Der Begriff „Kick-off“ kommt aus der Sportwelt und bedeutet „Anpfiff“. Im Projektmanagement ist der „Kick-Off“ das Auftaktmeeting zum Projektstart, das maßgeblich über den weiteren Projektverlauf entscheidet.
Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Hat die Projektidee konkrete Form angenommen, sind Auftraggeber, Projektleiter und Projektziel bzw. Projektauftrag bekannt, wird beim Kick-off-Meeting das Projektteam ins Boot geholt. Geht diese Veranstaltung zum Startschuss schief, ist sie schlecht organisiert oder wird kein Ergebnis erreicht, hat das Projekt schon ein schlechtes Image, bevor es überhaupt richtig begonnen hat. Die Gestaltung des Kick-off Meetings liegt in der Verantwortung des Projektleiters.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Kick-Off-Meeting im Projekt?
Das Kick-Off-Meeting ist eines der wichtigsten Ereignisse in der Projektstart-Phase. Damit wird die Basis für das gemeinsame Arbeiten im Projekt geschaffen. Mit dem Kick-off Meeting wird das Projekt offiziell gestartet. Es schafft Klarheit bezüglich der Projektziele und unterstreicht die Bedeutung des Projektes.
Die Projektziele, der (grobe) Projektplan und die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder werden vorgestellt. Ziel ist es alle Teilnehmer auf den gleichen Wissensstand zu bringen. Das Kick-Off-Meeting bietet für die Teilnehmer auch die Gelegenheit, Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern, um sicherzustellen, dass allen Teilnehmern klar ist, was im Projekt von ihnen erwartet wird.
Die Ziele des Kick-Off-Meetings sind konkret:
- Projektstart: Das Kick-off-Meeting dient dazu, das Projekt offiziell zu starten und die Teammitglieder auf das bevorstehende Projekt einzustimmen.
- Klarheit über Projektziele und Anforderungen: Jedem ist klar, was das Projekt erreichen soll.
- Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen: Jeder weiß, was von ihm erwartet wird und wo sein Platz im Projekt ist.
- Teambuilding & Motivation: Das Projektteam wird auf die Projektziele und die bevorstehende Herausforderung eingeschworen.
- Schaffung von Transparenz: Alle Beteiligten sind über die Ziele und das konkrete Vorgehen informiert.
- Beantwortung von Fragen: Das Meeting bietet die Möglichkeit, Unklarheiten und Bedenken zu äußern und Missverständnisse auszuräumen.
Das Kick-Off-Meeting – aller Anfang ist nicht schwer, sondern gründlich!
Wer soll am Kick-Off-Meeting teilnehmen?
Am Kick-off Meeting sollen alle Personen teilnehmen, die für die erfolgreiche Durchführung des Projekts relevant sind.
Dazu gehören in der Regel:
- Der Projektleiter
- Das Projektteam
- Der Auftraggeber des Projekts und weitere wichtige Entscheidungsträger
- Vertreter der betroffenen Abteilungen und Teams, die am Projekt mitarbeiten oder von ihm betroffen sind
- Externe Berater oder Experten, die für das Projekt benötigt werden
Die Anwesenheit des Projektauftraggebers, wichtiger Entscheidungsträger und Stakeholder ist für das Projekt von großer Bedeutung. Diese Personen verleihen dem Projekt von Anfang an eine hohe Bedeutung.
Die Teilnahme soll für alle verpflichtend sein. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen vermittelt werden können. Missverständnisse und Fehlkommunikationen werden so vermieden. Wenn Personen nicht anwesend sein können, muss sichergestellt werden, dass diese zu einem späteren Zeitpunkt auf den gleichen Wissensstand gebracht werden.
Agenda Kick-Off-Meeting
Durch eine gut vorbereitete Agenda für das Kick-Off-Meeting wird sichergestellt, dass alle wichtigen Themen behandelt werden und das Meeting strukturiert, zielorientiert und effizient durchgeführt wird. Die Teilnehmer werden auf dasselbe Ziel ausgerichtet und zukünftige Missverständnisse und Verzögerungen im Projektverlauf können reduziert oder vermieden werden.
Kick-Off-Meeting-Agenda Beispiel
- Eröffnung, Begrüßung
- Vorstellung der Teilnehmer
- Projektziele, Projekt-Nicht-Ziele, Projektumfang
- Projektstruktur
– Projektplanung, Termine, Meilensteine
– Projektorganisation, Rollen, Verantwortlichkeiten
– Kommunikation im Projekt
– Spezifische Regeln für die Zusammenarbeit - (optional) Stimmungsbild zum Projekt
- Ausblick, nächste Schritte, erste Aufgabenverteilung
- Meeting-Abschluss, Danksagung, Verabschiedung
Wie lange dauert ein Kick-off-Meeting?
Die Dauer eines Kick-off-Meetings variiert abhängig von Umfang und Komplexität des Projekts sowie der Anzahl der Teilnehmer. In der Regel dauert ein Kick-off-Meeting zwischen 2 und 8 Stunden.
Für kleinere Projekte oder wenn nur wenige Teilnehmer involviert sind reicht ein kurzes Meeting von 2-3 Stunden. Bei großen und komplexen Projekten mit vielen Teilnehmern kann ein längeres Meeting von 6-8 Stunden sinnvoll sein, um ausreichend Zeit für allfällige Diskussionen und Themenklärungen zu haben.
Letztendlich muss die Dauer des Kick-off-Meetings so gewählt werden, dass alle wichtigen Themen behandelt werden können und die Teilnehmer genug Zeit haben, ihre Fragen zu stellen. Bei längeren Meetings sind auch ausreichend Pausen vorzusehen, damit die Teilnehmer konzentriert und aufmerksam bleiben.
Planung und Durchführung des Kick-Off-Meeting
Oft passieren Fehler im Kick-off Meeting. Die Folgen können sich negativ auf den Projektverlauf auswirken. Ein Kick-off Meeting, das seine Ziele erreicht und bei den Teilnehmern Wirkung zeigt erfordert eine intensive Vorbereitung und gute Abstimmung der Inhalte und der Dramaturgie.
Damit nichts schief läuft, nachfolgend ein Leitfaden für die Planung, Vorbereitung und Durchführung des Kick-Off-Meetings.
Vorbereitung des Kick-Off-Meetings
Wie immer im Projektmanagement: Die Vorbereitung ist die halbe Miete. Hier wird der Grundstein für das Image des Projekts, den Start der Projektarbeit und den weiteren Verlauf im Projekt gelegt. Alles was hier schief läuft, kann nur schwierig bzw. mit viel Aufwand nachträglich korrigiert werden. Also unbedingt: ausreichend Zeit nehmen!
- Festlegung der Ziele des Meetings – was soll erreicht werden?
- Festlegung der Teilnehmer des Kick-Off-Meetings: Alle schon bekannten Projektbeteiligten sowie potenzielle Projektmitarbeiter; idealerweise nehmen auch wichtige Stakeholder des Projektes teil.
- Festlegung der inhaltlichen Themen
- Festlegung der Dauer des Kick-Off-Meetings
- Erstellung der Agenda und Aussendung mindestens einen Tag vor dem Meeting an alle Teilnehmer
- Einladung erfolgt durch den Projektleiter
- Reservierung eines Meeting-Raumes in ausreichender Größe und Beschaffung von benötigtem Equipment (Beamer, Flip-Chart, Pinwände, etc.).
- Vorbereitung von Unterlagen, die Auskunft über das Projekt geben
Optional:
- Vorbereitung von Namenskärtchen (macht Sinn, wenn sich die meisten Teilnehmer noch nicht kennen)
- Klärung wie die Dokumentation und Ergebnissicherung des Kick-Off-Meetings erfolgen soll und wer dafür verantwortlich ist
Eröffnung des Kick-Off-Meetings
Der Meeting-Owner ist der Projektleiter. Er ist verantwortlich für den Ablauf des Kick-Off. Er begrüßt die Teilnehmer, moderiert den Termin (Ausnahme: es gibt einen expliziten Moderator) und beendet das Meeting.
- Begrüßung durch den Projektleiter
- Vorstellung der Agenda
Optional: Kurze Einleitung zum Projekt durch den Projektauftraggeber bzw. wichtige Stakeholder des Projektes – dadurch wird die Wichtigkeit des Projektes noch unterstrichen.
Vorstellungsrunde
Eine Vorstellungsrunde fördert das gegenseitige Kennenlernen der Projektbeteiligten und ist insbesondere für die weitere Zusammenarbeit wichtig.
- Vorstellung des Projektleiters, seines beruflichen Hintergrundes und warum er als Projektleiter ernannt wurde.
- Kurze Vorstellung der Teilnehmer; jeder Teilnehmer stellt sich selbst vor.
Eine Namensliste mit Foto und Kontaktdaten aller am Projekt beteiligter Personen kann im weiteren Projektverlauf eine wichtige Hilfestellung sein.
Optional: Gezielte Erhebung von Erwartungen, Befürchtungen, Hoffnungen und Wünschen im Projekt; dies soll sich auf Informationssammlung beschränken, es soll keine Diskussion entstehen; Erwartungen, Befürchtungen, Hoffnungen und Wünsche werden ernst genommen und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet.
Ziele und Inhalt des Projekts
Dieser Punkt wird immer wieder unterschätzt, da meist die Meinung vorherrscht, dass ja allen klar ist, worum es im Projekt geht. Das ist aber leider nicht so! In der Regel gibt es eine Vielfalt an Erwartungen an das Projekt. Hier hat der Projektleiter die Chance den Projektinhalt an alle Teilnehmer eindeutig zu kommunizieren.
- Information über die Projektentstehungsgeschichte – was bisher geschah
- Vorstellung der Zielsetzung des Projektes
- Darstellung des Projektnutzens – was wird nachher besser sein? Warum wollen wir das erreichen? Dadurch wird ein erstes gemeinsames Verständnis für die Notwendigkeit und Priorität des Projektes entwickelt.
- Aufzeigen des Zusammenhangs zur Unternehmensstrategie
- Information über schon vorhandene für das Projekt relevante Ergebnisse und Dokumente aus der Vorprojektphase sowie Rahmenbedingungen; hier kann mit den Teilnehmern auch abgeklärt werden, ob es darüber hinaus noch essenzielle Ergebnisse bzw. Dokumente gibt.
Ein gelungenes Kick-off-Meeting trägt wesentlich zu einem erfolgreichen weiteren Projektverlauf bei!
Projektorganisation – Projektstruktur
Der Punkt, der alle Teilnehmer am brennendsten interessiert:
- Was ist meine eigene Rolle im Projekt?
- Wie arbeiten wir zusammen?
- Welche Meetings gibt es?
- Was wird von mir erwartet? Wie wird dokumentiert?
Fragen über Fragen, die alle beantwortet werden müssen, damit sich die Beteiligten abgeholt fühlen und wissen, in welche Richtung es geht. Die Klärung der Aufgaben und Kompetenzen sorgt für ein hohes Maß an Orientierung bei allen Projektbeteiligten. Regelungen für die Zusammenarbeit und Kommunikation schaffen Klarheit im Projekt.
Das Vorstellen der ersten Planungsschritte in Form einer „Projektroadmap“ ist ein wichtiger Bestandteil jedes Kick-off Meetings. Die Projektroadmap enthält die wesentlichen Projektphasen und Meilensteine. Detaillierte Planungsinhalte sind in der Regel noch nicht erarbeitet. Dieser Erarbeitungsprozess findet üblicherweise in anschließenden Planungsworkshops mit den Fachexperten statt.
- Vorstellung schon vorhandener Projektpläne, wenn möglich, zumindest aber einer Projekt-Roadmap:
– Grobe Projektphasen
– Inhaltiche Aktivitäten
– Termine und Meilensteine
– Projektstart und -ende - Vorstellung der Projektorganisation (Erstentwurf):
– Wer arbeitet voraussichtlich mit
– Wer ist in welcher Funktion/Rolle im Projektteam
– Worin bestehen die Aufgaben und Verantwortungen - Vorstellung, wie die Kommunikation im Projekt stattfinden soll (Kommunikationsplan):
– Welche Meetings sind geplant, wer nimmt daran teil, was soll dort passieren, Dauer und Frequenz der Meetings
– Zumindest die ersten Termine sollen schon fix vorgegeben sein bzw. sofort fix vereinbart werden
– Regeln für die Kommunikation - Vorstellung der wichtigsten Regeln für die Zusammenarbeit im Projekt durch den Projektleiter und gemeinsame Festlegung der weiteren Zusammenarbeit:
– Vertretungen
– Projektablage (Papier, elektronisch) und Versionierung
– Meetings (Wer lädt ein, Agenda, Pausen, Pünktlichkeit, etc.)
– Protokoll (wann notwendig, wer erstellt es, etc.)
– Berichtswesen
– Was wird bewusst nicht geregelt und liegt in der Eigenverantwortung
Stimmungsbild zum Projekt (optional)
Soll ein Stimmungsbild zum Projekt erstellt werden, muss dafür im Kick-Off-Meeting unbedingt genügend Zeit vorhanden sein! Dies dient unter Umständen auch der Erhebung von inoffiziellen Informationen und Gerüchten, die eventuell bereits über das Projekt kursieren. Auch der Projektleiter selbst kann Gerüchte offen ansprechen, dies vermittelt auch Selbstbewusstsein und Sicherheit des Projektleiters. Durch gezielte Information durch den Projektleiter können Gerüchte gleich zu Beginn aus der Welt geschafft werden.
Meeting-Abschluss und nächste Schritte im Projekt
Keine Projektveranstaltung soll enden ohne dass klar ist, wie es weiter geht. Dies sorgt schon beim Kick-Off-Meeting dafür, dass die entstandene Energie der Aufbruchsstimmung nicht verpufft.
- Information über die geplanten nächsten Schritte im Projekt
– Nächste Meetings / Workshops
– Notwendige Vorbereitungen
– Abstimmungen - Vergabe erster Aufgaben an das Projektteam
- Konkrete Vereinbarung wer für die Erledigung der definierten Aufgaben bis wann verantwortlich ist
- Information, wie die Teilnehmer des Meetings die Informationen / Ergebnisse des Meetings erhalten (z.B.: Protokoll)
Was immer du tun kannst oder träumst es zu können, fang damit an.
– Johann Wolfgang von Goethe
Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Kick-Off
- Das Kick-Off-Meetings ist der erste Eindruck vom Projekt – es will gut vorbereitet sein!
- Die Anwesenheit aller Projektbeteiligten sicherstellen.
- Die Teilnahme des Projektauftraggebers und wichtiger Stakeholder unterstreicht die Priorität und Bedeutung des Projektes.
- Der Verlauf des Kick-off Meetings prägt den Arbeitsstil und die Kultur für das gesamte Projekt. Deshalb ist ein strukturierter Verlauf und eine straffe Führung durch die Agenda wichtig. Das bedeutet aber nicht, dass es keinen Freiraum für Diskussionen geben soll.
- Inhaltliche Diskussionen, insbesondere Grundsatzdiskussionen sind zu vermeiden. Der Verweis auf Workshops zur Erstellung der Projektplanung kann hier äußerst wertvolle Zeit sparen.
- Positive Stimmung erzeugen und Optimismus versprühen, aber auch auf den Ernst der Lage hinweisen.
- Erste „kleinere“ Aufgaben verteilen, z.B. Vorschläge für den Projektnamen suchen.
- Zur nachhaltigen Ergebnissicherung des Kick-Off-Meetings ein Protokoll erstellen und gemeinsam mit wichtigen Dokumenten umgehend an die Teilnehmer verteilen.
Zusammenfassung
Das Kick-Off-Meeting ist ein Grundstein für eine erfolgreiche Projektabwicklung. Es schafft Klarheit und Transparenz und eine positive Stimmung bei den Projektbeteiligten. Ist es gut gelaufen, geht das Projektteam anschließend mit Schwung und Elan an die Projektarbeit.
- Das Kick-Off-Meeting bringt die Projektbeteiligten auf den gleichen Informationsstand.
- Es schafft Bewusstsein über die strategische Stoßrichtung des Projektes und den Kontext zu den Unternehmenszielen.
- Es macht den Projektnutzen sichtbar.
- Im Kick-Off-Meeting werden klare Prioritäten für das Projekt gegenüber der Linie und anderen Projekten gesetzt.
- Es ist der erste Schritt für die Regelung der Zusammenarbeit im Projekt.
- Die Projektbeteiligten erhalten einen ersten Überblick über den inhaltlichen und terminlichen Projektverlauf.
- Durch das Kick-Off-Meeting wird der Zusammenhalt im Projektteam und auch die weitere Teamentwicklung gefördert.
- Das Projektteam erhält fundierte Informationen zu den nächsten Schritten im Projekt.
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zum Kick-Off-Meeting
Wird das Kick-Off-Meeting nicht überbewertet?
NEIN, ein Kick-off-Meeting sollte auf jeden Fall veranstaltet werden! Sicher haben die Projektmitarbeiter bereits Informationen zum Projekt. Aber woher? Fragwürdige Quellen wie Einzelgespräche, E-Mails, bilaterale Gespräche zwischen Tür und Angel oder die Gerüchteküche liefern hier in erster Linie Informationsbrocken. Die Mitarbeiter haben zwar viele Informationen, aber wenig davon ist „offiziell“. Dadurch entstehen Gerüchte und Interpretationen zum Projekt. Ziel des Projekt Kick-Off-Meetings ist es, genau dies auszuräumen.
Sollen beim Kick-Off-Meeting alle Projektbeteiligten anwesend sind?
JA, unbedingt. Gerade bei großen Projekten ist es wichtig, dass alle Beteiligten die gleichen Informationen zum Projekt erhalten. Nur so werden unnötige Diskussionen in der Phase des Projektstarts vermieden. Daher ist es wichtig, den Termin für das Projekt-Kick-Off frühzeitig zu planen und die Projektbeteiligten rechtzeitig einzuladen. Die Personen, die nicht am Kick-Off teilnehmen können, sollten auf jeden Fall auch alle notwendigen Informationen zum Projekt aus erster Hand erhalten.
Soll das Kick-Off-Meeting auch ohne Projektauftraggeber stattfinden?
NEIN. Wenn der Projektauftraggeber am vorgesehenen Termin des Kick-Off-Meetings keine Zeit hat, muss ein anderer Termin gefunden werden. Der Projektauftraggeber ist in der Regel eine Person, die Macht und Einfluss im Unternehmen hat. Seine Hauptaufgabe beim Kick-Off ist es zu zeigen, dass er es ist, der dieses Projekt erfolgreich umsetzen will und dass er voll und ganz hinter dem Projekt und dem Projektleiter steht.
Soll der Projekt-Lenkungsausschuss auch zum Kick-Off eingeladen werden?
JA, unbedingt. Je hochkarätiger der Lenkungsausschuss besetzt ist, desto mehr wird die Bedeutung des Projektes durch die Teilnahme unterstrichen. Das ist gleich die erste Aktivität für ein erfolgreiches Stakeholder-Management. Optimalerweise erhalten die anwesenden Lenkungsausschussmitglieder eine kleine aktive Rolle beim Kick-Off – zB: ein paar kurze Statements zum Projekt. Diese paar Worte können für das Projekt oft sehr hilfreich sein. Wenn nicht alle Mitglieder des Lenkungsausschusses teilnehmen können, dann ist dies auch ok. Nur die Teilnahme des Projektauftraggebers ist zwingend.
Sollen im Kick-Off-Meeting die Projektziele mit allen Teilnehmern geschärft werden?
NEIN. Beim Kick-Off geht es darum, allen Beteiligten Klarheit über das Projekt, die Projektziele, die erwarteten Resultate, das geplante Vorgehen und die Zusammenarbeit im Projektteam zu verschaffen. Wenn diese Punkte nicht klar und eindeutig dargestellt werden können, dann ist es zu früh, um ein Projekt Kick-Off-Meeting abzuhalten. Die Projektziele werden zwischen dem Projektauftraggeber und dem Projektleiter vereinbart und müssen zu diesem Zeitpunkt eindeutig festgelegt sein.
Sollen auch Mitarbeiter mit einer kritischen Einstellung zum Projekt eingeladen werden?
JA. Gerade diese kritischen Stimmen benötigen klare Informationen und Aussagen zum Projekt. Dazu ist das Kick-Off-Meeting die geeignete Plattform. Wenn nicht hier, dann wird die Kritik später irgendwo angebracht. Im Kick-Off-Meeting muss auch Raum für kritische Fragestelllungen vorhanden sein. Alle Fragen sollten möglichst klar und präzise beantwortet werden. Heikle Fragen sollte optimalerweise der Projektauftraggeber beantworten. Fragen, die nicht sofort zufriedenstellend beantwortet werden können, müssen später geklärt werden. So wird gleich von Beginn an eine Atmosphäre der offenen Kommunikation im Projekt geschaffen.
Ist es sinnvoll beim Kick-Off gemeinsam die Projektplanung zu machen?
NEIN. Das Kick-Off dient primär dazu, alle Anwesenden mit Informationen zum Projekt zu versorgen. Ziele, Termine, erwartete Ergebnisse, das Vorgehen, Hintergrundinfos, die Teamzusammensetzung, zukünftigen Rollen im Projektteam, schon vorhandene Planungen, etc. Es geht um Motivation, positive Stimmung und Einschwören auf das Projekt.
Die detaillierte Planungsarbeit sollte unbedingt vom Kick-Off-Meeting getrennt werden. Sind die Teilnehmer von weit her angereist und soll diese Zusammenkunft gleich für die ersten Planungsaktivitäten genützt werden, dann muss das Kick-Off-Meeting vorher unbedingt formal abgeschlossen werden.
