Die Projektdokumentation umfasst alle relevanten Dokumente, die während und für das Projekt selbst erstellt werden. Die Projektdokumentation fungiert als Gedächtniscontainer für den Projektverlauf, getroffene Entscheidungen, inhaltliche Änderungen und zur Verwaltung des Detaillierungsgrades des Projekts.
Die Dokumentation ist auch ein Teil der Risikominimierung im Projekt. Richtig gemacht ermöglicht die Projektdokumentation den Beteiligten sich zu unterschiedlichen Zeitpunkten auf verschiedene Bereiche des Projekts zu konzentrieren, ohne den gesamten detaillierten Stand des Projekts im Kopf behalten zu müssen.
Inhaltsverzeichnis
Warum Projektdokumentation?
Die Projektdokumentation steht bei einer Projektumsetzung meist nicht im Vordergrund und wird oft stiefmütterlich behandelt. Durch den Zeitdruck dem fast alle Projekte ausgesetzt sind, fokussiert sich das Projektteam auf die fachlichen und technischen Themen für die Umsetzung. Die Projektdokumentation wird dabei in der Regel vernachlässigt.
Bei vielen Projekten wird die Dokumentation oft auch verspätet, schlecht oder gar nicht erstellt, weil sie als wenig oder gar nicht wertvoll empfunden wird. Dies ist sicher der Fall, wenn die Dokumente erst nachträglich oder als notwendiges Übel erstellt werden. Selbst Dokumente mit adäquatem Inhalt verlieren an Wert, wenn sie zum falschen Zeitpunkt während des Projekts erstellt werden oder nicht im Projektmanagementprozess eingesetzt werden.
Häufige Fehler, die man in seinem Projekt vermeiden sollte:
- Es wird wahllos oder überhaupt nicht dokumentiert
- Niemand fühlt sich für diese Aufgabe zuständig
- Zu viele verschiedene Personen „pfuschen“ an der Dokumentation herum
- Es gibt keine klaren Regeln für die Dokumentation und die Ablagestruktur
- In stressigen Projektphasen wird die Projektdokumentation vernachlässigt, da sie scheinbar nicht erfolgsrelevant ist und auch später noch angegangen werden kann, was erfahrungsgemäß nie mehr gemacht wird.
Die Projektdokumentation darf also nicht vernachlässigt werden. Dennoch ist es möglich, den Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren und den „Outcome“ zu maximieren, wenn einige Grundregeln eingehalten werden.
Die Projektdokumentation planen
Die Projektdokumentation ist besser und effizienter, wenn sie von Anfang an „richtig“ angegangen wird. Um dies zu erreichen ist – wie so oft in einem Projekt – eine gründliche Planung notwendig. D.h. die Planung der Projektdokumentation ist im Rahmen des gesamten Planungsprozesses für das Projekt zum Projektstart vorzunehmen – sozusagen ein eigenes kleines Projekt im Projekt. Sie muss daher ebenso mit Zielen und Zwischenzielen versehen werden.
Der Beginn der Projektdokumentation ist in der Regel der Projektauftrag, das Ende stellen die Übergabe- und Abnahmedokumente dar.
Die Verantwortung, dass eine Projektdokumentation erstellt wird, liegt beim Projektleiter!
Natürlich heißt das nicht, das er die Dokumentation selbst erstellt oder zusammenträgt, sondern er ist verantwortlich, dass es dafür klare Vorgaben, Regeln und Verantwortlichkeiten gibt und dass diese auch eingehalten werden.
Im Nachhinein ist die Dokumentation mitunter das wichtigste – und oft einzige – Tool für eine Auswertung im Sinne eines aussagekräftigen Projektreportings.
Tipp: Im Idealfall wird die Projektdokumentation in Form expliziter Arbeitspakete in den Projektstrukturplan aufgenommen. Dadurch ist automatisch sichergestellt, dass ein laufendes Controlling erfolgt.
Folgendes Vorgehen hat sich bewährt um im Projekt die „richtigen“ Daten auf „effiziente“ Weise zu sammeln, um eine „vollständige“ Projektdokumentation durchzuführen.
Dokumentationsinhalte festlegen
Es ist wichtig, die „dokumentationswürdigen“ Projektinhalte zu definieren, also was genau dokumentiert werden soll – und was nicht. So lässt sich die Informationsmenge und auch der personelle Aufwand reduzieren, ohne dass dabei Relevantes verloren geht.
Beispiele für Dokumentationsinhalte:
- festgelegte Anforderungen, Lastenheft, Pflichtenheft
- fachliche Konzepte
- technische Konzepte
- Prozess- und Ablaufdokumentationen
- Design-Vorgaben
- eingesetzte Software
- Systemumgebung,
- Dokumentation von Testfällen
- Dokumente der Projektplanung (Projektauftrag, Projektstrukturplan, Meilensteinplanung, Risikoanalyse, Umfeldanalyse, ….)
- Projektreports / Statusberichte
- Rollout-Plan
- Protokolle (Meetings, Workshops, Lenkungsausschuss, ….)
- etc.
Welche Daten vorliegen und es letztendlich zu dokumentieren gilt, hängt stets vom Einzelfall ab. Wichtig ist aber, bei jedem Projekt zu Anfang individuell festzulegen, was dokumentiert wird und was nicht. Im Zweifelsfall hat der Projektleiter die Letztentscheidungskompetenz.
Wenn ein Projekt gut strukturiert und geplant ist, läuft die Projektdokumentation meist ohne allzu großen Aufwand „on the fly“ mit.
Tipp: Konzepte, Pläne, Protokolle, etc. werden für die Projektumsetzung sowieso erstellt und fließen ohne Mehraufwand in die Projektdokumentation ein. Dabei gilt folgender Leitsatz: „as is“. Wenn ein Dokument für die Projektumsetzung taugt, dann muss es auch für die Projektdokumentation nicht zusätzlich formatiert oder „behübscht“ werden.
Ablagestruktur und Ablageort festlegen
Um einen konkreten Nutzen aus den Dokumenten & Co ziehen zu können, muss die Projektdokumentation jederzeit für die Projektbeteiligten auffindbar sowie einsehbar sein. Wichtig ist daher, eine Ablagestruktur zu vereinbaren, an die sich auch alle Projektmitarbeiter halten. So wissen die Mitarbeiter einerseits, wo sie wichtige Unterlagen abzuliefern beziehungsweise abzulegen haben. Andererseits können sie bei Bedarf auf die aktuelle Dokumentation zugreifen und daraus die gewünschten Informationen ziehen.
Digitale Ablage, Cloud, Tools
Die ideale Ort für die Projektdokumentation ist ein gemeinsames Netzwerklaufwerk auf einem Firmenserver. Alternativ kann auch ein Cloudservice verwendet werden. Bei einer Cloudlösung ist auf jeden Fall zu berücksichtigen, dass alle Datenschutzvorschriften (EU-weit, firmenspezifisch) eingehalten werden. Öffentliche Clouddienste scheiden daher hier vermutlich schnell aus. Firmeninterne Clouds sind aber heute schon fast Standard.
Selbstverständlich gibt es auch Tools zur Dokumenten-Ablage, -Archivierung, -Suche ….. dies ist sicher eine gute Lösung, wenn so ein Tool bei allen Mitarbeitern bekannt und etabliert ist. Wenn der Einarbeitungs- bzw. Umstellungsaufwand zur Nutzung des Tools für die Mitarbeiter zu hoch ist, dann wird die Projektdoku auch nur nachlässig erfolgen.
Der Umgang mit einer einfachen Verzeichnisstruktur ist für alle Mitarbeiter in der Regel verinnerlicht.
Ordnerstruktur
Die Verzeichnisstruktur für die Ablage hält man am besten sehr einfach und flach. Für kleinere Projekte reicht daher oft eine 1-stufige Hierarchie aus. Für komplexe Projekte kann man eine mehrstufige Hierarchie der Projektdokumentation anlegen.
Die schnellste und einfachste Variante ist es, den Projektstrukturplan (PSP) mit seinen Phasen und Arbeitspaketen 1:1 in der Folder-Struktur abzubilden. Alle Dokumente und Unterlagen zu einem Arbeitspaket landen dann im korrespondierendem Arbeitspaket-Ordner. Vorteil dieser Vorgehensweise: der AP-Verantwortliche ist hier gleich auch verantwortlich für die korrekte Dokumentation.
Als Projektleiter kann man die Mitarbeiter bei der Entwicklung der Ablagestruktur miteinbeziehen. Empfehlenswert ist es immer mit einem konkreten Vorschlag in die Diskussion zu gehen. Gibt es keinen Konsens, dann entscheidet der Projektleiter, das ist sein Job. Es gibt üblicherweise wichtigere Dinge im Projekt als über Ablage-Strukturen langwierig zu diskutieren.
Zugriffsberechtigungen
Wir empfehlen, dass jeder Projektmitarbeiter zumindest lesenden Zugriff auf die gesamte Projektdokumentation hat. Dies ist wichtig, da im Projekt absolute Transparenz herrschen soll. Eine Einschränkung des Zugriffs für die Projektmitarbeiter auf wenige ausgewählte Dokumente widerspricht dem Ziel das Projekt in einer flachen Struktur rasch abzuwickeln.
Selbstverständlich gibt es heikle Dokumente, die nicht für die Allgemeinheit bestimmt sind. Dies können z.B. Verträge sein und auch alle Dokumente die sich mit personellen Daten befassen. Diese Dokumente separiert der Projektleiter am besten ganz von der Projektdoku, in einer anderen Ablagestruktur (zB: seiner persönlichen) auf die nur er und ausgewählte Mitarbeiter Zugriff hat, dann kann bei den Zugriffsrechten auch nichts schiefgehen.
Namenskonventionen
Drei einfache Regeln reichen hier im Normalfall:
1) Als Präfix das Datum: JJJJ-MM-TT
2) Sprechende Dokumentenbezeichnung: z.B. Testkonzept-Modul-A
3) Eine Versionsnummer des Dokuments: v01
Dies sieht dann als Ergebnis so aus: 2020-04-17_Testkonzept-Modul-A_v01.doc
Diese 3 Regeln sind einfach zu verstehen und werden meist auch eingehalten. Auf Grund des Datums im Dateinamen sieht man sofort was die letzte Version ist. Das Speicherdatum ist da nicht unbedingt immer zuverlässig, weil es oft passiert, dass Mitarbeiter nachdem sie nur mal kurz ins Dokument reingeschaut haben dieses mittels speichern wieder schliessen. In Kombination mit der definierten Ablagestruktur sind diese Regeln meist absolut ausreichend.
Selbstverständlich kann man viel mehr an Namenskoventionen vorgeben. Hier werden oft sehr komplexe Regeln vorgegeben, die man nicht mehr im Kopf behalten kann. Man darf sich dann aber auch nicht wundern wenn sich ein großer Teil des Projektteams nicht daran hält.
Dateiformate
Alle erstellten Dokumente sind natürlich im Original-Dateiformat abzulegen. Nur so ist sichergestellt, dass man diese Datei auch zukünftig nutzen und bearbeiten kann.
Die finale Version und wichtige Zwischenversionen sollten zusätzlich auch als PDF gespeichert werden. Gerade bei großen Datenmengen ist es wichtig, jede Datei direkt in eine kleine PDF-Datei umzuwandeln und richtig zu archivieren oder Dokumente korrekt abzulegen – solche Tätigkeiten brauchen hingegen kaum Zeit und sorgen somit nach dem Projektabschluss für eine effizientere Auswertung.
Das plattformübergreifende PDF-Format von Adobe hat sich mittlerweile weltweit als de-facto Standard durchgesetzt und erleichtert den Datenaustausch stark. Damit ist sichergestellt, dass auch Dokumente gelesen werden können ohne dass man die Originalsoftware, die oft nur bei den Experten installiert ist, benötigt.
Analoge Ablage
Zu Überlegen gilt es auch, ob man eine analoge Ablage (=Papierablage) benötigt und welche Dokumente auch in Papier vorliegen sollen. So eine Entscheidung ist von vielen Einflussfaktoren abhängig (Unternehmenskultur, Firmenstandards, persönliche Präferenzen). Wenn es dazu firmenweite Regeln gibt, ist das Thema recht rasch erledigt.
Als Projektleiter auf Meetings einen schlanken Ordner mit den wichtigsten und aktuellsten Unterlagen dabei zu haben kann langwierige Diskussion oft radikal abkürzen, indem man mal kurz einen Blick in ein diskutiertes Dokument wirft.
Verträge mit Lieferanten, Subunternehmen etc. müssen oft auch in Papierform aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich aber immer alle Dokumente auch Digital abzulegen.
Fotodokumentation
Die Qualität der Projektdokumentation steigt erheblich, wenn auch Fotos zur Dokumentation verwendet werden. Dabei kann es sich zum Beispiel um Vorher-Nachher-Vergleiche handeln, aber auch um Kundenbilder, Testdokumentationen und vieles mehr. Die Fotodokumentation ist auf Grund der Tatsache, dass heute jedes Smartphone auch eine Digitalkamera ist, ein Kinderspiel.
Wenn die Fotodokumentation richtig umgesetzt und archiviert wird, ähnlich wie bei Lehrinhalten, benötigt sie kaum mehr Zeit als die reine schriftliche Dokumentation, oft geht es auch um einiges schneller.
Verantwortlichkeiten festlegen
Sobald die Ablagestruktur für die Projektdokumentation feststeht, ist es wichtig, mindestens einen Mitarbeiter zu ernennen, welcher für die Projektdokumentation zuständig ist. Bei großen Projekten empfiehlt es sich die Verantwortung auf Themenbereiche bzw. Arbeitspakete aufzuteilen.
Archivierung der Projektdoku nach Projektende
Jede Projektdokumentation muss natürlich archiviert werden, sobald sie nach Projektabschluss im Projekt nicht mehr benötigt wird. Das bedeutet nämlich nicht, dass diese nicht in Zukunft noch einmal wichtig sein könnte. Was also jedes Unternehmen braucht, ist ein sinnvolles System für die Archivierung von abgeschlossenen Projekten.
Über ihren Ablageort und die Beschriftung können einzelne Dokumentation dann jederzeit wiedergefunden und erneut geöffnet werden, wenn beispielsweise ein ähnliches Projekt ansteht. Dann kann die Projektdoku z.B. als eine Art „Leitfaden“ dienen – oder auch als „Best-Case“- beziehungsweise „Worst-Case“-Beispiel… je nachdem, wie das Projekt und dessen Dokumentation schlussendlich verlief.
Auch für den Fall von nachträglichen Prüfungen (zB: interne Revision, Rechnungshof, etc.) ist es wichtig, dass die Projektdokumentation vollständig archiviert bleibt. Diese Prüfungen starten oft erst Jahre nach dem Projektabschluss.
