Mit klaren Aufträgen zum Erfolg

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Ist Ihnen schon einmal ein nasses Stück Seife aus der Hand entsprungen? Und es ist Ihnen nicht gelungen, es wieder unter Kontrolle zu bringen? So ähnlich könnte es Ihren Mitarbeitern gehen, wenn sie unklare Aufträge erhalten und diese erfolgreich bearbeiten sollen.

Machen Sie sich dazu Gedanken und erstellen Sie ein Konzept“, sagt die Abteilungsleiterin zu ihrem Mitarbeiter. Der weiß zwar nicht genau, was seine Chefin will, aber er beginnt sein Werk. Mit vollem Engagement startet er seine Aufgabe, möchte sein Bestes geben und versucht dabei möglichst genau die Vorstellungen der Auftraggeberin zu treffen.

Der vereinbarte Fertigstellungstermin ist da. Stolz präsentiert er sein Werk. Die Auftraggeberin ist zu Beginn der Präsentation noch voll bei der Sache, wiegt später bedächtig den Kopf, nickt immer seltener zustimmend und meint dann letztendlich: „Ist ja schon schön und gut, aber dieser Gedanke ist überhaupt nicht berücksichtigt worden. Den dritten Punkt sollten wir deutlicher hervorheben und zu dieser Frage haben Sie sich überhaupt keine Gedanken gemacht. Das ist unbedingt noch aufzunehmen.“

„Das hätte sie doch gleich sagen können!“, denkt sich der Mitarbeiter. „Warum erfahre ich erst jetzt, dass ihr an diesem Thema so viel liegt?“ Verärgert und frustriert zieht er ab und nimmt seine Ausführungen wieder mit zur Überarbeitung. Neuerlich stürzt er sich in die Arbeit, recherchiert, denkt, konzipiert und überarbeitet die Präsentation mit neuen Fakten und Ideen.

Jetzt wird das Ergebnis neuerlich der Vorgesetzten präsentiert. Auch diesmal werden – nach Ausdruck erster Zufriedenheit über das Ergebnis – die Unvollständigkeit und die zuwenig deutlich herausgestrichenen Inhalte bemängelt. „Was will sie jetzt eigentlich?“ fragt sich der Mitarbeiter, bevor er mit seiner dritten Bearbeitungsschleife beginnt. „Ist es so schwer, klar zu sagen, was sie will? Wann kann ich endlich ein Ergebnis liefern, welches sie zufrieden stellt?“

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Nun, sollte die Sache so weitergehen wie bisher, wird eine zufriedenstellende Situation sehr schwer zu erreichen sein und sich daraus eine fast unendliche Geschichte entwickeln. Denn dem Auftrag „Machen Sie sich dazu Gedanken und erstellen Sie ein Konzept“ fehlt einiges, was zu einem positiven Auftragsergebnis und einer klaren Leistungsbeurteilung nötig ist. Welche Maßnahmen sind also von einer effizient agierenden Führungskraft zu setzen?

Erläutern Sie bei einem Auftrag ganz konkret, was zu erledigen ist!

Formulieren Sie Ihre Erwartungen an das Ergebnis klar und deutlich. Vereinbaren Sie mit dem „Auftragnehmer“ konkret, anhand welcher qualitativen und/oder quantitativen Kriterien Sie die Erledigung messen wollen und werden.

Das hat zur Folge, dass von Anfang an klar ist, wie das Ergebnis beurteilt wird. Der Mitarbeiter achtet bereits während seiner Arbeit wesentlich stärker auf die Ergebniserreichung. Schließlich kennt er ja Ihre Bewertungskriterien. Sollten Sie selbst Ihre Bewertungskriterien nicht kennen oder sich selbst nicht im Klaren sein, weil es sich zum Beispiel um eine neue Aufgabe handelt, dann sollten Sie das ebenfalls klar ansprechen. So kann sich der Mitarbeiter darauf einstellen, dass die Erfolgskriterien erst während des Arbeitsprozesses formuliert werden.

Vermitteln Sie, wozu dieser Auftrag dient!

Je besser Sinn und Zweck eines Auftrags vom Auftragnehmer verstanden werden können, desto ergebnisorientierter wird in der Regel an der Umsetzung gearbeitet. Die meisten Mitarbeiter möchten ihre Arbeit sehr gerne auch im erweiterten Zusammenhang des Unternehmens verstehen.

Wenn beispielsweise Kundengruppen definiert werden sollen, ist es wichtig, den Grund dafür  zu wissen. Denn es macht schließlich einen Unterschied, ob der Zweck darin besteht, Kunden nach ihrem Anteil am Erfolg zusammenzufassen, sie nach Produktgruppen zu strukturieren oder nach ihren regionalen Bedürfnissen zu gliedern. Je nach dem, in welchem Zusammenhang dieser Auftrag steht und wozu er dient, sind unterschiedliche Herangehensweisen gefragt.

Sorgen Sie für die notwendigen Informationen!

Es ist notwendig, dem Mitarbeiter alle Infos und Fakten zur Verfügung zu stellen, die für die Durchführung der Aufgabe wichtig und nötig sind. Dazu gehören auch alle Gedanken und Ideen, die in Ihrem Kopf „herumgeistern“ bzw. die Sie in diversen Führungskräftemeetings mitgenommen haben. Sehr hilfreich ist es, an dieser Stelle festzuhalten, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und wie sie genutzt werden können und dürfen. Zusätzlich sollten auch alle Termine und Fristen vereinbart werden, die für diesen Auftrag von Bedeutung sind.

Auch mögliche Risiken dürfen kein Tabuthema sein: Was darf keinesfalls passieren? Was wäre ein Signal des Scheiterns und ist daher definitiv nicht gewünscht? Bei diesen letzten Punkten ist es wichtig, dass Sie als Auftraggeber überprüfen, ob nicht durch diese Vorgaben der Handlungsspielraum so stark eingeengt ist, dass der Mitarbeiter nur mehr Erfüllungsgehilfe ist – ohne eigene Entscheidungsfreiheit und auch ohne Möglichkeit, seine Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Der Mitarbeiter wird dann zum reinen „Vollzugsorgan“, quasi ein verlängerter Arm des Auftraggebers, was das Einbringen neuer Ideen verhindert und eher belastend als entlastend wirken kann.

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Führen Sie Ergebnis- und Auftragskontrollen durch!

Wenn der „Abnahmetermin“ gekommen ist, sind folgende Punkte zu überprüfen:

  • Wurde auch während des Auftrags nach Zwischenergebnissen gefragt?
  • Wurden während der Arbeitsphase relevante Informationen an den Auftragnehmer weitergegeben?
  • Wie ist das Ergebnis?
  • Wie kann es gemessen werden?
  • Was sollte erreicht werden und was ist tatsächlich gelungen (Soll/Ist-Vergleich)?
  • Welche Schwierigkeiten und Erfolge sind während der Durchführung entstanden?
  • Was kann daraus gelernt werden?
  • Was passiert mit dem erzielten Ergebnis?

Mitarbeiter dürfen mit Recht erwarten, mit ihrer Auftragserfüllung wahrgenommen zu werden. Dabei geht es nicht immer nur um einen „Schmeichelkurs“, es darf selbstverständlich auch Kritik an der Sache geäußert werden. Da vorher die Erfolgskriterien festgelegt wurden, ist das auch ziemlich eindeutig möglich. Das Schlimmste für einen Auftragnehmer sind Aufträge, deren Fertigstellung vom Auftraggeber gar nicht wahrgenommen wird und er dadurch auch kein direktes Feedback erhält.


Sagen Sie unmissverständlich, was Sie wollen – und staunen Sie wie oft Sie genau das bekommen!


Diese Spezialtipps punkto „Auftragstechnik“ sind besonders geeignet, um damit in die Championsleague der Auftraggeber aufsteigen zu können. Es handelt sich hierbei um Fähigkeiten, welche die jeweils „Besten“ den „Guten“ voraushaben.

Wir gehen davon aus, dass Sie einiges davon schon erfolgreich praktizieren und damit auf dem richtigen Weg sind. Erfahrungsgemäß lassen sich durch die Beachtung der obigen vier Punkte klare, durchaus hundertprozentige Leistungen erzielen. Aber es wäre doch wünschenswert, wenn sich diese Leistung noch steigern ließe, oder?

Es gibt Situationen, in denen ein Auftrag übererfüllt wird, wo eine Leistung erbracht wird, die weit über dem liegt, was man selbst erwartet hat. Haben Sie dieses Phänomen schon einmal beobachtet?
Dem zugrunde liegt meist einer der folgenden Faktoren, zur Illustration als Beispiele dargestellt:

Das erste Beispiel handelt von einem Manager, der aus langjähriger erfolgreicher Topmanagementtätigkeit folgendes Resümee gezogen hat: „Wunderbar beauftragen ließen sich die attraktiven Aufgaben, das Delegieren von unattraktiven Aufgaben ist mir Zeit meines Lebens nie richtig gelungen. Die habe ich dann meistens selbst erledigt!“ Fazit: Angenehme Arbeit wird gern und gut (um nicht zu sagen hervorragend) erledigt.

Der zweite Faktor entstammt Beobachtungen aus meiner persönlichen Führungspraxis. Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass für bestimmte Führungskräfte sehr gerne Leistungen erbracht werden – und für andere dagegen nicht? Manchmal hat es den Anschein, dass es Personen gibt, welche die Leistungsbereitschaft regelrecht auf sich ziehen. Jeder arbeitet gerne – und mehr als er muss – für diese Personen. Warum das Ganze? Ganz einfach: Weil diese Person es verdient! Weil die erbrachte Leistung geschätzt wird! Weil die Mitarbeiter die Gewissheit haben, dass die Leistung nicht für den Papierkorb war, sondern – im Gegenteil – das Ergebnis weiterverwendet wird! Die geleistete Arbeit lebt gewissermaßen weiter!

Attraktivität der Aufgabe, förderliche Rahmenbedingungen und Wertschätzung sind somit die Faktoren für erfolgreiche Delegation.

Peilen Sie dabei ruhig die Überschreitung der 100% -Marke an. Machen Sie diese Spezialtipps zu Ihrem Markenzeichen. Sie werden sehen, die Tipps wirken und Sie werden betreffend Auftragsvergabe erfolgreicher sein und in der Achtung Ihrer Mitarbeiter steigen.

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