Projektleiterwechsel – Chance oder Risiko

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Es kommt immer wieder vor: Ein Projekt wird gestartet, im Detail geplant und auf Schiene gesetzt. Und nachdem es dann einige Zeit gelaufen ist  – ob gut, oder eher nicht so gut, sei dahingestellt – gibt es einen Projektleiterwechsel.

Wechsel der Projektleitung mitten im Projektgeschehen

In der Projektmanagement Literatur gibt es dazu wenig nachzulesen.

Zusätzliche Unruhe und Unsicherheit wirken sich negativ auf das Projekt aus. Man weiß ja nie, wie der neue Projektleiter sich verhalten wird. Für das Projekt birgt es Chancen, aber natürlich auch Risiken. De facto sind alle Personen, die mit dem Projekt direkt oder indirekt zu tun haben, dadurch tangiert.

Die Ursachen für einen Projektleiterwechsel sind vielfältig. In der Regel sind die Gründe aber in zwei Kategorien einzuordnen. Entweder haben sie direkt etwas mit dem Projekt zu tun, wenn sich der Projektleiter zum Beispiel überfordert fühlt, oder der Projektauftraggeber mit der Leistung des Projektleiters nicht zufrieden ist. Oder der Projektleiter kündigt zum Beispiel aus persönlichen Gründen überraschend sein Dienstverhältnis, was nichts direkt mit dem Projekt zu tun hat.


Ursachen für den Projektleiterwechsel

… die in direktem Zusammenhang mit dem Projekt stehen:

  • Das Projekt läuft schlecht, die Erfolgsaussichten sind nicht überwältigend, der Projektleiter tritt die Flucht an und kündigt
  • Das Projekt läuft ausgezeichnet, darum soll der erfolgreiche Projektleiter ein größeres und wichtigeres Projekt übernehmen (dieser Fall kommt eher selten vor)
  • Der Projektauftraggeber ist unzufrieden – mit dem Projektverlauf, etwaigen Projektergebnissen oder auch nur mit dem Verhalten des Projektleiters in diversen Situationen
  • Der Projektleiter ist unter- oder überfordert – in der Regel ist es meist eher die Überforderung, die zu diesen Konsequenzen führt

… die nicht in Zusammenhang mit dem Projekt stehen:

  • Der Projektleiter wird im Unternehmen / Konzern befördert
  • Der Projektleiter beendet aus privaten Gründen oder wegen einer beruflichen Neuorientierung sein Dienstverhältnis
  • Das Dienstverhältnis des Projektleiters endet durch Auslaufen des Vertrages (weil z.B. das Projekt länger gedauert hat als geplant und der Vertrag nur befristet abgeschlossen war)

 

Wer ist beim Projektleiterwechsel gefordert?

Unabhängig von den Ursachen, das Resultat ist dasselbe: Plötzlich ist kein Projektleiter mehr vorhanden. Damit das Projekt möglichst reibungslos weiterläuft, ist wie immer im Projektmanagement eine strukturierte und geplante Vorgehensweise notwendig. Aber wer stellt dies sicher? Wer ist dafür verantwortlich?

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Klare Antwort: der Projektauftraggeber!

So wie es in Unternehmsorganisationen ganz klar ist, wer für personelle Maßnahmen verantwortlich zeichnet – nämlich der Vorgesetzte – genauso ist es im Projekt. Der „Chef“ des Projektleiters ist der Projektauftraggeber, also ist er auch für die Besetzung, Abberufung etc. des Projektleiters zuständig. Das ist eine klassische Management- und Führungsaufgabe. Diese Aufgabe kann man auch nicht delegieren!

Die Herausforderung bei einem Projektleiterwechsel ist, die Übergangsphase so kurz und effizient wie möglich zu gestalten. Leider wird mit der Suche nach einem neuen Projektleiter oft erst begonnen, wenn der bisherige Projektleiter schon (fast) weg ist. Dadurch erfolgt die Übergabe der Projektleiter-Agenden oft unvollständig und unprofessionell chaotisch. Die Konsequenz ist meist eine Verzögerung der geplanten Projekttermine.

Der Wechsel eines Projektleiters sollte so „fliegend“ wie möglich sein!

Szenario 1: Ein laufendes Projekt als Projektleiter übernehmen

Wenn Sie selbst einmal in die Lage kommen, ein Projekt „fliegend“ als Projektleiter übernehmen zu müssen, dann sollten Sie, auch wenn es vom Management meist anders gefordert ist, sehr umsichtig und bedachtsam vorgehen. Ein wesentlicher Punkt ist auf jeden Fall zu ergründen, worin die Ursachen für die Neubesetzung der Projektleitung bestehen. Hier ist auch kritisches Hinterfragen der Hintergründe und eine Analyse im sozialen Umfeld nützlich.

Die Erwartungen des Projektauftraggebers abklären

Klären Sie konkret die Erwartungshaltungen Ihres Projektauftraggebers ab. In der Regel wird hier nachdrücklich gefordert, das Projekt „in time“ und „in budget fertigzustellen. Machen Sie auf keinen Fall Versprechungen, bevor Sie sich einen Überblick über das Projekt und seinen aktuellen Status verschaffen konnten. Eine umfassende Situationsanalyse zum Projekt, ähnlich wie bei einem Projektstart, unterstützt Sie, möglichst viele Informationen über das Projekt zu erhalten. Zusätzlich ist es unbedingt notwendig, eine penible Erhebung des aktuellen Status im Projekt vorzunehmen. Nur dann wissen Sie, was auf Sie zukommt.

Finden Sie heraus, was die Gründe für den Wechsel in der Projektleitung sind.

Achtung: Hier gibt es oftmals deutliche Unterschiede zwischen der offiziellen Kommunikation und den wahren Hintergründen. Spielen Sie ein bisschen Detektiv! Lassen Sie den Projektauftraggeber auch den Status des Projektes aus seiner Sicht einschätzen.

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Einen klaren Projektauftrag einholen

Holen Sie sich einen klaren schriftlichen Projektauftrag. Im Idealfall gibt es einen Projektauftrag Ihres Vorgängers, der Ziele, Termine und Budget beinhaltet. Diesen müssen Sie ggf. adaptieren. Sind Sie sicher, dass Sie die laut Projektauftrag gewünschten Vorgaben einhalten können, dann nehmen Sie den Job als Projektleiter an. Haben Sie dabei „Bauchschmerzen“, dann lassen Sie am besten die Finger davon.


Was passiert ohne Projektauftrag?

Projektleiter und Projektauftraggeber sind sich bzgl. der Vollständigkeit von Projektergebnissen nicht einig, da diese nie genau definiert wurden. Diskussionen sind vorprogrammiert.
Nach einigen Monaten Projektlaufzeit weiß niemand mehr sicher, worin eigentlich das Projektziel besteht.
Jeder Beteiligte hat andere Interessen und ist davon überzeugt, dass diesen auch nachgekommen wird. Mit Projektabschluss kommt große Enttäuschung und Unmut auf, da viele Erwartungen nicht erfüllt wurden.
Verschiedene Interessen und Zielansichten lassen das Projekt nicht in eine einheitliche Richtung laufen; jeder möchte das Projekt für seine Zwecke nutzen.
Nicht vorgesehene Inhalte werden dem Projektleiter als Teil des Projektes „untergejubelt“.
Spätestens beim Projektabschluss gibt es hitzige Diskussionen bezüglich der erwarteten Projektergebnisse.

Den bisherigen Projektleiter befragen

Nutzen Sie jede Möglichkeit zur direkten Kommunikation mit Ihrem Vorgänger. Er hat viel erlebt, gelernt und vermutlich den besten Gesamtüberblick über das Projekt, auch wenn dieser vielleicht etwas persönlich gefärbt ist. Versuchens Sie möglichst viele Informationen von ihm zu erhalten.

Einerseits auf der Faktenebene (Status, Problembereiche, was ist bisher passiert, etc.), andererseits sind auch alle Informationen hilfreich, die Ihnen ein Gefühl zur aktuellen Stimmungslage im Projekt und der Organisation geben. Ihre Lernkurve können Sie dadurch um einiges verkürzen. Sollte der Projektleiter das Unternehmen schon verlassen haben, ist es auf jeden Fall einen Versuch wert, ihn trotzdem noch einmal zu kontaktieren.

Das Projektteam kennenlernen

Nachdem Sie mit dem bisherigen Projektleiter Kontakt aufgenommen haben, sollten Sie dies ebenso mit jedem Projektteammitglied tun. Suchen Sie das persönliche Gespräch. Informieren Sie sich über die jeweilige Rolle im Projekt, eventuelle Schwierigkeiten, Befindlichkeiten und natürlich auch Erwartungen und Wünsche. Im Gegenzug sollten Sie Ihre Rolle und auch Ihre Erwartungen an die Zusammenarbeit im Projekt klarstellen. Inhatlich ist natürlich wieder die Einschätzung zum Projektstatus zu erheben. Bauen Sie eine persönliche Beziehung zu Ihrem Team auf. Sie können nur erfolgreich sein, wenn das Projektteam Sie akzeptiert und unterstützt.

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  • Herausgeber: Ottmann & Partner
  • Auflage Nr. 2 (01.10.2014)
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Kein Bruch mit der Linienorganisation

Im Rahmen der bisherigen Projektarbeit wurden Beziehungen mit der Linienorganisation aufgebaut. Es wurde Regeln und Vereinbarungen für die Zusammenarbeit im Projekt vereinbart. Hier ist es wichtig, dass es zu keiner nachhaltigen Unterbrechung der aufgebauten Kommunikation kommt und dass auch die bisher getroffenen Vereinbarungen eingehalten werden. Entsteht hier ein Lücke, muss die Zusammenarbeit zwischen Projekt- und Linienorganisation oft mühsam wieder aufgebaut werden. Das sollten Sie tunlichst zu vermeiden suchen.

Aktuellen Projektstatus erheben:

Wenn Sie ein umfassendes Bild zum Projekt gewonnen haben, ist zwingend eine streng formale Erhebung des aktuellen Projektstatus vorzunehmen. Dies ist oft der schwierigste Teil, speziell wenn zum Beispiel mit dem Vorgänger keine Gespräche mehr geführt werden können und die Projektdokumentation vielleicht auch nicht mehr ganz aktuell ist.

Unabhängig davon: Organisieren Sie ein „Projektstatusmeeting“. Teilnehmer sind idealerweise alle Projektmitarbeiter, Arbeitspaketverantwortliche und sonstige Keyplayer im Projekt. Gehen Sie anhand des aktuellsten Projektplans alle Projektaktivitäten durch – Task für Task, Arbeitspaket für Arbeitspaket. Ganz penibel! Wenn Sie diese Erhebung abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, die Projektplanung (Inhalte, Termine, Meilensteine, ….) und den dazugehörigen Projektauftrag zu aktualisieren bzw. zu überarbeiten.

Sollte sich jetzt herausstellen, dass die Projektplanung gravierend geändert werden muss, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, mit Ihrem Projektauftraggeber darüber zu sprechen. Vermutlich ist vorher einiges nicht ganz optimal im Projekt gelaufen. Oft ist ein Projekt-Restart hier die beste Lösung. Das ist aber eine andere Geschichte.


Im ersten Statusmeeting zu klären ist:

… bei schon abgeschlossenen Aktivitäten

  • Sind die vereinbarten Ergebnisse vorhanden, wenn ja wo
  • Wer zeichnet für die Ergebnisse verantwortlich und kann bei Rückfragen Auskunft geben

… bei in Arbeit befindlichen Aktivitäten

  • Wie ist der aktuelle Leistungsfortschritt bzw. Fertigstellungsgrad
  • Welche Ergebnisse liegen schon vor
  • Was fehlt noch zur Fertigstellung
  • Wird der geplante Fertigstellungstermin halten
  • Gibt es Schwierigkeiten bzw. Probleme
  • Wer ist dafür verantwortlich

... bei noch nicht begonnen Aktivitäten

  • Wer ist dafür verantwortlich
  • Sind die geplanten Termine realistisch einzuhalten
  • Ist klar, was gemacht werden muss

… zu guter Letzt

  • Kann das Projektziel mit den geplanten Aktivitäten erreicht werden
  • Ist der Projektplan vollständig oder fehlen Aktivitäten
  • Sind ausreichend Ressourcen für die Projektarbeit verfügbar
  • Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Projekten im Unternehmen
  • Ist die Terminplanung realistisch
  • Gibt es allgemeine Problembereiche im Projekt bzw. seinem Umfeld

Szenario 2: Ich bin Projektauftraggeber und brauche einen neuen Projektleiter

Die Vorgehensweise eines Projektauftraggebers im Zuge eines Projektleiterwechsels hängt stark von den Gründen für den Projektleiterwechsel ab. Haben Sie als Projektauftraggeber beschlossen, sich von Ihrem Projektleiter zu trennen, dann sind Sie auf den bevorstehenden Tausch vermutlich bestens vorbereitet und haben schon einen geeigneten Ersatz für den Projektleiter an der Hand. Hier ist die Vorgehensweise analog zu einem Führungskräftewechsel in der Linie (Kandidatensuche, Vertragsgestaltung und -abschluss, formale Jobübergabe, Einarbeitungszeit). Diesen Fall wollen wir hier nicht weiter verfolgen.

Herausfordernder ist die Situation, wenn Ihr Projektleiter aus heiterem Himmel kündigt und das Unternehmen kurzfristig verlässt. Hier haben Sie als Projektauftraggeber akuten Handlungsbedarf und sollten ad-hoc folgende 3 Fragen klären (Details siehe Kasten):

  • Wie lange ist der Projektleiter noch verfügbar?
  • Welche Bedeutung haben das Projekt und der Einsatztermin für das Unternehmen?
  • Was sind die Gründe für die Kündigung des Projektleiters?

Wie lange ist der Projektleiter noch verfügbar?

Mit der Beantwortung dieser Frage klären Sie, wie viel Zeit Ihnen bleibt, um eine Ersatzperson für den Projektleiter zu finden. Abhängig vom Dienstvertrag des Projektleiters werden Sie mehr oder weniger Zeit haben. Worst-Case: der Projektleiter hat nur 1 Monat oder 6 Wochen Kündigungsfrist. In diesem Fall sollten Sie,bis Sie einen Ersatz aufgetrieben und eine saubere Übergabe erfolgt ist, dem Projektleiter auf keinen Fall mehr Urlaub oder Freizeit genehmigen.

Welche Bedeutung haben das Projekt und der Einsatztermin für das Unternehmen?

Ist dies ein Projekt mit einem Budget von einigen tausend Euro, ist ein Verzug kein Weltuntergang. Verschlingt das Projekt jedoch Millionen und bindet umfangreiche Unternehmensressourcen, sieht die Sache anders aus. Haben Sie als Projektauftraggeber dann auch noch die Worte des Aufsichtsrates im Ohr: „Das Projekt darf nicht scheitern! Der Endtermin muss halten!“, dann müssen Sie rasch und umsichtig handeln.

Was sind die Gründe für die Kündigung des Projektleiters?

Hat die Kündigung einen Zusammenhang mit dem Projekt, dann sollten Sie diese Gründe genau klären. Einerseits haben Sie möglicherweise die Chance, den Projektleiter durch Unterstützungsmaßnahmen zum Weitermachen zu bewegen – sofern Sie das noch wollen. Andererseits können genau diese Gründe dazu führen, dass auch der nächste Projektleiter irgendwann das Handtuch wirft. Liegen die Gründe im privaten Bereich, dann ist es auf jeden Fall gut, diese zu kennen. Auch hier haben Sie die Option, den Projektleiter vielleicht – zumindest noch eine Weile – zum Weitermachen zu bewegen.

Die Handlungsoptionen als Projektauftraggeber

Der bisherige Projektleiter macht weiter …

Die erste und oft sinnvolle Option ist es meistens, den Projektleiter dazu zu bewegen

  • das Projekt doch noch selbst zum Abschluss zu bringen
  • das Unternehmen erst zu verlassen, wenn ein Nachfolger verfügbar und eingearbeitet ist.

In der Regel müssen Sie dafür „Motivationsmaßnahmen setzen. Eine Erfolgsprämie – selbstverständlich an klare Bedingungen geknüpft – ist immer hilfreich, aber kein Allheilmittel. Nachdem Sie aber wissen, was die Gründe für die Kündigung des Projektleiters sind, können Sie genau hier ansetzen.

Bieten Sie dem Projektleiter umfassende Unterstützung an. Verbessern Sie die Rahmenbedingungen für seine Tätigkeit. Fragen Sie ihn direkt, unter welchen Bedingungen er sich vorstellen kann, seinen Job noch zu Ende zu bringen. Wenn Sie diese Bedingungen erfüllen können, ist die Chance, dass er weitermacht hoch. Er wird sich verstanden und als „Winner“ fühlen.

Was Sie hier machen ist ein klassischer Deal: Sie erfüllen seine geforderten Rahmenbedingungen, der Projektleiter macht seinen Job fertig. Klar, erpressen sollten Sie sich nicht lassen, aber auch wenn Ihnen diese Lösung innerlich widerstrebt – wägen Sie ab, was Sie sich dadurch an Stress, Projektrisiken und letztendlich auch Zusatzkosten sparen und springen Sie dann über Ihren Schatten. Wenn Sie noch nicht ganz das Vertrauen in den Projektleiter verloren haben, besteht darin meistens die beste Lösung.

Vielfach werden Sie als Projektauftraggeber aber in die Situation kommen, in der Sie kurzfristig einen neuen Projektleiter aus dem Hut zaubern müssen. Unter Zeitdruck absolut keine leichte Aufgabe.

Die Anforderung an einen Projektleiter besteht ja nicht nur im reinen Methodenwissen des Projektmanagement-Baukastens. Ein Projektleiter muss heute das „Multirollenprinzip“ verstehen und beherrschen. Denn um herausfordernde und sozial komplexe Projekte erfolgreich meistern zu können, ist der Projektleiter gefordert Stratege, Manager, Repräsentant, Koordinator, Verhandlungspartner, Konflikt- und Krisenmanager, Psychologe, Seelentröster, und vieles mehr gleichzeitig zu sein – und das alles in einer Person. Reines Fachwissen alleine reicht schon lange nicht mehr aus.


Der optimale Projektleiter… der Wunderwuzzi

  • denkt und handelt projektbezogen und damit abteilungsübergreifend.
  • richtet seine Konzentration auf die Projektziele, nutzt die Stärken seines Teams, erkennt das Risiko des Scheiterns frühzeitig und setzt klare Prioritäten.
  • kennt das breite Portfolio an Methoden und Werkzeugen des Projektmanagements und wendet dieses auf die jeweilige Situation bezogen an.
  • ist bestrebt, Lösungen gemeinsam zu erarbeiten, um ihre Akzeptanz zu fördern.
  • delegiert Aufgaben im Projekt passend zur Qualifikation und Fähigkeit des Projektmitarbeiters.
  • weckt Begeisterung bei seinen Projektmitarbeitern und sorgt für ein positives Klima.
  • weiß um die Wichtigkeit einer aktiven und bewussten Betreuung einflussreicher Stakeholder und Umfeldgruppen.
  • kann sich gut verständigen und besitzt die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge einfach, knapp und strukturiert darzustellen.
  • kann aktiv zu hören und stellt die richtigen Fragen; denn Fragen sind die Antworten.
  • verhält sich aktiv bei Problemen und schwierigen Projektsituationen.
  • geht Konflikten im Projektteam oder mit dem Management nicht aus dem Weg.
  • nimmt stets eine konstruktive Haltung ein; Stichwort „Problemorientierung vs. Lösungsorientierung“.

Ein Mitglied aus dem Projektteam übernimmt die Rolle des Projektleiters

Idealerweise haben Sie im Projektteam ein engagiertes Mitglied, das die Aufgabe des Projektleiters übernehmen kann und will. Das Können kann man lernen bzw. unterstützen. Das Wollen ist allerdings eine wichtige Voraussetzung, um als Projektleiter erfolgreich zu sein. Hüten Sie sich aber davor, jemanden im Projektteam mit diesem Rollenwechsel zwangsweise zu beglücken. Diese Lösung hat natürlich viele Reize: Wer von Anfang an in das Projekt eingebunden war, kennt sich am besten mit den Hintergründen und Herausforderungen des Projektes aus.

Außerdem gilt auch hier: Never change a winning team!

Durch diese Lösung muss niemand neu rekrutiert oder angestellt werden und die Übergabe der Projektleitung kann rasch, sauber und in strukturierten Bahnen erfolgen. Läuft das Projekt gut und ist ein Abschluss in time und in budget absehbar, ist dies vermutlich eine ausgezeichnete Lösung.

Aber Achtung: Klären Sie vorab genau, wer die bisherigen Aufgaben des zukünftigen Projektleiters im Projekt übernehmen wird. Sonst verschieben Sie nur die Lücke.

Ein neuer Projektleiter muss her …

Ist aus Ihrer Sicht kein Projektteammitglied dafür geeignet, die Projektleitung zu übernehmen, oder halten Sie es für notwendig, dass frischer Wind ins Projekt kommt, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als Hilfe von außerhalb des Projekts zu holen. Hier können drei Varianten zum Zug kommen:

Ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen

Ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen der nicht in das Projekt involviert ist, könnte die Projektleitung übernehmen. Er würde zwar wahrscheinlich das Team und die Unternehmensstruktur kennen, müsste sich aber erst komplett neu in die Materie einarbeiten. Das kostet Zeit und ist neben seinem bestehenden Linienjob meist so gut wie nicht machbar. Wenn er also nicht für die Projektleitung von seinen bisherigen Tätigkeiten überwiegend freigestellt wird, ist dies keine Option.

Ein neuer Projektleiter wird am Markt rekrutiert

Ein neuer Projektleiter wird auf dem Markt rekrutiert. Die anfallenden Aktivitäten, wie Ausschreibung, Bewerbungsgespräche, Entscheidung und Einstellung, benötigen einiges an Zeit. Headhunter leisten hier gute Dienste. Nachdem gute Projektleiter aber üblicherweise nicht zu hause sitzen und Däumchen drehen“, wird es trotzdem einige Zeit benötigen, bis Sie Ihre Suche erfolgreich abschließen können.

Oft muss der neue Projektleiter auch erst aus einem bestehenden Vertragsverhältnis aussteigen, was wiederum Verzögerungen nach sich zieht. Meist ist dann der bisherige Projektleiter schon weg, bzw. steht nur mehr kurze Zeit für einen Know-how-Transfer zur Verfügung. Diese Variante der Besetzung ist also nicht für kurzfristige Lösungen geeignet, sondern nur bei Projekten sinnvoll, die noch eine entsprechend lange Laufzeit vor sich haben.

Ein „Projektmanager auf Zeit“ wird engagiert

Ist das Projekt in einer Situation, die keinen Zeitverzug erlaubt oder vielleicht gar am Rande einer kritischen Schieflage, ist die beste Wahl oft der externe Projektmanager auf Zeit. Ein externer Projektleiter ist meist rasch verfügbar, hat Erfahrung und Know-how im Projektmanagement und kann nach erfolgreichem Projektabschlussvöllig unkompliziert wieder „entlassen“ werden.

Er hat weder Vergangenheit noch Zukunft im Unternehmen und kann dadurch gerade bei emotional „heiklen“ Projekten Entscheidungen aus rein sachlichen Motiven treffen und umsetzen. Dieser Lösungsansatz ist daher auch bei kurzen verbleibenden Projektlaufzeiten von wenigen Monaten sehr empfehlenswert.

FAZIT

Lösungsvarianten für den Ersatz eines Projektleiters gibt es einige. Grundsätzlich gilt: Je runder ein Projekt läuft, desto einfacher ist es, den Projektleiter auszuwechseln. Gibt es Schwierigkeiten im Projekt, muss die Auswahl des neuen Projektleiters sorgfältig getroffen und seine nötigen Qualifikationen genau überlegt werden. Die Auswahl des optimalen Lösungsansatzes ist auf jeden Fall immer stark von der jeweiligen Situation abhängig, in der sich das Projekt gerade befindet.


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Literaturhinweise

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