Umfeldanalyse – Stakeholderanalyse

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Projekte sind zahlreichen Einflussfaktoren von innen und Außen ausgesetzt. Zu Aufgaben und Projekten im Unternehmen bestehen Abhängigkeiten. Wirtschafts- und Markteinflüsse verursachen Änderungen von Rahmenbedingungen. Auch sonstige Störungen jeglicher Art, wie zum Beispiel Mitarbeiterwechsel, nehmen Einfluss auf Projekte und können diese sogar aus der Bahn werfen.

Wie in jedem Unternehmen ist auch in Projekten der gelegentliche Blick über den Tellerrand sehr zu empfehlen. Zusätzlich zur Projektstrukturierung mittels Aktivitäten-, Zeit- und Kommunikationsplänen sollten auch die Einflussfaktoren von Innen und Außen nicht außer Acht gelassen werden.

Definition Umfeldanalyse

Die Umfeldanalyse (Stakeholderanalyse) ist eine Projektmanagement-Methode, um Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren auf das Projekt zu ermitteln und diese Faktoren im Auge zu behalten und bei Bedarf rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu setzen.

Die Umfeldanalyse (oft auch Stakeholder-Analyse genannt) ermöglicht eine Übersicht über die Einbettung des Projektes in seinem Umfeld. Mögliche Spannungsfelder und Schwierigkeiten können dadurch frühzeitig erkannt und auf ihren Einfluss auf das Projekt hin bewertet werden. Dadurch wird für alle Beteiligten sichtbar, an welchen Stellen Abhängigkeiten bestehen und wo gegebenenfalls Maßnahmen gesetzt werden müssen, um den Projekterfolg nicht zu gefährden.

Ziele der Umfeldanalyse

  • Frühzeitige Erkennung von möglichen Einflüssen, Störfaktoren und Spannungsfeldern im Projekt
  • Darstellung der Schnittstellen zu anderen Aufgaben und Projekten im Unternehmen
  • Schaffung von Bewusstsein über die Projekt-Abhängigkeiten durch grafische Darstellung der Umfelder und der Beziehungen untereinander
  • Bewertung von möglichen Auswirkungen auf das Projekt
  • Definition von Maßnahmen, um die einwirkenden Einflüsse auf das Projekt mit den Projektinteressen in Einklang zu bringen

Umfeldmanagement bedeutet im Vorfeld zu agieren statt später auf äußere Zwänge reagieren zu müssen!


Erstellung der Umfeldanalyse

Die Umfeldanalyse (Stakeholder-Analyse) wird möglichst früh im Projekt durchgeführt, am besten noch im Start-Workshop, auf jeden Fall jedoch im Zuge der Projektplanungsphase.

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Um dem Anspruch auf Vollständigkeit möglichst zu genügen, wird die Umfeldanalyse mit dem gesamten Projektteam durchgeführt. Eventuell können noch projekt-externe Personen hinzugezogen werden, die einen guten Überblick über das Unternehmen oder bereits in ähnlich gelagerten Projekten Erfahrungen haben und so Informationen zu möglichen Einflussfaktoren beisteuern können.

Es sollten jedoch nicht zu viele Personen beteiligt sein, eine Anzahl von 5-7 Personen hat sich in der Praxis bewährt. Auf jeden Fall eingebunden sein sollten der Projektleiter, der Projektauftraggeber und ein Mitglied aus dem Lenkungsausschuss bzw. Steuerungsgremium (falls vorhanden).

Identifikation des Projektumfeldes

Abhängig von Projektinhalt und -kontext werden alle Faktoren aufgelistet, die Einfluss auf das Projekt nehmen könnten oder vom Projekt betroffen sind. Die Methode des Brainstormings eignet sich hierfür besonders gut.

Die Bezeichnung der Umfelder erfolgt im ersten Schritt auf Top Level (Produktion statt Hr. Meier, Print Medien statt einer bestimmten Zeitung, etc.).

Im zweiten Schritt, werden diese Gruppen noch weiter detailliert. Beispiel: In der Gruppe Lieferanten werden die Firmen aufgelistet, die aus Projektsicht für den Projekterfolg als besonders wichtig eingestuft werden. 08/15 Lieferanten, die leicht ausgetauscht werden können, bleiben außen vor.

Clusterung der Einflussfaktoren

In der Literatur werden die Cluster „organisatorisch-soziale“ und „sachlich-inhaltliche“ bzw. interne und externe Umfeldgruppen zur Gliederung der Projekteinflussfaktoren in der Umfeldanalyse verwendet. Vor allem in großen Projekten ist jedoch eine weitere Clusterung zu empfehlen.

Einige Cluster können vom Projektleiter bereits vordefiniert sein. Nachfolgend beispielhaft mögliche Umfeld-Cluster, andere sind natürlich bei Bedarf beliebig möglich:

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  • intern
  • extern
  • Kunden / Nutzer
  • Lieferanten / Partner
  • Presse / Medien
  • andere Vorhaben / Projekte / Programme
  • Strategien / Unternehmensziele
  • Interessensvertretungen
  • Politik / Verwaltung
  • etc.

Bewertung und Analyse der Umfelder

Die einzelnen Analysefelder in der Projekt-Umfeldanalyse werden bewertet nach:

  • Macht und Einfluss auf das Projekt
  • „Nähe“ zum Projekt
  • Einstellung zum Projekt (positiv/negativ)

Bei diesem Schritt ist das Einfließen lassen von mehreren Meinungen enorm wichtig, da ansonsten möglicherweise ein sehr subjektives Bild entsteht, das vielleicht auch noch auf einer Basis von persönlichen Befindlichkeiten gegenüber gewissen Umfeldern beruht.

Stakeholder-Dialoge erfolgreich gestalten: Kernkompetenzen für erfolgreiche Konsultations- und Kooperationsprozesse
  • Petra Künkel
  • Herausgeber: Springer Gabler
  • Auflage Nr. 12016 (16.05.2016)
  • Taschenbuch: 184 Seiten

Definition von Maßnahmen

Der letzte Schritt bei der Erstellung der Umfeldanalyse ist die Definition von Maßnahmen zur Betreuung und Steuerung besonders kritischer aber auch positiver Umfelder. Ähnlich wie bei der Kraftfeldanalyse ist auch hier das Ziel, negativ gestimmte Umfeldgruppen „umzupolen“ und den Einfluss der positiv gestimmten möglichst zu stärken.

Je nach Dringlichkeit können Sofort- und Vorsorgemaßnahmen getroffen werden. Unter den Vorsorgeplänen können sich auch Contingency-Pläne (Plan B) befinden, die in Kraft treten, wenn nicht erwünschte Situationen auftauchen, um ein rasches Reagieren ohne Zeitverlust zu ermöglichen.

Pro zu bearbeitender Umfeldgruppe werden Maßnahmen inkl. Termine und Verantwortlichkeiten definiert. Diese können in einer To-Do-Liste erfasst oder als eigene Arbeitspakete in den Projektstrukturplan aufgenommen werden (nur zu empfehlen, wenn die Maßnahmen entsprechend wichtig und umfangreich sind). Wichtig ist ein regelmäßiges Controlling, ob diese Maßnahmen auch durchgeführt werden. Dies erfolgt sinnvollerweise im Rahmen des periodischen Projektcontrollings.

Umfeldgruppen bei denen keine Maßnahmen notwendig sind – meist die Mehrzahl – können, soweit sinnvoll, über allgemeine Aktivitäten der Projektkommunikation und des Projektmarketings bearbeitet werden.


Dokumentation der Umfeldanalyse

Visualisierung

Die Darstellung der Umfeldanalyse soll auf jeden Fall grafisch erfolgen, das schafft Überblick. Die Aufbereitung kann so gestaltet werden, dass möglichst viel Information direkt in die Grafik gepackt wird. Der Einsatz von Symbolen (Blitz, Smiley, Wolke, Fragezeichen, etc.) und/oder Farbcodierungen (z.B. Ampelsystem) bietet hier viele Möglichkeiten.

Tabellarische Darstellung

Detailinformationen sind in einer zusätzlichen Tabelle darzustellen, damit die Übersichtlichkeit nicht verloren geht. Hier können zum Beispiel detailliert Erwartungen und Befürchtungen aus Projektsicht, die Bedeutung des Umfelds für den Projekterfolg aber auch die umzusetzenden Maßnahmen mit vereinbarten Verantwortlichkeiten und Terminen dokumentiert werden.


Regelmäßiges Review der Umfeldanalyse

Da die Umfeldanalyse eine Momentaufnahme darstellt, muss sie in regelmäßigen Abständen auf ihre Gültigkeit hin überprüft und gegebenenfalls adaptiert werden. Relevante Personen, Abteilungen, Lieferanten, etc. sowie die potenziellen Einflussfaktoren können sich ändern! Ein Lieferant zum Beispiel, der vor 2 Monaten noch als absolut unkritisch und verlässlich eingestuft wurde, kann plötzlich in wirtschaftlichen Schwierigkeiten sein. Hier sind natürlich neue vorbeugende Maßnahmen zu entwickeln.

Auch vereinbarte Maßnahmen, die vielleicht vor Monaten sinnvoll erschienen, müssen eventuell überarbeitet bzw. angepasst werden.

Abhängig von der Projektgröße und -laufzeit sind Intervalle von ein bis zwei Monaten für ein Review der Umfeldanalyse sinnvoll. Daher ist die Umfeldanalyse auch in das routinemäßige Projektcontrolling aufzunehmen.


Umfeldmanagement ist auch ein wichtiger Teil des Risikomanagements!


Beispiele zur Projekt-Umfeldanalyse

Umfeldanalyse für Projekte

Umfeldanalyse Projekte

Umfeldanalyse für Großprojekte und Programme

Umfeldanalyse Großprojekte

Handbuch Stakeholder-Kommunikation: Überzeugende Sprache in der Unternehmenspraxis (Fokus Management und Führung, Band 4)
  • Prof. Dr. Heinz K. Stahl, Prof. Dr. Florian Menz
  • Herausgeber: Erich Schmidt Verlag GmbH & Co
  • Auflage Nr. 0 (17.12.2013)
  • Taschenbuch: 221 Seiten

Tabellarische Darstellung der Bewertung

Umfeldanalyse Beispiel


Tipps und Tricks für die Praxis

  • Nur die Erarbeitung der Umfeldanalyse im Team ermöglicht ein gesamtheitliches und objektives Ergebnis
  • Für die Erstellung des Erstentwurfs hat sich das Brainstorming als gute Methode erwiesen
  • Eine Clusterung von Beginn an schafft schnell eine übersichtliche Struktur
  • Visualisierung schafft Transparenz
  • Auswirkungen und Maßnahmen für kritische und positive Umfelder definieren
  • Den Maßnahmenkatalog für die Bearbeitung der Umfelder so operativ wie möglich formulieren
  • Die Umfeldanalyse bzw. die definierten Maßnahmen müssen regelmäßige Agendapunkte in den Controlling-Meetings sein
  • Die Umfeldanalyse kann als Ausgangspunkt für die Risikoanalyse verwendet

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Literaturhinweise

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