Kick-Off-Meeting von Projekten

Der Begriff „Kick-off“ ist ein Begriff, der aus der Sportwelt kommt und Anpfiff bedeutet. Im Fußball wird er häufig verwendet. Auch im Projektmanagement gibt es den Begriff „Kick-off“. Ein“ Kick-Off-Meeting“ ist das Auftaktmeeting zum Projektstart.

Inhaltsverzeichnis

Ziele des Kick-Off-Meeting

Mit dem Kick-off Meeting wird das Projekt offiziell gestartet. Es schafft Klarheit bezüglich der Projektziele und unterstreicht die Bedeutung des Projektes.

Die Projektziele, der Projektplan und die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder werden vorgestellt. Ziel ist es alle Teilnehmer auf den gleichen Wissensstand zu bringen. Das Kick-Off-Meeting bietet für die Teilnehmer auch die Gelegenheit, Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern, um sicherzustellen, dass allen Teilnehmern klar ist, was im Projekt von ihnen erwartet wird.

Das Kick-Off-Meeting ist eines der wichtigsten Ereignisse in der Projektstart-Phase. Damit wird die Basis für das gemeinsame Arbeiten im Projekt geschaffen.

Das Meeting trägt enorm zum weiteren Projektverlauf bei. Geht es schief, ist es schlecht organisiert oder wird kein Ergebnis erreicht, hat das Projekt schon ein schlechtes Image, bevor es überhaupt richtig gestartet wurde. Die Gestaltung des Kick-off Meetings liegt in der Verantwortung des Projektleiters.

Die Ziele des Kick-Off-Meetings sind konkret:

Offizieller Projektstart: Das Kick-off-Meeting dient dazu, das Projekt offiziell zu starten und die Teammitglieder auf das bevorstehende Projekt einzustimmen.
Klarheit über Projektziele und Anforderungen schaffen: Die Präsentation der Ziele und Anforderungen des Projekts schafft Klarheit darüber, was das Projekt erreichen soll.
Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder festlegen: Die Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder stellt sicher, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird.
Teambuilding & Motivation: Durch das Kick-off-Meeting soll die Motivation und das Engagement der Teammitglieder für das Projekt geweckt und verstärkt werden.
Schaffung von Transparenz: Das Kick-off-Meeting soll die Transparenz im Projekt fördern, indem alle Beteiligten über die Ziele und das konkrete Vorgehen informiert sind
Klärung von Fragen und Bedenken: Das Meeting bietet die Möglichkeit, Fragen und Bedenken zu äußern und Missverständnisse auszuräumen.

Teilnehmer des Kick-Off-Meetings

Am Kick-off Meeting sollen alle beteiligten Personen teilnehmen, die für die erfolgreiche Durchführung des Projekts relevant sind.

Dazu gehören in der Regel:

Der Projektleiter
Das Projektteam
Der Auftraggeber des Projekts und weitere wichtige Entscheidungsträger
Vertreter der betroffenen Abteilungen und Teams, die am Projekt mitarbeiten oder von ihm betroffen sind
Externe Berater oder Experten, die für das Projekt benötigt werden

Die Anwesenheit des Projektauftraggebers, wichtiger Entscheidungsträger und Stakeholder ist für das Projekt von großer Bedeutung. Diese Personen verleihen dem Projekt von Anfang an eine hohe Bedeutung.

Die Teilnahme soll für alle verpflichtend sein. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen vermittelt werden können. Missverständnisse und Fehlkommunikationen wird so vermieden. Wenn Personen nicht anwesend sein können, muss sichergestellt werden, dass diese zu einem späteren Zeitpunkt auf den gleichen Wissensstand gebracht werden.

Agenda Kick-Off-Meeting

Eine gut vorbereitete Agenda für das Kick-Off-Meeting ist sehr wichtig. Dadurch wird sichergestellt, dass alle wichtigen Themen behandelt werden und das Meeting strukturiert, zielorientiert und effizient durchgeführt wird. Die Teilnehmer werden auf dasselbe Ziel ausgerichtet und zukünftige Missverständnisse und Verzögerungen im Projektverlauf können reduziert oder vermieden werden.

Beispiel für eine Kick-Off-Meeting-Agenda:

Eröffnung, Begüßung
Vorstellung der Teilnehmer
Projektziele, Projekt-Nicht-Ziele, Projektumfang
Projektstruktur
– Projektplanung, Termine, Meilensteine
– Projektorganisation, Rollen, Verantwortlichkeiten
– Kommunikation im Projekt
– Spezifische Regeln für die Zusammenarbeit
(optional) Stimmungsbild zum Projekt
Ausblick, nächste Schritte, erste Aufgabeverteilung
Meeting-Abschluss, Danksagung, Verabschiedung

Die Dauer eines Kick-off-Meetings variiert abhängig von Umfang und Komplexität des Projekts sowie der Anzahl der Teilnehmer. In der Regel dauert ein Kick-off-Meeting zwischen 2 und 8 Stunden.

Für kleinere Projekte oder wenn nur wenige Teilnehmer involviert sind reicht ein kurzes Meeting von 2-3 Stunden. Bei großen und komplexten Projekten mit vielen Teilnehmern kann ein längeres Meeting von 6-8 Stunden sinnvoll sein um ausreichend Zeit für allfällige Diskussionen und Themenklärungen zu haben.

Letztendlich muss die Dauer des Kick-off-Meetings so gewählt werden, dass alle wichtigen Themen behandelt werden können und die Teilnehmer genug Zeit haben, ihre Fragen zu stellen. Bei längeren Meetings sind auch ausreichend Pausen vorzusehen, damit die Teilnehmer konzentriert und aufmerksam bleiben.

Das Kick-Off-Meeting – aller Anfang ist nicht schwer, sondern gründlich!

Planung und Durchführung des Kick-Off-Meeting

Oft passieren Fehler im Kick-off Meeting. Die Folgen können sich negativ auf den Projektverlauf auswirken. Ein Kick-off Meeting, das die Ziele erreicht und bei den Teilnehmern Wirkung zeigt erfordert eine intensive Vorbereitung und gute Abstimmung der Inhalte und der Dramaturgie.

Damit nichts schief läuft, nachfolgend ein Leitfaden für die Planung, Vorbereitung und Durchführung des Kick-Off-Meetings.

Vorbereitung des Kick-Off-Meetings

Wie immer im Projektmanagement: Die Vorbereitung ist die halbe Miete. Hier wird der Grundstein für das Image des Projekts, den Start der Projektarbeit und den weiteren Verlauf im Projekt gelegt. Alles was hier schief läuft, kann nur schwierig bzw. mit viel Aufwand nachträglich korrigiert werden. Also unbedingt: ausreichend Zeit nehmen!

Festlegung der Ziele des Meetings – was soll alles erreicht werden?
Festlegung der Teilnehmer des Kick-Off-Meetings: Alle schon bekannten Projektbeteiligten sowie potenzielle Projektmitarbeiter; wenn möglich sollen auch der Projektauftraggeber und wichtige Stakeholder des Projektes teilnehmen.
Festlegung der inhaltlichen Themen
Festlegung der Dauer des Kick-Off-Meetings.
Erstellung der Agenda und Aussendung mindestens einen Tag vor dem Meeting an alle Teilnehmer.
Einladung erfolgt durch den Projektleiter.
Reservierung eines Meeting-Raumes in ausreichender Größe und Beschaffung von benötigtem Equipment (Beamer, Flip, Pinwände, etc.).
Vorbereitung von Unterlagen, die Auskunft über das Projekt geben.

Optional:

Vorbereitung von Namenskärtchen (macht Sinn, wenn sich die meisten Teilnehmer noch nicht kennen)
Klärung wie die Ergebnissicherung des Kick-Off-Meetings erfolgen soll und wer dafür verantwortlich ist

Eröffnung des Kick-Off-Meetings

Der Meeting-Owner ist der Projektleiter. Er ist verantwortlich für den Ablauf des Kick-Off. Er begrüßt die Teilnehmer, moderiert den Termin (Ausnahme: es gibt einen expliziten Moderator) und beendet das Meeting.

Begrüßung durch den Projektleiter
Vorstellung der Agenda

Optional: Kurze Einleitung zum Projekt durch den Projektauftraggeber bzw. wichtige Stakeholder des Projektes – dadurch wird die Wichtigkeit des Projektes noch unterstrichen

Vorstellungsrunde

Eine Vorstellrunde fördert das gegenseitige Kennen lernen der Projektbeteiligten und ist insbesondere für die weitere Zusammenarbeit wichtig.

Vorstellung des Projektleiters, seines beruflichen Hintergrundes und warum er als Projektleiter ernannt wurde.
Kurze Vorstellung der Teilnehmer; jeder Teilnehmer stellt sich selbst vor

Eine wichtige Hilfestellung kann auch eine Namensliste mit Foto und Erreichbarkeitsdaten aller am Projekt beteiligter Personen bereitstellt.

Optional: Gezielte Erhebung von Erwartungen, Befürchtungen, Hoffnungen und Wünschen im Projekt; dies soll sich auf Informationssammlung beschränken, es soll keine Diskussion entstehen; Erwartungen, Befürchtungen, Hoffnungen und Wünsche werden ernst genommen und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet

Ziele und Inhalt des Projekts

Dieser Punkt wird immer wieder unterschätzt, da meist die Meinung vorherrscht, dass ja allen klar ist, worum es im Projekt geht. Das ist aber leider nicht so! In der Regel gibt es eine Vielfalt an Erwartungen an das Projekt. Hier hat der Projektleiter die Chance den Projektinhalt an alle Teilnehmer eindeutig zu kommunizieren.

Information über die Projektentstehungsgeschichte – was bisher geschah.
Vorstellung der Zielsetzung des Projektes.
Darstellung des Projektnutzens – was wird nachher besser sein? Warum wollen wir das erreichen? Dadurch wird ein erstes gemeinsames Verständnis für die Notwendigkeit und Priorität des Projektes entwickelt.
Aufzeigen des Zusammenhangs zur Unternehmensstrategie.
Information über schon vorhandene für das Projekt relevante Ergebnisse und Dokumente aus der Vorprojektphase sowie Rahmenbedingungen; hier kann mit den Teilnehmern auch abgeklärt werden, ob es darüber hinaus noch essenzielle Ergebnisse bzw. Dokumente gibt

Ein gelungenes Kick-off-Meeting trägt wesentlich zu einem erfolgreichen weiteren Projektverlauf bei!

Projektorganisation – Projektstruktur

Der Punkt, der alle Teilnehmer am brennendsten interessiert:

Was ist meine eigene Rolle im Projekt?
Wie arbeiten wir zusammen?
Welche Meetings gibt es?
Was wird von mir erwartet? Wie wird dokumentiert?

Fragen über Fragen. Hier müssen alle diese Fragen beantwortet werden damit es Orientierung für die Beteiligten gibt.

Die Klärung der Aufgaben und Kompetenzen sorgt für ein hohes Maß an Orientierung bei allen Projektbeteiligten. Regelungen für die Zusammenarbeit und Kommunikation schaffen Klarheit im Projekt.

Das Vorstellen der ersten Planungsschritte in Form einer „Projektroadmap“ ist ein wichtiger Bestandteil jedes Kick-off Meetings. Die Projektroadmap enthält die wesentlichen Projektphasen und Meilensteine. Detaillierte Planungsinhalte sind in der Regel noch nicht erarbeitet. Dieser Erarbeitungsprozess findet üblicherweise in anschließenden Planungsworkshops mit den Fachexperten statt.

Vorstellung schon vorhandener Projektpläne, wenn möglich, zumindest aber einer Projekt-Roadmap:
– Grobe Projektphasen
– Inhaltiche Aktivitäten
– Termine und Meilensteine
– Projektstart und -ende
Vorstellung der Projektorganisation (Erstentwurf):
– Wer arbeitet voraussichtlich mit
– Wer ist in welcher Funktion/Rolle im Projektteam
– Worin bestehen die Aufgaben und Verantwortungen
Vorstellung, wie die Kommunikation im Projekt stattfinden soll (Kommunikationsplan):
– Welche Meetings sind geplant, wer nimmt daran teil, was soll dort passieren, Dauer und Frequenz der Meetings
– Zumindest die ersten Termine sollen schon fix vorgegeben sein bzw. sofort fix vereinbart werden
– Regeln für die Kommunikation
Vorstellung der wichtigsten Regeln für die Zusammenarbeit im Projekt durch den Projektleiter und gemeinsame Festlegung der weiteren Zusammenarbeit:
– Vertretungen
– Projektablage (Papier, elektronisch) und Versionierung
– Meetings (Wer lädt ein, Agenda, Rauchen, Pausen, Pünktlichkeit, etc.)
– Protokoll (wann notwendig, wer erstellt es, etc.)
– Berichtswesen
– Was wird bewusst nicht geregelt und liegt in der Eigenverantwortung
– ……

Stimmungsbild zum Projekt (optional)

Soll ein Stimmungsbild zum Projekt erstelt werden, dann muss dafür im Kick-Off-Meeting unbedingt genügend Zeit vorhanden sein!

Erhebung von Informationen und Gerüchten, die eventuell bereits über das Projekt kursieren
– Auch der Projektleiter selbst kann Gerüchte offen ansprechen, dies vermittelt auch Selbstbewusstsein und Sicherheit des Projektleiters
– durch gezielte Information durch den Projektleiter können Gerüchte gleich zu Beginn aus der Welt geschafft werden

Meeting-Abschluss und nächste Schritte im Projekt

Keine Projektveranstaltung soll enden ohne dass klar ist wie es weiter geht. So ist es auch beim Projekt Kick-off. So sorgt man auch dafür, dass die im Kick-off Meeting entstandene Energie der Aufbruchsstimmung erhalten bleibt und nicht verpufft.

Information über die geplanten nächsten Schritte im Projekt
– Nächste Meetings / Workshops
– Notwendige Vorbereitungen
– Abstimmungen
Vergabe erster Aufgaben an das Projektteam
Konkrete Vereinbarung wer für die Erledigung der definierten Aufgaben bis wann verantwortlich ist
Information, wie die Teilnehmer des Meetings die Informationen / Ergebnisse des Meetings erhalten (z.B.: Protokoll)

Was immer du tun kannst oder träumst es zu können, fang damit an.
– Johann Wolfgang von Goethe

Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Kick-Off

Eine gute Vorbereitung des Kick-Off-Meetings ist wichtig, weil der erste Eindruck vom Projekt bei allen Beteiligten in Erinnerung bleibt.
Die Anwesenheit aller Projektbeteiligten sicherstellen.
Die Teilnahme des Projektauftraggebers und wichtiger Stakeholder unterstreicht die Priorität und Bedeutung des Projektes.
Der Verlauf des Kick-off Meetings prägt den Arbeitsstil und die Kultur für das gesamte Projekt. Deshalb ist eine gute Vorbereitung und eine straffe Führung durch die Agenda wichtig. Das bedeutet aber nicht, dass es keinen Freiraum für Diskussionen geben soll.
Inhaltliche Diskussionen, insbesondere Grundsatzdiskussionen sind zu vermeiden. Der Verweis auf Workshops zur Erstellung der Projektplanung ist hier unter Umständen äußerst wertvoll.
Positive Stimmung erzeugen und Optimismus versprühen, aber auch auf den Ernst der Lage hinweisen.
Erste „kleinere“ Aufgaben verteilen, z.B. Vorschläge für den Projektnamen suchen.
Zur nachhaltigen Ergebnissicherung des Kick-Off-Meetings ein Protokoll erstellen und gemeinsam mit wichtigen Dokumenten umgehend an die Teilnehmer verteilen.

Zusammenfassung

Das Kick-Off-Meeting ist ein Grundstein für eine erfolgreiche Projektabwicklung. Es schafft Klarheit und Transparenz und eine positive Stimmung bei den Projektbeteiligten. Ist es gut gelaufen, geht das Projektteam anschließend mit Schwung und Elan an die Projektarbeit.

Das Kick-Off-Meeting bringt die Projektbeteiligten auf den gleichen Informationsstand
Es schafft Bewusstsein über die strategische Stoßrichtung des Projektes und den Kontext zu den Unternehmenszielen
Es macht den Projektnutzen sichtbar
Im Kick-Off-Meeting werden klare Prioritäten für das Projekt gegenüber der Linie und anderen Projekten gesetzt
Es ist der erste Schritt für die Regelung der Zusammenarbeit im Projekt
Die Projektbeteiligten erhalten einen ersten Überblick über den inhaltlichen und terminlichen Projektverlauf
Durch das Kick-Off-Meeting wird der Zusammenahlt im Projektteam und auch die weitere Teamentwicklung gefördert
Das Projektteam erhält fundierte Informationen zu den nächsten Schritten im Projekt

Häufig gestellte Fragen (FAQs):

Wird das Kick-Off-Meeting nicht überbewertet?

NEIN, ein Kick-off-Meeting sollte auf jeden Fall veranstaltet werden! Sicher haben die Projektmitarbeiter bereits Informationen zum Projekt. Aber woher? Fragwürdige Quellen wie Einzelgespräche, E-Mails, bilaterale Gespräche zwischen Tür und Angel oder die Gerüchteküche liefern hier in erster Linie Informationsbrocken. Die Mitarbeiter haben zwar viele Informationen, aber wenig davon ist „offiziell“, Dadurch entstehen Gerüchte und Interpretationen zum Projekt. Ziel des Projekt Kick-Off-Meetings ist es, genau dies auszuräumen.

Sollen beim Kick-Off-Meeting alle Projektbeteiligten anwesend sind?

JA, unbedingt. Gerade bei großen Projekten ist es wichtig, dass alle Beteiligten die gleichen Informationen zum Projekt erhalten. Nur so werden unnötige Diskussionen in der Phase des Projektstarts vermieden. Sicher kann es sein, dass bei großen Projektteams nicht alle Mitarbeiter anwesend sind. Daher ist es wichtig, den Termin für das Projekt-Kick-Off frühzeitig zu plannen und die Projektbeteiligten rechtzeitig einzuladen. Die Personen, die nicht am Kick-Off teilnehmen können sollten auf jeden Fall auch alle notwendigen Informationen zum Projekt aus erster Hand erhalten.

Soll das Kick-Off-Meeting auch ohne Projektauftraggeber stattfinden?

NEIN. Wenn der Projektauftraggeber am vorgesehenen Termin des Kick-Off-Meetings keine Zeit hat, muss ein anderer Termin gefunden werden. Der Projektauftraggeber ist in der Regel eine Person, die Macht und Einfluss im Unternehmen hat. Seine Hauptaufgabe beim Kick-Off ist es zu zeigen, dass er es ist, der dieses Projekt erfolgreich umsetzen will und dass er voll und ganz hinter dem Projekt und dem Projektleiter steht.

Soll der Projekt-Lenkungsausschuss auch zum Kick-Off eingeladen werden?

JA, unbedingt. Je hochkarätiger der Lenkungsausschuss besetzt ist, desto mehr wird die Bedeutung des Projektes durch die Teilnahme unterstrichen. Das ist gleich die erste Aktivität für ein erfolgreiches Stakeholder-Management. Optimalerweise erhalten die anwesenden Lenkungsausschussmitglieder eine kleine aktive Rolle beim Kick-Off – zB: ein paar kurze Statements zum Projekt. Diese paar Worte können für das Projekt oft sehr hilfreich sein. Wenn nicht alle Mitglieder des Lenkungsausschusses teilnehmen können, dann ist dies auch ok. Nur die Teilnahme des Projektauftraggebers ist zwingend.

Sollen im Kick-Off-Meeting die Projektziele mit allen Teilnehmern geschärft werden?

NEIN. Beim Kick-Off geht es darum, allen Beteiligten Klarheit über das Projekt, die Projektziele, die erwarteten Resultate, das geplante Vorgehen und die Zusammenarbeit im Projektteam zu verschaffen. Wenn diese Punkte nicht klar und eindeutig dargestellt werden können, dann ist es zu früh, um ein Projekt Kick-Off-Meeting abzuhalten. Die Projektziele werden zwischen dem Projektauftraggeber und dem Projektleiter vereinbart und müssen zu diesem Zeitpunkt eindeutig festgelegt sein.

Sollen auch Mitarbeiter mit einer kritischen Einstellung zum Projekt eingeladen werden?

JA. Gerade diese kritischen Stimmen benötigen klare Informationen und Aussagen zum Projekt. Dazu ist das Kick-Off-Meeting die geeignete Plattform. Wenn nicht hier, dann wird die Kritik später irgendwo angebracht. Im Kick-Off-Meeting muss auch Raum für kritische Fragestelllungen vorhanden sein. Alle Fragen sollten möglichst klar und präzise beantwortet werden. Heikle Fragen sollte optimalerweise der Projektauftraggeber beantworten. Fragen, die nicht sofort zufrieden stellend beantwortet werden können, müssen später geklärt werden. So wird gleich von Beginn an eine Atmosphäre der offenen Kommunikation im Projekt geschaffen.

Ist es sinnvoll beim Kick-Off gemeinsam die Projektplanung zu machen?

NEIN. Das Kick-Off dient primär dazu, alle Anwesenden mit Informationen zum Projekt zu versorgen. Ziele, Termine, erwartete Ergebnisse, das Vorgehen, Hintergrundinfos, die Teamzusammensetzung, zukünftigen Rollen im Projektteam, schon vorhandene Planungen, etc. Es geht um Motivation, positive Stimmung und Einschwören auf das Projekt.

Die detaillierte Planungsarbeit sollte unbedingt vom Kick-Off-Meeting getrennt werden. Sind die Teilnehmer von weit her angereist und soll diese Zusammenkunft gleich für die ersten Planungsaktivitäten genützt werden, dann muss das Kick-Off-Meeting vorher unbedingt formal abgeschlossen werden.