Arbeitspaket-Beschreibung

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Arbeitspakete dienen der Reduktion der Komplexität von Großprojekten. Um die Ausmaße eines Projektes zu strukturieren und überschaubar zu machen ist die Erstellung eines Projektstrukturplans unbedingt erforderlich. Die einzelnen Teilaufgaben im Projektstrukturplan werden Arbeitspakete genannt.

Die Problemstellung

Mit Hilfe des Projektstrukturplans wird ein Projekt zwar übersichtlich und bearbeitbar, doch dieser enthält in der Regel nur die Meta-Informationen der zu erledigenden Aufgaben: Wer macht was bis wann.

Da fängt es schon an: Die Beschreibung des „WAS“ ist meist mit wenigen Worten im Arbeitspaket-Namen abgetan – muss es ja, sonst würde der Projektstrukturplan zig A4-Seiten lang werden, was absolut nicht seiner eigentlichen Zielsetzung – nämlich der der Übersichtlichkeit – entspricht. Aus diesem Grund bedarf es einer genaueren Beschreibung dieses „WAS“, am besten inklusive erwartetem Ergebnis. Dies erfolgt – wie der Name schon sagt – durch die Erstellung der Arbeitspaketbeschreibung.

Die Arbeitspaketbeschreibung

Die Arbeitspaketbeschreibung ist die logische Fortsetzung des Projektstrukturplans. Im Projektstrukturplan (PSP) werden PSP-Code, Name, Termine, Verantwortlichkeit und Fortschritt der Arbeitspakete definiert und abgebildet. Aufgabe der Arbeitspaketbeschreibung ist es, genau zu definieren, welche Maßnahmen im Zuge der Abarbeitung des Arbeitspaketes gesetzt werden bzw. was am Ende das Ergebnis des Arbeitspaketes sein soll.

Grundsätzlich kann jede erdenklich wichtige Information als Inhalt der Arbeitspaketbeschreibung definiert werden, wie zum Beispiel Risikoeinschätzung, Personal- und Budgetressourcen, Materialien, Geräte, Infrastruktur. Der tatsächliche Inhalt der Arbeitspaketbeschreibung ist von Projekt zu Projekt neu festzulegen und hängt von einigen wesentlichen Merkmalen ab (Größe, Komplexität, Teamzusammensetzung, Erfahrung des Teams, etc.)

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Der Name eines Arbeitspaketes soll zwar bereits so gewählt werden, dass er Auskunft darüber gibt, was in dem Arbeitspaket geschehen wird, die Beschreibung festigt dies jedoch und stellt sicher, dass alle von denselben Inhalten und – noch wichtiger – vom selben Ergebnis sprechen. Durch die Definition und schriftliche Dokumentation von Zielen und Nicht-Zielen des Arbeitspaketes werden die einzelnen Arbeitspakete noch dazu zueinander abgegrenzt. So kann verhindert werden, dass im Laufe des Projektes Sätze wie „Wir dachten, das macht ihr in eurem Arbeitspaket!“ laut werden.


Ziele der Arbeitspaketbeschreibung

  • Definition und Klarstellung der notwendigen Detailaufgaben
  • Zuordnung der Verantwortlichkeiten im Projekt
  • Terminplanung auf Arbeitspaketebene (Start- & Endtermin, Durchlaufzeit)
  • Erkennung und Nutzung von Synergien und Redundanzen
  • Schaffung einer Basis für Leistungs- & Termincontrolling
  • Schaffung von Transparenz und Orientierung im Projektteam bei der Projektarbeit

Mit der Arbeitspaketbeschreibung wird noch klarer, was für die Projektzielerreichung zu tun ist!


Der Weg zur Arbeitspaketbeschreibung

Basis ist der Projektstrukturplan

Die Erstellung der Arbeitspaketbeschreibungen erfolgt auf Basis des Projektstrukturplans. In der Regel liegt sie in der Verantwortung des jeweiligen Arbeitspaket-Verantwortlichen, da dieser als Fachexperte für das jeweilige Thema am besten weiß, was in seinem Arbeitspaket zu passieren hat. Darüber hinaus liegt bei ihm die Verantwortung für die Ergebnisqualität.

Abstimmung der Arbeitspaket-Entwürfe

Sind alle Arbeitspaketbeschreibungen in einem ersten Entwurf erstellt, folgt die Abstimmung. Damit wird vermieden, dass Dinge doppelt geplant oder vergessen werden. Dies erfolgt am besten in einem Workshop, bei dem die Arbeitspaket-Verantwortlichen an einem Tisch sitzen und die Arbeitspaketbeschreibungen Punkt für Punkt miteinander durchgehen und optimieren.

Aus Erfahrung ist diese Vorgehensweise effizienter, als die einzelnen Arbeitspaketbeschreibungen in Rundlauf zu schicken und danach die Anmerkungen zusammenzuführen. Derartige Kommentare gehen nämlich in den seltensten Fällen konform und können so gut wie nie ohne nochmalige Abstimmung sofort eingearbeitet werden. Diese Vorgehensweise fördert außerdem den gegenseitigen Bildabgleich und erzeugt ein gemeinsames Verständnis für das Gesamtprojekt.

Beim gemeinsamen Abgleich der Arbeitspaketbeschreibungen werden sowohl Inhalte und Ergebnisse als auch Termine und Ressourcen abgestimmt. Wesentlich ist die Abstimmung so genannter „Engpass-Ressourcen“, wie zum Beispiel Mitarbeiter, die in mehreren Arbeitspaketen, die vielleicht auch noch zum selben Zeitpunkt abgewickelt werden sollen, vorgesehen sind.

Arbeitspaketbeschreibungen ergänzen den Projektstrukturplan

Sind alle Projektbeteiligten mit dem Ergebnis zufrieden, werden die Arbeitspaketbeschreibungen zusammen mit dem Projektstrukturplan abgelegt und im Verlauf des Projektes bei Bedarf überarbeitet. Wird während der Projektarbeit ein Arbeitspaket in den Projektstrukturplan aufgenommen, muss natürlich eine neue Arbeitspaket-Beschreibung erstellt werden.

Selbiges gilt, wenn Arbeitspakete zusammengelegt oder gestrichen werden – die Arbeitspaketbeschreibungen spiegeln den Projektstrukturplan in einer detaillierteren Form wieder und müssen daher ständig auf dem aktuellen Projektstand sein.

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Drei Schritte zur Arbeitspaketbeschreibung

1. Arbeitspaket-Verantwortlichkeiten aus dem Projektstrukturplan ableiten

In der Regel wird ein Fachexperte zum Thema des Arbeitspaketes nominiert. In großen Projekten ist dies aber oft auch eine Person die sich mehr den Managementaufgaben widmet und die Fachexperten koordiniert.

2. Arbeitspakete bzgl. der Ziele, Inhalte und Ergebnisse beschreiben

Die Beschreibung der Arbeitspakete erfolgt durch den jeweiligen Arbeitspaket-Verantwortlichen, der bei Bedarf auch andere Projektteammitglieder beizieht. In der Regel ist dies ein Fachexperte zum Arbeitspaketinhalt.

3. Abstimmung der Arbeitspaketbeschreibungen

In einem speziell dafür geplanten Meeting bzw. Workshop werden die einzelnen Arbeitspaketbeschreibungen gemeinsam im Projektteam quer gelesen und inhaltlich abgestimmt. Eine effiziente Möglichkeit dies zu tun ist z.B.: eine Arbeitspaket-Vernissage.

  • Review des geplanten Start- & Endtermins aus dem Projektstrukturplan
  • Aufwandsschätzung der benötigten Ressourcen je Arbeitspaket durch die Arbeitspaket-Verantwortlichen
  • Abstimmung der Termin- & Ressourcenvorschläge im Projektteam
  • Gemeinsamer Check, ob alle relevanten Inhalte in ausreichender Form und Qualität berücksichtigt sind

Beispiel Arbeitspaketbeschreibung

Die Arbeitspaketbeschreibung wird optimalerweise in einer Tabelle strukturiert abgebildet. Der Inhalt der Arbeitspaketbeschreibung ist variabel, Mindestbestandteile sind jedoch

  • der PSP-Code
  • die Bezeichnung, um das Arbeitspaket eindeutig zum Projektstrukturplan zuordnen zu können
  • die Arbeitspaket-Verantwortlichkeit
  • sowie Inhalt und Ergebnis des Arbietspaketes

wobei die letzten beiden Informationen Hauptbestandteil der Arbeitspaket-Beschreibung sind, da sie durch den Projektstrukturplan nicht abgedeckt werden.

Beispiel Arbeitspaketbeschreibung – detaillierte VarianteArbeitspaket-Beschreibung Beispiel-DetailBeispiel Arbeitspaketbeschreibung – einfache VarianteArbeitspaket-Beschreibung Beispiel-einfach

Arbeitspaketbeschreibung als lästige Pflicht?

Die Erstellung von Arbeitspaketbeschreibungen wird von den meisten Projektmitarbeitern als lästige verwaltungstechnische Hürde des Projektleiters empfunden. Es gibt jedoch zwei wesentliche Aspekte, die in jedem Fall für eine Spezifizierung der Arbeitspakete sprechen.

  1. Die Arbeitspaketbeschreibung dient dem Projektleiter als Basis für die operative Steuerung und das Projektcontrolling. Dies ist insbesondere bei Großprojekten von hoher Bedeutung, bei denen es essenziell ist, dass sich der Projektleiter voll und ganz auf das Management des Projektes konzentriert und keine inhaltlichen Aufgaben übernehmen kann.
  2. Haben die Projektmitarbeiter noch nicht oft zusammengearbeitet und ist daher das Projektteam noch nicht eingespielt, unterstützt die durch die Arbeitspaketbeschreibung vorgegebene Struktur das gemeinsame abgestimmte Vorgehen im Projekt.

Tipps und Tricks aus der Praxis

  • Es empfiehlt sich, immer alle Arbeitspakete zu beschreiben, da nur dadurch die gesamte Projektaufgabe transparent wird. Der dafür notwendige Zeitaufwand hält sich in Grenzen und steht in jedem Fall in Relation zum Nutzen.
  • Wenn die Arbeitspakete „sauber“ (durchgängig und vollständig) beschrieben sind, sind sie die ideale Basis für das Controlling, da aufgrund derer der Fortschritt optimal abgeschätzt werden kann.
  • Arbeitspaketbeschreibungen gemeinsam im Projektteam diskutieren und abstimmen, z.B. in Vernissageform – dadurch erhalten alle Teammitglieder einen Überblick und können das Ergebnis mit ihren Ergänzungen verbessern.
  • Es kann immer nur einen Arbeitspaket-Verantwortlichen geben.
  • Die detaillierte Planung ist bei komplexen Projekten ein Muss.

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Literaturhinweise

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