
Im Anschluss an die Clusterung werden die identifizierten Aufgaben in Arbeitspaketen zusammengefasst. Hierbei sollte man sich von Anfang an im Klaren sein, welche Granularität man verwenden will, um sich nicht in Details zu verlieren, die in diesem Meta-Plan nichts verloren haben. Der Projektstrukturplan kann zwar detailliert abgebildet sein, aber wenn, sollte sich derselbe Detaillierungsgrad in allen Projektphasen wieder finden.
4) Zuordnung von Verantwortlichkeiten zu den Arbeitspaketen
Sind die Arbeitspakete in Form von Überschriften definiert und in der Hierarchie an ihrem Platz, geht es ans Eingemachte: Wer macht was? Die Zuordnung von Verantwortlichkeiten zu den Arbeitspaketen erfolgt im Team mit den Fachexperten. Jeder Verantwortliche muss zu seiner Aufgabe sein Commitment abgeben. Und vor allem auch die nötige Zeit und das nötige Know-how haben. Ansonsten muss die Nominierung eines anderen Mitarbeiters in Betracht gezogen werden.
5) Start- und Endtermin der Arbeitspakete festlegen
Stehen die Verantwortlichkeiten fest, werden die Arbeitspakete durch eine Definition von Start- und Endtermin zeitlich festgelegt. Dabei gilt es zu berücksichtigen, wo die Prioritäten liegen und welche Arbeitspakete voneinander abhängig sind. Welche Tätigkeiten müssen hintereinander erfolgen, welche können parallelisiert werden und welche sind vielleicht gar nicht so wichtig und können daher zurückgestellt werden?
6) Dokumentation des erstellten Projektstrukturplans und Vergabe von eindeutigen Arbeitspakt-Nummern
Der letzte Schritt ist die Dokumentation des erstellten Projektstrukturplans. Im Zuge dessen erhält auch jede Teilaufgabe eine Codierung – die Arbeitspaket-Nummer. Damit ist sowohl der fixe Platz im Projektstrukturplan, als auch die eindeutige Identifizierung der Arbeitspakete gewährleistet.
Möglichkeiten der Abbildung gibt es viele. Ob als Excel-Liste, als schön aufbereitetes grafisches Chart oder als einfaches Post-It-Bild auf einem Whiteboard – jeder kann über die geeignete Darstellungsweise selbst entscheiden. Dabei darf auch die Notwendigkeit der Wartung nicht außer Acht gelassen werden, die garantiert in jedem Projekt schlagend wird.
Tipp: Jede Überarbeitung des Projektstrukturplans muss versioniert werden, um das Umhergeistern mehrerer verschiedener Projektpläne von vorne herein zu vermeiden.
Der fertige Projektstrukturplan
Der fertige Projektstrukturplan wird anschließend an einem zentralen Ort gespeichert und an die Projektmitarbeiter verteilt. Zur inhaltlichen Qualitätssicherung des Projektstrukturplans ist ein Cross-Check mit den Projektzielen hilfreich. Sind alle Ziele erreicht, wenn alle Arbeitspakete abgearbeitet wurden? Wenn ja, ist der Anspruch auf Vollständigkeit gegeben. Eine nachträgliche Aufnahme von Arbeitspaketen ist natürlich immer möglich, es sollte jedoch bereits von Anfang darauf geachtet werden, möglichst nichts zu übersehen.
Zusammenfassung:
6 Schritte zum Projektstrukturplan
- Auflistung der Aufgaben des Projektes durch Brainstorming
- Clusterung der Aufgaben z.B. nach Themengebieten
- Zusammenfassung der Aufgaben zu logischen Arbeitspaketen
- Zuordnung von Verantwortlichkeiten
- Definition der zeitlichen Lage der Arbeitspakete im Projektablauf durch Start- und Endtermin
- Dokumentation des Gesamtplans
Beispiel Projektstrukturplan
Die Abbildung des Projektstrukturplans erfolgt aus Gründen der Übersichtlichkeit am besten in grafischer Form. Unterstützende Tools sind z.B. MS Excel, MS PowerPoint oder spezielle Software wie z.B. WBS-Chart PRO oder GRANEDA Dynamic.
Tipps zur Erstellung des Projektstrukturplans
- Dem Projektleiter sollen die Hauptaufgaben bzw. Phasen bereits vor Erarbeitung der Feingliederung mit dem Projektteam zumindest in ihrer groben Struktur klar sein.
- Ein qualitativ hochwertiger Projektstrukturplan kann nur im Team entwickelt werden, auch wenn der Projektleiter glaubt, den perfekten Projektstrukturplan bereits zu kennen.
- Den Projektstrukturplan nach Möglichkeit nicht an einem Tag fertig stellen, sondern nach etwas „Einwirkzeit“ nochmals optimieren (zuerst entwerfen, dann finalisieren).
- Ca. 7 – 10 Phasen, 7 – 10 Arbeitspakete pro Phase.
- Ein zu hoher Detaillierungsgrad verschlechtert die Übersichtlichkeit und erhöht den Arbeitsaufwand überproportional.
- Der Projektstrukturplan muss so weit detailliert werden, dass die entstehenden Einheiten (Arbeitspakete) plan- und kontrollierbar sind.
- Der Projektstrukturplan soll auf einer Seite darstellbar sein.
- Am Schluss muss geprüft werden, ob mit den im Plan enthaltenen Aktivitäten die Projektziele erreicht werden können.
- Der Projektstrukturplan ist die Basis für alle weiteren Planungen – ihm ist dementsprechend viel Aufmerksamkeit zuzumessen.
- Ein großformatig ausgedruckter Projektstrukturplan ist das zentrale Kommunikationsinstrument im Projekt.
- Bei manchen Projektarten können standardisierte Phasen als Basis verwendet werden.
