Die gesamte Planung eines Projektes muss während der Umsetzung einem regelmäßigen Projektcontrolling unterzogen werden! Dadurch wird die Einhaltung der Projektpläne überprüft und der aktuelle Fortschritt im Projekt erhoben.
Nach der Projektplanung ist das Projektcontrolling die wichtigste Kernaufgabe im Projektmanagement. Es beinhaltet alle erforderlichen Aktivitäten, um das Projekt umzusetzen, und dabei den geplanten mit dem tatsächlichen Projektablauf in Einklang zu halten. Regelmäßige Meetings zur Erhebung des Projektstatus sind für einen optimalen Projektverlauf essentiell.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Projektcontrolling?
Ziel des Projektcontrollings ist es sicherzustellen, dass die Projektziele in der gewünschten Qualität, unter Einhaltung der geplanten Termine und Kosten, erreicht werden. Projektcontrolling begleitet ein Projekt nach der Planungsphase bis zum Projektabschluss und umfasst alle Maßnahmen zur Erhebung und Überwachung des Ist-Zustandes im Projekt im Bezug auf Leistung, Termine und Kosten. Gutes Projektcontrolling ist dabei aber mehr als reine „Kontrolle“, sondern greift mit gezielten Tools auch steuernd ins Projekt ein, damit die Projektplanung eingehalten und das Projektziel erreicht wird.
Verantwortlich für das Projektcontrolling ist die Projektleitung. In großen Projekten gibt es dafür oft auch einen eigenen Projektcontroller, der diese Aufgabe im Auftrag der Projektleitung wahrnimmt. Ähnlich wie im Unternehmenscontrolling werden auch im Projektcontrolling Daten gesammelt und analysiert, damit Abweichungen frühzeitig erkannt und wenn nötig korrigierende Maßnahmen gesetzt werden.
Ziele des Projektcontrollings
- Sicherstellung der Erreichung der Projektziele, und zwar mit den geplanten Ressourcen in geplantem Umfang zur geplanten Zeit
- Feststellung des aktuellen Projektfortschritts
- Feststellung von kritischen Planabweichungen (Soll/Ist-Vergleich), Analyse der Ursachen und Bewertung der Konsequenzen auf das Projekt
- Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Projektsteuerung
- Soziales Projektcontrolling (Stakeholderanalyse, Kraftfeldanalyse, etc.)
- Dokumentation der Ergebnisse des Projektcontrollings in einem Projektstatusbericht
Checkliste: Fragen fürs Projektcontrolling
Als Voraussetzung für ein effizientes Projektcontrolling muss eine möglichst umfassende Projektplanung vorhanden sein. Welche Planungen im Detail notwendig sind, hängt von der Größe des Projektes ab. Nachstehende Checkliste kann einen ersten Überblick geben und hilfreichen Input liefern. All diese Fragen sollten geklärt sein, bevor mit der Umsetzung des Projektes und damit auch dem Projektcontrolling gestartet wird!
- Sind die Projektziele messbar und realistisch dargestellt und im Projektteam abgestimmt?
- Liegt ein schriftlicher Projektauftrag vor?
- Ist die Zusammenarbeit im Projektteam ausreichend geregelt?
- Ist die Projektorganisation bekannt?
– Projektrollen sind beschrieben
– Arbeitspaketverantwortliche sind definiert
– Kommunikationsstrukturen sind festgelegt
– Regeln der Zusammenarbeit sind vereinbart - Gibt es eine detaillierte Leistungsplanung (= Projektstrukturplan) im Projekt?
– Projektergebnisse sind bekannt
– Projektphasen (= Hauptaufgaben im Projekt) sind festgelegt
– Arbeitspakete sind definiert und beschrieben - Gibt es eine detaillierte Terminplanung im Projekt?
– Meilensteine sind bekannt und im Balkenplan oder Meilensteinplan ersichtlich
– Detaillierter Ablaufplan mit Start und Ende-Termin auf Arbeitspaket-Ebene ist vorhanden - Gibt es eine detaillierte Personaleinsatzplanung?
– Personalressourcen sind auf Arbeitspaketebene geplant
– Die Verfügbarkeit der Personalressourcen ist sichergestellt - Gibt es eine detaillierte Kostenplanung im Projekt?
– Projektkosten sind auf Arbeitspaketebene geplant
– Finanzmittelplan ist erstellt - Gibt es eine Analyse des Projektumfeldes?
– Umfeld ist bekannt
– Kritische Einflussfaktoren sind identifiziert
– Maßnahmen zur Risikominimierung sind inklusive Verantwortlichkeiten dokumentiert - Gibt es eine Untersuchung der Projektrisiken?
– Risiken sind identifiziert und bewertet
– Risikominimierende Maßnahmen sind inklusive Verantwortlichkeiten definiert
– Eventualplanung liegt vor
– Risikobudget ist beantragt und genehmigt - Projektcontrollingstrukturen sind definiert
– Nutzen, Ziele und Aufgaben des Projektcontrolling sind geklärt
– Die Aufgaben im Team sind bekannt
– Der Controlling-Zyklus ist vereinbart, ebenso die Termine
– Die Teilnahme am Controlling-Meeting ist geregelt
– Regelmäßige Termine für das Projektcontrolling (Statusmeetings) sind geplant
– Es gibt Vereinbarungen über Stellvertreterregelungen - Projektreportingstrukturen sind definiert
– Ziele und Aufgaben des Reportings sind geklärt
– Berichtsinhalte und -design sind festgelegt
– Der Berichtszyklus ist definiert
– Die Adressaten des Projektreports sind bekannt
Leitsätze zum Projektcontrolling
- Controlling bedeutet Steuerung! Kontrolle ist nur ein Teilaspekt, der zur Steuerung notwendig ist – er sollte nicht im Mittelpunkt stehen!
- Pläne die nicht „controlled“ werden, verlieren einen großen Teil ihres Wertes – daher gilt: Alles was geplant wird, muss auch „controlled“ werden!
- Projektcontrolling ist weit mehr als Termin- und Kostencontrolling – das Projekt muss gesamtheitlich im Auge behalten werden!
Wie funktioniert Projektcontrolling?
Das Projektcontrolling ist ein integrierter Bestandteil des Projektmanagements über die gesamte Projektlaufzeit. Das Projektcontrolling beinhaltet alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um das Projekt planmäßig zu realisieren. Projektvorbereitungen und Projektpläne, die in der Startphase des Projektes erstellt werden, dienen dazu, den gewünschten Ablauf des Projektes möglichst präzise festzulegen und vorweg zu denken.
Bei der aktiven und wirkungsvollen Projektsteuerung werden in regelmäßigen Zyklen die Soll-Vorgaben der Projektplanung mit den im Projektverlauf erreichten Ist-Werten, die von den umsetzungs- und ergebnisverantwortlichen Experten eingebracht werden, verglichen. Der Soll/Ist-Vergleich bezieht sich sowohl auf den Projektgegenstand als auch auf den Projektverlauf.
Festgestellte Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Werten müssen immer integriert betrachtet werden und einer kritischen und ursachenbezogenen Analyse unterzogen werden. Erfahrungsgemäß ist Abweichung nicht gleich Abweichung. Die Bewertung der Auswirkungen und Konsequenzen auf Ziele, Termine, Meilensteine, Kosten, Ergebnisqualität, Kundenzufriedenheit, Stimmung, etc. erfolgt idealerweise gemeinsam mit den Fachexperten.
Projektcontrolling-Meeting
In periodischen Intervallen (je nach „Projektgeschwindigkeit“ 14-tägig oder monatlich) wird der aktuelle Status Quo (Momentaufnahme) im Projekt gemeinsam mit dem Projektteam erhoben. Dafür eignet sich ein eigenes Projekt-Controlling-Meeting am besten.
Das Projektcontrolling-Meeting dient der periodischen und aktiven Koordination und Überwachung der Projektpläne und findet regelmäßig über den gesamten Projektverlauf statt. Periodizität und Termine des Meetings werden in der Projektstartphase festgelegt.
Teilnehmer im Projektcontrolling-Meeting sind Projektleiter, Projektcontroller (sofern eine eigens dafür definierte Person im Projekt vorhanden ist), Projektkernteam und optional weitere Mitarbeiter aus der Projektorganisation.
Veränderungen der Intensität des Controlling-Zyklus sind möglich und werden spezifisch und situativ durch den Projektleiter entschieden. In Projekten mit häufig wechselnden Rahmenbedingungen, bei denen sich die Planung schwierig gestaltet, ist anstelle des „klassischen Projektmanagements“ das agile Projektmanagement mit SCRUM sinnvoll. Hier erfolgt das Controlling zeitlich um einiges kürzer und dafür engmaschiger (täglich im Daily Scrum), um innerhalb kürzester Zeit auf Änderungen zu reagieren.
Folgende Parameter werden beim Projektcontrolling betrachtet
- Projektziele laut Projektauftrag
- Leistungsfortschritt im Projekt (Arbeitspakete laut Projektstrukturplan)
- Qualität der Leistung
- Termine und Meilensteine
- Kosten / Finanzmittel / Ressourceneinsatz
- Projektumfeld (Stakeholder) und die Gestaltung der Beziehung zu den verschiedenen Umfeldern
- Projektrisiken und kritische Erfolgsfaktoren
- Soziale Beziehungen im Projekt und die Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten
Arbeitspaket-Statusbericht: Vorbereitung auf das Projektcontrolling-Meeting
Im Zuge der Vorbereitung auf das Controlling-Meeting konsolidieren die Arbeitspaket-Verantwortlichen die Informationen bezüglich ihrer aktuell laufenden Arbeitspakete. Dies erfolgt optimalerweise in einem schriftlichen Statusbericht laut definierter Vorlage, die allen Arbeitspaket-Verantwortlichen rechtzeitig vor dem Controlling-Meeting zur Verfügung gestellt wird. Zentrale Informationen, die im Zuge dessen generiert und dokumentiert werden, sind:
- laufende Aktivitäten
- der aktuelle Status zum bisherigen Verlauf der Arbeitspakete
- Einschätzung des Leistungsfortschritts der Arbeitspakete
- Beurteilung der Einhaltung der Termine und Kosten
- Problembereiche
- offene Punkte und notwendige Entscheidungen
Durchführung des Projektcontrolling-Meetings
Das Projektcontrolling-Meeting wird vom Projektleiter organisiert und moderiert. Im Meeting präsentieren die Arbeitspaket-Verantwortlichen den aktuellen Status ihrer Arbeitspakete. Die persönliche Präsentation durch die Arbeitspaket-Verantwortlichen fördert den Austausch und die Vernetzung der Fachexperten untereinander.
Aktuelle Problemstellungen können direkt im Projektcontrolling-Meeting diskutiert und wenn möglich einer Lösung zugeführt werden. Dauert die Lösungsfindung zu lange, wird sie auf ein eigenes Meeting vertagt, um die Dauer des Controlling-Meetings nicht zu sprengen.
Das Ergebnis des Meetings ist ein synchronisierter Informationsstand zum aktuellen Projektstatus bei allen Anwesenden. Schwierigkeiten und Probleme sind bekannt, ebenso aber auch die Bereiche im Projekt in denen es planmäßig und gut läuft.
Im Zuge der Nachbereitung des Meetings werden die Projektpläne aktualisiert und das Ergebnis wird durch die Erstellung eines Protokolls dokumentiert, welches allen am Meeting beteiligten Personen zur Verfügung gestellt wird.
Erstellen eines Projekt-Status-Berichts für den Auftraggeber
Nach dem Projektcontrolling-Meeting wird auf Basis der aktuellen Informationen ein Projekt-Status-Bericht in komprimierter und verdichteter Form erstellt. Der Projekt-Status-Bericht dient dem Projektleiter als Grundlage für das regelmäßige Meeting mit dem Projektauftraggeber. Er ist ein wichtiges Dokument im Projektverlauf und wird üblicherweise auch dem Lenkungsausschuss präsentiert. Offene Fragen, die nicht im Team-Controlling-Meeting geklärt werden konnten, werden unter Umständen eine Ebene höher beantwortet.
Die regelmäßige Erstellung der Projekt-Status-Berichte bringt Transparenz, Sicherheit und Kontinuität in den Projektabwicklungsprozess. Der Bericht soll von allen Projektmitarbeitern einsehbar sein und dient über das gesamte Projekt als wertvoller Informationslieferant.