Ein Projekt beginnt typischerweise mit einer Idee, die oft von einer Führungskraft stammt, die etwas umsetzen möchte. Wie dieser Prozess von der Ideenfindung bis zum tatsächlichen Start des Projekts abläuft, kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, insbesondere in kleineren Organisationen, wo oft keine klaren Strukturen für diesen Ablauf festgelegt sind.
Unabhängig von der Unternehmensgröße ist jedoch entscheidend, dass ein strukturiertes Vorgehen angewandt wird, um einen erfolgreichen Projektstart sicherzustellen.
Obwohl viele erwarten, dass man sofort mit der Umsetzung beginnt, sind vor dem eigentlichen Projektstart bereits einige wichtige Vorbereitungsarbeiten erforderlich, die die Grundlage für den Erfolg des Projekts legen.
Inhaltsverzeichnis
Projektinitiierung und Projektauftragsklärung
Sobald bekannt ist, dass es ein Projekt geben soll, kommen von allen Seiten Ideen, was damit alles umgesetzt werden könnte. Der vorgesehene Projektleiter wird üblicherweise informell beauftragt und zu diesem Zeitpunkt gibt es in der Regel keinen klaren Projektauftrag.
Situationsanalyse vor der Projektplanung
Die wichtigste Aufgabe des zukünftigen Projektleiters ist es die Vorgeschichte des Projektes aufzuarbeiten. Soviel Zeit muss sein. Mit der Situationsanalyse wird Transparenz im Projekt geschaffen und man erhält auch einen neutralen Überblick, wie die Projektidee entstand. Die Situationsanalyse ist auch ein wichtiges Instrument zur Risikominimierung im Projekt.
Artikel: PM-Tool Situationsanalyse zum Projektstart
Prüfung der Projektwürdigkeit (optional)
Sind alle Fakten zum Projekt und zur Projekt-Vorgeschichte am Tisch, sollte man überprüfen ob dieses Vorhaben überhaupt ein Projekt ist. Oder doch eher eine Routineaufgabe, die mit all den Projektmanagement-Tools möglicherweise unnötig aufgeblasen und in die Länge gezogen wird. Das Mittel der Wahl ist hier die Durchführung einer Projektwürdigkeitsanalyse.
Artikel: PM-Tool Projektwürdigkeitsanalyse
Projektabgrenzung & Projektauftrag
Ist der Projektrahmen abgesteckt, steht einem ersten Entwurf des Projektauftrags nichts mehr im Wege. Der Projektauftrag ist als Vereinbarung zwischen Projektleiter und Projektauftraggeber zu sehen. Darin wird die Leistung des Projektleiters definiert: welche Ziele sollen auf welchem Weg mit welchen Ressourcen bis zu welchem Termin erreicht werden.
Um den Rahmen des Projekts einmal grob – aber trotzdem scharf – abzugrenzen ist die Methode “Projektabgrenzung” sehr hilfreich. Die Projektabgrenzung macht der Projektleiter optimalerweise in enger Abstimmung mit dem Projektauftraggeber.
- Inhaltlich: Worin besteht das Ziel? Was soll im Projekt geschehen? Was nicht?
- Zeitlich: Wann soll das Projekt starten? Wann soll es abgeschlossen sein?
- Organisatorisch: Wer soll im Projekt mitarbeiten? In welcher Rolle?
Aus diesen Angaben kristallisiert sich der Projektauftrag heraus, der in der Finalversion idealerweise von Projektaufftraggeber und Projektleiter unterschrieben wird. Für beide ist dies ein entscheidendes Projektmanagement-Tool, um Erwartungen abzustimmen und schlussendlich zu entscheiden, ob das Projekt nun erfolgreich abgeschlossen wurde. Erst wenn der Projektauftrag vorliegt, startet die Projektplanung im Detail.
Artikel: PM-Tool Projektabgrenzung – Definition von Projekten
Artikel: PM-Tool Projektauftrag – Projektauftragsklärung
Projektstrukturplan: Inhaltliche Projektplanung
Als ersten Schritt muss die inhaltliche Projektplanung vorgenommen werden. Ein Projektstrukturplan (PSP) hilft, die „Monsteraufgabe Projekt“ überschaubar zu machen und ist im Projekt das zentrale Planungs-, Kommunikations- und Controllinginstrument. In dieser „Work-Breakdown-Structure“ (WBS) wird das Gesamtprojekt in kleine Teile zerlegt. Diese „Arbeitspakete“ haben jedes für sich eine inhaltliche Beschreibung mit Zielen und Nicht-Zielen, sowie einen Umsetzungsverantwortlichen.
Artikel: PM-Tool Projektstrukturplan
Artikel: PM-Tool Arbeitspaket – Arbeitspaketbeschreibung
Meilensteinplan, Balkenplan: Zeitliche Projektplanung
Ist die inhaltliche Planung erledigt, folgt als nächstes die Terminplanung. Jedes Arbeitspaket wird mit Start- und End-Terminen versehen. Dabei muss man die Abhängigkeiten der der Arbeitspakete untereinander berücksichtigen. Für die grafische Darstellung der Terminplanung ist der Balkenplan das gängigste Projektmanagement-Tool.
Zum Abschluss der Terminplanung wird diese noch um essentielle Meilensteine im Projekt im ergänzt. Diese bedeutenden Zwischenziele kann man in den Balkenplan integrieren oder in einem eigenen Meilensteinplan dokumentieren.
Artikel: PM-Tool Balkenplan – Gantt Chart
Artikel: PM-Tool Meilensteinplan
Projektorganisation: Personelle Projektplanung
Das Projektmanagement-Tool „Projektorganisation“ regelt die Zusammenarbeit der am Projekt beteiligten Personen – ähnlich wie in einem Unternehmen die Linienorganisation. Diese schafft eine klare Aufgaben- und Kompetenzverteilung im Projekt und ist auch die Basis für die Entscheidungs-, Berichts- und Eskalationswege im Projektverlauf.
Zu Projektstart gibt es in der Regel zwei Projektrollen, die von Beginn an schon mit den handelnden Personen besetzt sind: Den Projektauftraggeber und den Projektleiter. Diese sind die beiden wichtigsten Rollen in einer Projektorganisation. Daher sollten sie auch entsprechend präzise und sorgfältig definiert sein.
Überblick: Projektrollen
- Projektauftraggeber / Projektsponsor
- Steuerungsgremium / Lenkungsausschuss
- Projektleiter / Projektmanager
- Projektteam-Mitglied
- Projektmitarbeiter
Artikel: PM-Tool Projektorganisation – Funktion und Rollen im Projekt
Artikel: Projektauftraggeber: Rollendefinition, Aufgaben und Pflichten
Artikel: Anforderungen an einen Projektleiter
Kommunikationsplan: Planung der Zusammenarbeit im Projekt
Projekte werden auch als “Unternehmen auf Zeit” bezeichnet. In Unternehmen sind die internen Kommunikations-, Eskalations- und Informationswege klar geregelt. Diese klaren Regelungen benötigt man auch für die gemeinsame Arbeit im Projekt.
Ziel ist es den Informations- und Kommunikationsfluss im Projekt zu optimieren und für einen transparenten, geregelten Austausch von Informationen im Projekt zu sorgen. Festgehalten werden diese Regeln im Projektkommunikationsplan.
Außerdem gibt der Kommunikationsplan einen Überblick über Zeit, Ort und Teilnehmer der Projektmeetings.
Die wichtigsten Projektmeetings
- Kick-Off-Meeting
- Lenkungsausschuss-Meetings
- Auftraggeber- und Projektleiter-Meetings
- Statusmeetings mit Bericht über den Projektstatus
- Workshops und Arbeitsmeetings
- Informations-Veranstaltungen
- Projektabschluss-Meeting
Artikel: PM-Tool Kommunikationsplan für Projekte
Projektdokumentation – Ergebnissicherung
Der in allen Projekten vorhandene Zeitdruck ist der Erzfeind der Projektdokumentation. Um den Zeitplan einzuhalten, werden Aktivitäten für die fachliche bzw. technische Umsetzung der Dokumentation in der Praxis immer wieder vorgezogen. Häufig wird dann gar nicht oder – noch schlimmer – nachträglich falsch bzw. unvollständig dokumentiert.
Dabei trägt die Projektdokumentation durch Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen, strukturierte Ablage von Ergebnissen, raschen Informations- und Erfahrungsaustausch und kontinuierlichen Wissensaufbau einen Großteil zur effizienten Projektumsetzung und der Weiterentwicklung des gesamten Unternehmens bei.
Ist die Projektdokumentation unter Berücksichtigung einiger Grundregeln bereits im Vorfeld geplant, kann der Aufwand für die Projektdokumentation auf ein Minimum reduziert und ihr Nutzen maximiert werden.
Projekt Kick-Off-Meeting
Der Projektauftrag ist unterschrieben.
Die Projektziele sind klar.
Die wichtigsten Instrumente zur Projektplanung liegen vor.
Das Projektteam steht fest.
Jetzt kann das Projekt durchstarten.
Idealerweise geschieht der formelle Projektstadt mittels Projekt-Kick-Off-Meeting. Es ist eines der wichtigsten Ereignisse in der Projektstartphase und trägt wesentlich zum weiteren Projektverlauf bei.
Läuft es gut – perfekt!
Läuft es schief – dann hat das Projekt schon ein schlechtes Image bevor es überhaupt aus den Startlöchern herausgekommen ist. Deshalb ist auch hier eine adäquate Planung der Schlüssel zum Erfolg!
Artikel: PM-Tool Kick-Off-Meeting für Projekte
Weitere Projektmanagement-Tools im Projektverlauf
Wer es mit seinem Projekt bis an diesen Punkt geschafft hat, kann als Projektleiter relativ ruhig in die Zukunft sehen. Der Projektstart ist gelaufen – das Fundament für das Projekt ist gelegt. Ab sofort kann sich das Projektteam auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren. Um die Projektplanung weiter zu optimieren gibt es natürlich noch weitere Themen zu bearbeiten.
Umfeldanalyse – Stakeholderanalyse
Die Umfeldanalyse (Stakeholderanalyse) gibt einen wertvollen Überblick, wie das Projekt in sein Umfeld eingebettet ist und schafft damit Bewusstsein über Einflussfaktoren auf das Projekt. Speziell Einflüsse mit möglichen negativen Auswirkungen auf den Projektverlauf sind hier intensiv zu betrachten.
Potentielle Spannungsfelder und Schwierigkeiten im Projekt können so frühzeitig erkannt und auf ihren Einfluss auf das Projekt hin analysiert und bewertet werden. Wenn notwendig, werden Maßnahmen gesetzt, um die einwirkenden Einflüsse auf das Projekt mit den Projektinteressen in Einklang zubringen und den Projekterfolg nicht zu gefährden.
Artikel: PM-Tool Umfeldanalyse (Stakeholderanalyse)
Risikomanagement in Projekten
Es gibt kein Projekt ohne Risiko! Hand in Hand mit dem Projektrisiko geht aber auch immer die Chance auf einen möglichen Gewinn. Risikomanagement ist daher immer auch Chancenmanagement. Das Schlimmste was man als Projektleiter tun kann – was aber leider immer wieder vorkommt – ist, die Projektrisiken zu ignorieren. Das kann letztendlich fatale Folgen für das Projekt haben.
Um die Projektrisiken „managen“ zu können, ist auch hier eine strukturierte Vorgehensweise notwendig. Die beste Risikovorsorge für ein Projekt ist übrigens die Anwendung von professionellem Projektmanagement.
Kernaufgaben des Risikomanagements
- Identifizierung von Projektrisiken
- Bewertung der identifizierten Risiken
- Setzen von Maßnahmen zur Risikominimierung bzw. -vermeidung
- Laufende Überwachung und Steuerung der Risiken
Artikel: Risikomanagement in Projekten
Bücher: Risikomanagement in Projekten
Projektcontrolling – effektive Projektsteuerung
Nach erfolgter Projektplanung ist Projektcontrolling DIE Kernaufgabe im Projektmanagement. Alles was im Projekt geplant wurde muss während der Projektumsetzung einem regelmäßigen Projektcontrolling unterzogen werden. Projektpläne, die nicht controlled werden, verlieren einen großen Teils ihres Wertes. Dabei bedeutet „Controlling“ Steuerung. Kontrolle ist nur ein Teilaspekt, der zur Projektsteuerung notwendig ist. Verantwortlich für das Projektcontrolling ist die Projektleitung.
Ziel des Projektcontrollings ist, sicherzustellen, dass die Projektziele in der gewünschten Qualität, unter Einhaltung der geplanten Termine und Kosten, erreicht werden. Dementsprechend sind die Projektmanagement-Tools Projektauftrag, Projektstrukturplan, Balkenplan, Projektorganisation und Kommunikationsplan bedeutende Instrumente im Projektcontrolling.
Artikel: Projektcontrolling – effektive Projektsteuerung
Bücher: Controlling
Weitere hilfreiche Artikel zur Optimierung der Projektplanung:
