Am Anfang eines Projekts steht eine Idee. Jemand – meist eine Führungskraft – möchte dies und das umsetzen. Der Prozess von der Idee über die Projektplanung bis zum Projektstart variiert in jedem Unternehmen.
Oft ist nicht klar definiert, wie dieser Prozess ablaufen soll. Sobald bekannt ist, dass es ein Projekt geben soll, kommen von allen Seiten Ideen, was alles in dem Projekt enthalten sein sollte. Der vorgesehene Projektleiter wird üblicherweise informell beauftragt und zu diesem Zeitpunkt gibt es in der Regel keinen klaren Projektauftrag.
Inhaltsverzeichnis
Die perfekte Projektplanung
Damit das Projekt gut auf Schiene kommt und für einen erfolgreichen Projektstart ist ein strukturiertes Vorgehen unerlässlich. Obwohl oft erwartet wird, dass sofort mit der Projektumsetzung begonnen wird, müssen vor dem Projektstart einige wichtige Vorbereitungsarbeiten getroffen werden.
Projektinitiierung und Projektauftragsklärung
Situationsanalyse vor der Projektplanung
Die wichtigste Aufgabe des zukünftigen Projektleiters ist es die Vorgeschichte des Projektes aufzuarbeiten. Soviel Zeit muss sein. Mit der Situationsanalyse wird Transparenz im Projekt geschaffen und man erhält auch einen neutralen Überblick über die Vorgeschichte des Projekts. Die Situationsanalyse ist auch ein wichtiges Instrument zur Risikominimierung im Projekt.
Situationsanalyse zum Projektstart …
Prüfung der Projektwürdigkeit (optional)
Sind alle Fakten zum Projekt und zur Projekt-Vorgeschichte am Tisch, sollte man überprüfen ob dieses Vorhaben überhaupt ein Projekt ist? Oder doch eher eine Routineaufgabe. Das Mittel der Wahl ist hier die Durchführung einer Projektwürdigkeitsanalyse.
Projektabgrenzung & Projektauftrag
Ist der Projektrahmen abgesteckt, kann man einen Projektauftrag entwerfen. Der Projektauftrag ist als Vereinbarung zwischen Projektleiter und Projektauftraggeber zu sehen. Darin wird geklärt, was die Leistung des Projektleiters sein soll: welche Ziele sollen auf welchem Weg mit welchen Ressourcen bis wann erreicht werden.
Um den Rahmen des Projekts einmal grob – aber trotzdem scharf – abzugrenzen ist die Methode “Projektabgrenzung” sehr hilfreich. Die Projektabgrenzung macht der Projektleiter optimalerweise in enger Abstimmung mit dem Projektauftraggeber.
- Inhaltlich: Was soll im Projekt geschehen? Was ist nicht Bestandteil des Projekts.
- Zeitlich: Wass soll das Projekt starten? Wann soll es abgeschlossen sein?
- Organisatorisch: Wer soll im Projekt mitarbeiten? in welcher Rolle?
Projektabgrenzung – Definition von Projekten
Projektauftrag – Projektauftragsklärung
Projektplanung
Sobald der Projektauftrag vorliegt – und im optimalen Fall vom Projektleiter und dem Projektauftraggeber unterschrieben ist, kann man mit der detaillierten Projektplanung beginnen.
Inhaltliche Planung – Leistungsplanung
Als ersten Schritt muss die inhaltliche Projektplanung vorgenommen werden. Um das Projekt überschaubar zu machen erarbeitet man einen Projektstrukturplan (PSP). Dadurch wird das Gesamtprojekt in kleinere Arbeitspakete zerlegt. Der Projektstrukturplan ist im Projekt das zentrale Planungs-, Kommunikations- und Controllinginstrument.
In 6 Schritten zum Projektstrukturplan
Arbeitspaket – Arbeitspaketbeschreibung
Terminplanung
Ist die inhaltliche Planung erledigt, kann man sich um die Terminplanung kümmern. Jedes Arbeitspaket wird mit Start- und End-Terminen versehen. Dabei muss man die Abhängigkeiten der der Arbeitspakete untereinander berücksichtigen. Für die grafische Darstellung der Terminplanung ist der Balkenplan das gängigste Instrument im Projektmanagement.
Zum Abschluss der Terminplanung definiert man die essentiellen Meilensteine im Projekt, diese kann man in den Balkenplan integrieren oder in einem eigenen Meilensteinplan dokumentieren.
Balkenplan – Gantt Chart
Meilensteinplan
Projektorganisation
Um die Zusammenarbeit der am Projekt beteiligten Personen zu regeln ist es notwendig – ähnlich wie es in einem Unternehmen durch die Linienorganisation erfolgt – eine Projektorganisation zu definieren. Diese schafft eine klare Aufgaben- und Kompetenzverteilung im Projekt und ist auch die Basis für die Entscheidungs-, Berichts- und Eskalationswege im Projekt.
Zum Projektstart gibt es in der Regel zwei Rollen, die von Beginn an schon mit den handelnden Personen besetzt sind.
- Den Projektauftraggeber und
- den Projektleiter.
Diese beiden Rollen sind die beiden wichtigsten Rollen in einer Projektorganisation. Daher sollten diese auch entsprechend präzise und sorgfältig definiert sein.
Projektorganisation – Funktion und Rollen im Projekt
Rollen und Verantwortung in Projekten
Rolle und Aufgabe des Projektauftraggebers
Anforderungen an einen Projektleiter
Projektkommunikation
Projekte werden auch als “Unternehmen auf Zeit” bezeichnet. In Unternehmen sind die internen kommunikations-, Eskalations- und Informationswege klar geregelt. Diese klaren Regelungen benötigt man auch für die gemeinsame Arbeit im Projekt.
Ziel ist es den Informations- und Kommunikationsfluss im Projekt zu optimieren und für einen transparenten, geregelten Austausch von Informationen im Projekt zu sorgen. Festgehalten werden diese Regeln im Projektkommunikationsplan.
Kommunikationsplan für Projekte
Projekt Kick-Off-Meeting
Der Projektauftrag ist unterschrieben. Die Projektziele sind klar. Die Projektplanung ist erstellt. Das Projektteam steht fest. Jetzt kann man mit dem Projekt durchstarten. Idealerweise macht man das mittel eines Projekt-Kick-Off-Meetings. Das Kick-Off-Meeting ist eines der wichtigsten Ereignisse in der Projektstartphase und trägt wesentlich zum weiteren Projektverlauf bei.
Läuft es gut – perfekt!
Läuft es schief – dann hat das Projekt schon ein schlechtes Image bevor es überhaupt aus den Startlöchern herausgekommen ist.
Projektplanung geschafft? So geht’s weiter …
Wer es mit seinem Projekt bis an diesen Punkt geschafft hat, kann als Projektleiter relativ ruhig in die Zukunft sehen. Der Projektstart ist gelaufen – das Fundament für das Projekt ist gelegt. Ab sofort kann sich das Projektteam auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren.
Um die Projektplanung weiter zu optimieren gibt es natürlich noch weitere Themen zu bearbeiten.
Umfeldanalyse – Stakeholderanalyse
Mit der Umfeldanalyse (Stakeholderanalyse) bekommt man eine gute Übersicht, wie das Projekt in sein Umfeld eingebettet ist. Potentielle Spannungsfelder und Schwierigkeiten im Projekt können so frühzeitig erkannt und auf ihren Einfluss auf das Projekt hin analysiert und bewertet werden.
Wenn notwendig, werden Maßnahmen gesetzt, um die einwirkenden Einflüsse auf das Projekt mit den Projektinteressen in Einklang zubringen und den Projekterfolg nicht zu gefährden.
Mit der Erarbeitung einer Umfelddanalyse schafft man Bewusstsein über Einflussfaktoren auf das Projekt. Speziell die Einflüsse, die negative Auswirkungen auf den Projektverlauf nehmen können sind hier intensiv zu betrachten.
Risikomanagement in Projekten
Projekte bergen immer eine Vielzahl an Risiken. Hand in Hand mit dem Projektrisiko geht aber auch immer die Chance auf einen möglichen Gewinn. Risikomanagement ist daher immer auch Chancenmanagement. Das Schlimmste was man als Projektleiter tun kann – was aber leider immer wieder vorkommt – ist es, die Projektrisiken zu ignorieren. Das kann letztendlich fatale Folgen für das Projekt haben.
Um die Projektrisiken „managen“ zu können, ist eine strukturierte Vorgehensweise notwendig. Kernaufgaben des Risikomanagements sind:
- Identifizierung von Projektrisiken
- Bewertung der identifizierten Risiken
- Setzen von Maßnahmen zur Risikominimierung bzw. -vermeidung
- Laufendes Überwachen und Steuern der Risiken
Die beste Risikovorsorge für ein Projekt ist die Anwendung von professionellem Projektmanagement.
Risikomanagement in Projekten
Bücher: Risikomanagement in Projekten
Projektcontrolling – effektive Projektsteuerung
Alles was im Projekt geplant wurde muss während der Projektumsetzung einem regelmäßigen Projektcontrolling unterzogen werden. Projektpläne, die nicht controlled werden, verlieren einen großen Teils ihres Wertes.
Nach erfolgter Projektplanung ist Projektcontrolling „die“ Kernaufgabe im Projektmanagement. Controlling bedeutet Steuerung. Kontrolle ist nur ein Teilaspekt, der zur Projektsteuerung notwendig ist.
Ziel des Projektcontrollings ist es sicherzustellen, dass die Projektziele in der gewünschten Qualität, unter Einhaltung der geplanten Termine und Kosten, erreicht werden. Verantwortlich für das Projektcontrolling ist die Projektleitung.
Projektcontrolling – effektive Projektsteuerung
Bücher: Controlling
Weitere hilfreiche Artikel zur Optimierung der Projektplanung:
