Ein Balkenplan stellt die geplanten Projektaktivitäten (Arbeitspakete) grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse dar. Der Balkenplan wird auch Gantt-Diagramm oder Gantt-Chart genannt.
Der Balkenplan ist im Projektmanagement eines der gängigsten Instrumentarien um einen Terminplan darzustellen. Die Bezeichnung Gantt-Diagramm geht auf Henry Laurence Gantt zurück, der das Gantt-Diagramm 1910 entwickelt hat.
Inhaltsverzeichnis
Die Ausgangssituation
Um ein Projekt zu planen und in kontrollierbare Elemente zu gliedern wird heute in der Regel ein Projektstrukturplan (PSP) erstellt. Damit wird das Projekt in überschaubare Teilaufgaben und Arbeitspakete strukturiert. Die Erstellung des Projektstrukturplans ist eine der wichtigsten Aufgaben im Rahmen der Projektplanung.
Während sich der Projektstrukturplan ideal eignet, um die inhaltliche Planung abzubilden, ist er für die Darstellung der Termin- und Ablaufplanung eher nicht geeignet. Für die Darstellung des Projektablaufs auf der zeitlichen Ebene ist der Balkenplan (Gantt-Chart) die erste Wahl im Projektmanagement.
Ziele des Balkenplans
- Darstellung der Aktivitäten/Arbeitspakete im Projekt in grafischer Form auf einer Zeitachse
- Visualisierte Darstellung der Dauer und der zeitlichen Lage der Projektphasen und Arbeitspakete
- Im Balkenplan können auch die Meilensteine des Projekts integriert werden
- Aufgrund der starken Visualisierung ist der Balkenplan ein gutes Kommunikationsinstrument im Projekt
Vernetzter Balkenplan
Beim vernetzten Balkenplan werden zusätzlich zum Balkenplan auch die wichtigsten Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen dargestellt. Die Abhängigkeiten können unterschiedlichster Natur sein (zB: prozessuale und logische Abhängigkeiten, ressourcenbedingte Abhängigkeiten).
Achtung: Versucht man im vernetzten Balkenplan zu viele – oder gar alle – Abhängigkeiten im Projekt darzustellen, dann wird dieser Plan sehr schnell unlesbar und damit wertlos. Hier ist es also wichtig als Projektleiter das richtige Augenmaß zu finden. Es gilt ganz klar: weniger ist mehr!
Erstellung des Balkenplans / Gantt-Charts
Das bevorzugte Einsatzgebiet des Balkenplans sind kleine überschaubare Projekte mit nicht zu vielen Arbeitspaketen. In komplexen Projekten geht durch die Vielzahl an Arbeitspaketen rasch die Übersicht verloren – hier ist es notwendig den Balkenplan entsprechend zu verdichten (zB: auf Phasenebene).
Die frühesten Balkenpläne wurden noch auf Papier gezeichnet und mussten daher bei Änderungen neu gezeichnet werden. Ab den 1980er Jahren gab es erste Softwareanwendungen für den PC, die es den Projektleitern erlaubten Balkenpläne rasch zu adaptieren und zu aktualisieren. Mittlerweile kann man davon ausgehen, dass Balkenpläne nur mehr toolgestützt erstellt und gewartet werden.
Tipp: Einfache Balkenpläne kann man heute mit jeder gängigen Tabellenkalkulation (Excel, Numbers, Google Tabellen, ….) erstellen.
Wann wird der Balkenplan erstellt?
Die Erstellung des Balkenplans ist einer der letzten Schritte im Rahmen der Projektplanung. Grundlage für die Terminplanung sollte immer ein solide geplanter Projektstrukturplan (PSP) sein. Der Projektstrukturplan ist das Kernstück der Projektplanung.
Sind alle Arbeitspakete im Projektstrukturplan mit Start- und End-Terminen versehen, ist es jederzeit möglich auf Basis dieser Daten einen visualisierten Balkenplan zu erstellen.
Der Unterschied zwischen dem PSP und dem Balkenplan ist in Wirklichkeit gar keiner. Es ist nur die unterschiedliche visuelle Darstellung. Moderne Projektmanagement-Tools können mittlerweile auf Basis der vorhandenen Daten – die man nur einmal einpflegen muss – diese Pläne auf Knopfdruck erzeugen.
Unbedingt zu vermeiden ist es, die Projektplanung mit der Terminplanung (und dem Balkenplan) zu beginnen.
Beispiele Balkenplan
Beispiel Balkenplan – erstellt mit MS-Project
Beispiel Balkenplan – erstellt mit Excel
Tipps für die Terminplanerstellung
- Die Schätzungen für die Dauer der Arbeitspakete unbedingt auf Basis der geplanten Durchlaufzeit machen (und nicht auf Basis der Ressourcenaufwände)
- Nur die wichtigsten Abhängigkeiten der Arbeitspakete im vernetzten Balkenplan darstellen, ansonsten wird der Plan schnell unübersichtlich
- Eine prozessorientierte Planung erleichtert das Projektcontrolling
- Die grafische Darstellung macht Überschneidungen sehr rasch sichtbar
