Im Projektcontrolling wird die Einhaltung der Projektpläne überprüft und der aktuelle Fortschritt im Projekt erhoben. Projektpläne, die nicht controlled werden, verlieren einen großen Teil ihres Wertes. Alles was im Projekt geplant wurde, muss während der Projektumsetzung einem regelmäßigen Projektcontrolling unterzogen werden!
Inhaltsverzeichnis
Projekt-Controlling – Definition
Projektcontrolling ist ein Kernaufgabe im Projektmanagement. Es beinhaltet alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um das Projekt planmäßig umzusetzen.
Ziel des Projektcontrollings ist es sicherzustellen, dass die Projektziele in der gewünschten Qualität, unter Einhaltung der geplanten Termine und Kosten, erreicht werden. Verantwortlich für das Projektcontrolling ist die Projektleitung. In großen Projekten gibt es dafür oft auch einen eigenen Projektcontroller, der diese Aufgabe im Auftrag der Projektleitung wahrnimmt.
Ziele des Projektcontollings
- Sicherstellung des Erreichens der Projektziele
- Feststellung des aktuellen Projektfortschritts
- Feststellen von kritischen Planabweichungen (Soll/Ist-Vergleich), Analyse der Ursachen und Bewertung der Konsequenzen auf das Projekt
- Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Projektsteuerung
- Soziales Projektcontrolling
- Dokumentation der Ergebnisse des Projektcontrollings in einem Projektstatusbericht
Kernbereiche des Projektcontrollings
Das Projektcontrolling ist ein integrierter Bestandteil des Projektmanagements über die gesamte Projektlaufzeit. Das Projektcontrolling beinhaltet alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um das Projekt planmäßig zu realisieren. Projektvorbereitungen und Projektpläne, die in der Startphase des Projektes erstellt werden, dienen dazu, den gewünschten Ablauf des Projektes möglichst präzise festzulegen und vorweg zu denken.
Bei der aktiven und wirkungsvollen Projektsteuerung werden in regelmäßigen Zyklen die Soll-Vorgaben der Projektplanung mit den im Projektverlauf erreichten Ist-Werten, die von den umsetzungs- und ergebnisverantwortlichen Experten eingebracht werden, verglichen. Der Soll/Ist-Vergleich bezieht sich sowohl auf den Projektgegenstand als auch auf den Projektverlauf.
Festgestellte Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Werten müssen immer integriert betrachtet werden und einer kritischen und ursachenbezogenen Analyse unterzogen werden. Erfahrungsgemäß ist Abweichung nicht gleich Abweichung. Die Bewertung der Auswirkungen und Konsequenzen auf Ziele, Termine, Meilensteine, Kosten, Ergebnisqualität, Kundenzufriedenheit, Stimmung, etc. erfolgt optimalerweise gemeinsam mit den Fachexperten.
Checkliste: Projektplanung als Voraussetzung für das Projektcontrolling
Als Voraussetzung für ein effizientes Projektcontrolling muss eine möglichst umfassende Projektplanung vorhanden sein. Welche Planungen im Detail notwendig sind, zeigt die nachstehende Checkliste. Diese Fragen sollten geklärt sein, bevor mit der Umsetzung des Projektes gestartet wird!
- Sind die Projektziele messbar und realistisch dargestellt und im Projektteam abgestimmt?
- Liegt ein schriftlicher Projektauftrag vor?
- Ist die Zusammenarbeit im Projektteam ausreichend geregelt?
- Projektorganisation ist bekannt
– Projektrollen sind beschrieben
– Arbeitspaketverantwortliche sind definiert
– Kommunikationsstrukturen sind festgelegt
– Regeln der Zusammenarbeit sind vereinbart - Gibt es eine detaillierte Leistungsplanung im Projekt?
– Projektergebnisse sind bekannt
– Projektphasen (= Hauptaufgaben im Projekt) sind festgelegt
– Arbeitspakete sind definiert und beschrieben - Gibt es eine detaillierte Terminplanung im Projekt?
– Meilensteine sind bekannt und terminisiert
– Detaillierter Ablaufplan auf Arbeitspaketebene ist vorhanden - Gibt es eine detaillierte Personaleinsatzplanung?
– Personalressourcen sind auf Arbeitspaketebene geplant
– Die Verfügbarkeit der Personalressourcen ist sichergestellt - Gibt es eine detaillierte Kostenplanung im Projekt?
– Projektkosten sind auf Arbeitspaketebene geplant
– Finanzmittelplan erstellt - Gibt es eine Analyse des Projektumfeldes?
– Umfeld ist bekannt
– Kritische Einflussfaktoren sind identifiziert
– Maßnahmen zur Risikominimierung sind dokumentiert - Gibt es eine Untersuchung der Projektrisiken?
– Risiken sind identifiziert und bewertet
– Risikominimierende Maßnahmen sind definiert
– Eventualplanung liegt vor
– Risikobudget ist beantragt und genehmigt - Projektcontrollingstrukturen sind definiert
– Ziele und Aufgaben des Projektcontrolling sind geklärt
– Die Aufgaben im Team sind bekannt
– Der Controlling-Zyklus ist vereinbart, ebenso die Termine
– Die Teilnahme am Controlling-Meeting ist geregelt
– Regelmäßige Termine für das Projektcontrolling sind geplant
– Es gibt Vereinbarungen über Stellvertreterregelungen - Projektreportingstrukturen sind definiert
– Ziele und Aufgaben des Reportings sind geklärt
– Berichtsinhalte und -design sind festgelegt
– Der Berichtszyklus ist definiert
– Die Adressaten des Projektreports sind bekannt
Leitsätze zum Projektcontrolling
- Controlling bedeutet Steuerung! Kontrolle ist nur ein Teilaspekt, der zur Steuerung notwendig ist – er sollte nicht im Mittelpunkt stehen!
- Pläne die nicht „controlled“ werden, verlieren einen großen Teil ihres Wertes – daher gilt: Alles was geplant wird, muss auch „controlled“ werden!
- Projektcontrolling ist weit mehr als Termin- und Kostencontrolling – das Projekt muss gesamtheitlich im Auge behalten werden!
Durchführung des Projektcontrollings
Projektcontrolling-Meeting
In periodischen Intervallen (14-tägig, monatlich) wird der aktuelle Status Quo (Momentaufnahme) im Projekt gemeinsam mit dem Projektteam erhoben. Dafür eignet sich ein eigenes Projekt-Controlling-Meeting am besten.
Das Projektcontrolling-Meeting dient der periodischen und aktiven Koordination und Überwachung der Projektpläne und findet regelmäßig über den gesamten Projektverlauf statt. Periodizität und Termine des Meetings werden in der Projektstartphase festgelegt.
Veränderungen der Intensität des Controlling-Zyklus sind möglich und werden spezifisch und situativ durch den Projektleiter entschieden. Teilnehmer im Projektcontrolling-Meeting sind Projektleiter, Projektcontroller (sofern eine eigens dafür definierte Person im Projekt vorhanden ist), Projektkernteam und optional weitere Mitarbeiter aus der Projektorganisation.
Folgende Parameter werden beim Projektcontrolling betrachtet
- Projektziele laut Projektauftrag
- Leistungsfortschritt im Projekt (Arbeitspakete laut Projektstrukturplan)
- Qualität der Leistung
- Termine und Meilensteine
- Kosten / Finanzmittel / Ressourceneinsatz
- Projektumfeld (Stakeholder) und die Gestaltung der Beziehung zu den verschiedenen Umfeldern
- Projektrisiken und kritische Erfolgsfaktoren
- Soziale Beziehungen im Projekt und die Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten
Vorbereitung auf das Projektcontrolling-Meeting
Im Zuge der Vorbereitung auf das Controlling-Meeting konsolidieren die Arbeitspaket-Verantwortlichen die Informationen bezüglich ihrer Arbeitspakete. Dies erfolgt optimalerweise in einem schriftlichen Statusbericht. Zentrale Informationen, die generiert und dokumentiert werden, sind:
- laufende Aktivitäten
- der aktuelle Status zum bisherigen Verlauf der Arbeitspakete
- Einschätzung des Leistungsfortschritts der Arbeitspakete
- Beurteilung der Einhaltung der Termine und Kosten
- Problembereiche
- offene Punkte und notwendige Entscheidungen.
Durchführung des Projektcontrolling-Meetings
Das Projektcontrolling-Meeting wird vom Projektleiter geleitet. Im Meeting präsentieren die Arbeitspaket-Verantwortlichen den aktuellen Status ihrer Arbeitspakete. Die persönliche Präsentation durch die Arbeitspaket-Verantwortlichen fördert den Austausch und die Vernetzung der Fachexperten untereinander.
Aktuelle Problemstellungen können direkt im Projektcontrolling-Meeting diskutiert und wenn möglich einer Lösung zugeführt werden. Ergebnis des Meetings ist ein synchronisierter Informationsstand zum aktuellen Projektstatus bei allen Anwesenden. Schwierigkeiten und Probleme sind bekannt, ebenso aber auch die Bereiche im Projekt in denen es planmäßig und gut läuft.
Im Zuge der Nachbereitung des Meetings werden die Projektpläne aktualisiert und das Ergebnis wird durch die Erstellung eines Protokolls dokumentiert.
Erstellen eines Projekt-Status-Berichts
Nach dem Projektcontrolling-Meeting wird auf Basis der aktuellen Informationen ein Projekt-Status-Bericht in komprimierter und verdichteter Form erstellt. Der Projekt-Status-Bericht dient dem Projektleiter als Grundlage für das regelmäßige Meeting mit dem Projektauftraggeber. Er ist ein wichtiges Dokument im Projektverlauf und wird üblicherweise auch dem Lenkungsausschuss präsentiert.
Die regelmäßige Erstellung der Projekt-Status-Berichte bringt Transparenz, Sicherheit und Kontinuität in den Projektabwicklungsprozess. Der Bericht soll von allen Projektmitarbeitern einsehbar sein.
